图书馆目标管理的有效控制

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图书馆目标管理的有效控制

金雪花王淑华

【摘要】本文提出了建立图书馆目标管理系统的观点，探讨了该系统对目标管理实施有效控制的方法，对提高图书馆的科学管理水平具有重要意义。

【关键词】图书馆目标管理控制方法

Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｔｈｅｐａｐｅｒｂｄｎｇｓｆｏｒｗａｒｄｓｅｖｉｅｗｏｆｌｉｂｒａｒｙｍａｎａｇｅｍｅｎｔｓｙｓｔｅｍｂｙｏｂｊｅｃｔｉｖｅｓ，ｄｉｓｃｕｓｓｅｓｔｈｅｍｅｔｈｏｄｓｏｆｃｏｎｔｒｏｌｌｉｎｇｉｔｅｆｆｅｃｔｉｖｅｌｙ，ａｎｄｉｔｉｓｖａｌｕａｂｌｅｔｏｐｒｏｍｏｔｅｔｈｅｓｃｉｅｎｔｉｆｉｃｍａｎａｇｅｍｅｎｔｌｅｖｅｌｏｆｌｉｂｒａｒｙ．Ｋｅｙｗｏｒｄｓ：ｌｉｂｒａｒｙｍａｎａｇｅｍｅｎｔｂｙｏｂｊｅｃｔｉｖｅｓｃｏｎｔｒｏｌｌｉｎｇｍｅｔｈｏｄｓ

在现代化图书馆的管理中，越来越多的图书馆借鉴了企业管理的成功方法——一目标管理法，极大地丰富了图书馆科学管理的内容，提高了图书馆的科学管理水平。但由于对目标管理理论认识和理解的不同，采用方法的差异，从而使各馆目标管理的成效不尽相同。因此，在图书馆推行目标管理时建立科学完备的目标管理系统，对目标管理的整个过程实施有效的控制，是将图书馆目标管理推向理想境界的有效途径。

１图书馆目标管理有效控制的含义

图书馆目标管理就是图书馆目标管理系统将图书馆的整体规划、总目标融合在管理系统之中，通过目标分解，形成各个部门各位员工的个别目标，并在有系统的协调配合、执行、控制和考核之下，使目标如期完成的一项管理活动。图书馆目标管理的有效控制是指图书馆目标管理系统采用一定的方式、方法对图书馆目标管理的整个过程所进行的有组织、有计划的直接或间接的控制，以保证目标管理顺利完成的管理活动。有效的目标管理控制能保证目标明确，控制目标管理运行过程，发现和纠正目标管理中存在的偏差和问题，并及时予以纠正，从而保证图书馆目标管理始终沿着正确的轨道运行，达成图书馆预定的各项目标，最终实现指导、推动、协调图书馆发展的最终目标。

２图书馆目标管理有效控制的方法

２１建立图书馆目标管理系统

图书馆目标管理系统是图书馆目标管理活动的决策、咨询、执行、管理控制组织的总称，建立一个健全的图书馆目标管理系统是实现图书馆目标管理有效控制的第一步。

一个健全的图书馆目标管理系统首先应确立系统的组织机构，进行组织分工，明确组织的职责和任务。图书馆目标管理系统的组织机构应包括目标决策委员会、目标咨询委员会、目标执行委员会和目标管理控制委员会。

目标决策委员会是图书馆目标管理系统的最高决策组织，由图书馆馆长负责，成员由图书馆高层领导、中层管理人员代表组成，具体承担讨论、制定图书馆规划、总目标：建立目标体系，规定各部门任务和目标；确定和完善目标管理考核评估指标体系、考核评估标准和办法，确定规范的目标管理考核操作办法和相应的规章制度等．通过目标管理控制委员会对各部门、小组和个人的目标设定、目标实施、目标考评进行检查和控制，发挥咨询、指导、协调作用，实现预定目标。

目标咨询委员会由图书馆馆长负责，成员由图书馆高层领导、各目标责任人、员工代表组成，参与谈论图书馆规划、目标、考核评估指标体系、标准、办法等，并提供咨询意见。

目标执行委员会是图书馆各部门目标展开、目标实施方案制定、目标实施方案运行、运行控制及员工考核的执行组织。按部门承担的任务，它可以分为若干个目标执行小组，由主管馆长任负责人，部门主任为部门目标责任人，各部门的小组长为执行小组成员。部门目标责任人承担本部门特定目标管理方案的制定和落实，跟进目标管理进度，检查和发现目标实施中出现的偏差和问题，及时予以纠正，负责所属员工考评结果和工作修正措施的意见反馈等，使目标管理日臻完善。

目标管理控制委员会是目标管理活动的控制管理

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机构，它由图书馆馆长负责，图书馆高层领导组成，负责对目标制定、目标实施、目标考评进行全程控制和管理。它下设常设管理机构负责信息收集、整理、组织、传递、反馈工作，为目标管理系统的有效运行提供信息咨询和参考．定期或不定期对目标管理情况进行监督和检查，建立考核评估档案，监督目标管理最终结果的公正性、真实性及其奖惩落实情况。常设管理机构承担大量日常考核评估信息收集、整理、建库工作等。

图１图书馆目标管理有效控制流程图

２２目标制定的有效控制

目标制定即目标体系形成的过程。它是指图书馆目标决策委员会在广泛论证及征求目标咨询委员会意见的基础上，根据本馆性质、当前任务、读者需要及未来发展，结合各种主客观条件，制定图书馆规划、总目标及以总目标为导向，将目标分解、层层展开，制定各部门、小组和个人特定目标及特定目标实施方案的过程。图书馆目标体系形成中的有效控制是指目标决策委员会在目标管理控制委员会收集、整理、传递、反馈的大量信息的基础上，在总目标的导向下，根据其职责和任务在图书馆目标体系建立过程中通过研究、讨论、咨询、指导、协调和控制等方法，保证总目标、目标体系及其实现方案具有科学性、整＃性、创新’Ｉ生、完善性、可行性的有效管理活动。

目标管理系统在目标体系形成中进行有效控制要从以下几方面入手

２．２．１目标制定之初的准备工作

在制定图书馆规划、总目标制定之初，目标咨询委员会广泛征求员工意见，将意见、建议汇总，呈报目标决策委员会参考。目标决策委员会和咨询委员会要共

同研究讨论，对其进行详细的论证，再形成决定。同时要使它广泛地被人们接受并得到正确的理解，还必须对它的基本内容、制定的依据、约束条件、实现的可能’生和意义等做出详尽的说明。目的在于统人们的思想，提高人们对实现总目标的必要性、重要性和可能性的认识，使人们明确努力的方向和今后的总任务，并为下一步目标的展开和实施方案的制定提供指导性的原则和依据。

２２２在目标展开中要注意把握的原则

（１）科学性。目标管理系统应该对目标体系的科学性进行广泛的论证。检查其是否符合图书馆性质和当前任务，是否代表图书馆未来发展方向的总目标及其是否符合各部门实际和图书馆业内标准的科学合理的依次展开的各级目标体系。

（２）整体性。目标管理系统要注意把握图书馆的总目标与部门目标、个人目标相互配合，协调致，总目标从总到分，从上到下成为一个完整的目标连锁体系，保证每个上一层次的目标都是下一层次目标展开的基础，每一层次的目标都应该依次支持着上一层次目标的实现，横向、纵向相互协调，互相配合，互相依托，形成更为完整均衡、上下左右关系协调、力量更为集中的目标体系。

（３）完善性。目标管理系统在实行目标分解，建立目标体系过程中，还必须把握完善性原则。某一层次目标的不完善，或缺乏某一层次的目标，其上一层次的目标就失去了得以完满实现的手段，就必将影响总目标的实现。

（４）创新性。目标管理系统要强调在目标制定与具体实际结合的基础上制定出具有定的挑战性和更高的要求的特定目标和任务，从而使员工的潜在能力得到充分的发挥，进行创造性的工作，完成具有挑战性的工作任务，达成预定的更高的目标。

（５）可行性。是指目标管理系统在目标分解中，要检查和监督下级是否坚持以图书馆总目标为依据，制定出既符合本单位本部门实际，又符合长远发展规划的切实可行的各级各类目标和目标管理实施方案。要注意检查下级的各项目标值对实现上级目标的保障程度，检查其保证措施的可行性和可靠性，也就是不同管理内容的部门和小组是否采取不同的管理目标，制定出了切实可行的目标实施方案，实现目标的手段和方法是否有利于操作和实行，而不是简单地一刀切；制定的目标是否适度，既不过高，也不过低等。

（６）原则性与灵活性的相结合。目标体系一经拟订，必须坚决完成，保证其权威性；同时也要为目标的

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调整和修订留有一定的余地，适时根据图书馆内外的发展变化及时调整和修正目标，不断提高目标体系的适应能力和应变能力，以利于目标的实现，这也是目标体系形成中不容忽视的原则。

２２．３制定一套科学的、完整的、统一的目标评价指标体系和考核评估标准

这是目标实篪和目标评估的依据，对目标管理活动将起规范作用。在设计和制定目标管理考核评估指标体系的过程中，目标管理系统应认真分析本馆工作的特点和发展现状，应做到：

（１）依据和参考国际和国家行业标准和科学的计算方法来制定各项考核评估指标。国际标准化组织１９９８年４月１日颁布的ＩＳＯ／１１６２０——《文献和信息——图书馆绩效指标），对图书馆进行绩效评估指标、结构体系、测评方法均做了明确规定，适用于各个国家的各个类型图书馆。此外可参考的国内标准和规范有：《’隋报研究与信息咨询工作评估指标体系》、《普通高等学校图书馆评估指标体系大纲》、《国家图书馆绩效评估指标体系》、《国家图书馆业务考核办法》等。为与国际标准接轨，我国文献标准化委员会第八分会于２０００年６月开始制定此项的国家标准，不久也将颁布，它也将成为各馆制定目标评价指标体系的依据。

（２）评估指标的设定必须与本馆的总目标致。

（３）必须克服只讲投入、不讲产出的结果和效益的形式主义，应按照“投人一一运行——产出”的模式设计，注重和强调产出的效益。

（４）评估指标应具有可测性、可操作性和实用性。

（５）要尽可能排除人为主观因素的干扰，必须克服依据表面现象，凭直观经验和个人感觉的主观主义。

目标体系是目标实施的依据和遵循的标准，它决定着图书馆目标管理活动的发展路线，也是图书馆全体员工奋力争取所希望达到的未来结果。所以对目标体系形成的有效控制和把握，是目标管理成功与否的第一步。

２３目标实施中的有效控制

目标实施是图书馆目标管理系统在已制定的目标基础上，根据实现目标的需要，组织力量按专项措施要求分步骤分阶段实现目标的过程，它包括保证目标体系实现的对策、专项措旋及其相关的目标管理活动等。目标实施的过程主要是逐级授权，实行自我控制的过程。目标实施中的有效控制主要指目标管理系统有效地运用咨询、检查、调节等方式对这种自我控制过程进行有效的监督和控制活动，也包括目标责任人在目标实施中自我分析、自我纠偏的自我检查和控制活动。

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抓好目标实施中的有效控制，是目标管理取得成效的关键。

目标实施中的有效控制有直接性控制、间接性控制两种形式。

２、３１直接性控制

直接性控制主要指通过定期或不定期检查的方式对各层次目标管理运行情况进行跟进，发现偏差，及时采取措施予以匡正，以保证目标实现的一种控制活动。检查的方式较多，主要有自我检查、逐级检查和重点检查等。

自我检查是目标责任人根据目标要求在目标实麓中自我分析、自我纠偏的检查和控制方法。在自我控制中，首先，管理者应引导和教育目标责任人和执行者意识到在目标管理中自己的责任和义务，使每位目标执行人都能自觉地为实现目标而努力；其次，要教育有差距的目标执行人，尽快达到目标要求；再次要匡正偏离目标人员的行为，使他们少走弯路。自我检查和控制主要是在部门内进行的，它要求部门责任人应坚持实事求是的原则，以鼓励和鞭策的手段，创造良好的目标实施环境和氛囤，达成目标。

逐级检查是目标管理系统在目标管理实旋过程中，按照目标管理计划，有计划进行的逐级检查控制活动。目的在于跟进目标管理落实的进度，检查、发现目标实施中的存在的问题，及时匡正和解决：增强目标管理的有序性和各级目标责任人和执行人的责任感，调动其工作积极性，促进目标的实现。

重点抽查是目标管理系统对重点部门或岗位进行检查控制的方法，它体现目标管理控制过程中抓主要矛盾的管理方法。重点检查主要在于选准关键点，通常应注意选择目标管理中的重点目标和完成重点目标采取的重点措施而设置的重点岗位作为检查的重点，这样就可以以点带面推动整体目标的实现。

２．３．２间接性控制

间接性控制是指图书馆平行部门之间或平行岗位之间的横向监督和自下而上的纵向意见反馈活动，它是目标实施中的直接性控制活动的补充，它突出了集体与个人、个人与个人、集体与集体、上级与下级之间全方位的关系，强调人人参与管理，互为监督整个工作目标的完成过程，从而能更具体、全面和及时地发现问题，减少直接检查的误区和死角，加强平行部门或个人之间的横向联系和纵向监督作用，它与直接性的检查控制相结合，能充分发挥出目标管理的效用。

间接性控制包括平行部门之间或平行岗位之间的的横向监督控制和自下而上的纵向意见反馈两种形

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式。通过这些控制活动，管理者可以获得大量的管理信息，其中大量的信息是关于目标实施中出现的各种各样意见和问题。对此目标管理系统应做到以下两点：（１）调查研究，避免主观臆断。对于在横向监督和纵向反馈活动中得到的信息，应认真调查研究，了解情况，不可盲目做出主观臆断。（２）分清职责范围，发挥咨询和调控作用。对于目标实旋中出现的问题，目标管理系统要尊重目标责任人和目标执行人在目标管理活动中的主体地位和自主权，分清职责范围，不能将管理者本人的意见强加于下级，应提供咨询建议，但不能包办代替。通过咨询和调控，提高目标的适应性和协调性，增强部门之间和人际之间协作关系和凝聚力，改进管理方法，以推动目标管理的顺利展开。

２４目标考评中的有效控制

目标考评是图书馆目标管理实施中的最后～个环节，它依据目标管理考核评估指标体系和标准，采用规定的方法，对图书馆各项工作和预定目标进行评价和测度。目标考评包括员工自我评估和图书馆上级主管考评两种形式，作为图书馆管理者与员工之间的一项双向管理沟通活动，它通过系统、科学的方法考核和评估目标管理的最终结果，总结经验，分析得失，为目标管理的奖惩机制和下一阶段目标的制定提供了重要的依据。由此可见，目标考评活动是承上启下的一环，考核评估工作的好坏，对于目标管理的最后实现程度具有重要影响，对于科学制定管理目标具有重要作用，因此对目标评估环节的有效控制显得尤为重要。

目标评估的有效控制包括对考核评估指标体系、标准、方法的采用、奖惩措施兑现等一系列活动的监督、检查和调控。目标考评的有效控制将发挥导向、激励、调节、监督等重要作用。

目标评估中的有效控制应注意以下几方面：

（１）要检查各部门、各小组和员工个人是否依据目标管理考核评估指标体系和考核评估标准，按照规定的方法进行科学、合理的评估。

目标管理系统在制定考评办法时可参考如下办法：

定量方法。对于能够进行目标量化的部门、小组和岗位，应尽可能地予以量化管理，使各级各类目标要尽可能具体化、定量化，使之便于执行，易于检查。如文献采购、加工部门，在文献采购、编目的质量方面应制定出合理、科学、明确的指标，便于考评和管理。

定１生方法。对于无法进行定量化管理的部门、小组和岗位应进行定性化控制，对目标的完成程度可运用比较表示法进行定性化描述。如网络部或系统部以

保障全馆计算机与网络是否正常运行的保障程度（高、中、低等）为管理目标。

定性判断和定量评定相结合。定性判断是定量评定的基础，定量评定是定性判断的精确化，二者的有机结台才能保证考核评估的具体、明确、合理、科学。有些部门和岗位的目标需要定量和定性结合的方法进行有效的控制才能发挥成效。如读者服务部门应是工作数量和质量的定量化控制与服务态度、协作、奉献精神的体现程度进行综合性的指标控制方是科学、合理的。

（２）要检查考核评估是否客观、真实、全面。目标管理系统要检查考核评估是否尊重客观事实，材料是否真实全面。应建议考评者以建设性的态度进行考评，优点予以充分肯定，对缺点和不足要善意地指出，以帮助被考评者改进工作。

（３】要检查是否严格按规范化的程序、制度进行考评。目标管理系统已对考核程序、时间进行明确规定，使考核制度化，规范化。在此环节，目标管理系统要检查考评者是否按规范化的程序、时间进行考评，目标考评结果书面材料是否立卷保存。

（４）要检查和监督目标考评结果和修正意见是否逐层进行了反馈，奖惩措施是否坚持标准，及时兑现。考评结果和修正意见反馈是目标考评的最终环节，也是目标管理的最终环节。在将考评结果和工作修正措施与部门及其员工见面，达成共识的同时，还要及时将其反馈到目标决策委员会，作为以后目标制定和完善的依据。

（５）要检查奖惩措施是否坚持标准，及时兑现。奖惩是激励先进、鞭策后进、调动工作积极性的重要手段，也是在目标管理终点必须做好的一项工作。在考核评估环节中对奖惩施行有效控制应注意检查和监督考评者奖惩是否坚持标准，是否执行目标管理考核评估中的奖惩方案，按工作优劣、贡献大小分层次奖惩：奖惩是否及时兑现，达到激励目的。

参考文献

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金雪花福建师范大学福清分校图书馆。

王淑华东北师范大学图书馆。

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图书馆目标管理的有效控制

作者：金雪花， 王淑华， Jin Xuehua， Wang shuhua

作者单位：金雪花,Jin Xuehua(福建师范大学福清分校图书馆)， 王淑华,Wang shuhua(东北师范大学图书馆)

刊名：

图书馆学研究

英文刊名：RESEARCHES IN LIBRARY SCIENCE

年，卷(期)：2006，(2)

被引用次数：4次

参考文献(4条)

1.李华伟图书馆现代化管理 1996

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3.富平确立绩效评估体系进一步完善国家图书馆科学管理国家[期刊论文]-图书馆学刊 2002(02)

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2.张军华.韩全会图书馆管理概念间的逻辑关系研究[期刊论文]-情报杂志 2007(9)

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