PPT使用的十个好招

PPT使用的十个好招

很多人将PowerPoint 推崇为有价值的强大商业工具，但是也有一部分人认为它是实现有效互动的障碍，会搅乱、歪曲甚至毁掉沟通。

其实，任何关于PowerPoint 优劣的讨论只是说明了利用此程序胜人一筹的重要性。这里有10 种使用PowerPoint 的方法，能够让您对于PPT的使用更加出色。

1.采用强有力的材料支持您的演示。

在某种程度上，PowerPoint 的易用性可以成为它最致命的弱点。虽然利用它可以轻松创建引人注目的幻灯片和图形，但你要知道PowerPoint 并非独立存在。观众前来并不只是为了观看屏幕上显示的影像，更多的是为了聆听您的演说。你要构建一组强有力的PowerPoint 程序，但也应确保你口头评论同样引人入胜。“PowerPoint 不负责演示，只负责制作幻灯片，”弗吉尼亚中洛锡安Audience First（一家提供演示培训的公司）总裁Matt Thornhill 说。“切记你建幻灯片的目的是支持口头演示。”

2.简单化。

我们可能都曾见过演讲者在PowerPoint 和其他演示中似乎准备充分胸有成竹的情形。毕竟，他引以为傲的明显只是各个功能、特殊效果以及其他可用的小技巧。其实最有效的PowerPoint 很简单，只需要易于理解的图表和反映演讲内容的图形。权威人士建议每行不超过五个字，每张幻灯片不超过5 行。“不要用太多的文字和图形破坏演示，”，你细设想下：“您真的需要在屏幕上显示出一切吗？”

3.最小化幻灯片数量。

PowerPoint 魅力在于能够以简明的方式传达观点和支持演讲者的评论。通过大量的数字和统计信息很难做到这点。对于这方面，最有效的PowerPoint 展示绝不会用太多的图形和数字把观众淹没。取而代之的是，将这些图形和数字留在演示结尾分发的讲义中，以便观众彻底消化演示内容。如果你强调PowerPoint 中的某处统计信息，可以考虑采用图表或影像来传达。“例如，有一次谈到老年性痴呆症病人数量庞大时，我使用了一副老年妇女的照片，而不是仅仅在屏幕上列出相关数字。”

4.不要照念PowerPoint。

仅仅为观众照念可见的演示是PowerPoint 用户最常见也最不好的习惯。这样说来，演讲者简直就是多余的，毫无存在的必要。不仅如此，即使是最具视觉吸引力的演示也会因此变得索然无味。PowerPoint 与扩充性和讨论性的口头

评论搭配才能达到最佳效果，而不是照念屏幕上的内容。“即便使用PowerPoint，你与观众保持视线接触，”康涅狄格州Prescott Group 沟通咨询公司的Roberta Prescott 说。“观众们并不是来看您后脑勺的。”

5.安排评论时间。

另一个潜在的不良习惯是演讲者在一张新PowerPoint 幻灯片出现时就立即开始评论。那只会分散观众的注意力。恰当编排的PowerPoint 程序在展示新幻灯片时，先会给观众阅读和理解的机会，然后才会加以评论，拓展并增补屏幕内容。“这是个时间安排的问题，” “永远不要在幻灯片一开始就评论。”

6.要有一定的间歇。

再次说明，PowerPoint 是口头评语最有效的视觉搭配。经验丰富的PowerPoint 用户会不失时机地将屏幕转为空白。那不仅能带给观众视觉上的休息，还能有效地将注意力集中到更需要口头强调的内容中，例如分组讨论或问答环节。

7.使用鲜明的颜色。

文字、图表和背景颜色的强烈反差在传达信息和情感方面均非常有效。

8.导入其他影像和图表。

不要把演示限制在PowerPoint 提供的范围内。使用外部影像和图表（包括视频）能增强多样性和视觉吸引力。“我通常会在演示中加入一两个很短的视频剪辑，”纽约技术顾问Ramon Ray 说。“这有助于制造幽默效果、传达信息和减轻拥堵感。”

9.在演示结尾分发讲义，而不是在演示过程中。

这里可能有人会向我表示异议。可是没人希望对着一群忙于阅读评论总结的观众演讲。除非规定观众在你示时要对照讲义，否则请您演示完再分发讲义。

10.演示前要严格编辑。

永远不要忽视观众的看法。一旦您完成PowerPoint 幻灯片草稿，在复查时你以假设自己只是一名观众。如果发现不吸引人、跑题或令人疑惑的内容，要严格进行编辑。这是完善你总体演示的好机会。