物联网科技有限公司文件和记录控制程序安防资质申请用程序文件

1目的

对质量管理体系的文件和质量记录进行有效控制，确保与质量管理体系有关的所有文件处于受控状态，确保质量管理体系的有效运行。

2 范围

本程序规定了质量管理体系文件控制的原则和方法。

本程序适用于公司与质量管理体系有关的所有文件、记录的控制，包括外来文件和顾客提供的文件。

3 职责

3.1 质管部负责质量手册、程序文件和体系运行相关的记录的编制、评审。

3.2 技术部负责工程作业类文件的编制、评审。

3.3 办公室负责所有与公司质量管理体系相关文件、记录和外来文件的归档、发放、管理的控制；各部门负责管理本部门的记录。

3.4 各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的编制。

3.5 总经理负责所有文件的审批。

4 工作程序

4.1 文件分类

公司的质量管理体系文件主要包括：

a．质量手册（包括质量方针和目标）；

b. 11个形成文件的程序，包括ISO9001：2000规定的6个形成文件的程序；

c. 公司内部支持性管理文件（包括公司的规章制度、管理办法等）、作业文件（包括设计方案、施工规范、工程要求等）、外来文件（各类标准和法律法规要求，必要的参考资料等）；

d. 与质量体系有关的记录。

4.2 文件的编制、审批和发布

4.2.1 文件的编制

质量手册、程序文件由质管部根据 ISO9000标准和公司实际情况编制；技术部编制作业支持性文件；其它支持性文件由相关部门编制。

4.2.2 批准和发布

质量手册、程序文件由管理者代表审核，其它文件由主管副总审核后，经总经理审批其充分性和适宜性，确定发放范围后发布。

4.3 文件的发放

4.3.1质量手册、程序文件、作业支持性文件发放时，办公室登记列入现行有效文件控制清单。按总经理审批的发放范围发放。

4.3.2其它文件由办公室按总经理审批的发放范围登记发放。

4.3.3公司需要购置的标准、法规等外来文件，经总经理确认其适宜性和发放范围，办公室登记、编号后，向有关人员发放。

4.3.4公司内与质量体系有关的文件均为受控文件，发给认证机构的质量管理体系文件也为受控文件，分发时填写分发号，质量手册、程序文件及支持性作业文件加盖红色“受控文件”章。

4.4 文件的管理

4.4.1 质量手册、程序文件、支持性文件及质量记录的编号，分别按Q/RS SC、 Q/RS CX—顺序号、ZC—顺序号、CX—顺序号—JL—顺序号、ZC—顺序号—JL—顺序号执行。其中Q：代表企业标准，RS：代表物联网科技有限公司，SC代表质量手册，CX：代表程序文件，ZC：代表支持性文件，JL：代表质量记录。

4.4.2 办公室负责相关文件、记录的建档、保管、发放工作，将公司所有有效受控文件、记录填写在《有效文件控制清单》、《质量记录清单》上。公司各部门要精心管理，防止文件受潮、损坏、变质或丢失。

4.4.3 查阅、借阅文件、记录时，必须在本部门办理借阅手续，借阅的文件记录要按期归还。

4.4.4文件、资料、记录表式失效时，办公室应立即组织将其撤出现场，加盖“作废文件”章，集中销毁，并从控制清单中删除。

4.4.5 对有积累知识目的需保留的作废文件，由办公室加盖“作废留用”章，并在《文件发放登记表》上做好记录，由留用部门保管。

4.4.6记录表式的发放，有文件的随文件发放，无文件的填写发放登记表发放。记录表由办公室统一管理复印或订制。发放范围以外的文件和记录表式需复印时，应由管理者代表批准，并进行登记，盖章后发放。

4.4.7 持有受控文件的人员调离岗位，应将所有文件交回办公室，方可办理手续。

4.5记录的管理

4.5.1记录的范围

记录包括质量体系运行的记录、工程实施、服务相关的记录：如标书评审记录、工程施工记录、隐蔽工程随工验收记录、系统检测记录、售后服务记录、用户投诉记录、质量体系审核报告等。

4.5.2记录的保存、归档

办公室编制公司的《质量记录清单》，确定记录的保存周期，经管理者代表审批后发放各相关部门按规定的周期保存。记录应在适宜的环境中由专人保管，防止丢失、损坏、变质。保管方法应便于存取和检索。

各部门负责本部门记录的管理、存档。所填写的记录内容应准确、完整，字迹清晰。遇到填写错误，划去重写并签字，不允许涂改记录。

4.5.3记录的借阅

如需借阅的记录，需到该记录的管理部门办理借阅手续，经部门负责人批准后方可借阅。在合同要求时，记录可提供给顾客及其代表。

4.5.5记录的处理

记录到保存期后，由记录保存部门的负责人审定后，报管理者代表批准后方可销毁；对仍有保存价值的记录，由本部门负责人审定延长保存期。

4.6 受控文件和资料、记录表式的更改

4.6.1 文件和资料、记录表式的更改可以由相关部门或人员提出《文件更改通知单》，由原起草部门组织审核，按4.2条款的相关内容执行。

4.6.2 文件的更改方式根据更改的数量，可分别采用划改、换页、换版。

4.6.3 更改的文件应进行标识，第一次划改，在划改处以(a1)、(a2)……标识，第二次划改，在划改处以(b1)、(b2) ……标识；换页按换页的次数以“第次换页”标注页角下；换版采用A、B、C……以示区别。

4.7 每年年底或年初，质管部组织对公司所使用的现行质量管理体系文件的有效性进行评审，各部门结合使用情况进行评审。评审可单独组织进行，也可在管理评审时进行，必要时按照

CX-01-JL-01 文件发放登记表 CX-01-JL-02 文件更改通知单CX-01-JL-03 质量记录清单

文件发放登记表

No. 编号：CX-01-JL-02

文件更改通知单

No. 编号：CX-01-JL-03

1 目的

通过对公司管理体系进行评审，确保体系持续的适宜性、充分性和有效性。

2 范围

适用于公司质量管理体系的评审工作，包括质量方针和目标的评审。

3 职责

3.1 总经理负责主持管理评审工作。

3.2质管部负责管理评审计划的编制和组织工作，收集并提供管理评审所需的资料，编写相应的评审报告并负责纠正、预防和改进措施实施后的跟踪和验证工作。

3.3 各部门负责准备并提供与本部门工作有关的评审所需的资料，应负责评审中提出的纠正、预防和改进措施的实施工作。

4 工作程序

4.1 管理评审的计划

4.1.1 公司管理评审至少每年进行一次，周期不超过12个月，根据需要可以由总经理或管理者代表提出。

4.1.2 质管部提前（确保各部门准备资料的时间）制定和编制《管理评审计划》，总经理批准后发放，各部门准备相关资料。

4.1.3 管理评审计划的内容应包括：

a．评审目的；

b. 评审时间；

c. 评审范围和重点；

d. 评审参加的部门人员和应准备的材料要求；

e. 评审依据和内容。

4.1.4 下列情况下，可增加管理评审次数：

a．当公司的组织结构、产品结构、资源发生重大改变与调整时；

b. 当公司发生重大质量事故或相关方连续投诉时；

c. 当法律、法规、标准及其它要求发生变更时；

d．市场需求发生重大变化时；

f．当总经理认为有必要时，如认证前的管理评审等。

4.2 管理评审的内容

4.2.1 各部门根据管理评审计划的要求，提前将与本部门有关的材料准备好，提交质管部整理，交管理者代表审核。

4.2.2 管理评审的输入应包括寻求质量管理体系的改进机会以及：

a．质量管理体系审核结果（包括内部、顾客和认证机构的审核报告）；

b. 顾客投诉的处理，顾客的满意度测量结果及反馈的重要信息；

c. 重大质量事故的处理，过程及工程质量趋势；

d. 质量方针、目标的适宜性和有效性；

e. 纠正、预防和改进措施的实施情况，包括内审和日常出现的不合格；

f. 以前管理评审所确定的跟踪措施的执行情况；

g. 可能影响质量管理体系的变化(如公司的组织结构、产品结构、资源发生的重大改变与调整；相关的法律法规、标准及其它要求的变更)。

4.3 评审会议

4.3.1 总经理负责主持评审会议，各部门负责人和有关人员参加。

4.3.2 部门负责人及相关人员对评审的输入做出说明，包括存在和潜在的问题。

4.3.3 质管部负责对评审会议的内容进行记录，填写《会议记录》。

4.4 管理评审的输出要反映出输入的评价结果：

a. 质量管理体系的过程及相应文件是否有修正的需要；

b. 质量方针、目标是否正在实现，是否需要更新；

c. 是否需要进行相关的过程、产品审核或改进；

d. 为管理体系各项活动配备的资源是否适宜；

e. 对体系的持续适宜性、充分性、有效性的评价；

f. 对上述评价结果所需采取的跟踪措施；

g. 对改进的建议，包括工程质量、服务以及法律法规的要求。

4.5 评审结论

4.5.1 总经理对所涉及评审内容做出结论（包括进一步调查、验证等）。

是否需要进行产品、过程审核等与评审内容相关的要求）。

4.6 管理评审报告

4.6.1 质管部对管理评审的内容进行总结，编写《管理评审报告》，经总经理批准，并发至相应部门。

4.6.2 评审报告的内容包括：

a. 评审目的；

b. 评审日期；

c. 参加评审人员；

d. 评审的内容及结论；

e. 采取的纠正预防和改进措施。

4.7 纠正预防和改进措施的实施和验证

4.7.1质管部根据会议评审结果填写《纠正和预防措施处理单》中“不符合事实”栏，定出责任部门进行原因分析，填写纠正或预防措施并实施，需采取改进措施时，由质管部提交改进计划，经总经理批准后，发给相关部门予以执行。

4.7.2 质管部负责对上述措施实施情况进行跟踪和验证。

4.8 评审记录

管理评审的相关记录由质管部负责保存。

5 相关文件

Q/RS CX-11 纠正和预防措施控制程序

ZC-01 质量方针、目标、分目标及考核方法

6 相关记录

CX-02-JL-01 管理评审计划

CX-02-JL-02 会议记录

CX-02-JL-03 管理评审报告

CX-11-JL-02 纠正和预防措施处理单

管理评审计划

编制：审核：批准：日期：日期：日期：

会议记录

1 目的

对各类人员进行培训、管理，以满足相应岗位对人员能力的要求。

2 范围

本程序适用于公司所有与质量管理体系有关的岗位工作人员。

3 职责

3.1 培训部负责组织各部门编制公司各岗位的《岗位人员任职要求》，作为人员选择、安排和考评的主要依据。

3.2培训部负责公司培训计划的制定及监督实施；负责上岗培训、教育；负责员工能力的考评；负责组织对培训效果的评估。

3.3总经理负责各部门《岗位人员任职要求》、《培训申请表》和培训计划的审批。

4 工作程序

4.1 人力资源配置

4.1.1 各部门负责人需根据本部门岗位的设置，编制本部门《岗位人员任职要求》，明确部门各岗位工作人员教育、技能、培训及工作经历的具体要求，交总经理批准。

4.1.2 各部门负责人必须至少满足以下条件之一：具备与工作内容相关的技术职称或大专以上学历或受过相关的职业培训或具备三年以上相关工作经历。

4.1.3 经审批的《岗位人员任职要求》交培训部作为人员考评的主要依据。

4.2 基本培训需求

4.2.1 新员工培训内容包括：

a.上岗基础教育：包括公司概况、公司规章制度、质量方针、目标、安全、质量意识、相关法律、法规、安全监控系统的知识及其ISO9000等培训内容，在进入公司一个月内，由培训部组织进行。

b.岗前技能培训：包括所在岗位相关作业文件、注意事项、相关设备性能、施工规范、要求及出现紧急情况时应变的措施等培训内容，由所在岗位部门负责人组织进行。

c.通过教育和培训，使员工意识到：公司依存于顾客，顾客满意是最终目标；意识到每一个岗位的工作对于质量目标的重要性；意识到应积极寻求工作质量的改进，为公司的持续

4.2.2 检验人员培训的内容包括：

a.统计技术；检验、验收基础知识；

b.检验、验收方法和要求的培训。

由质管部负责人进行书面培训、考核，合格后持证上岗。

4.2.3 采购、市场、仓库人员培训的内容包括：

a.采购人员需经过采购物资技术要求、采购基础知识的培训；

b.市场人员需经过监控系统工程相关知识、服务、营销基础知识、合同法的培训；

c.仓库管理人员需经过库存物质的质量特性、库房管理制度知识的培训。

以上人员的培训由部门负责人组织进行，在上岗前实施。

4.2.4 内审员的培训内容包括：

a.ISO9000标准知识；

b.质量管理体系审核知识。

由外部培训机构或认证咨询机构进行书面培训考核，发内审员证书。

4.2.5 特殊工作人员的培训内容包括：

a.工程技术人员及施工人员须经过公安系统安全技术防范工程的专业培训，考核合格后持证上岗；

b. 电工需取得相应的职能机构的培训合格证书。

4.2.6 管理人员的培训

质量管理体系文件的培训，由质管部在实施文件前组织进行。

4.2.7 技术、开发人员的培训

专业及相关技术等培训，由总经理确定培训老师，根据需要组织实施。

4.2.8 转岗人员培训：同4.2.1b 、4.2.6 。

4.2.9 在岗人员培训：岗位技能的加深及强化，按培训计划实施。

4.2.10 对用户的培训

工程试运行前，由培训部组织对用户进行监控系统的使用、维护等方面的培训。

4.3 培训计划及培训的实施

4.3.1 培训部每年12月份，根据本年度各部门《培训申请单》及反馈的意见、基本培训需求

经总经理批准后下发各部门，并督促各部门按计划执行，其中公司内部培训老师的资格要求

同4.1.2。

4.3.2 各部门根据岗位情况，确定是否采用书面培训、考试。每次书面培训、考试需填写《员工培训记录》，包括时间、地点、老师、内容及考核成绩。培训后各部门将培训记录表及相应试卷（考核记录）等送交培训部。公司员工（包括外聘员工）如能提供充分的书面证据，并经培训老师认可，可免去相应的培训项目。

4.3.3培训部将所有员工的培训记录存档。连同学历证明、资格或职称证书、工作简历等相关资料放入档案。

4.3.4对用户的培训，由培训部填写《用户培训记录》，用户签字确认，培训部保存培训记录。

4.3.4计划外培训由部门组织实施。需书面培训、考试或需要培训费用的，部门以《培训申请单》的形式提出，经总经理批准后实施。

4.4 人力资源管理及培训的有效性评估

4.4.1 每年年底培训部负责组织各部门负责人，参加年度人力资源管理工作会议，评估人力资源管理的有效性，征求改进人力资源管理工作的意见和建议，以制定下年度的培训计划。

4.4.2 人力资源管理及培训有效性评估，主要涉及人员胜任情况及培训的效果。

4.4.2.1培训部每年对各部门岗位人员的胜任能力进行全面的考核，填写《岗位人员考评表》，作为对人员的胜任及人力资源管理的评定。

4.4.2.2 培训有效性评估包括：

a) 培训课程本身的评估：包括教材的准备，教学水平，方法，时间等；

b) 考核成绩评估：包括笔试、面试、现场提问、答辩、心得报告等的评分或评级；

c) 实际工作能力评估：包括知识的掌握和实际能力、创新能力等；

d) 工作绩效评估：包括培训前后工作效率等的差异。

4.4.2.3 评估采用百分制，以上四项所占的分值一般为10分、20分、30分、40分。培训部针对当年开展的所有培训项目具体情况，适当的调整各项的分值，征求各部门意见综合评估，获得每一培训项目的评估分值，填写《人力资源管理及培训评估表》，根据单向分值及总分分别采取编制教材、更换教师、重新培训、强化或减少培训等相应的措施，纳入下年度培训计划。

本职工作的，需及时安排补充培训、考核，或转换工作岗位，使其具备的能力与从事的工作

相适应。

5相关文件

ZC-02 岗位人员任职要求

6 相关记录

CX-03-JL-01 员工培训记录

CX-03-JL-02 用户培训记录

CX-03-JL-03 培训申请单

CX-03-JL-04 岗位人员考评表

CX-03-JL-05 人力资源管理及培训评估表

员工培训记录

培训申请单

培训申请单

岗位人员考评表

通过对与顾客有关的过程的控制，确保满足顾客的要求。

2 范围

本程序规定了与顾客有关的过程的管理和控制要求。

本程序适用于所有与顾客有关的过程和相关的部门、人员。

3 职责

3.1 市场部负责识别顾客的需求和期望，负责组织有关部门进行标书或顾客要求的评审；负责与顾客的沟通；协助售后服务部做好售后服务工作，增强顾客的满意。

3.2 技术部负责标书的起草。

3.3 质管部、工程部、采配部、技术部、市场部参与标书或顾客要求的评审。

3.4 售后服务部负责工程交付后的售后服务工作，负责顾客满意度的测量。

3.5 总经理负责批准销售合同。

4 程序

4.1 与工程有关的要求的确定

4.1.1 与工程有关的要求，包括对工程的质量要求、功能要求（如监控功能、防盗功能、火灾报警功能等）、交付要求（如验收期、工程移交要求等）、交付后的服务要求（维护、培训）等。

4.1.2 市场部负责识别顾客的要求，可以通过获得投标邀请书、设计任务书、合同洽谈等直接方式，还可以进行市场调研、竞争对手分析、水平对比等识别顾客需求。

4.1.3 市场部通过识别顾客的要求以确定：

a) 顾客对工程的明确要求，包括工程质量、功能、交付、价格及售后服务等。

b) 顾客没有明确，但预期的用途所必须的要求，包括潜在要求等。

c) 与安全监控系统工程有关的法律法规的要求,如公安部门对监控系统工程的要求，包括相关的条例、规章等。

d) 公司确定的其它附加要求。

e) 市场部填写《用户需求表》

4.2 与工程有关的要求的评审