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材料采购样品封样管理制度(修改稿)

为了进一步规范公司各类材料采购样品封样管理工作,确保工程的进度和质量达到设计要求,明确各处室的管理职责,特制定本制度。

一、适用范围

本制度适用于公司及下属各项目所需的各类材料采购样品封样管理工作,实行材料采购样品封样的材料包括结构材料、装饰材料、专用材料、安装材料等以及其他经审批必须封样的材料(具体封样材料详见附件1:建筑材料采购封样明细表)。

二、管理职责

(一)材料处职责

1、依据预算处或房产工程处编制的各类材料采购清单及技术标准,按材料采购管理制度进行招标采购,全面组织落实本制度的实施;如对材料技术标准不明确的,由材料处负责按流程报批材料技术标准,明确后实施招标采购。

2、组织土建公司或房产工程处、预算处、督查处、质安资料处、财务处对送样单位选定材料样品进行确认。

3、组织封样确认会签,直至样品封样后移交给督查处、档案室,并按本制度要求做好样品移交书面手续,并建立移交样品台帐,台帐上必须明确材料项目名称、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位、联系人及联系电话等信息。

4、负责对各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。

(二)土建公司职责

1、核对预算处或房产工程处编制的各类材料的技术标准,是否符合设计要求和国家标准,如对材料的技术标准有疑问或合理化建议的,上报公司总经理进行确定材料的技术标准。

2、负责审核材料样品厂家相关资质、检测报告、合格证书、服务承诺书等,对样品实物与资料的统一性进行审核,并对照已批准备案的材料技术标准,确认是否符合要求。

3、负责参与封样确认会签,对材料样品封样进行签字确认,直至样品封样后移交给督查处、档案室。

4、负责对样品进行检查核对,参与各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。

5、负责做好样品移交监督工作。

(三)预算处职责

1、负责依据图纸及所选定的预算定额编制各类材料清单,明确各类材料的规范、型号、数量等技术参数与标准。

2、负责参与材料样品的选样确认。

3、负责审核材料样品厂家相关资质、检测报告、合格证书、服务承诺书等,对样品实物与资料的统一性进行审核,并对照已批准备案的材料技术标准,确认是否符合要求。

(四)房产工程处职责

1、负责确认各类材料的技术标准,是否符合设计要求和国家标准。

2、负责参与封样确认会签,对材料样品封样进行签字确认,直至样品封样后移交给督查处、档案室。

3、负责对样品进行检查核对,参与各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。

(五)督查处职责

1、负责参与材料样品的选样确认。负责根据本制度的规定,接收材料处移交的各类封样样品。

2、负责参与封样确认会签,对材料样品封样进行签字确认,并按本制度要求做好样品移交书面手续。

3、负责对各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。

4、负责建立样品库房,建立封样样品台帐,包括材料使用部门、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位联系电话,并保存与封存样品相对应的等各种资料。

5、负责样品房库的日常管理。

(六)质安资料处职责

1、负责参与材料样品的选样确认。

2、负责审核材料样品厂家提供的相关资质、检测报告、合格证书等,对样品实物与资料的统一性进行审核或检测,并对照已批准备案的材料技术标准,确认是否符合要求。

3、负责参与封样确认会签,对材料样品封样进行签字确认,直至样品封样后移交给督查处、档案室。

(七)档案室职责

1、负责根据本制度的规定,接收材料处移交的各类封样样品,并按本制度要求做好样品移交书面手续。

2、负责建立样品库房,建立封样样品台帐,包括材料项目名称、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位联系电话,并保存与封存样品相对应的各种资料。

3、负责样品房库的日常管理。

(八)财务处职责

1、负责参与材料样品的选样确认。

2、负责参与封样确认会签,对材料样品封样进行签字确认,直至样品封样后移交给督查处、档案室,并按本制度要求做好样品移交监督等书面手续。

3、负责监督督查处、档案室是否建立封样样品台帐,包括材料项目名称、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位联系电话,并保存与封存样品相对应的各种资料。

4、负责对各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。

三、样品封样工作流程与具体操作内容

(一)工作流程(具体流程详见附件2:材料样品封样操作流程)

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(二)具体操作内容

1、材料技术标准确定

材料采购前,对所需采购的材料技术标准不明确的,由材料处经办人负责编制《材料技术标准审批表》(附件3)提出材料技术标准建议,并经材料处采购主管、材料

处负责人、土建公司、预算处或房产公司工程处审核上报公司总经理审批后,发至材料处、督查处、财务处、质安资料处、土建公司及房产公司进行备案。

2、材料采购招投标

由材料处根据公司领导审批确定的材料技术标准审批表,依据《材料招投标采购管理制度》编制招标文件、发布招标信息、开发供应商等材料采购活动,并负责要求供应商提供样品、相应的技术资料、检测报告、合格证书等文件。

3、收取样品并进行检测、封样

由材料处负责接收材料供应商提供的材料样品及产品介绍资料,并负责组织土建公司、房产工程处、督查处、质安资料处、财务处、档案室进行封样,样品一式两份,都必须进行封样。

如需要对样品检测的,则由材料处、质安资料处负责委托第三方检测机构进行检测后并进行封样。

封样操作步聚:

(1)由供应商经办人员在样品上进行签字确认,对于无法在样品上签字的,由供应商经办人员在样品上贴上签字标签。

(2)由材料处经办人员填写《材料样品封样确认会签单》(附件4),明确样品的产地、品牌、生产厂家以及各项技术参数,并由供应商经办人员负责在

封样确认会签单进行签字确认,后由各处室现场封样人员签字确认。

(3)由材料处经办人员负责对样品进行拍照。

(4)样品如果是比较小的,能够装入专用的封样袋的,则将样品以及经供应商经办人员和各处室现场参与封样人员签字确认的《材料样品封样确认会签

单》装袋进行封样,并在封口处贴上经各处室封样现场人员签字的《样品

封条》(附件5)。

如果样品是大样的,无法装入指定封样袋的,则直接在样品上贴上经各处

室封样现场人员签字的封条和《材料样品封样确认会签单》。

(5)《材料样品封样确认会签单》与《样品封条》上的编号必须一致。

4、供应商选择并确定中标材料供应商

根据各供应商的送样及报价情况,由材料处、督查处、财务处、土建公司等(如由房产提出的材料采购,询价必须经房产工程处、房产公司共同参与;如是安装材料,安装公司必须参与询价)进行再次询价议价,然后由材料处依据《材料招标采购管理

制度》编制材料招标采购询价审批表,经各处室汇签后,由材料处负责人上报公司总经理进行审批并确定中标供应商,材料处负责人上报中标价格和中标供应商时,必须将已封样的样品或真实照片一并上报总经理审核。

公司与中标供应商签订采购合同时,必须明确供应商所提供的实物必须与样品一致;如不一致的,按合同中约定条款追究供应商的违约责任。

5、移交封样样品并办理入库手续

由材料处负责现场将中标单位提供的封好样的样品(其中一份)、相关资料文件(如果有的话)移交给档案室,由移交方(材料处)、接收方(档案室)和监督方(土建公司和财务处)在书面《封样样品移交表》(附件6)上进行签字确认,详细注明样品规格、技术参数等信息。封样样品移交表原件由材料处保存,接收方和监督方各留存复印件。《封样样品移交表》、《材料样品封样确认会签单》与《样品封条》上的编号必须一致。

另一份封样样品由材料处移交给督查处,由移交方(材料处)、接收方(督查处)和监督方(土建公司和财务处)在书面《封样样品移交表》上进行签字确认。封样样品移交表原件材料处保存,督查处、财务处和土建公司各留存复印件。

对于个别计入材料供应商送货数量内的封样样品,必须在移交表上写明。

封样确认会签单原件一式三份,其中两份原件分别装入封样袋中一并移交给督查处、档案室,另一份原件由材料处保存,其他处室留存复印件。

6、材料进场与封样样品核对验收

对于材料进场,由督查处验收人员负责带上封样样品,由土建公司、材料处、督查处、财务处以及项目部依据《材料验收管理制度》的规定进行验收(部分涉及房产工程处或安装部的材料,则房产工程处或安装部相关人员必须参与验收),并对照封样样品和实物以及相应的技术资料、检测报告、合格证书、服务承诺书等文件,进行符合性验证验收。

(1)对进场材料与样品实物及配件的外观品质、规格型号、颜色等进行验收;

(2)对进场材料的报验资料与样品备案的技术标准进行符合性对比验收。

(3)对进场材料与封样样品的技术和质量标准不一致的材料,验收人员有权拒绝验收,该批材料拒绝使用。

(4)对进场材料与样品及报验资料核验后,实物与样品的技术和质量标准一致的予以验收,并办理验收确认手续。

7、封样样品的处理

依据材料采购合同,供应商已履行完毕且保质期满后一个月内,由材料处提出封样样品处理申请,填写《封样样品处理申请单》(附件7)经土建公司、督查处、财务处审核,上报公司总经理审批后,由材料处向督查处、档案室办理封样样品移交手续后,由材料处负责退还给供应商。

对于未中标供应商提供的样品原则上不予退还,如供应商需要退还的,则由材料员填写《封样样品退还申请单》经土建公司、督查处、财务处审核后上报公司总经理审批后,可以退还给供应商。

对于失去封存价值,生锈、变质或无法正常使用的且供应商也不申请退还的封样样品,按材料报废管理制度进行报废处理。

(三)材料样品封样库房管理

1、由档案室、督查处分别设立材料样品封样库房或专用保管柜,并进行上锁管理,由指定两名人员掌管库房或保管柜钥匙。

2、由档案室指定专人负责样品封样库房管理,负责建立《封样样品出入库台帐》(附件8),并负责不定期对库房或保管柜内的样品进行检查,并做好相应检查记录,并由指定人员签订《封样样品管理责任状》(附件9)。

3、材料处负责对已移交档案室的封样样品建立台帐。

4、由财务处负责不定期对档案室的封样样品实物与台帐进行盘点,督查处与档案室每月进行账账核对,财务处、材料处定期不定期进行账实核对。

5、档案室必须严格做好库房封样样品的管理,如发生样品缺少或被调换等,样品库房管理责任人将直接开除。

四、如遇特殊材料采购无法提供样品或样品无法按本制度规定的内容进行封样的,按特殊情况上报公司领导进行特殊审批。

五、本制度由材料处负责解释,经公司制度调研与建设领导小级审核董事长审批后实施,修改亦同。原浙中实材制字008号废止,以本制度为准。

六、附件

附件1 建筑材料采购封样明细表