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浅析如何加强企业货币资金的管理

论文题目浅析如何加强企业货币资金的管理

引言

企业货币资金是企业资产的重要组成部分,一般包括现金、银行存款及其他货币资金,是企业生产经营的基本要素,渗透于企业整个生产经营全过程。任何企业要进行生产经营活动都必须拥有货币资金。持有货币资金是进行生产经营活动的基本条件,是企业生存和发展的基础。而货币资金是一种具有高流动性和高控制风险的资产,极易发生丢失、短缺和被盗等现象,最容易被挤占和挪用,如管理不当很容易造成资金的闲置和浪费,导致现金不足和过剩,使企业财力分散,削弱企业整体实力。因此,在组织会计核算过程中,加强货币资金的管理和控制是至关重要的。

1货币资金概述

1.1货币资金的含义

货币资金是指企业在生产经营过程中停留在货币形态的那部分资金,它是企业流动资产的重要组成部分。我国货币资金按存放地点和用途的不同,可分为现金、银行存款和其他货币资金。这里的现金是指企业存放在财会部门由出纳人员保管的库存现金;银行存款是指企业存放在银行或其他金融机构并可以随时支取的货币资金;其他货币资金是指企业的货币资金中除现金、银行存款以外的各种货币资金,包括外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款、信用卡存款、信用证保证金存款和存出投资款等项目。

1.2货币资金的特点

在企业的全部资产中,货币资金有着其特殊的作用,它是企业从事的各种生产经营活动所必备的重要资源,企业只有保持一定量的货币资金才能保证正常生产经营活动的运行,否则,企业将会陷入困境,甚至破产。因此,它受到了企业内外各方信息使用者的深切关注。同时,我们也应当了解,闲置的货币资金是企业所持有的盈利能力最差的资源,为此,企业要最大限度地提高经营成果,就必须充分、有效的安排使用货币资金,使之保持合理的数量,避免货币资金的闲置。另外,由于货币资金具有流动性最强、可立即作为支付手段并被普遍接受等特性,很容易被非法挪用、侵吞,而其账务处理却相对简单。为此,可以说,货币资金是最不具会计特色,但最具管理特色的资产。

2企业货币资金管理中存在的主要问题

2.1职责分工不明确

为了节约费用,有的企业让同一人既做出纳又负责记账,显然给舞弊行为带来了方便。由于没有建立内部牵制制度,在金钱的诱惑下,货币资金直接管理者

有可能冒着风险通过各种手段来挪用贪污现金,如公款私存,多头开户;擅自提现或填票购物;涂改凭证金额;使用空白发票或收据向客户开票;转账套现,私自背书转让;出借支票、账户,涂改银行对账单等。

2.2审批制度不严格

企业没有针对货币资金业务建立严格的授权审批制度,或者虽建立了严格的授权审批制度却不严格执行。导致各种票据的购买、保管、使用、背书转让及注销等环节的职责权限和程序混乱,空白票据经常遗失或被盗用,财会人员支出货币资金不经过严格的审批,公章及预留印鉴没有妥善管理等。

2.3内部会计管理混乱。

2.3.1货币资金管理混乱

内部会计管理混乱必然会造成企业货币资金管理混乱。例如:有的企业用借条、票据或白条充抵库存现金;从企业每月备用金的角度看:每月备用金都过多的存放在保险箱内,大大超过银行规定的现金库存限额;有的企业领取备用金的制度形同虚设,财务部门没有执行相关的备用金制度,就凭员工自己填张申领单便能领取备用金,即便是数额过大的;又如每月的报销制度,公司没有制订相应的报销时间,员工一般根据自己据平时的一些需要随时报销有关业务发票。还有的备用金长期不入账、不清理,有的借款甚至成了呆坏账,这些做法造成企业账务混乱,不利于货币资金的管理。有些财会人员缺乏应有的职业道德素质,贪污、诈骗、挪用企业货币资金,使货币资金的安全性缺乏保障。

2.3.2货物销售资金没有及时催收,造成企业间纠纷

我在查看企业以前年度的会计报表和凭证中发现有一笔2008年8月25日与“上海XXX贸易有限公司”发生的一笔货物销售的货款至今还未全部收回,而企业在应收帐款的管理上也没有任何的措施,比如财务部需提供未收数据给销售部,然后由销售部去催款,再是把应收帐款改为应收票据、计提坏帐准备、以及应收帐款两年时间要到对方单位确认,还需对方单位以书面形式确认,以免时间过长导致对方否认帐款,造成经济纠纷。这是造成企业资金不安全不完整的主要原因。

2.3.3材料采购环节货币资金管理问题

2009年 4月25日发生的一项材料采购业务,因为急需用材料,供应商又相对较少,采购人员为完成任务,短时间内与供应商达成采购协议,确定好采购数量和价格,财务部门就采购合同内容开具支票,预先支付部分货款。而在仓库部门一周后还不见有材料入库,询问才得知供应商缺货。由于供应商未能准时履行其职责,给企业带来不必要的损失。从这个例子可以看出企业在采购和应付帐款制度上还不够成熟,一般情况下需货到付款,但由于企业内部管理不完善,导致

不良的后果。这些都是企业资金周转过程中的一大障碍。

此外,在材料采购过程中,公司还没有专门的采购部门,一般都是由各部门根据生产的需要自行进行采购,没有相应的采购制度和预算制度,在采购过程中,大多时候在货还未到达公司时,财务部就将货款全额付给供货方。

2.4投资盲目,产品结构欠优。

有些企业不顾自身的能力和发展需要,盲目投资,热衷于铺新摊子,投资方向难以把握,投资能力较弱,且缺乏科学性,导致投资失误多、损失严重,使本来就十分紧张的资金状况雪上加霜。另外,投资结构欠优,重点项目较为分散,无突出重点;部分项目不能按时开工或开工后进度不快。这种分散的投资结构不利于企业支柱产业的培育和优势产业的形成。

2.5资金周转方面的问题

这主要是由外部原因引起的。由于在社会主义市场经济的条件下,存在着激烈商业竞争。竞争机制的作用迫使企业以各种手段扩大销售,一方面是商业竞争,除了依靠产品质量、价格、售后服务、广告等外,赊销也是扩大销售的手段之一。我公司也是一样,在接到订单同时,就急于将货物发出并将发票提前开具给客户,这也给企业资金带来一定的压力,一方面企业并没有收到货款,另一方面,发票开了相当于给对方垫税款,且没有及时的催款。比如:一笔10万元的货款,税款就要17000元了,要是对方是长期欠款,企业就很划不来了,要是长期这样,将会造成资金周转困难,或失去投资机会等更大的损失。

3存在问题的原因分析

3.1内部控制制度体系不完善

有的企业没有建立完善的内部会计控制体系,或者虽然建立了内部会计控制体系,但形同虚设;一些单位对建立内部控制制度不够重视,内部控制制度残缺不全或有关内容设计不够合理。比如在不相容职务分离原则上,一些单位在编制人员少的情况下,没有增配人员,使得一名财务人员常常身兼数职,容易对货币资金业务的某个环节拥有绝对的处置权。忽视岗位分工、特别是部分家族企业,情况更加严重,忽视审批授权制度的建立和执行。最后,对资金内部控制的监督检查不够,类似行为得不到有效的监督,就容易造成管理上的漏洞。

3.2单位领导或主管人员滥用职权

部分领导干部或主管人员置内部控制规章于不顾,将自己的行为凌驾于内部控制制度之上,必然会使业务经办人员屈从于外部压力,绕过必要的程序和环节,违规办理业务,致使内控制度失效。

3.3具体业务经办人员素质不高

如人员安排不当,不具备相应的管理知识和能力以及较高的思想道德品质,,

随意聘用会计人员,对会计从业人员资格审查不严,也会影响内控制度效力的有效发挥,不能及时杜绝风险的发生。

4规范完善企业货币资金管理的对策

4.1提高各级领导的思想政治素质和法律意识

企业领导的思想政治素质、法律意识、道德观念等都直接影响着企业货币资金的管理。因此,企业各级领导应不断提高自身思想政治素质和法律意识水平,以国家集体利益为重,自觉遵守国家有关财经法规,端正经营意识,为下级做好榜样。

4.2提高财会人员职业道德水平和业务素质

企业应建立良好的用人机制和考核机制。财务部门应经常组织财务人员进行职业道德教育和财务知识培训,使其熟知会计法及各种财务、财政法规,并深刻认识到舞弊行为给集体和个人带来的严重后果;教育财务人员应坚决抵制各种违纪、违规现象,严把资金关,确保企业资金能够得到及时、合理的使用。

4.3制定内部牵制制度,严格职责分工

内部牵制制度是内部会计管理制度的重要内容之一,它要求机构分离、职务分离、钱账分离、账务分离。在货币资金内部牵制制度中,钱账分离是核心。财务部门要按照不相容职务相分离的原则,合理设置会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制。货币资金支付的授权批准,货币资金支付的实际办理,货币资金支付的会计记录,货币资金支付的稽核检查及与该项货币资金支付直接有关的业务经办岗位必须相互分离、相互制约,不能一人多岗、身兼数职。出纳人员不能兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、成本、费用、债权、债务账目的登记工作。授权批准人员不能亲自操办自己批准的涉及货币支付的经济业务,更不能一个人办理货币资金业务的全过程。总之,货币资金内控职责分工的关键就是:会计与出纳分离、审批与经办分离、资金核算与稽核分离、登记总账与登记明细账分离、票据与印章分管等等。

4.4建立规范的授权审批制度

企业应当建立规范的授权审批制度,明确规定特殊授权审批及一般授权审批的范围、审批人、权限、程序、责任等内容,确保各级管理层在授权的范围内行使职权和承担责任,保证各项经济业务均按规定的程序处理。一个单位每天有数笔、数十笔的货币资金流进流出,如何判定哪笔支出合理合法,哪笔支出有问题呢?关键是看整个支出程序是否经过严格的授权审批。为此,要做到“四审四看”,即:一是审支付申请,看是否有理有据;二是审支付程序,看审批程序、权限是否正确,审批手续是否完备;三是审支付复核,看复核工作是否到位;四是审支付办理,看是否按审批意见和规定程序办理,出纳人员是否及时登记现金和银行

存款日记账。

4.5建立严格的货币资金管理制度

为了保证货币资金的安全和使用效率,企业必须建立严格、具体的货币资金管理制度。例如:所有收付款原始凭证必须事先连续编号并按顺序使用,重写、作废的应加盖“作废”章后妥善保管,已开出的收付款原始凭证必须全部及时入账;每笔收款都要开票,不得私设小金库,不得账外设账,严禁收款不入账;每笔支出都应由企业负责人审批、会计主管审核、会计人员复核。

对银行账户的开立、管理等要有具体规定;在企业的日常管理实务中,银行账户管理似乎是财务人员的专利,鲜让他人涉足;而企业主管很少投入必要的精力予以关注。由于管理权限不够明确,往往造成管理的真空。其实,银行账户管理,尤其是银行账户中的结算业务管理,是一项复杂的系统工程,其操作结果的好坏,不仅影响到企业资金的安全,而且直接左右着企业资金的使用效率。因此,在企业里,不管是财务人员还是主管领导都应该抓牢抓紧银行帐户管理。领导要督促财务人员做好有关银行帐务,财务人员要积极配合有关部门的工作,把银行资金更好的管理和利用起来。定期和不定期进行库存现金盘点,企业日常现金盘点工作除了出纳人员外,至少应增加其他第三者参与,保证现金账面余额与实际库存相符。

除了企业与银行之间的对账外,企业还应加强与异地和同城单位之间往来款项的核对,确保货币资金支付合理,回收及时、足额;企业要明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序,并专设备查簿登记,防止空白票据的遗失和被盗用;加强银行预留印鉴的管理,严禁由一个人保管支付款项所需的全部印章。

4.6加强对货币资金的监督和审查

任何人或多或少都可能有些惰性,任何制度也或多或少会存在些漏洞。因此,加强对于货币资金有关的人员和制度的监督和审查很有必要。要建立对货币资金的监督检查机构,明确检查人员的职责权限,定期和不定期的进行检查,狠抓各项制度的落实。比如,观察货币资金收支业务程序执行过程,评价货币资金内控的健全性和有效性;对库存现金进行突击盘点,重点检查是否有超现金限额的现象,是否存在长款、短款现象,是否有坐支现金的行为等;检查银行存款余额调节表中未达账项的真实性;抽查货币资金大额收支凭证,有必要时应进一步审核其所附原始凭证的真实性、合法性。要加大内部监督和审查力度,确保及时发现漏洞并及时解决。

4.7实行统一财务管理,防范资金风险

要严格执行一个单位只能设置一个财务机构的管理规定,统一管理本单位的

全部账簿,全部收入和支出一律纳入本单位的财务总账管理。对本单位银行账户的开设,要按规定的审批程序开设,严格禁止账外账和小金库现象。对本单位发生的重大经济活动事项要及时报告、准确、全面反馈本单位的经济信息,要树立风险意识,从源头上防止货币资金被挤占、挪用、盗窃的问题产生;从制度上对于可能出现的财务风险和经营风险加以防范和控制。

结语

总之,企业加强对货币资金的管理,应当结合自身的生产经营特点,制定相应的控制和监督检查制度,确保货币资金的安全性、合法性。货币资金是公司中最活跃的资产,因此公司加强对货币资金管理是必须的。一个公司既要积极通过制定适合的商业信用政策、利用银行借款、股东投资等加速货币资金的取得,同时又要避免因货币资金不足引发的支付危机、因存储过多的货币资金造成不必要的闲置等一系列问题,从而提高公司整体的资金管理水平,提高自身的收益。

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