会议管理制度

会议管理制度

标准化文件发布号：（9312-EUATWW-MWUB-WUNN-INNUL-DQQTY-

议管理制度

第一章目的

根据公司现状和发展需要，为规范集团公司会议的组织召开，提高工作效率，降低成本，及时、有效地解决问题；做到信息、知识、管理经验共享，特制订本制度。

第二章定义

所谓会议，是管理的一种工具和手段，是指围绕一个或多个需要解决的问题，围绕管理找出主题，会议的组织者和与会者按照既定会议程序和流程进行思想或信息的交流，确定解决问题的工具和方法，将任务或职责落实到人和完成的时间及质量要求，形成会议决议，最终使问题得以圆满解决。

第三章会议分类

根据会议讨论内容、参会人员的覆盖面、重要程度会议分为：公司级会议、专业专题会议、部门会议等三级会议。根据会议的计划性，三级会议又向下细分为固定会议和临时会议。

公司级会议：

项目管理会、月度/季度/年度计划及总结会、职工代表大会、年度工作总结表彰会、销售生产计划会、财务成本分析会、经营分析会等。

除项目管理会按照事前、事中、事后召开会议外，其余会议都是一事一议。例:项目管理会程序：

①事前：召开立项启动会

目的：论证该项目相关的制度、流程、排程、分工、甘特图等的合理性。

②事中：召开项目协调会

目的：工程中遇到的问题、变更申请、隐蔽工程论证、验收申请等。

③事后：召开项目总结会

目的：工程中的数据分析、成果分析、预算与决算的差距分析、优缺点及经验总结等。

3.1.1固定会议，包括：

月度/季度/年度计划及总结会、职工代表大会、年度工作总结表彰会、销售生产计划会、财务成本分析会、经营分析会等。

3.1.2临时会议，包括：

项目管理会、政府机关或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会、调研会等），一律由助理室受理安排，有关业务对口部门协作做好会务工作。

专业专题会议：

合同评审会、方案图纸交底会、生产/销售/技术评审会、质量体系内部审核会、设备管理例会、周试用期总结、三单管理会等职能部门组织的专业会议等。

3.2.1固定会议，包括：

生产/销售/技术评审会、质量体系内部审核会、设备管理例会、周试用期总结等

3.2.2临时会议，即董事长或总裁因工作需要，临时安排的会议，包括：

合同评审会、方案图纸交底会等

部门会议：

部门办公例会、早会、晚会、部门安全会议、新员工入职培训会议，由部门分管领导负责组织召开。

3.3.1固定会议，包括：

部门办公例会、早会、部门安全会议等

3.3.2临时会议，包括：

新员工入职培训会议、上级领导临时布置工作的传达会议等

有些没有必要开的会议可用报表的形式汇报，不必单独开会讨论，或通过OA 网在网上讨论，用其他方式解决实际问题；必须召开的会议，要短而有效，开小会、短会，控制时长，提高参会人员的工时利用率，节约会议成本。

第四章职责分工

助理室负责全公司所有会议的管理，包括本制度的修订和完善、会议的时间安排。集团办负责会议室内部设施的维护和完善，如出现以下问题：1地面脱了未干，桌子擦完之后有水渍2开会时，灯不亮或者发暗等，给予集团办考核减分处理。

1、助理室负责会议的安排、跟进，流程的制定，会议纪要的上报、上报之

后的批示及会议纪要内决议完成情况的跟进等。助理室负责初步审核会议纪要内容，如出现以下问题未及时审核出：1上报程序错误，本人发送至助理室上报的且助理室上报上去的2会议纪要出现错别字、条理化不清晰、出现时间错误等3会议纪要框架结构不完善，没有结论或总结，给于助理室相关责任人考核减分。

2、公司各部门、各分厂负责会议的申请、组织，以及《会议纪要》的上报

和会议决议的执行。公司各部门、各分厂负责会议的申请、组织，以及《会议纪要》的上报和会议决议的执行,助理室根据具体情况对相关责任人给于减分处理。

3、信息部负责确保会议室内的电脑、投影仪、网络等的正常使用。信息部

负责确保会议室内的电脑、投影仪、网络等的正常使用，定期对会议室内的

电脑、投影仪、网络进行维护，如出现电脑、投影仪、网络无法正常使用的，给于信息部相关责任人考核减分处理。

第五章会议申请及安排

各分厂、各部门需要申请开会的必须于前一天的下午16点之前按照会议申请的流程上报会议申请（会议申请的流程为新建一个工作流，再填写必要的内容,如：注明会议时间、会议主题、参会人员等，然后上报本部门领导、总监批准后转至助理室）。

各部门必须按照会议流程申请会议，无特殊情况（如总监、部门负责人请假，应及时通知）且不按照流程直接上报会议申请至助理室的，助理室有权将其退回不予安排并说明退回原因，由此造成的损失由本部门负责。

助理室根据各部门所申请会议的紧急程度，填写《会议日程安排表》，注明会议申请部门、会议时间、会议主题及会议地点等，于每日下班前电子版形式报董事长审批,董事长临时安排的会议除外。

《会议日程安排表》经董事长批准同意后，会议秘书先在助理室白版中填写当日的会议排程，再通过OA和电话两种方式通知各部门的会议申请人，各部门则根据会议通知按时组织相关职能部门召开会议，未在规定时间组织会议造成会议的延时，给于相应考核。

第六章会议时间控制

会议分固定会议和临时会议两种：

固定会议时间按照《集团公司级会议、专业专题会议、部门会议明细表明细表》的“会议时长”执行。

临时会议按以下时间执行：

10人以内参加的会议，时间不超过1小时；

20人以内参加的会议，时间不超过2小时；

20人以上参加的会议，时间不能超过3小时。

如不按照制度时间完成会议，超出的时间损失，由会议组织部门承担。

第七章会议流程

按照会前、会中、会后三个时间段进行管理。

组织会议加分规定：组织会议者如能在规定时间将会以组织起来且内容准备充分，对于会议时间能合理的把控的、或提前结束会议的，给予组织会议者额外加分处理

会前准备工作

7.1.1 组织部门负责会议内容纲要的整理，并于会议召开前1天通知相关参会人员会议议程。

会议通知一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料等作特别说明的会议，应通过OA形式进行通知。

会议组织部门必须在会议召开前10分钟，到会议室将所准备的资料拷贝到电脑上，测试电脑、投影仪、网络是否能正常使用，如不能正常使用的，及时告知信息部进行维修以保证会议的正常进行。

会中工作

7.2.1会议主持人宣布本次会议应到多少人，实到多少人，请假多少人，请假由谁替会，缺勤多少人，缺勤原因，没请假的结算等。

7.2.2会议主持人宣布本次会议主题：

①存在什么问题，进行汇报，即人的问题、设备的问题、原材料的问题、制度流程的问题、工具问题、相关部门配合问题等。

②组织部门要有解决的问题的措施、方案等，最少要出2-3个方案，要有数据、依据等。

7.2.3参会人员提出问题及建议，同意哪个方案，方案中尚存在哪些问题，原因和依据。

7.2.4主持人说明参会人员所提的问题是否采纳，未采纳的原因。

7.2.5董事长对会议过程中的事项进行点评。

7.2.6会议主持人宣布本次会议的决议。

7.2.7会议组织部门负责会议时间控制，按时开始会议、按时结束会议。

7.2.8会议组织部门控制会议事先制定的议程，避免跑题。

会后工作

7.3.1会议组织部门的记录人负责编制并上报《会议纪要》，上报时间要求如下：

①当日上午召开的会议，下午下班之前必须上报；

②当日下午召开的会议，次日上午11点半之前必须上报助理室，如必须在当日下午上报的且在下班之后上报的必须电话通知助理室，如未通知的，且未及时上报董事长审批的，给与相关责任人考核-20分；

③星期六、星期日召开的会议，会议纪要必须当日上报,上报后需电话通知助理室，未电话通知导致会议纪要延误上报的，给予上报人考核每迟报一日-20分；

《会议纪要》应详细填写以下内容：

①会议召开的时间和地点

②会议的名称及主题

③与会人员名单及出席情况

④会中形成的会议决议

⑤与会人员的发言记录及评价（会议纪要必须如实完整记录董事长及与会人员的发言情况及发言情况的评价级别，不得编造、省略会议内容、发言情况）考核：会议纪要编写完成之后必须上报至部门负责人、总监处进行审核后上报至助理室，其他人上报得会议纪要，助理室不予上报并退回至上报者手中，并说明原因，如果上报会议纪要内容存在胡编乱造、省略内容、评价不实的，总监未审核出问题，给予总监、部门负责人考核-50分。

《会议纪要》审核上报

①《会议纪要》编写完成后发给部门负责人审核，后用公司OA系统发给各参会人员审核，征求意见，若1小时内未提出异议的，视为同意本《纪要》，由部门负责人将纪要发给助理上报。

②《会议纪要》中董事长发言条数如果出现缺漏，给于起草人考核减分处理，并责令其当日完善整改上报第二稿

《会议纪要》的落实、跟进

①《会议纪要》一经董事长批准，会议组织部门必须根据《会议纪要》中确定的工作落实、执行、跟进、反馈，涉及到第三方的工作由组织部门将《会议纪要》发给对方并跟进其实施进度。

②助理室负责跟进《会议纪要》的上报及各部门对“会议决议”的执行情况。《会议纪要》未完成工作的结算

①对于未在规定时间内完成工作的，由会议组织部门对责任人进行考核；若会议组织部门不考核不跟进，助理室将对会议组织者进行考核；

第八章会议评价

对参会人员评价

8.1.1会议组织部门有权对迟到、早退或旷会的参会人员进行结算。会议组织部门根据参会人员的发言及采纳情况进行评价评级。

评价标准如下表：

会议过程中，参与者如果提出对方案具有建设性的合理化建议，视对该项目的贡献程度（按照实际为公司节约的成本及增加的效益），给予相关提出者适当的加分，依据“贡献多，加分多”的原则处理。

第九章会议纪律及考核

会议申请人每天下午16:00前将会议申请发到助理室，由助理室统一安排报董事长审批，逾期未上报会议申请的，助理室不予安排，由此造成的损失由本部门负责，未申请会但私自开会的，对会议组织者一次性减20分，影响其他会议召开的一次性减50分。

所有参会人员必须自觉遵守和维护会议纪律（含现场会），不得无故迟到、早退、旷会，如有以上现象发生，迟到1-10分钟减20分；迟到10分钟以上按旷会处理；早退一次性减20分钟，旷会一次性减50分。

所有参会人员在会议期间自觉将手机关机或调成震动/无声状态，如有特殊原因，在不影响会议正常召开的情况下可以离开会议室接听，否则手机每响一次从积分中减20分/人次；

会议组织者提前半天在微信群中通知开会人员开会，若没有通知到参会人员的按每人次减20分

若会议组织人员通知到参会人员，但参会人员未在规定时间参加会议的，给予迟到者或未到者以及组织者考核每拖延半小时-20分，并给予到及时到会者每人加20分，若因公司工作临时调整,或有重要接待活动等不可抗力原因，会议召开时间由助理室顺延安排，组织部门不承担责任。

会议纪要没能在制度时间内整理好、上报的，给予责任人-50分/次的考核。

会议纪要由会议记录人整理完成后发给会议主持人审核，并由会议主持人发给助理上报，若有记录人上报者，给予会议主持人-20分/次的考核；

会议记录人应如实记录会议纪要的内容，且做出真实的评价，如果发现与会人员的与会议过程中做出的评价不相符，或者胡乱编造评价等级等行为，给与会议记录人考核-50分。

各部门总监应严格把好各部门的会议纪要的上报的关卡，如果发现部门负责人未对会议纪要内容进行审核，且出现问题，给予其考核-50分。

组织部门和助理室同时对会议布置的工作落实、督办、反馈，若反馈不及时，影响日常工作进展的，按给公司造成的一切损失进行“四不放过”处理。

第十章客户来访的相关规定

1、各部门、各分厂要接待客户（如设计院、供应商等）必须再来访的提前一日上报接待方案（包括来访单位、来访人员姓名和职务、来访时间、离开时间、人数、参加接待人员、接待地点、客户情况介绍、客户来访目的、具体会谈内容、要达到什么样的会谈目标、具体的日程安排、会谈纪要的记录编写安排、费用统计包括等等）。

2、客户前来洽谈的过程中必须要有董事长参加，董事长另有安排的除外。

3、会谈结束后必须按照《会议纪要的上报管理规定》上报会谈纪要，如未在规定时间上报会议纪要的应做出书面的原因解释上报；未在规定时间上报且无故不上报者，给予相关责任人考核-20分。

4、接待客户必须按照会议申请流程申请会议室接待客户，如果未按会议申请流程，且当日助理室安排不开，由此造成的损失由接待部门承担并给与相关责任人考核-20分。

第十一章附则

本制度由集团办负责解释。

本制度自发布之日起执行。