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XX公司ERP系统总体解决方案

X公司

ERP系统

总体解决方案

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概述 (5)

目标 (5)

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1.项目实施目标、范围和里程碑

2.业务调研报告

ERP总体实施

总体实施目标

我们希望使用ERP系统以后，可以协助X公司建立一个以离散制造管理和标准成本管理为核心的管理体系，实现：

建立一个从营销管理、采购管理、仓储管理、生产管理、质量控制到财

务管理实现全面集成的系统；

财务上，满足日常财务管理和会计核算的需求，并符合国家规范的财务

规定；

加强财务计划和管理，实现财务预算管理和财务分析；

规范库存管理，增加库存管理的透明度，降低库存成本，与财务有效集

成；

规范采购流程，降低采购成本，与应付帐款的有效集成；

加强对生产过程的管理，对生产计划、进度、以及生产过程中的料、工、

费信息进行有效的跟踪和控制，并准确及时反映；

加强对生产成本与核算的管理，及时准确提供生产成本的动态信息；

加强生产分析功能，能提供多角度、全方位的生产状况查询功能和报表；

建立规范的质量、安全信息的管理、采集、分析体系；

加强对各部门资产管理的力度，满足财务对资产管理的需求；

提供决策支持信息。

业务流程分析和诊断

X公司的业务特点

今天，市场、响应速度、客户服务等因素已同传统的质量、革新、功能化和成本列为企业竞争的必备要素。当今企业面临的主要问题是如何在提高生产率，提供更高档次的服务，更快的响应速度的同时降低成本，最大程度地满足客户需要。客户、竞争和变化已经成为这个时代的主要特征。

X公司已经建立了面向市场组织生产的经营模式。企业的主要生产方式是按市场预测组织生产。生产系统比较复杂，内部供应链紧密结合，绝大部分关键件以自己生产加工为主，产品技术复杂。

由于以上的业务特点，使X公司的业务管理流程相对于同行业的其它机械加工厂要复杂的多。X公司在长期的生产实践中总结出一套行之有效的管理方法，使企业经济效益和各项指标年年增长，在激烈的市场竞争中保持行业领先的地位。但是，随着企业生产规模的逐年增长，原有的依靠手工传递信息的管理模式出现不少问题，由于管理信息滞后，各级管理者难以及时掌握来自全厂方方面面的信息，不得不通过召开各种生产协调会议，大量加班，造成大量“事后管理”现象的发生，工作效率较低，同时增加管理成本。

以下简要分析X公司业务管理中表现出来的主要问题。

问题分析

X公司目前的管理基础较好。通过多年持续不断地改革，企业在创造良好的经济效益地同时，管理更趋规范化。但是，随着公司业务的发展，也暴露出一些更深层次的管理问题：流程没有统一控制，相同或者相似的流程在不同部门有不同的做法，不利于快速反映客户需求，也不利于提高客户满意度。

部门流转环节增多引起沟通成本的增加，随着企业规模扩大，信息传递时间延长，企业内耗增加。这样不仅可能导致延误时机和决策失误，更不利于对市场变化快速反应。

各部门不是以企业的总体最优为目标，企业资源没有合理利用，彼此容易产生“本位主义”和利益“分散主义”，不利于提高企业整体的市场竞争力。

管理的流程路线长，部分岗位职责不清，业务处理效率低、反应慢。

具体表现在：

信息共享问题：企业内部信息流不畅通，信息共享程度低，重复工作多，信息流转不及时，不准确，经常出现人为错误而不能及时发现，影响整个生产进度。例如，销售部门对客户定单生产进度的把握比较困难，无法进行产销协调；生产部门无法准确获得采购部门定单的执行信息，影响排产；采购部门无法及时掌握全部产品配套件的缺件信息；诸如路线单之

类的抄写工作量大等。

制造问题：产品品种和类型的不断增加，导致生产复杂程度随着订单的增加成倍增加；客户对交货期、质量、服务要求越来越高，然而，生产仍然凭经验，缺乏科学的定量统计与分析，企业生产组织日益困难。

销售问题：对客户管理、产品跟踪、售后服务等的管理还处在初级阶段。表现在产品报价体系不完善、不及时，主要产品仍以成本计价，无法有效体现产品的技术含量；售后服务方面，出厂产品跟踪信息难度大，对客户信息的反馈与处理效率低，影响企业声誉。

财务问题：财务仍然以事后核算为主，虽然有向管理型财务转变的思想意识，但缺乏有效的工具和方法，未实现财务与业务管理一体化。表现在：应收款与财务部门的信息共享差，对帐难；产品出厂后，资金不能够及时回笼；帐龄分析缺乏科学性；供领导决策的财务报表人工操作，工作量大；生产成本核算粗略、不准确、信息滞后，导致不能对异常成本采取措施；

业务流程优化设计

核心思想和总体思路

业务流程优化的核心思想是减少非增值活动，减少等待时间、重复工作、协调工作量，从而提高增值活动效率。

此次业务流程优化，是以现存问题为指向，依据业务流程优化的核心思想和主要原则，结合IT技术，特别是Oracle ERP系统的实施，进行流程优化。主要依据了以下思想和原则：

实现从传统面向职能管理转变为面向流程管理，将业务的审核与决策点定位于业务流程执行的地方，缩短信息沟通的渠道和时间，从而提高对顾客和市场的反应速度；

强调业务流程中每一个环节上的活动尽可能实现最大化增值，尽可能减少无效的或不增值的活动，例如去掉不必要的审核等。并从整体流程全局最优（而不是局部最优）的目标，设计和优化流程中的各项活动；

要求业务流程之间尽量实现单点接触，这不仅有利于流程通畅、责任明确，而且有利于提高内、外部顾客的满意度；

在手工管理方式下，由于受到人的管理能力局限性约束，一般必须采用授权分工管理，授权分工管理必然会在一定程度上导致决策分散化，影响决策的有效性。因此，在建立新型“扁平化”组织运行模式时，重视现代计算机信息技术的应用，以便协调业务分散与管理集中之间的矛盾。

基于以上思想和原则，此次业务流程重组的总体思路为：

1．实现从面向“职能”管理到面向“流程”管理的转变；

2．从“流程”出发调整岗位职责、部门职责及绩效考核指标；

3．明晰企业控制的三个层次：事先计划、事中监控和事后分析。

业务流程优化的设计原则

流程方面：从面向“职能”管理到面向“流程”管理，对不同部门相同“流程”的业务只按照流程管理的思路进行描述，变复杂流程为简化流程。

信息方面：利用CIMS的集成思想，将ERP与网络等IT最新技术相结合，变信息孤岛为

共享平台。

着重点：增加信息共享、扩大信息共享范围、缩短信息共享时延。

业务总流程

第一部分：分销部分

采购业务流程优化

现行业务流程分析：

1、由于历史原因外协与供应，外协职能存在不少交叉，外协处大量的业务实际是采购业

务。

2、数据匹配性不好，作为付款依据的信息少，如当前欠款情况、交期及时性、质量情况、

已核销订单等均缺乏信息渠道，审批有一定的盲目性。

3、没有建立采购，外协信息的反馈渠道，生产计划部门无法及时获得采购，外协部门的

采购单下单时间、单据执行状态、物料到货信息等信息，物料不能全部保证及时供应，对生产排产造成影响。

4、实际操作中采购单没有下达，入库单由采购员负责开具，因而存在供应商材料入库总

量不明，发票匹配困难等问题。

5、财务只根据供应商传过来的发票形成应付，采购，外协订单核销依据付款凭证冲销供

应商应付帐，未核销到每一笔采购，外协送货。

6、采购退货时未有正式的退货单据留存，易造成和供应商对帐情况混乱。

7、由于无法及时掌握全部产品采购，外协件的的近期缺料信息（包括缺什么？何时需

要？），缺乏对未来供货市场供货趋势与走向的预测，造成临时采购，外协现象较多，同时由于不少材料采购供应周期长，供应处，外协处经常处于措手不及的境地，忙于赶任务，缺乏良好的计划性。而且由于生产计划与采购，外协计划线条粗（以季度和月度为单位），采购，外协单不能严格按计划控制下达，送货匹配采购，外协单情况不好，容易遗漏小件，影响正常生产进程。

8、采购提前期完全依靠经验，缺乏积累与专门的修正，易造成库存资金的积压。

9、应急和杂项特殊采购审批过程不同于正常采购，目前手工管理难度大，不易统计。

10、对于供应商的价格管理基本根据采购合同实行，不考虑价格历史变动问题。

11、由于供应处和外协处工作人员日常大量时间忙于了解各种信息和催货，对于确实能直

接产生效益的供应商选择、比价控制等工作做的较少，日常工作重点主要在应对生产上。

12、由于采购资金周转上的问题，对供应商难于形成有效的监控，无法有效把握好最佳供

货期，控制供货质量，牺牲企业长期利益。

13、外协厂发出料品的库存监控不易,同时每次外协进出都需通过仓库,增加了重复劳动.

14、现行业务流程环节较多，实际只能部分执行。

PO1采购总流程

优化了如下环节：

a)物资储备定额补库计划表的编制

b)草拟月度生产经营计划 c) 价格交流和分类初审

d)总经理审批采购计划 e) 处长审批库存材料明细帐

优化工作：

a) 供应处和外协处进行合并，以利与取得采购规模和价格上的优势。

b) 在工艺流程上直接标识委外工序，各分厂委外料品直接由委外工序发出，

完工后供应商直接送回工序，供应商库存直接在工序上监控。

c) 今后设计加大共用件比率，并共享库存数据库，在设计上尽量先考虑已有

库存呆滞量的使用。

d) 整理已有设计文件，调整差异性小的零件。

岗位工作：

供应处：

a) 负责采购订单确认流程和供方评估认证流程的执行

b)负责维护请购单信息库、采购订单信息库、供方名录、供方历史评估信息等物管处：

a) 负责采购到货接收入库流程的执行

b)负责库存事务信息库、到货检验记录信息库、到货接收信息库等的维护

财务部：

a) 负责采购付款流程的执行

b)应付账信息的记录维护

采购业务流程

流程分析：

采购订单确认流程相当与手工已有的采购计划、采购申请和价格流程，该流程从原有19个环节优化到现有13个环节，系统将自动根据库存和销售计划情况生成采购计划，只要在用料结构BOM中有的物料，运行MRP后，系统会给出每个物料的需要时间、建议提前采购、外协的开始时间等信息。供应处，外协处可以直接下达MRP运算的结果，也可将其作为参考，调整部分采购、外协信息，系统会每天提供到期应交物料和过期物料。改变报缺件的计划体系，可给供应处，外协处人员设置查看生产计划的权限，可以了解近期物料需求的大致信息，做到"心中有数"，"有备而战"。查询和报表打印时可采用采购员索引方式，直接考核采购员工作。

优化了如下环节：

a)物资储备定额补库计划表的编制 b)模拟月度生产经营计划

b)价格交流和分类初审 d) 生产部部务会研究价格

e)经营调度会确认价格 f)厂长审核批准价格

优化工作：

a)工艺部门需对每种规格的材料进行独立编码，例如板材、型材、管材等，同

时在用料结构BOM中进行标识。

b)材料采购提前期先根据采购收集数据进行模拟，以比较库存资金占用后，再

确定相应压缩幅度。

c)在满足要求的条件下，逐步收缩采购地域，以尽量满足可控的要求，同时加

强供应商送货计划和频度、数量要求的管理。

d)对应急和杂项特殊采购单可由专门采购员负责管理，审批路径可专门设定。

e)引入价格容限的管理。

f)定期打印供应商评估报表给供应商，以促进工作改进。

岗位工作：

采购员：a) 创建录入请购单 b) 选择确认供应商 c) 处理供应商询价报价

d)创建录入采购订单

供应处处长：a) 价格合理性审批 b)采购订单审批 c)采购作业分解下达

财务部审计处：a) 审核询报价 b) 审核采购单价格

采购接收入库流程

流程分析：

采购接收入退库流程是采购的重要流程，该流程从原有16个环节优化到现有13个环节，通过系统可建立产、供、销集为一体的信息平台，充分利用Oracle数据库信息共享功能，生产计划部门、分厂通过信息查询中央数据库，及时了解动态信息，及时对采购、外协任务进行跟踪，把握采购、外协订单的执行状况，包括何时或是否检验入库并协调采购、外协进度。

优化了如下环节：

a)由仓管员记录入库单

b) 由系统自动记录材料采购帐、材料接收、采购不合格等信息

c) 由采购员打印并交付供应商签字退库单,保证了帐物的核对

优化工作：

a)合理定义物料的供应，外协周期，质量处输入物料的检验周期，外协周期，系统会自动提示具体缩短了几天，供应处，外协处可针对这种特殊现象进行加急处理，保证采购，外协物资的及时供给。

b)采购员需应用系统开出正式采购单交付供应商，入库单由仓库根据供应商送

货验收情况开出。

c) 退货分区专门摆放，直接应用系统的退货功能开具退货单据

d) 采购员加强送货产品跟踪、控制，尽量减少退货情况。

岗位工作：

供应处采购员：

a)负责建立维护采购订单信息库

b)入库单打印并签字

物管处仓管员：

a)负责到料接收事务

b)负责记录入库处理

c)负责建立维护库存信息库、库存事务库、到货接收记录等

质检处检验员：

a)负责到料检验处理

b)判断并开出不合格通知单

c)负责建立维护到货检验记录 d)入库单签字

PO1.2.1退货流程

流程分析：

实现采购退货与采购应付帐款管理的集成。

优化了如下环节：

a)采购退货由供应处、外协处负责。

b)由采购员根据退货单办理退货，并交付供应商签字确认,保证了帐物的核对岗位工作：

物管处库管员：

a)负责记录退换货入库处理

b)负责建立维护库存信息库、库存事务库、不合格品检验记录等

供应处采购员：

a)打印并交付供应商签字退库单

财务部：

a)采购退货财务处理

供方认证流程

流程分析：

供方认证流程是根据采购选点和供应商评定流程优化而来，该流程从原有25个环节优化到现有10个环节：

优化了如下环节：

a)样品试用过程采用加工单自动跟踪

b)小批试用过程采用加工单自动跟踪

c)由系统自动记录供方定期考核信息

优化工作：

a)加强采购和外协业务人员在供应商选择、比价控制方面的考核，并可根据具体工作效益成果制订奖惩制度，以使采购工作进入经济规范的良性轨道上来。

b)尽快在供应、外协部门全面应用ORACLE采购、库存模块，以全面快速的提供细致的供应商、采购员评估数据，同时节约采购人员大量的库存信息了解时间，以利于工作转型。

c)供应、外协部门普及电子商务的应用，强化供应商报价招标工作。

d)建立多个供货渠道，并尽量寻找质量更好、价格更低、供货更及时稳定的新

的代用来源和渠道。

e)加强采购送货工作，细化送货批次，减小采购供应批量以降低采购资金占用。岗位工作：

供应处：

a)进行供方考察

b)参与试用的审核

c)进行供方定期考核资料的维护和考核

考察小组

a)进行初步选点

b) 参与试用的审核

c)参与供方考察

d)参与判定供方考察是否合格

生产部：

a)样品生产试用 b) 小批生产试用