办公室管理
一、单选
1.办公室布置要注意（各种沟通、保密）
2.在使用复印机的过程中，以下哪些内容是不恰当的（接通电源可立即复印操作）
3.文员工作过程中，以下合作方法中哪一项是不适宜的（应该有自己的个性，尽可能表现的与众不同）
4.为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪些工作应该改进（工作人员工作尽可能专门化、单一化）
5.文员在收取邮件时，不正确的做法是（为提高办事效率，应带着邮件去办理其他事情）
6.下列接受名片时唯一正确的做法是（接受名片时要用双手）
7.在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的（作会议记录时离开会议室接听电话）
8.以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（由过程先说）
9.上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（通知上司家人把衣服送达）
10.接受忠告的反应应该是（切勿感情用事）
11.以下哪项不是办公室事务管理的特征（决策性）
12.文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的（较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方）
13.文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力）
14.以下哪种接打电话的行为是不正确的（受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击）
15.邮件的寄发不要考虑以下（爱好）因素
16.办公室人员在社交活动中应如何选择话题，（有共同利益的话题）属于合适的话题
17.文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种（初次写信，或有过激言行的）
18.文员做会议记录时，可以在会议记录中（与发言者用词不一致，但意思完全一致）
19.以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议（圆桌型）
20.在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急，另一是具有（说话的技巧），了解要求约会者的心理。
21.以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的（应设置电脑的桌面屏幕保护功能）
22.文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的（较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方）
23.以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的（录音时需将监听开关至于“ON”位置）
24. 文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力）
25.以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的（应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系）
26.以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的（以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认）
27.议员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的（代替上司制定约会计划）28.以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的（穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰）29.以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的（工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可）
30.上司决定参加某个会议时，文员不应该（只在便笺上写好会议名称）
31.文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容在打印顺序应该是（姓名、部门、地址、国名）32.有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（发表意见）
33.邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文员的工作要求不一致（应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办）
34.以下哪些接打电话的行为是不正确的（受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击）
35.文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会）
36.以下关于名片的使用方式，哪些是错误的（名片只能当面递送，寄去是不礼貌的）
37.文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（下级单位报送的报告、统计报表等）
38.值班人员不应该做以下哪类事情（签发文件）
39.接受忠告的反应应该是（切勿感情用事）
40.以下哪些不是办公室事务管理的特征（决策性）
41.文员打印寄往欧美国家的信封，寄信人姓名、地址应该打印在（左上角）
42.在办公室时在，（离入口最远）的位置是上座
43.文员如果误拆了非本司的信，应该（在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去）
44.文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应该（请教对方“可否请问一下，这个字怎么念”）45.会议中有人会要求把他发主的一段不作记录处理，这时文员应（征求主持人意见，停止笔录，关录音机）
46.在某些情况下，议员在安排日程计划时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（说话的能力），了解要求约会者的心理。
47.当文员获丧喜庆的消息后，首先应（查证消息的可靠性）
48.以下餐巾的使用方法是正确的（用来擦嘴唇嘴角）
49.上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（通知上司家人把衣服送达）
50.文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（归档时间）和归档要求
51.社交场合很讲究次序礼仪，一般（以右为尊）
52.办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题（有共同利益的话题）
53.邮件的寄发不要考虑以下因素（爱好）
54.文员做会议记录时，可以在会议记录中（与发言者用词不一致但意思完全一致）
55.以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的（按私人公务标准分拣）
56.传真机最好用来传送以下哪种邮件（一般的图纸）
57.以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责（制造）
58.文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种（初次写信，或有过激言行的）
59.以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议（圆桌型）60.以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标
准立卷。如问函与复函等用（按通讯者特征立卷）
61.文员打印寄往欧美国家的信封，寄信人姓名、
地址应该打印在（左上角）
62.在办公室里，（离入口最远）的位置是上座。
63.文员如果误拆了非本公司的信，应该（在信封
在注明“误拆”，写上自己的姓名的缩写，并把信
重新封好并退回去）
64.文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应
该（请教对方“可否请问一下，这个字怎么念”）
65.会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记
录处理，这时文员应（征求主持人意见，停止笔录，
关录音机）
66.在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能
获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够
的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（说话
的技巧），了解要求约会者的心理。
67.当议员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（查证
消息的可靠性）
68.以下餐巾的使用方法是正确的（用来擦嘴唇嘴
角）
69.上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，
文员应（通知上司家人把衣服送达）
70.文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、
（归档时间）和归档要求。
71.以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是
错误的（办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整
齐，东西可放得满一些）
72.以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不
正确的（把零散的工作安排在安静、有效的时间段
里去做）
73.文员在接打电话时，正确的做法是（在电话机
旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记
录下来）
74.文员在拆邮件时，不正确的做法是（拿到信件
后在桌子上磕几下，然后用手撕开）
75.以下关于握手的礼节，不正确的是（双方有很
多人时，可以交叉握手）
76.文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来
信时，不应（拆开后信纸在后、信封在前，一并装
订，有转办单的放在信纸前面一并装订）
77.文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是
（会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多
少作决定）
78.文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下
方面（归档范围、归档时间、归档要求）
79.上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法
不正确（不必提前在取票前或出发前再用电话予以
确认）
80.照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的
（应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必
给予协助）
二、判断
1.办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就
是“样样事必躬亲”。（×）
2.文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁
的联系集中起来分批进行。（√）
3.两个电话铃同时响时，文员要同时对两个电话讲
话。（×）
4.上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。
（×）
5.如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个
人或每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电
脑，准备交往提示文件。（√）
6.当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是
上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人
的事务。（√）
7.英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与
来访者讲话。（×）
8.如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际
关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而
发生不必要的困扰。（√）
9.介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空
白介绍信。（×）
10.档案是指使用过的，文件中所指事情已经办理
完毕，具有保存价值的文书。（×）
11.办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工
灯光。（×）
12.没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相
同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是
否一致则是典型的工作。（√）
13.同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。
（√）
14.代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法
定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。
（√）
15.文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报
告等其他工作安排在一起去做。（×）
16.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支
票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。
（×）
17.男女之间，女士先伸手了，男士才能与之相握。
（√）
18.要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再
发问，可以提出自己的看法，如果上司不加采用，
应说服上司。（×）
19.文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等
交接班后再报告上司。（×）
20.文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室
集中保管，称为“归档”。有归档范围和要求，但
没有期限。（×）
21. 同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。
（√）
22.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或
尊长，你跟对方的议员说完之后就应该叫上司接过
电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上
司直接与对方通话。（√）
23.文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信
差很困难，所以要拖到最后一刻行动，因为上司震
怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。
（×）
24.当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作
是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私
人的事务。（√）
25.介绍信的正本和存根必须一致。可以出具空白
介绍信。（×）
26.面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示
前就要采取临时应急措施。（√）
27.注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾
的下角注明公文办理的结果。（√）
28.即使客观形势发生变化，也不应该变更档案的
密级、期限。（×）
29.女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，
后背离椅背有一个拳头大小的距离。（×）
30.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支
票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。
（×）
31.办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工
灯光。（×）
32.文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频
繁的联系集中起来分批进行。（√）
33.文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。
（×）
34.如果会客室的门是推开的，文员应先小步走地
会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。（√）
35.文员作介绍时，应先介绍地位高的人，再介绍
地位低的人。（√）
36.假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议
通知丢掉，以免干扰其他事情。（×）
37.代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法
定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。
（√）
38.文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一
同锁入抽屉。（×）
39.交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，
不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（√）
40.不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，
也不可评论菜肴的优劣。（√）
41.办公室环境布置的目的之一是为了有利于保密
工作。（√）
42.小办公室的优点是节省空间，空气流通，联系
方便。（×）
43.文员有效利用时间，可以把重要工作如写报告
等与其他工作安排在一起去做。（×）
44. 对于紧急而重要的事，文员应作书面请示，留
档备查。（×）
45.文员在接听电话时，如果投诉者无端辱骂，可
把他使用的字眼写下来，以做证据，再慢慢地向他
解释：“邓先生，如果你一直说脏话，我就没办法
再跟你谈下去了。”（√）
46.无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真
发送，因而文员传递信息应首先传真。（×）
47.上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相
握。（×）
48.女性文员应留短、薄式的发型，以免妨碍工作。
（√）
49.如果两来访者均未预约，应该按照先来后到的
原则引见给上司。（×）
50.文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等
交接班后再报上司。（×）
51.办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制
度。（√）
52.没有两位办公室文员一天的工作内容是完全相
同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是
否一致则是典型的工作。（√）
53.文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错
误可以再做一遍。（×）
54.文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多
或减少，以个人的口吻把话转达。（×）
55.在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效
果不受影响。（×）
56.文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢
的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊
架上，供大家阅读。（√）
57.男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握。
（×）
58.英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来
与来访者讲话。（×）
59.如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，
才能让客人进入。（×）
60.介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先
介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年经较轻
的人。（√）
61.善于合作指每一名文秘人员都要谦虚、谨慎，
对同事尊重和理解，即不能违反同事的意愿。（×）
62.文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即
是已经完成任务了。“做过某项工作”和“完成某
项工作”是完全相同的。（×）
63.对于误投的邮件，文员可先拆开看看，然后在
信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。（×）
64.当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或
因事中途离坐时，都要招呼一声。（√）
65.文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。
（√）
66.如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来
访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时
间有空，就可答应下来。（×）
67.如果会客室的门是拉开的，先让来访者进入会
客室后，文员立即换手握住室内的门把手，以轻盈
的步伐进入室内，轻轻关上门。（√）
68.如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文
员可借奉茶为名，态度和蔼、轻柔、缓慢地端出茶
点，以消除紧张的气氛。（√）
69.会议租用的设备，文员必须确保宾馆（或其他
供应者）把所需用设备都送过来，并在会议开始前
有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作
和负责。（×）
70.上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约
会冲突，解决方法是让上司先见他自己安排的那一
位。（×）
71.即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、
乐意地去协助。（√）
72.如果是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位
置”是在右边，三个人并行，则在中间。（√）
73.文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍
向左侧后右侧，膝盖与大腿可分开。（×）
74.鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对
着装的要求。（×）
75.用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放入嘴
里，或用舌头去舔。（×）
76.口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不
同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或
顾客说话，就可通俗。（√）
77.受到直属上司以外的指派时，假如文员自己能
够安排办理，而且不影响到直属上司所指示的工作
就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。
（√）
78.监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖
章。（×）
79.列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制
文机关确定密级和保密范围、密级和保密期限的变
更和解密。（√）
80.文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类
目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应
条款归入卷内，即为年终归卷工作。（×）
三、简答
1.文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合
适的？哪些是不合适的？
答：合适的话题①谈话双方都感兴趣的、有共同利
益的话题②一般人喜闻乐见的话题③显示地方或
民族色彩的话题④比较高雅的话题，如中外名著、
展览会等⑤积极、健康的生活体验的话题。风趣、
幽默的小故事，无伤大雅的笑话
不合适的话题①应当忌讳的话题②令人不快的话
题，过于敏感的话题③自己不甚熟悉的话题。夸耀
自己的话题④庸俗、色情的话题⑤不宜谈论的保密
的话题。
2.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示
系统？具体做法是怎样的？
答：有电子提示系统和人工提示系统
电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警
系统，一周计划以及其他提示事项，文员应该随着
情况的变化不断编排和修改输入的信息。
人工系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动
日期一览表；使用提示性备忘录；准备约会表；准
备特殊提示卡；准备交往提示文件。
3.什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾有哪几
种？一般应怎样做？
答：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的
邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或
谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要
礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。
?电话挡驾。上司不愿接的电话，议员要告诉对方、
暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。
上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告?
来访挡驾。先问清来由、判断有无必要引见给上司
或先作请示?会议、活动挡驾。对无必要的会议和
活动议员要替上司委婉地谢绝。
4.提高会议效率可以有哪些做法
答：①遵循法律法规②合理确定会议目标③确定必
要的与会者④减少会议数量⑤缩小会议规模⑥简
化会议程序⑦缩短会议时间⑧控制会议经费⑨分
析会议成本。
5.文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一
系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过
程。
答：①拟稿②核稿③签发④编号⑤缮印⑥校对⑦用
印⑧登记⑨分发
6.文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些
要点？决定时间、地点时要注意什么？
答：①要获得上司的许可②如果用写信的方式，在
等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以
确认③要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、
时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要
的时间等等④约定好以后，一定要向上司汇报，并
填写在日程安排计划表上，还应该准备约会所需要
的文件资料⑤星期一早上、周末、即将下班之前、
午餐前后不要安排约会⑥对方的休息日、节假日或
有特殊政治和宗教意义和日子不要安排约会⑦公
司有重大活动的那一天不宜安排约会⑧地点选择
对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、
是否需要保密、是否需要就餐等因素。
7.单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪
些规定？
答：?单位印章主要有单位印章、套印章、钢印、
领导人签名章及其他印章。?印章的刻制有两种情
况：一种是由上级主管机关刻制颁发；另一种由本
单位法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登
记后，由专门刻制厂刻制。?印章的使用：公章一
般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人
专用；加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的
负责人批准，并审核签名；将盖用文件名称、编号、
日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；加
盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不
歪斜、更不能颠倒；凡以单位名义发出的公文、信
函等都必须加盖单位公章方能有效。
8.按照2000《国务院行政机关公文处理办法》的规
定，国务院规定的行政公文共有几类几种？
答：按照2000《国务院行政机关公文处理办法》
的规定，国务院规定的行政公文共有13类14种?
命令（令）?决定?公告?通告?通知?通报?议
案?报告?请示?批复⑴意见⑵函⑶会议纪要。
9.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事
项？
答：①会议名称②会议记录人的姓名、盖章③时间
（开始时间、结束时间）④会议地点⑤议题⑥主持
人、主席⑦出席者名单⑧会议的经过情形及结论⑨
相关的资料⑩下次会议预定日期。
10.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该
怎么做，要领有哪些？
答：①清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，
以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、
关联性等，抓住重点②说明时，要尽量具体客观，
使对方产生了解的动机③偶而也需要引用某些权
威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈
等等④要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听
对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。
要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服⑤主动
发问，了解对方的想法，对方有关信息的各类和数
量，以及背景如何等等（明确了解对方的情况）⑥
以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用令对方
反感的言词⑦让对方打开心扉，使对方对自己看法
产生兴趣（让对方认同自己）⑧不可伤害对方的自
尊心。
11.什么是授意？授意有几种？办公室人员应该怎
样运用授意方法？
答：?授意是议员接受和领会上司意图?一种是直
接授意，另一种是间接授意?文员要善于领会上司
意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程
中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误
认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指
示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时
可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。
如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并
要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯
彻实施。
12.公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目.
答：①版头、发文字号、印刷顺序号②密级、紧急
程度③签发人姓名④公文标题⑤主送机关⑥正文、
附件⑦发文机关、成文日期、机关印章⑧注释、阅
读（发送）范围⑨主题词⑩抄送单位、印发说明。
13.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事
项？
答：①会议名称②会议记录人的姓名、盖章③时间
（开始时间、结束时间）④会议地点⑤议题⑥主持
人、主席⑦出席者名单⑧会议的经过情形及结论⑨
相关的资料⑩下次会议预定日期。
14.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该
怎么做，要领有哪些？
答：①清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，
以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、
关联性等，抓住重点②说明时，要尽量具体客观，
使对方产生了解的动机③偶而也需要引用某些权
威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈
等等④要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听
对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。
要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服⑤主动
发问，了解对方的想法，对方有关信息的各类和数
量，以及背景如何等等（明确了解对方的情况）⑥
以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用令对方
反感的言词⑦让对方打开心扉，使对方对自己看法
产生兴趣（让对方认同自己）⑧不可伤害对方的自
尊心。
四、设计题
1.办公室主任吩咐文员小李设计一份电话记录单，
你若是小李应如何设计？
经理安排这个约会，应该怎么做？
答：首先，用写信的方式定约，等对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员确认；其次，正确告知总经理的姓名、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等，日期的确定应有弹性，告知你或总经理的联系电话。第三，决定时间、地点时，要注意：①星期一早上、周末下午、即将下班之前、午餐前后对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子、公司有重大活动时，不要安排约会②地点必须选择对方比较方便的地方，还应考虑礼仪规格、是否需要保密、是否需就餐等③如对约会地点没有充分把握，应事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等④约定好后向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，还应准备约会所需要的文件资料。
3.所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应付？
答：?固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。?进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话给保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。?情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙，如果是女性，女文员可能会使她平静下来。如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。?骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱②公司经营时间不长③个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问，必须保护公司和上司的利益。
4.文秘人员经常替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？
答：在赠送礼品前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁或是圣诞节、中秋节等；?还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；?在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如可取决于当地的购物环境。?还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方先择适当的礼物即可。?要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。?赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。?如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。?文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建设或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。?为了避免所送礼物重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。
5.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内同际旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？
答：?准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点，是乘飞机还是汽车火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。?制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省（州）名（如果是国外旅行，写明城市名和国家名），日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址、电话号码。?为商务洽谈收集资料。?决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。?考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息，为每件行李准备识别标签。?安排差旅费。?建立旅行——旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。?办理旅行保险，如意外伤害保险等。
6.某公司在立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备。要做哪些工作？
答：?客人的选择。确定名单，再请上司核定。?确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节日。?会场的选择，要考虑宴会的性质、客人的数目，以及预算费用等，考虑宴会的形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。?拟订菜单。应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑。至少要提供2份菜单，供上司挑选。?寄发请柬。宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名、被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点以及着装要求，要求回函或其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出。?席次的安排。以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。席次的排列原则是：男女主人对坐桌椅的两端，男女宾客同隔而坐；夫妇分开坐；男主宾坐在女主人的右边，女主宾坐在男主人的右边。主人方面的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触交谈。
7.康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9到12时召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？
答：?会议的名称?出席会议者的姓名或组织、部门的名称?日期、时间（开始到结束的预定时间）?地点（具体在几楼几号会议室）?议题（或者议事日程）?主办者的联络处、电话号码等?开会所在地、建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）?注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。
8.某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？答：?要替搭车回去的人安排车子?在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领?有留话时，切记务必传达?检查会场有夫物品遗漏?要为参加会议的人员送行?文秘人员离去前，要检查烟灰缸、字纸篓有夫易燃的东西，如有，则必须加以熄灭?桌、椅早先若有移动，必须还原；洗涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾?携带进会场的资料和会议用品要记得带回?关紧门窗并上锁?通知会场的管理单位，会议已经结束。
9.上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下询来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？
答：①接受任务②了解来宾、制订计划③预订食宿
④欢迎来宾、商议日程⑤礼节性拜访、宴请⑥正式
会谈⑦签订协议书⑧陪同参观游览⑨互赠礼品⑩
欢送来宾、接待小结。
10.小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种
文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了
带锁的办公桌，电脑、电话机，还给了她新的文件
架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、
需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸
（2刀），要求小李整理好办公桌，把东西分门别
类放置在适当的位置。小李应该怎么做？
答：电话机放在办公桌左边，便于左手摘机，右手
做记录；电脑放在右边；新文件夹放需要翻译的资
料，在文件夹上贴上相应的标识条；各种笔、胶水、
剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参
考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉
里；墨水放置在储物架底层，复印纸入在下面几层。
11.安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、
技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共
同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将
于8月下旬来访，商设合作的具体事宜，办公室和
任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这
个接待方案？
答：①接受任务②了解来宾③制订计划④预订食宿
⑤迎接来宾⑥商议日程⑦安排会谈⑧陪同参观⑨
送别客人⑩接待小结。
12.文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？
答：文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲的
内容作一个总结结构的构想，简略记下发言的要
点；会议上注意自己的更替说话的语调，并控制发
言的时间；对发言内容加以引导，提醒时间有限；
在会上可分配工作任务，认真倾听其他人意见，不
要当众批评某个人。最后作总结，统一认识；要求
与会者记笔记，自己做好笔记并把每次会议纪要的
打印放进文件夹，以作查证。
13.总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘
书小付，小付应该怎样做？
答：小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱
内，钥匙随身携带；每次用毕应将印章加锁存放，
随印随锁；如因事外出，须经批准交他人代替。加
盖单位公章，须经总经批准，并审核签名；并要将
盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖
章人等项详细登记。加盖印章必须做到用力均匀，
使印章端正、完整。
14.某中外外资总部德方总经理来访，恰逢生日，
上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？
要考虑哪些因素？
答：①清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习
惯等②征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范
围内选购礼物③比较合适的生日礼物是有中国特
色的、总经理又比较喜欢的物品④赠送的礼物应去
掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包
装一下⑤附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲
自送给德方总经理。
五、案例分析
1.某公司聘任文员邹某上班处理邮件时，正巧赶上
接听电话，他一手操持电话，另一手示意送信者把
信堆放在已有一些信件的办公桌上，并顺手拿过笔
在“收件人”处签了字。打完电话，他急忙把所有
的信封都剪开了，忙乱中一封信被剪掉了回信地址
的一角，他并未在意。这时，他抽出所有的信纸，
放在一边，而把所有的信封放在了另一边，并开始
阅读邮件。当阅读到写有“亲爱的……”一封信时，
他意识到拆错信了，匆匆将信装进一个信封，并用
脱水粘了起来。在处理其他信件时，其中有一封急
件，觉得应该由上司回信，他把几封信混在一起放
在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的
英文名片递给他，让他打印一个寄往美国的信封，
小邹按照以往写信的习惯，把收件人的地址、姓名
打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。
你认为小邹处理邮件是否正确，为什么？请讲出理
由并说明正确的做法。
答：不正确。因为：?收领邮件应该把以前的信件
另外放开，以免混淆，应在清点后才能签字。?首
先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆
封?不能把回信地址剪掉，检查信封、信纸上的地
址、电话是否一致，如不一致，应打电话询问正确
的，再把错误的划去?拆错信，应在信封上写上“误
拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给
收信人时向他（她）道歉?把交给上司的邮件分成
最急件、次急件和普通件，不能混淆，寄给美国的
信件信封地址位置写错了。
2.请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制
案卷标题。
?方舟利亚公司2008年2月份经理会议记录
?方舟利亚公司致澳门兴盛福瑞公司关于合作事
宜的函
?市物价局关于物价检查的通知
?方舟利亚公司2008年销售计划
?方舟利亚公司2008年4月份经理会议记录
?市工商局关于年检工作的通知
?澳门兴盛福瑞公司关于合作事宜给方舟利亚公
司的复函
?方舟利亚公司2008年6月份经理会议记录
?方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞公司会谈纪要
?市税务局关于税务自查的通知
⑴方舟利亚公司2008年8月份经理会议记录
⑵方舟利亚公司2008年销售工作总结
答：案卷一???⑴标题：方舟利亚公司2008年
经理会议记录
案卷二?⑵标题：方舟利亚公司2008年销售工作
计划、总结
案卷三???标题：市工商局、物价局、税务局关
于年检、物价、税务自查的通知
案卷四???标题：方舟利亚公司与澳门兴盛福瑞
公司关于合作事宜的函件、会谈纪要
3.新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场
接一位重要客人，因为是第一次指派接受任务，小
马特意向领导征询应该注意的事项。考虑到小马刚
到单位不久，领导嘱咐小马对客人一定要热情、大
方，礼貌方面更应该多加注意。小马一一记在心里。
见到客人，小马热情地走上前去，大声说着“欢迎、
欢迎”，伸手就去接客人的行李，见客人要与自己
握手并躲开小马接拿行李的手，才慌忙与对方握
手，并执意要帮对方拿行李。来到车旁，顺势将行
李放入汽车的行李箱，接着打开副驾驶舱门，引导
客人落座，并说：“这里视野宽阔，可以看看沿途
风光”。而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，
小马热情地回答客人提出的问题，还关切地询问客
人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭
情况，没多久，小马就觉得客人话语越来越少，客
人也不像刚下飞机时那样热情了，小马心里不悦，
但又不能表现出什么。
请你分析一下，小马在礼仪方面有何不当之举？应
该怎样做才是正确的？
答：?握手礼仪，主客之间，应该是主人先伸手。
?替客人拿行李应征求同意，再行动，哪些行李可
以放入行李箱中也要征得同意。?乘坐方面，客人
应该坐后排，小李应该坐副驾驶座。?客人公司的
一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不
合适的话题。?应该与客人谈一些合适的话题如天
气、风土人情、新闻等。
4.A公司原定于12月25日18时借一娱乐总汇召
开公司成立两周年庆祝活动。为此，发了请柬邀请
有关领导和嘉宾光临，在请柬上把时间、地点写得
一清二楚。要求自行前往。还通知了全体员工下班
后赶往。可当部分员工提前在16时赶去时，却了
现预订的能容纳50人的大包房已为B公司占用。
经询问，当初A公司预订时，B公司已先预订，
但正考虑与娱乐总汇变更预订时间，没有最后确
定。当时大堂负责人说：“若B公司换了时间，则
包房由A公司用，不用再通知了”。事后由于总汇
工作人员的疏忽，忘了将时间冲突情况告知A公
司。
结果A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发
生争执和冲突，造成来参加活动的50多人滞留大
堂2个多小时，最后交涉无果，不得不再包车前往
附近另一宾馆举行。最后活动早早收场，大家扫兴
而归。
?为什么A公司庆祝活动未取得预期效果？?如
果你是A公司的文秘人员，你应如何组织这次活
动？?如发现已预订包房被他人所用。应怎样处
理？
答：?A公司负责预订的文秘人员没有对预订的时
间、地点进行确认，准备工作不充分导致活动没有
取得预期的效果。?应把这次活动的细节详细列
出，每个项目出专人负责。由专人负责预订，初步
确定以后向上司汇报，再向娱乐总汇负责此事的人
确定。活动前一天或两天再和对方确认一下时间、
日期、地点。派公司的车接送领导和嘉宾。在活动
开始前半天，文秘人员应提前到场，布置会场，落
实有关细节，如有问题，可提前发现和解决。?如
发现已预订包房被他人所用，不应争执过长时间，
应立即联系附近其他饭店、宾馆，先安排领导和嘉
宾前往。可以活动项目上增加一些内容予以补救。
有必要的话，可向娱乐总汇进行索赔。
5.公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上
午9时到11时召开销售员会议，要求小刘通知有
关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少
销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出
了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事
情，几乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，经
理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏
里写了如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室
召开销售员会议，会议重要，请务必出席。”
星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，
但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一
会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资
料也没带，其中两个说，他们已经约好了客户在
10点见面。到了10点，只剩下4位销售员，也谈
不出什么东西，会议草草地结束了，经理很不高兴。
公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他
们说，根本没有看到通知，经理对小刘非常不满。
请问，你认为小刘究竟错在哪些地方？正确的做法
是怎样的？
答：?应该搞清楚销售员的人数和姓名，准备一份
名单。?打印好书面通知。?在3天内，当面发放
通知或电话通知（电话中需要对方确认时间、地点、
内容等）到名单上的每个人。?通知不能写在布告
栏里，可能不被人注意。?通知上应该写清会议的
时间（开始到结束）、地点。?应该详细写清会议
内容，应做好哪些准备。?应提前到会议室做好准
备，做好签到工作。
6.请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制
案卷标题。
?利华公司2003年2月份经理会议记录；
?利华公司2003年销售计划；
?市工商局关于年检工作的通知；
?利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；
?利华公司2003年4月份经理会议记录；
?市物价局关于物价检查的通知；
?香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；
?利华公司2003年6月份经理会议记录；
?利华公司与香港凯福公司会谈纪要；
?利华公司2003年8月份经理会议记录；
⑴市税务局关于税务自查的通知；
⑵利华公司2003年销售工作总结。
答：案卷一：????标题：利华公司2003年经
理会议记录。
案卷二：?⑵标题：利华公司2003年销售工作计
划、总结。
案卷三：??⑴标题：市工商局、物价局、税务局
关于年检、物价、税务自查的通知。
案卷四：???标题：利华公司与香港凯福公司关
于合作事宜的函件、会谈纪要。
7.波扬公司准备在本市市中心召开大型的新产品
订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理
让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产
品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租
借放映机的任务交给了文员刘小姐。刘小姐翻看了
有关资料，打电话问了一些情况，决定租借黎明大
厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点
整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话
给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五
分必须准时把放映机送到黎明大厦布置会场，结果
发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。9日上午，
大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看
表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。
刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼
看着各地来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚…..突
然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷：“怎么这个地
方连停车场也没有…..”
问题：?假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各
种情况，应该如何处理？
?假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些
什么？
?从这件事中你得到了什么教训？
答：?请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法
联系送货员?如果联系不上送货员，向总经理请示
该如何办?马上向总经理报告，不得擅自决定调整
会议议程?得到总经理指示，可能把资料放遇的时
间往后推移半个小时或一小时?联系新的租赁公
司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）?
召开大型会议，各种准备工作，包括音响、电子类
装置应至少提前一天安排?租借会议厅应全面考
虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等?
不能仅凭电话联系，应实地查看?重要设备应考虑
备用（或两套方案）。
8.小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重
要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，
等客人伸手了，不李才与之相握。小李一把拿过客
人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副
驾驶座位上，说“坐这里视野好。”而后，自己坐
到汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问
了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和
家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话
越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤
地对待他，他怎么……
你认为小李的举止是否合乎礼仪？为什么？小李
应该怎么做才是正确的？
答：?主人与客人之间，应该主人先伸手?在替客
人拿行李前应征求同意“我替你拿可以吗”?哪些
行李可以放入行李箱中也要征得同意?司机开车，
汽车的位次礼仪是“右为上、左为下，后为上、前
为下”?客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座?
客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭
情况等是不合适的话题?应该与客人谈一些合适
的话题，如天气、风土人情、新闻等。
9.文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司
的邮件。早一第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电
话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公
桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，
心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪
掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有
信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。
邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“新
爱的红：……”，她意识到拆错信了，匆匆看完了
信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些
痕迹）。她又看了几封信，其中一封急件，觉得应
该由上司回信，于是她把几封信混在一起放在上司
的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名
片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以
往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的
上面，把公司的地址打印在右下角。
你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？请讲出
理由并说明正确的做法。
答：不正确。因为：?收领邮件应该把以前的信件
另外放开，以免混淆，应在清点后才能签字。?首
先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆
封?不能把回信地址剪掉，检查信封、信纸上的地
址、电话是否一致，如不一致，应打电话询问正确
的，再把错误的划去?拆错信，应在信封上写上“误
拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给
收信人时向他（她）道歉?把交给上司的邮件分成
最急件、次急件和普通件，不能混淆，打印寄往美
国的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信
人姓名、地址打印在左上角。
10.文员小胡正在办公室忙着，进来一位西装革履
的男士，自称与李总经理约好的。但小胡一查经理
的日程安排，却并没有发现有约会。但既然说与李
总经理有约，也可能是经理亲自约定的，接过名片
一看，是某家杂志社广告业务部的钱经理。凭直觉
小胡觉得对方是个推销员，但仍然很热情地请坐、
端茶，然后问道：“您是否和李总约在上午见面”
对方回答：“如果方便，我希望很快见到李总”
小胡明白了，肯定没有约会。即便是李总亲自约定
的，也会有具体准确的约见时间。“您看，很不凑
巧，今天上午李总刚好有个临时会谈，我马上设法
和他取得联系，告诉他您在这里等候。或者另约时
间，可以吗？”钱经理马上表示同意。小胡接着说：
“您看我怎么向李总汇报您的情况？”经交谈，小
胡很快清楚了，来访者是为杂志社编撰本市最新工
商名录做广告，拉客户的。这类事不是第一次遇到，
小胡知道接待不可草率生硬，来访者中不乏“无冕
之王”，还须“恭敬送神”好。经与李总联系，从
他那里得的答复是“不见”，小胡当然不能“直言
相告”。“钱先生，真对不起，李总正在与一家重要
客户讨论谈判，我不方便进去打断。您看已近中午，
怕要耽误您太多的时间了。您看是这样，我公司虽
在本市，但大多数的业务还是在与外省市和外商之
间，全国工商名录上，我公司已在册，本市工商名
录上再登当然对本公司也有益，具体事项，我一定
请示李总，并尽快电话与您联系，您看，我可以打
名片上您的联系电话吧！”
“好，好”。嘴上这么说，钱先生已显不悦。
“另外，刚才看您送来的资料，我想起我的同行马
小姐曾和我谈起过他供职的公司正要做公共关系
形象广告和业务宣传，您看我是否可以介绍他们公
司与您合作……她的联系电话是67559831，这是
我的名片，您可以直接与马小姐联系。”
“好，好！”钱先生的口气变得缓和了。
“钱先生，这资料您是否可以多留几份给我；尽管
我公司业务范围不太适合，但周的同行联谊会上，
我可以帮您向其他合适的公司宣传，同行介绍，恐
怕更方便些，您看是否可以？”钱先生告退时的微
笑是真诚的谢意，因为他受到的热情的接待弥补了
没有完成任务的缺憾。小胡热情地送他到电梯口。
问题：?小胡回到办公室的第一件事应该是做什
么？
?小胡的做法是否正确？有没有不当之处？
?小胡为什么不可直言相告李总经理不能接待钱
经理？是否违背办公室人员的职业道德？
?秘书对来到公司的每一个人都应该视如贵客，都
应该有求必应，引见给领导吗？
答：?小胡回到办公室应马上与马小姐联系，遵守
诺言?小胡的做法是正确的，接待技巧符合文员要
求?文员接等媒体尤其要小心谨慎，不可轻易得
罪；即使不能引见给上司，同样应礼貌待人；这样
做没有违背办公室人员的职业道德，而是运用策略
做好接待工作?不能有求必应，应区别情况，或引
见，或挡驾；为上司挡驾，是为了减轻上司的负担。
11.新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，
为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她
请自己最好的朋友陈小组暂时代理她的工作，时间
为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐
把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回
来后推荐陈小姐顶替自己。某一天，经理外出了，
陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电
者的对话如下：来电者：“是利达公司吗？”
陈小姐：“是。”
来电者：“你们经理在吗？”
陈小姐：“不在。”
来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？”
陈小姐：“是。”
来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？”
陈小姐：“1.8美元。”
来电者：“1.6美元一打行不行？”
陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂一了
电话。
上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。
过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以
1.4美元一打卖出100万打。陈小姐突口而出：“啊
呀，上星期有人问1.6美元一打行不行，我知道你
的定价是1.8，就说不行的。”上司当即脸色一变说：
“你被解雇了”陈小姐哭丧着脸说：“为什么?”上
司说：“你犯了五个错。”
陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是
什么？她在电话礼仪方面还犯了哪些错？
答：?该问的没问（指对方的情况，手套的需要量）
?该记的没记（对方的姓名、公司、电话号码）?
该说的没说（没有及时向上司汇报）?不该说的却
说了（价格上的自作主张，不向上司请示）?不懂
得保护自己（即使自己自作主张拒绝了对方，犯了
错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境
地）陈小姐还犯了电话礼仪方面的错误：?铃响了
没有自报家门?不等对方说完，就挂上了电话。
12.文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业
务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，
小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？
答：?小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；?在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；?两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；?如果不能求得误解时，小曹应向领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；?如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。
13.为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员大会，局长要秘书小万写一份通知。小万一边写一边想，有些部门的领导一向不重视卫生的问题，如果他们知道召开的是卫生工作会议可能自己不来而派其他人员来了。于是他写了如下的通知：
会议通知：经局领导决定，兹定于4月2日上午9时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席。小万将通知下发后不久，就接到了不少部门的电话，询问开什么会议，言谈中颇有些责怪的意思。
问题一：小万错在哪里?应该怎样写这份会议通知？
过了几天，局里召开传达上级精神党员代表大会，有数百人参加，小万负责会议材料工作。
会议上，听完报告后，进入小组讨论。这时却出现了麻烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道参加到哪一组讨论。因为打印的分组小组名单上，根本没有他们的名字。一查底稿，原来是打印人员翻重了页，校对也马马虎虎，没有更正。一些特邀代表和列席代表认为对他们不尊敬，纷纷离会而去，会场上出现了一阵骚乱。
问题二：作为大会组织者，小万错在哪里？针对这样的紧急情况，他应采取什么措施？
答：问题一：会议通知缺少主题（议题），时间上缺少从几点到几点，请哪些人出席不明确，发放会议通知要交到会议出席者手上，可进行说明解释。如本人不在，应请代收人（或秘书）签字，打电话确认是否出席。
问题二：会前准备工作的每个细节都应认真对待。小万没有认真校对材料，最后也没能仔细审查所有会议材料，加以改正。补救措施可以是：小万快步赶到走在最前面的一位带头离会的特邀代表，耳语了几句，又拿出底稿解释了一翻，作了自我检讨，终于扭转了尴尬局面。代表们按原来小组划分展开了讨论。
14.皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽，她聪明能干，在公司深受重用。她经常与罗浪斯公司的总经理秘书珍妮在一起游玩。两家都进行皮革进出口贸易。虽然两人的性别完全不一样，李丽热情开朗，乐于助人，陈珍妮温柔沉静，内向含蓄，两人几乎是无话不谈的好朋友。在一次闲聊时，陈珍妮说最近的心情不太好，因为公司生意一直不佳，总经理急得茶饭不思，并且常常把气出在她身上。李丽说：“你也不要太在意，我们做秘书的要自己调节心情。我们公司的成绩倒不错，我们经理在今天上午就入签定了一个合作意向书，有上千万元。如果这笔生意做成，可以赚进一百多万元。我没法告诉你详细情况。但这次谈判确实非常顺利。”李丽一边说，一边沉浸在谈判成功的喜悦之中。
过了几天，李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签定正式合同时，超过了约会时间，还不见代表团的影子。后来德国某公司长驻中国的代表打来电话说：“代表团已于昨天回国，就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签定了购货合同，价格低于贵公司百分之十。”皇朝贸易公司上下都非常沮丧，李丽更是懊恼无比，她想没有提醒总经理及时采取快速行动，也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向。令她百思不得其解的：罗浪斯公司是怎样获取德国代表团的情报的？他们是如何抢走生意的？
问题：?罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的？?秘书与亲朋好友谈话或闲聊时，是否可以不分场合、不分对象畅所欲言？?企业的机密有哪些？?秘书在日常工作中应该怎样做好保密工作？
答：?李丽在谈话中无意透露出的信息，给罗浪斯公司的陈珍妮抓住了机会，得到了这笔生意?即使是最好的朋友，也不可不分情况畅所欲言，何况是竞争对手，这是文秘人员的基本职业道德?企业的机密包括公司的生产流程、工艺技术、组织人事、资金运作、客户资料、流通渠道等，上司正在考虑、讨论而未作定论，未公开宣布的内容。上司的隐私、疾病和公司内发生的事故、人事争端、内部失窃、经济纠纷等?应做到不该说的不说，不该听的不听，不该记录的不记录，机密内容用专用记录本并妥善保管，机密文件严密保管，自己的电脑设置密码等。
如何做好办公室管理工作
如何做好办公室管理工作 办公室工作是企业决策的参谋部、工作督查部、形象展示部、后勤保障部，是企业的“中枢”、“耳目”和“窗口”，因此，做好办公室工作，对于提高企业工作效率具有十分重要的意义。如何才能做到既让上级领导认可又让各级部门员工满意，为单位提供优质的服务和后勤保障，给大家创造良好的工作环境和条件，进而搞好办公室工作，的确值得办公室管理者深思。 想搞好办公室管理工作，就应当弄清办公室的工作特点。办公室承担着人事劳资、文秘、新闻宣传、会议筹备、接待、文件收发、档案室管理、办公用品采购、物业管理、车辆管理、电脑网站维护等工作内容。工作内容复杂繁琐，原则性却又极强，必须不偏不倚地执行领导的管理意图，从单位的实际出发，把握住大的原则和方向。所以我为办公室工作提出以下几点意见： 一、完善和管理制度 （一）要求办公室不断完善各项管理制度，将大的原则落实到各项具体规定中，凡事做到有章可循，实行静态化管理； （二）要在加强制度化管理上下功夫，好的制度要靠执行才能收到实效，才不会出现以权谋私、看人脸色、欺上瞒下的现象。
二、要有服务意识 （一）员工服务：办公室的工作往往事关全局，办公室不做决策但服务决策，各种综合性、协调性、服务性工作贯穿始终，任务艰巨，责任重大。办公室在处理好日常事务的同时，应将更大的精力放到综合协调、服务决策、服务管理上来，不断创新服务的内容和方式，提高服务效率；否则，办公室工作就不能说是全面的、成功的和有效的。做好服务，就是要认真做好为领导决策服务，为各部门服务，为员工服务。 （二）领导服务：全面、准确、及时地掌握企业实际情况，广泛收集信息，深入调查研究，增强认识问题的前瞻性、科学性，更好地为领导决策提供有价值的意见、建议；真实反映基层情况，使基层的合理要求在领导决策中得到充分体现；准确体现领导意图，认真学习有关文件和领导讲话精神，不折不扣地完成领导交办的任务。 三、注重效率和质量，不断提升自身素质 （一）要加强机关办事效率。一定要养成今日事今日毕，急事急办，特事特办的习惯，不管在什么情况下都不能拖拖拉拉。 （二）要提高工作质量与标准。办公室工作从内部来说面对的是领导、部门和员工，从外部来说面对的是省体育局各处室，其工作和服务质量的好坏不仅影响领导、部门、基层工作的运转，而且影响到企业的形象乃至企业整体的正常运转。因此，我们努力把办公室的每项工作做到又好又快。
关于办公室日常管理的通知
办公室日常管理办法 目的及适应范围 提高工作效率，保持良好的工作环境及氛围，树立良好的公司形象。 本办法适应于公司全体同事。 基本规定 仪表着装 上班时请着装整洁、得体；尽量避免夸张、暴露等不适宜着装行为规范 1.遵守考勤制度，实时实地签到； 2.上班后不私自外出，若有紧急事务处理及时向相关领导申请； 3.办公时间因私会客需和直管领导报备，时间尽量不超过30分钟；因私 打电话尽量简短； 4.上班时间内办公室避免大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天、玩游戏、浏 览与工作无关网站； 办公环境 1.避免将可能影响办公环境与工作无关的物品带入公司； 2.请保持办公环境清爽，个人所属的桌椅、设备、由各使用人自行清洁； 3.午餐请尽量外出就餐，若使用微波炉等设备餐后请收拾整洁；尽量避 免味道过重食品； 4.下班离开办公室前，请关闭机器电源（包括电脑），收好所有资料和文 件，最后离开者请关闭电灯、门、窗、空调等； 公共环境
1.请不要在办公家具上和公共设施上任意写字、刻画、张贴； 2.请不要在办公区域内使用非办公用电器（如电饭锅、电磁炉、电熨斗 等）； 3.请把废纸、废物放入指篓，杯中剩水请倒入指定地点，请不要用饮用 水冲洗杯子； 4.请不要在办公区大声喧哗，有来客请带至会客室或洽谈区； 5.请不要让客人在没有任何员工的陪同下在办公区内走动，?车辆请停至 指定区域，不要随意停放。? 6.爱护公共财物，使用办公设备要严格遵照使用说明操作。? 惩罚措施 人事行政部将不定期对本办法进行检查，并对检查结果上报上级领导。?对检查出的不符合规范的行为，要求予以纠正或整改。? 对违反规定的同事，根据情节轻重分别给予当事人警告、经济处罚、降薪、辞退的处罚。? 在上班时间（公司或办公地点）打架斗殴对当事人予以辞退。? 在公司内互相恶语吵骂，将对当事人每次罚款50元，情节严重 者还将给予行政处分直至辞退的处理。? 工作时间内在电脑上玩游戏或做与工作无关的事情，发现一次 罚款5元。? 其他违规情况第一次违反予以口头警告；第二次违反除警告外， 予以经济处罚20元；第三次违反，予以经济处罚100元，并在 公司内通报批评。?
办公室管理规章制度大全
办公室管理规章制度 第一章总则 第一条为加强公司管理制度，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。 第二章细则 第一条服务规范 1.仪表：公司职员应仪表整洁、大方。 2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。 3.用语：在任何场合应用语规范，使用普通话，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。 4.现场接待：遇有客人进入工作场所应礼貌问、答，热情接待。 5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员用主动代接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话事件太长。 第二条办公秩序 1.工作时间内不应无故离岗、串岗、不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。 2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、
接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。 3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保护工作，保持物品整齐、桌面整洁、整齐。 4.部门、个人专用的设备由部门制定专人和个人定期清洁，公司公共设施则由公司保洁员负责定期的清洁保养工作。 5.发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，职员应立即向办公室报修，以便及时解决问题。 6.吸烟应到规定的区域范围内（如接待室、会客室等），禁止在办公室（办公坐位上吸烟。 7.不准用公司电话打私人电话或信息电话，不准占用本部电话谈论与工作无关的事，除业务有关人员需上网外，其余正常上班时间不得利用本部电脑上网聊天、打游戏。 第三章办公礼仪规范 第一条职员必须仪表端庄、整洁。具体要求如下： 1.头发：职员头发要经常清洗，保持清洁；男性职员头发不宜过长。 2.指甲：职员指甲不能太长，用经常主意修剪；女性职员涂抹指甲油应尽量用淡色。
综合办公室管理方案
综合办公室管理方案 为坚决贯彻落实控股集团“服务、指导、协调、监督”的工作方针，准确把握、全面履行综合办公室的工作职能，更好的衔接和创造性的开展工作，特定如下方案： 一、综合办公室职能 1、负责协助建设集团领导处理公司日常工作。内部各部门之间工作协调。 2、负责公司企业营业执照、资质证书及年审等相关手续办理。 3、人力资源管理：根据国家有关劳动人事的法律法规，相关政策，规范集团公司的人事管理，明确人事管理权限及人事管理程序。 4、行政工作管理。做好内外部各类文件、资料的收发，日常行政文件、文档的撰拟、审核、呈批、发布等工作；负责资料档案（含电子档案、相关技术资料）管理。 5、负责建设集团印鉴、证照、资质等信用文件的管理和使用登记工作，建设集团办公用品的预算、申报、采购、发放等工作。 6、车辆管理。（按安远车辆相关管理规定管理） 7、协助集团财务部监督各工程处对固定资产的清查盘点，由固定资产管理小组实施对下属公司授权范围内的资产处置及执行情况的考核。
8、负责组织做好各职能部门、各工程处绩效考核及考核汇总管理等工作。 二、综合办公室组织架构 综合办公室组织架构为：副主任2人、（固定资产管理员兼文员）1人。 三、综合办公室岗位职责 （一）、综合办公室副主任岗位职责（行政）： 1、协助建设集团领导制定各项规章制度。 2、负责行政文件、文档的撰拟、审核、修改工作。 3、负责建设集团印鉴、证照、资质等信用文件的管理和使用登记及档案资料管理工作。 4、建设集团办公用品、的预算、申报、采购、发放等管理工作。 5、协助领导完成各职能部门、各工程处考核汇总管理等工作。 6、负责监督固定资产管理小组对固定资产的清查盘点，固定资产账务管理等。由固定资产管理小组实施对下属公司授权范围内的资产处置及执行情况的考核。 7、完成领导交办的其他工作。 （二）、综合办公室副主任岗位职责（人事）： 1、根据主管领导的指示，落实人事管理制度； 2、对建设集团人力资源进行综合规划管理；
浅论如何做好办公室行政管理工作
浅论如何做好办公室行政管理工作 摘要：对于一个单位来说，办公室的设置相当于维持机器运转的零部件。单独零部件的运行情况、各个零部件之间的磨合情况，决定了企业这部机器的最终运转情况。为了更好的维持企业的运转，就必须加强对办公室的管理，这时如何做好办公室的行政管理工作就显得尤为重要。常人眼中的行政文员看似只是每天整理整理文件和做一些繁杂的琐事，看起来是一份既体面又容易的工作。但事实并非常人所想、常人所见那样轻松那样完美。行政文员在工作中也有遇到挫折的时候，如何去面对和以什么样的一种态度去面对它显得至关重要。本文结合我在中水七局红星路项目担任办公室行政文员一职的工作经历，来阐述对如何做好办公室行政管理工作的一些看法。 关键词：如何做好；行政管理；工作 一、办公室行政管理工作的内容 办公室行政管理在单位中，由于所处的特殊位置和它的工作性质，决定了众多职能，其中办公室行政管理和服务是它最基本的职能，也是办公室工作的立身之本，是保证一个单位日常工作正常运行的基础。因此，办公室务必明确办公室行政管理和服务的职能要求，优化办公室行政管理体系和工作运行机制，提高管理和服务的能力和水平。企业行政管理人员的主要工作内容包括： 1、做好办公用品及日常用品的采购、发放管理。月末办公室要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备
以备不时之需，收集好各部门的请购计划并根据相关规定核算好价格后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，确保帐物相符。 2、做好各部门基础设备、设施维修管理。办公室负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；各部门对维修质量监督、确认。所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。 3 、做好文件档案的归档管理。据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用、传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。 4 、做好文件资料收发、报送管理。文件资料收发、报送均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类上级单位信息应登记后及时传递给相关部门。 5、做好会议管理。会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作。 6、做好公章管理。公章管理必须严格审批手续，应坚持“先批准、后用章”的原则，使用公章事宜须报单位一把手批准后用章；用章登记，要求用章人员认真填写《用印登记表》，登记内容包括：编号、时间、用章单位或人员、用章事由（或文件名）、文件字号、用章数量等；严格控制将公章带出单位外使用，确因工作需要带出使用时，须经主要领导批准，并由印章专管人员携带外出使用。
精选-办公室管理作业1
办公室管理作业1 (第一、第二章) 一、单项选择题 1．级别高的办公室一般称为(B．办公厅)。 2．中央机关分别采用分理制和综理制设置下属机构，其办公厅(室)属于分理制的是(D．国务院)。 3．办公室的核心功能是(A、塑造出组织文化及价值观)。 4．办公室的本质属性是(C．服务性)。 5．办公室工作的第一要义是(A、服务)。 6．常用办公用品中属于办公文具的是(A、中性笔)。 7．发放办公用品的人员要求是(D．发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品)。8．办公用品库存管理中的再订货量是指(C、判定需要订购新的办公用品的库存余额)。9．正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是(B．名牌和高档)。 10．有权对政府采购合同进行监督和管理的是(A、国家级或省部级财政部门)。 二、判断题 1．任何办公室，都是指的单位里的综合办事机构。(√) 2．省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高。(×) 3．信息调研是办公室的一项具体职能。(√) 4．办公室的工作具有综合性特点。(√) 5．办公室管理要严格按既定条条框框办事，不能引用弹性原理。(×) 6．发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。(×) 7．办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。(√) 8．办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。(×) 9．办公用品的库存管理和监督中，出货卡即是申请领用单。(√) 10．办公设备使用权的获取只能是通过购买。(√) 三、简答题 1．简答办公室的主要特点。 答：（1）辅助性；（2）综合性；（3）服务性。 2．谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。 答：能够正确理解领导的意图，替领导过滤重要的事务；要“参”到点子上，“谋”到关键处，注重谏言技巧；学会把握职场环境的运作方法，一是个性与共性协调统一，二是朦胧与含蓄的工作技巧相结合。 3．简述办公设备使用规范。 (1)必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。 (2)必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。 (3)注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。 (4)未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。 (5)办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至85％，湿度过低时需用加湿器，湿度过高时需用除湿器，并放在距办公设备5米左右的有效影响距离内。 (6)如果办公设备不处于工作状态，应及时切断电源。
办公室工作中的精细化管理
办公室工作中的精细化管理 办公室作为一个管理的中枢部门，承上启下，对公司的内外衔接和正常运转起着重要的作用。办公室作为领导的“身边人”，不仅要提升自身的业务水平和思想认识，也承担着从自身的角度，协助企业经营者拓宽思维空间的重任。如何优化办公环节，如何提高会务水平，提高整体服务能力，如何进一步推动精细化管理，这是一个重要的问题。 一、精细化管理的主要内涵 现代意义上的精细化管理，起源于汽车业届风行的“精益化生产模式”，其内涵是用精益求精的态度和认真细致的方法来控制生产的每道工序、每个环节，从而以最小的投人创造出最大的价值。随着现代社会分工的越来越细和专业化程度的越来越高，一个精细化的工作和管理时代已经来临。新形势下，将企业精细化管理理念融入办公室管理之中，推进办公室从粗放型管理逐步向精细化管理转变，全面提升办公室工作质量和服务效能，是应对新任务、新要求的紧迫任务和有益尝试。 所谓“精细”，就是精密细致之意。在中国传统文化中，有关“精细化”的思想源远流长。宋朝朱熹说道：“言治骨角者，既切之而复磋之；治玉石者，既琢之而复磨之；治之已精，而益求其精也。”其他如荀子的“不积畦步无以至千里，不积小流无以成江海”，韩非子的“千里之堤，溃于蚁穴”等，也均从不同角度阐述了精细化思想的重要作用，精细化管理是源于发达国家的全新管理理念，它是社会分工精细化以及服务质量精细化对现代管理的必然要求，其主要目标是最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本。作为一种管理理念和管理技术，精细化管理通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化和数据化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。精细化管理最基本的特征就是重细节、重过程、重具体、重落实、重质量、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精、力争最佳。 二、运用精细化管理推进办公室工作水平的总体思路 （一）强化精细管理意识，提升专业队伍素质。 思想是行动的先导。培养精细化管理意识，是精细化管理中不可缺少的一部分，能促使工作人员在工作中采用缜密思维，提高工作效率，确保工作成效。精细化管理是一项关系到办公室目标任务能否快捷、高效完成的大事，每位办公室成员都要形成精细做事、精细管理的意识和严谨细致的工作作风，把重视细节作为一种素质、一种修养、一种工作态度，从小事做起，把小事做好，从细微之处见精神、见水平。在办公室工作中，要善于发现细节，把注意力集中到关键点、衔接点、隐藏点和创新点上。要坚持从基础抓起，从“细”上着眼，在“精”上下功夫，在“实”上做文章，真正使每位员工懂得并看到精细化管理所带来的良好效果，确确实实树立起精益求精、严密细致的工作态度，将精细化管理的理念积极融入到各自的日常管理、工作、学习之中。精细化管理最终的解决方案只能
办公室管理制度大全
办公室管理制度大全 为了规范办公室管理,提高工作效率,办公室管理制度就是少不了得公司内部制度,查字典范文大全特意为大家整理了关于办公室管理制度范文得相关材料,希望对您得工作与生活有帮助。 办公室管理制度 第一章管理大纲 为了加强管理,完善各项工作制度,促进公司发展壮大,提高经济效益,根据国家有关法律、法规及公司章程得规定,特制订本管理细则。 第一条公司全体员工必须遵守公司章程,遵守公司得各项规章制度与决定。 第二条公司禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展得事情。 第三条公司通过发挥全体员工得积极性、创造性与提高全体员工得技术、管理、经营水平,不断完善公司得经营、管理体系,实行多种形式得责任制,不断壮大公司实力与提高经济效益。 第四条公司提倡全体员工努力学习业务知识与各种常识,努力提高员工得整体素质与水平,造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精得员工队伍。 第五条公司鼓励员工积极参与公司得决策与管理,鼓励员工发挥才智,提出合理化建议。 第六条公司为员工提供平等得竞争环境与晋升机会;公司推行岗位责任制,实行考勤、考核制度,评先树优,对做出贡献者予以表彰、奖励。 第七条公司提倡求真务实得工作作风,提高工作效率;提倡厉行节约,反对铺张浪费;倡导员工团结互助,同舟共济,发扬集体合作与集体创造精神,增强团体得凝聚力与向心力。 第八条员工必须维护公司纪律,对任何违反公司章程与各项规章制度得行为,都要予以追究。 第二章员工守则 一、遵纪守法,忠于职守,爱岗敬业。 二、维护公司声誉,保护公司利益。 三、服从领导,关心下属,团结互助。
四、爱护公物,勤俭节约,杜绝浪费。 五、不断学习,提高水平,精通业务。 六、积极进取,勇于开拓,求实创新。 第三章行政管理 为完善公司得行政管理机制,建立规范化得行政管理,提高行政管理水平与工作效率,使公司各项行政工作有章可循,照章办事,制定制度。 文印管理规定 一、文印人员按公司规定按时打印公司相关文件。 二、公司禁止私自打印个人资料以及一切与公司无关得资料。如有违反,依据情节轻重给予罚款处理。 三、文印人员应爱护各种设备,节约用纸,降低消耗、费用。对种设备应按规范要求操作、保养,发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。 电脑管理规定 一、办公室人员遵守公司得保密规定,输入电脑得信息属公司机密,未经批准不准向任何人提供、泄露。违者视情节轻重给予处理。 二、办公室人员必须按照要求与规定采集、输入、输出信息,为领导与有关部门决策提供信息资料。( 采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。) 三、信息载体必须安全存放、保管,防止丢失或失效。任何人不得将信息载体带出公司。 四、办公室人员应爱护各种设备,降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。 五、严禁工作期间上网聊天、瞧电影、玩游戏等做各种与工作无关事。如有违犯,发现一次按迟到一次处理,执行迟到相关得罚款制度。 六、电脑室设备应由专业人员操作、使用。禁止非专业人员操作、使用,否则,造成设备损坏得应照价赔偿。 办公用品领用规定 一、公司各部门所需得办公用,由办公室统一购置,各部门按实际需要领用。 二、各部门专用得表格,由各部门制度格式,由办公室统一订制。 三、办公室用品用能用于办公,不得移作她用或私用。
办公室管理(0002)
办公室管理
办公室管理 一目的 为营造干净整洁的办公场所，提高工作效率，塑造良好的公司形象，养成良好的个人习惯，创造良好的企业文化氛围，特制定本制度。 二5S定义 （一）、整理（SEIRI）：工作现场，区别要与不要的东西，只保留有用的东西，撤除不需要的东西，目的是把“空间”腾出来活用； （二）、整顿（SEITON）：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理，目的是不浪费时间找东西； （三）、清扫（SEISO）：将不要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾，无污秽状态，目的是消除"脏污"，保持办公室干净、明亮； （四）、清洁（SEIKETSU）：将前3S实施的做法做到制度化、规范化，维持其成果，目的是通过制度化来维持成果； （五）、素养（SHITSUKDE）：培养文明礼貌习惯，自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯，目的是提升“人的品质”，成为对任何工作都讲究认真的人。 三5S工作的开展 （一）、整理 1. 扔掉废弃物，将不再使用的文件资料或破旧书籍、过期报纸等按要求废弃。
2. 将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中。 3. 将经常使用的文件资料进行分类整理，整齐放于办公桌文件框或抽屉中。 4. 将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类，整齐放于办公桌面或文件框中，做到需要的文件资料能快速找到。 5. 柜顶、沙发，办公椅上禁止摆放任何物品。 （二）、整顿 1. 办公桌、椅、柜等物品放置要规划有序，布局美观。 2. 办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、电话、水杯等物品，要求放置整齐有序。 3. 办公桌挡板、办公椅上禁止搭挂任何物品。 4. 笔、橡皮、尺子、回形针等办公用具整齐放于桌面的笔筒中。 5. 办公桌面、办公桌抽屉内物品应整齐有序、分类放置，没有作废或与工作无关的物品，如抹布、个人物品、报纸等。 6. 报纸、杂志等阅读资料看完后要收起，需要留存的整齐放于文件柜内或报架上。 7. 办公室内电器线路走向规范、美观，电脑线不凌乱。
办公室日常管理制度(全)
办公室日常管理制度 第一章总则 办公场所是员工从事经营管理的劳动场所，公司努力创造一个安全、舒适、健康的办公环境，员工应自觉维护良好的办公环境。 第二章员工行为规范 第一条职业道德 忠诚、正派、守纪、勤勉、尽职、敬业。 第二条形象规范 (一)着装、举止 1.着装：整洁、大方、得体 1)员工衣着应当合乎企业形象及部门形象，原则上员工 穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落，服装 正规、整洁、完好、协调、悦目。 2)着装最好上下相配、平整，符合时节。 3)女员工可化淡妆，工作时间不能当众化妆，勿戴过多 饰品；领口过低、裙、裤过短的服装禁止穿着。 4)鞋、袜保持干净、卫生，在工作场所不赤脚、不穿拖 鞋。 2.举止：文雅、礼貌、精神
1)遵守考勤制度，准时上班、下班，不迟到、早退。病 假、事假需及时申请或通知本部门负责人，填报请假 单。 2)上班时间保持良好的精神状态，精力充沛，精神饱满， 乐观进取。 3)对待上司要尊重，对待同事要热情，处理工作保持头 脑冷静，提倡微笑待人，微笑服务。 4)开诚布公，坦诚待人，平等尊重，团结协作，不将个 人喜好带进工作中，不拉帮结派、党同伐异。 5)热情接待每一位客人，不以貌取人，不盛气凌人，与 客人约见要准时，如另有客人来访需等待时，应主动 端茶道歉。 6)保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫他人。 7)出入会议室或上司办公室，主动敲门示意，进入房间 随手关门。 第三条语言规范 1.会话：亲切、诚恳、谦虚 1)语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和、语意 明确言简。 2)与他人交谈，要专心致志，面带微笑，不能心不在 焉，反应冷漠。 3)严禁说脏话、忌语，使用文明用语。
办公室管理知识整理
办公室管理知识整理
办公室管理 教学大纲 PART 1: 办公室管理的基本范畴与理论 PART 2: 办公室人员与管理优化 PART 3: 事务篇——办公室日常事务管理PART 4: 业务篇——办公室行政业务管理PART 5: 自动化篇——办公室管理的自动化 PART 1: 办公室管理的基本范畴与理论·办公室 一、办公室的概念——什么是办公室？ 二、办公室的地位和作用——为什么要学习或研究办公室？ 三、办公室的性质 四、办公室的职能——办公室通常能做些什么？ 五、办公室工作及其特点 ·办公室管理 六、办公室管理的概念 七、办公室管理的内容 八、办公室管理的目标
一、办公室的概念 1.办公室的内涵 办公室是党政机关、社会团体和企事业单位内办理行政性事务的综合部门，直接协助上司、领导综合办理行政事务和辅助管理。 2.办公室的历史渊源 时代称谓功能 原始社会末奴隶社会初男“祝”；女“巫”为酋长传达上 天的旨意；将卜 辞刻在甲骨上 殷商后期、西周史官起草诏令、草拟 文件 秦御史大夫与太尉府、丞相 府一起合称中 央三大机构 汉尚书省略 隋尚书、中书、门 下三省 略 清（康熙）内阁略 国民政府秘书处、政务厅略 3.办公室的当前类型
二、办公室的地位和作用 文字表述图示表述 中心· 枢纽 窗口 三、办公室的性质 ●综合性——工作内容 ●服务性——工作宗旨 四、办公室的职能 提供信息、建议和材料P5 职能 简称 具体内容注意事项 参与政务直接为领导决策和决 策的贯彻实施服务，主 要是为领导提建议、拟 方案 态度积极，同时需 要适度恰当 办理事务协助领导处理日常行 政业务工作 重督办、催办，而 忌包办、代办 搞好服务为领导、部门、基层和 职工服务 服务对象是多元 的，而非单一的 讨论： 1.办公室工作职能与秘书工作职能的差异
关于办公室5S管理的规定
关于办公室5S管理的规定 为营造干净整洁的办公场所，提高工作效率，塑造良好的服务形象，特制定本规定。本规定具体内容如下： 一、办公室5S管理——桌面及抽屉物品摆放管理 1、办公文件资料、票据不能散乱放置于办公桌上，应分类放进文件夹或文件盒中。 2、经常使用的文件夹、文件盒不能在办公桌上重叠堆积，应进行分类编号整齐存放在文件筐（栏）中；不经常使用的文件夹、文件盒应进行分类、整齐存放于文件柜或抽屉中。 3、从文件夹、抽屉或文件柜中取用的资料用完后及时返还至原位置。 4技术人员，根据工程工具（或器具）使用频率的不同，分类标记、存放在某一固定位置以方 便找寻。 5、办公用品如笔、计算器、橡皮、订书器、笔筒、电话机等，应放在办公桌右上角或放于第一层抽屉，不能散乱于办公桌上，取用后放回原位。 6办公桌面可放置电脑、正在使用的资料，文件筐、台历、电话、茶杯等办公必备用品，要求摆放整齐；衣服、围巾、包等私人物品不能放置于办公桌面。 7、个人及客户名片、笔、眼镜等小物品，整齐分类存放在抽屉；正在使用的文件资料及需要保密的资料资料应放在抽屉当中；小件私人物品应放在抽屉当中。 二、办公室5S管理一一办公区域工作纪律管理 1、个人办公电脑由个人负责管理使用。操作时必须按照电脑规程进行，不得更改网络设置，不得私自安装使用各种软件，不得私自拆卸电脑，不得访问非法和不健康网站。 2、公司电话为方便与外界沟通、处理公务专用；打业务电话把握好语速、音量，控制通话时间，尽量不要影响其他同事的正常工作；严禁擅自用公司电话打私人电话。 3、为保证办公正常运转，维持办公区域工作秩序，未经允许不得擅自改动或移动电源、终端服务器等，不得私自调换窗口，不得随意改变各项办公设施的摆放布局。 4、人为造成办公设施损坏的，有个人或部门按原价赔偿，坚持“谁使用，谁负责保管；谁损坏, 谁负责赔偿”的原则。 5、员工在上班时间要集中精力完成本职工作，严禁做与工作无关的事：如上班时间接待亲朋好 友、与业务无关的客人；看与工作无关的书籍和报纸；上网玩游戏、聊天、闲谈、睡觉等。下 班后除确实须完成工作，如无其他加班任务，员工同样不应逗留公司做与工作无关事情。 6节约使用纸张，对内存档或传阅的文件应充分利用纸张，内部非正式资料打印或复印提倡使用二次纸张。
公司日常办公室管理制度全完整篇.doc
公司日常办公室管理制度全1 第一章管理大纲 为了加强管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本管理细则。 第一条公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。 第二条公司禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。 第三条公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平，不断完善公司的经营、管 理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和 提高经济效益。 第四条公司提倡全体员工努力学习时尚知识和管理营销常识，努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作 风硬、业务强、服务水平优秀的员工队伍。 第五条公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。 第六条公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会，公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出
贡献者予以表彰、奖励。 第七条公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉 行节约，反对铺张浪费;倡导员工团结互助，同舟共济， 发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向 心力。 第八条员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。 第二章员工守则 一、遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业。 二、服从领导，关心下属，团结互助。 三、爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费。 四、勤于学习，注重沟通，精通业务。 五、积极进取，勇于开拓，求实创新。 六、诚实守信，敬职爱岗，勇于承担工作责任。 第三章服务规范 一、服务礼仪：仪表整洁、姿态标准。 二、微笑服务：笑容和蔼、亲切礼貌。
办公室管理制度(经典版)
办公室管理制度大全 为了规范办公室管理，提高工作效率，办公室管理制度是少不了的公司内部制度，查字典范文大全特意为大家整理了关于办公室管理制度范文的相关材料，希望对您的工作和生活有帮助。 办公室管理制度 第一章管理大纲 为了加强管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本管理细则。 第一条公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。 第二条公司禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。 第三条公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。 第四条公司提倡全体员工努力学习业务知识和各种常识，努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。 第五条公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。 第六条公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会;公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。 第七条公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率;提倡厉行节约，反对铺张浪费;倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。 第八条员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。 第二章员工守则 一、遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业。 二、维护公司声誉，保护公司利益。 三、服从领导，关心下属，团结互助。 四、爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费。 五、不断学习，提高水平，精通业务。
(完整版)办公室管理全案例
《办公室管理》案例分析 案例一 某公司经理某一天收到一封非常无理的信，是一位与公司交往较深的代理商写来的。经理怒气冲冲要求秘书记录自己的口授回：“。。。我没有想到会收到你这样的来信，虽然我们之间已经有那么长时间的往来，但事已至此，我不得不中止我们之间的一切交易和来往，并且按照惯例，我要将这件事公之于众！。。。” 这是信件的大致内容，经理要求秘书立即将信件打印寄走。 对于秘书，有以下四种行为： A．“是，好的”然后回到办公室将信件打印寄走。 B．如果将信件寄走对公司和经理本人都非常不利。秘书想到自己是经理的助手，有责任提醒经理，因此，为了公司的利益，哪怕得罪了经理也值得，于是秘书对经理这样说：“经理，这封信不能发，把它撕了算了！” C．秘书不仅没有退下去打印，反而前进了一步，提出忠告：“经理，请您冷静一点！给对方回一封这样的信，后果会是什么呢？在这件事情上，我们难道就没有应该反省的地方吗？” D．当天快下班的时候，秘书将打印出的信递给已经心平气和的经理：“经理，可以把这封信寄走吗？” 作为秘书，你认为以上行为，哪一种正确？为什么？请阐述分析理由。 分析及要点： ①最优答案为D②分析：A行为对于经理的忠实、坚决。作为秘书也确实应具备这样的品质，但仅仅具备“忠实和坚决”，对一位秘书而言是远远不够的，如果仅仅这样，仍是一种失职行为。B行为是从整个公司的整体利益出发，对于迷失而言，这种富于自我牺牲的精神是难能可贵的，但是它和C行为一样超越了秘书的工作角色，所以是不可取得。C行为从经理的助手角度考虑是可取的，但是，从秘书的职责考虑，无论如何秘书都不应该干预上司的最后决策，否则是越权行为。D行为是最合理的行为。因为，经理和正常人一样，也有情绪波动，不能控制的时候，但当他情绪稳定下来以后就会进行自我反省。这个时候秘书征求意见，实际上是给经理一次重新决策的机会；作为公司领导，经理有自己思考问题的角度和方式，他必须权衡与各方关系的利益；总之，作为经理的秘书，在没有弄明白经理的真实感情之前，你即不是政策的制定者，也不是最后的决策人。 案例二 秘书A小姐与它男朋友B供职于同一家公司，他们两个准备在第二年春暖花开的时节结婚，但他们的关系至今公司内部无人知晓，不过他们准备在年底在公司公开关系。 但是这个时候，A小姐在出席公司的董事会讨论人事问题时，听到会议内容：最近海南的C病的很厉害，那边的经理申请总公司立刻派人接替C的工作，因为董事会考虑到B还没有结婚，决定派B在月底前立刻赴海南接任C的职务。按照公司惯例，职员到外地复职，时间最短一年，而且期间不得回家探亲。 请问A小姐是否应该把董事会上听到消息透漏给它的男朋友B先生呢？因为不仅明年的婚期有可能耽误，而且即使结婚也得忍受两地分居的煎熬。 分析及要点： 答案当然是不能泄露给B先生。原因是人事问题对于一般职员来说，是一个非常敏感的话题，B先生属于一般职员，A小姐属于高级秘书，对于秘书最基本的素质是坚守秘书职责（责任感、可靠性、忠于职守），秘书最基本的素质不应该仅仅表现在口头上，更重要的是在实践中去实践，在关键时刻能坚守。 案例三 秘书A曾经于数周前多次向其上司转达P先生打来的电话，但每次得到的回答都是：“这事我不好出面，请转给营业部主管。”于是当本周P先生再次打来电话时，秘书A直接把电话转给了营业部主管。但事后，秘书却被上司叫去，询问有关P先生的事情，当时上司怒气冲冲的问到：“P先生没有给我打过电话过来吗？” 请问你该怎么处理这个问题？ 分析及要点：
浅谈如何做好办公室管理工作.
浅谈如何做好办公室管理工作 办公室是公司决策参谋部、工作督查部、形象展示部和后勤保障部,是公司的“中枢”、“耳目”和“窗口”,具有上传下达、管理服务、综合协调、监督指导、参谋咨询等多项职能。办公室工作的好坏直接关系到公司工作效能的高低、管理水平的优劣和全年目标任务的完成与否,直接影响到公司的对外形象。办公室工作既有规律性,也需要不断优化、创新,追求进步。在公司快速发展的今天,办公室工作也应该顺应变化,不断完善和提升。 一、更新观念,不断实现办公室工作的新转变 办公室工作的管理创新不仅仅是管理方式的创新,更重要是管理理念和管理过程的创新,是办公室工作管理创新的核心,也是提高执行力的有效途径。 一是要把工作重心由管理事务为主导向参与政务为主导转变。办公室是公司的综合协调部门,是领导指挥全局的中枢,是联系上下、沟通左右的纽带,是贯彻落实领导决策、意图的核心力量。办公室的这一性质决定着政务服务是主导的,事务管理是从属的。必须创新工作思路,把工作的重心转变到为领导决策参谋服务上,把大量的精力、精干的力量 放在贯彻落实领导决策和意图上,即协助领导的决策,包括协助领导调查研究、综合分析、参谋决策、落实意图、督察督办等,逐步实现从一个传统的事务管理部门向一个以辅助决策为主的参谋机构演变。 二是要把工作方式由被动承担任务向主动思考转变。规定完成的任务就去做,领导交办的工作就去完成的被动承担任务式的服务,远远跟不上时代的步伐、达不到领导的要求。在公司加快发展的时期,办公室工作必须彻底抛弃事情等待领导布臵、工作等待领导安排的被动服务理念,树立主动作为的服务理念,积极调查研究,揣摩领导意图,对事关全局性的问题和领导关注的事情要超前思考、提前介入、预先谋划,做到比领导想在先、做在前、“快半拍”,时刻把握工作的主动权,主动为领导排忧解难。
公司办公室管理制度范本大全(同名127)
公司办公室管理制度范本大全 第一章总则 一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。 二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。 三、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。 四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。 第二章职责范围 一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。 二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。 三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、
会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。 四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。 五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。 六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。 七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。 第三章工作规范 一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。 二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。 第四章办公室事务管理 一、文书管理制度
4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。第二条制度规范 1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。 2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。 4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。 5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。 6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履
《办公室管理》教案
《办公室管理》教案 第一章办公室实务概述 教学目的：了解办公室管理含义，掌握办公室事务管理特征，以及我国文秘工作，国际文秘人员工作，我国外资企业与合资企业办公室实务内容。 教学重点：办公室的职能，办公室实务，主要办公器械的使用权，办公用品的准备，办公室和接待的管理教学难点：办公室的职能，办公室实务，办公室和接待的管理 教学方法：讲授法 教学过程： （一）、办公室实务概述 1、办公室的含义与职能 （1）办公室的含义 第一、泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等。 第二、是指某一类职业人员的办公场所。 第三、党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。 第四、某种专门的独立的工作机构。 （2）办公室的职能与特征 办公室工作具有两大职能：政务服务（主要是中高级文秘人员的工作）和事物管理（就是为确保有效、快捷的政务服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分）。 特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性 2、办公室实务的范围和内容 办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。 我国办公室实务的主要内容 国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容 我国外资、合资企业办公实务主要的内容 3、办公室环境的布置和管理 （1）办公室环境布置的目的
第一、创造舒适而又工作效率高的环境 第二、塑造组织形象 第三、建立挡驾制度 第四、有利于保密工作 （2）办公室环境布置的内容与要求 （3）办公室的整理 4、办公器械的使用 信息社会的办公器械 传真机的使用 复印机的使用 录音机的使用 投影机的使用 5、办公用品的准备 熟悉本单位本部门办公用品的准备的种类 订购和储备办公用品 6、办公室零用现金管理 建立零星收支基金 用零用现金付账 补充基金 严格认真对待零用现金的管理 课后练习：1、什么是办公室管理？ 2、办公室管理的职能有哪些？ 3、办公室事务管理有哪些特征？ 4、我国的文秘工作有哪些内容？ 课后作业：同上 小结：通过本次教学，大部分同学都能灵活掌握。 第二章文员实务
如何做好办公室管理工作
如何做好办公室管理工作 多年的行政工作经历告诉我，办公室主任并不是个轻松的岗位,它担负着公司内外关系协调、行政事务、后勤保障、环境卫生、治安保卫、员工及车辆管理等诸多事物。除了要求具有丰富的管理经验外，还要有扎实肯干、任劳任怨的工作态度，聪慧博学、思维敏捷的头脑，二者缺一不可。要想把办公室工作做好,我个人认为应该在一下几个方面加以努力: 一、加强办公室的日常管理工作 作为办公室的负责人，应该清醒地认识到，办公室是总经理直接领导下的综合管理机构，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，是推动各项工作朝着既定目标前进的中心。办公室的工作千头万绪，事物督办、文件起草、资料调研、文书处理、档案管理、考勤管理、文件批转、会议安排、迎来送往及用车管理等等。面对繁杂琐碎的大量事务性工作，应自我强化工作意识，加快工作节奏，提高工作效率，冷静处理各项事务，力求快速、周全、准确、适度，避免疏漏和差错. 二、认真做好公司的文字性工作 草拟和管理公司综合性文件，是办公室的重要工作之一，作为办公室负责人，平时就要组织好办公会议的记录、整理和会议纪要提炼等工作，认真做好公司有关文件的收发、登记、分递、文印和督办工作.公司所有的文件、审批表、协议书、图纸、图集
等要整理归档入册，要设专人负责，并定期检查。配合公司领导在制订各项规章制度的基础上要不断的加以补充和完善。及时传达贯彻公司有关会议、文件、批示精神，确保公司各项工作的顺利进行。 三、加强自身学习，提高业务水平 作为办公室负责人，在加强自身学习方面不能掉以轻心，要不断的向书本学习、向周围的领导和同事们学习。房地产行业有句老话：“不怕你不懂，就怕你不学。”只要平时不间断的学习，每天进步一点点，经验才会不断的积累，业务素质才会不断提高。要在组织管理能力、综合分析能力、协调办事能力和文字言语表达能力等方面不断提升自己，这样才能从容地处理日常工作中出现的各类问题，才能保证本岗位各项工作的正常运行。 四、把公司人事、福利、劳资管理制度落到实处 认真组织落实公司的劳动、人事、工资管理和员工的考勤控制、及监督工作，根据人事管理制度，认真与聘用员工签订劳动合同，按照有关规定，到劳动管理部门办好缴纳社保（养老保险、失业保险、医疗保险）的各项手续。切实抓好公司的福利工作，按照预算审批制度，组织落实公司办公设施、劳保福利等商品的采购、调配和实物管理工作。体现公司的人性化和规范性，解决好员工的后顾之忧，使他们都能在各自的岗位上安心工作。五、立足本职、求真务实、当好公司“内管家”。 办公室工作头绪多、婆婆多、服务对象多、方方面面应酬多、