数字资源管理办法

英大传媒投资集团有限公司

图书数字资源管理办法

第一章总则

第一条为进一步规范英大传媒投资集团有限公司（以下简称集团）图书数字资源管理，保障图书数字资源安全有效利用，根据《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002等有关标准，特制订本办法。

第二条本办法适用范围：凡由集团出版的图书，无论是否正式出版发行，其相关数字资源必须进行统一归档管理。期刊和报纸数字资源另行管理。

第三条本办法中的图书数字资源，包括但不限于图书出版过程中形成的小样文件、图片、大样文件、外挂图片、补字文件、外挂字体，封面的原始文件、出片文件等，以及与相应的纸质书内容和表现形式一致的PDF文件。

第四条网络信息中心是数字资源管理工作的归口管理部门。

第二章图书数字资源的归集

第五条图书数字资源归集流程严格遵循三级检查制度，其中数字资源的形成单位或人员对数字资源的完整性与正确性承担最终责任。

（一）涉及参与数字资源形成的单位或人员（排版制作—2 —

单位、图书责任编辑和美术编辑）应在图书付印后，15个工作日内完成对该图书相关的数字资源的检查后，提交给设计制作中心数字资源管理专责。具体检查项目包括：确认数字资源及相关信息的完整性、处理过程无差错且信息内容未被非正常改动；提交的PDF文件由排版文件的最终付印版转换而成，与相应的纸质书在内容及表现形式上相一致。提交细目详见第七条第（一）款。

（二）设计制作中心数字资源管理专责应在获取数字资源后15个工作日内，根据数字资源形成单位或人员提交的说明文档对数字资源进行检查，保证纸质书出版所需数字资源的完整正确。对于不符合第七条相关要求的，及时退回数字资源形成单位重新制作；将检查合格的数字资源上传至数字资源FTP服务器的同时编制数字资源上传日志定期交付网络信息中心。为最大程度确保数字资源的可用性、减少返工环节，应对同一排版制作单位同一批次提交的PDF文件就内容完整性（章节和图表）、版式的规范性及内容的可检索性进行抽查。

（三）网络信息中心负责对上传到数字资源FTP服务器的用于数字出版的PDF文件进行检查。发现不符合数字出版要求的，及时反馈设计制作中心，由其要求数字资源形成单位重新制作。

第六条原始数字资源应以只读光盘的形式交接，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，检验应包括以下项目。

—3 —

1．载体有无划痕、是否清洁等。

2．有无病毒。

3．核实数字资源的真实性、完整性、有效性及审核手续。

4．核实交接表、说明资料等是否齐全。

第七条数字资源交付及管理的基本要求。

（一）数字资源内容文件形成单位和人员

1．付印图书的数字资源应在15个工作日内交付。

2．排版制作单位应将同一本书的数字资源存放在同一

文件夹中，以只读光盘的形式，提交设计制作中心数字资源

管理专责。

3．文件夹内包括该图书内容相关文件及说明文件，并

以ISBN号（或社内统一书号）加书名加版次、印次，中间

以下划线相连的形式命名，即“ISBN_书名_版次_印次”。

4．图书内容相关文件指用于该书出片的全部排版文件、排版文件中链接的图形图像文件以及该书的补字字库文件等。具体包括：

（1）供纸质书最终出版发排的PS、S2、S92、PS2、doc、Pagemaker、pdf、ind、Auto CAD等文件。

（2）所有插入的用于发排的图片文件，如*.jpg、*.bmp、*.tif 、EPS等文件；

（3）所有补字的字库文件，*.pfi/*.tte/*.fon均可，最好

为*.pfi；

（4）方正书版排版的，应提供小样文件、*.Pro文件。

（5）与纸质书相一致的pdf文件。单独排版的横表按—4 —

页码顺序正确插入。

5．提交内容文件的同时，需建立一个说明文件，命名必须与该书文件夹同名（ISBN_书名_版次_印次.txt）。具体内容如下：

图书名（全名）：

ISBN：责任编辑：

开本：版心尺寸：

采用排版软件：版本号：

排版文件：共个，文件后缀名为；

图像文件：共个，文件后缀名为；

补字字库文件：共个，文件后缀名为。

排版文件顺序及包含页码：

1. Xxxxx.Ps：页码从1～X；

2. Yyyyy.Ps：页码从X～Y。

……依此类推

电子书文件：918-7512-3-****-*_×××××.pdf

本书排版电子文档提交人：****

提交时间：年月日

6．根据相关信息填写《归档图书排版文件交接表》，数字资源形成单位人员和设计制作中心数字资源管理专责分别代表移交方与接收方签字确认后，各留存一份。

（二）数字资源封面文件形成单位和人员

1．付印图书的数字资源应在15个工作日内交付。

2．封面文件夹内包括该图书封面相关文件及说明文件，并以ISBN号（或社统一书号）加书名加版次、印次，形式命名，如978-7-5123-8888-8b1y1。

3．图书封面文件夹中应包括以下内容：

—5 —

（1）图书封面原始文件（*.ind，*.psd等）；

（2）出片文件（*.pdf）；

（3）封面封底单页处理的PDF文件。

4．提交封面文件的同时，需建立一个说明文件，命名必须与文件夹同名（ISBN版次印次.txt）。具体内容如下：图书名（全名）：

ISBN：美术编辑：

采用制图软件：版本号：

电子书封面原始文件：918-7512-3-****-*_××××.ind/psd

电子书封面出片文件：918-7512-3-****-*_××××.pdf

电子书封面单页处理文件：918-7512-3-****-*_××××_fm.pdf

电子书封面单页处理文件：918-7512-3-****-*_××××_fd.pdf

本书封面文档提交人：****

提交时间：年月日

5．根据相关信息填写《归档图书封面文件交接表》，设计制作中心数字资源管理专责留存。

（三）数字资源归集单位和人员

1．设计制作中心数字资源管理专责应在获取数字资源15个工作日内，将同一本图书的封面文件、内容文件及说明文件汇总后，打包上传至数字资源FTP服务器的同时编制数字资源上传日志（见附件1）定期交付网络信息中心。重印书采取与新书同样的文档结构保存并上传。

2．网络信息中心负责将上传到数字资源FTP服务器的同一本图书的封面文件与内容文件集成后，上传至数字资源管理平台供网络出版使用。

第八条图书其他数字资源（活动图片、音频及视频等）—6 —

形成单位和人员可直接将这部分内容存储到资源管理平台。

1．提交文件应包括图书相关的活动图片、音视频等电子文档及说明文件，并以ISBN号（或社统一书号）加书名加版次印次、中间以下划线相连的形式命名，即“ISBN_书名_版次_印次”。

2．文件夹中应包括以下内容：

（1）图书相关活动图片文件（*.ind，*.psd等）；

（2）图书相关音频文件；

（3）图书相关视频文件。

第三章归档图书数字资源的质量检查、保存和使用

第九条排版制作单位有义务继续保留原始数字资源,作为数据备份。

第十条设计制作中心按第七条规定对原始数据（图书的内容和封面等）的质量进行检验；网络信息中心对*.Pdf 文件负责检验和制作，并将检验中发现的问题提交设计制作中心，由设计制作中心对数字资源形成的单位或人员进行管理和协调；图书其他数字资源形成单位和人员对这部分的内容负责检验，由相关业务中心负责管理。

第十一条网络信息中心作为数字资源管理的归口部门，应另行建立足够容量的专用存储空间,并建立备份机制和管理系统，并负责维护，保证资源的使用和安全。

第十二条归档数字资源的各种载体一律不得外借。

第十三条利用归档的数字资源，应使用拷贝件。未经批准，任何单位和个人不得擅自复制图书数字资源。

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个人或单位需要使用归档的数字资源，需经分管副总经理授权后，从资源管理系统中下载使用。网络信息中心为资源下载使用提供接口和权限管理。

对具有保密要求的归档数字资源应采用网络方式提供访问，只能浏览，不得拷贝。访问时须遵守国家有关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。

第十四条每满1年需对网络信息中心数字资源存储设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行数字资源的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。

第十五条涉密数字资源需要销毁时，参照国家关于档案销毁的有关规定执行，在办理审批手续后实施。对确认销毁的数字资源应进行物理销毁或不可恢复的逻辑删除和物理删除，并应由设计制作中心列出销毁文件目录存档备查。

第四章附则

第十六条本办法由网络信息中心负责最终解释。本办法未尽事宜，参照国家其他有关数字资源的标准和规定执行。

附件：1．数字资源上传日志（样表）

2．中国电力出版社有限公司关于图书排版电子

文档管理的通知

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附件1

数字资源上传日志（样表）

上传批号：XXXXXXXXX XXXX年XX月，共上传电子图书X册至FTP服务器。

交接日期：交付人员：接收人员：

序号书名ISBN号责任编辑责编部门美编版次印次注：本表一式两份，分别留存设计制作中心与网络信息中心。

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附件2

中国电力出版社有限公司

关于图书排版电子文档管理的通知

公司：

根据中国电力出版社有限公司业务发展的需要，同时为了加强对本社图书排版电子文档资料的管理和图书数字化工作，对本社外包发排的电子文档做如下规定：

一、电子文档的交付时间

提供印刷菲林和最终付印清样15个工作日内，将该图书排版过程中形成电子文档的最终版本刻录光盘,一并交付出版社相关部门，并以此作为排版费用结算的依据。

二、电子文档的交付要求

1．交付内容及要求

图书排版电子文档，是指用于该书出片的所有的排版文件、排版文件中链接的图形图像文件和该书的补字字库文件等，具体构成情况如下：

（1）供纸质书最终出版发排的PS、S2、S92、PS2、Doc、Pagemaker、Ind、Auto CAD等文件。其中，使用方正排版软件系统（PC书版、维思、飞腾等）的，须提供大样文件（*.cr、*.s2、*.s72、*.ps、*.ps2、*.eps等）、版心文件（*.Pro）、小样文件（*.fbd、*.pub、*.fit、*.txt等）；使

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用PC机其他排版软件的，须提交word文件（*.doc）、PageMaker文件（*.pm6、*.p65）或InDesign文件（*.ind、*.indd）；使用苹果机版本PageMaker排版软件的，须提供*.pm6或*.p65等文件；如果可能，请用户尽量提供用LaserWriter8及方正PPD生成的PS文件。

（2）所有插入的用于发排的图片文件*.jpg、*.bmp、*.tiff、EPS等文件；

（3）所有补字的字库文件*.Pfi/*.Tte/*.Fon均可，最好为*.Pfi；

（4）供纸质书出版的小样文件、*.pro文件

（5）与纸质书内容、版式相一致的双层PDF文件。

（6）如同时承担封面制作工作，则应交付图书封面原始文件（*.ind，*.psd等）、出片文件（*.pdf）、封面封底单页处理的PDF文件。

（7）涉及文件内容构成的说明文件（*.txt），命名必须与该书文件夹同名。具体内容如下：

图书名（全名）：

ISBN：责任编辑：

开本：版心尺寸：

采用排版软件：版本号：

排版文件：共个，文件后缀名为；

图像文件：共个，文件后缀名为；

补字字库文件：共个，文件后缀名为。

排版文件顺序及包含页码：

1. Xxxxx.Ps：页码从1～X；

—11 —

— 12 —

2. Yyyyy.Ps ：页码从X ～Y 。

……依此类推

电子书文件：918-7512-3-****-*_××××××.pdf

本书排版电子文档提交人：****

提交时间： 年 月 日

2．命名规则及文档结构

同一本书的数字资源存放在同一文件夹中，以“ISBN_书

名_版次_印次”命名，目录结构及内容如下图所示：

文件夹存储内容及命名规则如下表所示： 文件夹/文件

属性 存放内容 存放文件命名规则 pbwj

存储排版文件的文件夹 完整的排版文件，包括大样文件、小样文件、补字文件等。 由排版部门自行规定，但要有一定规则，应表明先后顺序。

tp

存储图片文件的文件夹 书中全部插图文件。 以章号_图号命名，如1_5.tif 表示第一章第15幅图。 *.pdf 文件 电子书文件 除封面外，全书完整的pdf 文件，双层pdf ，可复制、可检索。 以ISBN_书名_版次_印次命名，如978-7-5123-2667-5_中国电力与能源_1_1.pdf fm 存储封面文

件的文件夹

图书封面原始文件（*.ind ，*.psd 等）、出片pdf 文件、封面封底单页处理的PDF 文件。 单页处理后的封面以ISBN_书名_版次_fm 命名，例如：978-7-5123-2667-5_中国电力与能源_1_1_fm.pdf ；单页处理后的封底以“ISBN_书名_版次_印次_fd ”命名，例如：978-7-5123-2667-5_中国电力与能源_1_1_fd.pdf ；其他文件命名由排版部门自行规定。 *.txt 文件 说明文件 记录排版信息 统一为ISBN_书名_版次_印次.txt

3．其他情况说明

（1）一本书拆分成多个部分进行排版，必须对每个发

pbwj

tp *.pdf readme.txt ISBN_书名_版次_印次

排文件的文件名进行区分，要求能表明文件的顺序。不连续的页码不得排成一个文件，即所有单个的排版文件中的图书页码必须连续。例如，某书某段页码中45-80面中，如果第51面需单独排（例如单独排版的横表等），则剩下的页码不可以排成一个文件，而必须将45~80面按45~50，51，52~80排成三个文件。除背白页外，不允许有连续白页占位。

（2）TXT文件将小样文件去除排版命令后，按要求存放在TXT目录之中，对于理工科类图书，按章节抽取正文文本不做要求。

三、交付介质

存储到耐久性的载体（只读光盘）上，并且保证只能进行一次刻录不能追加刻录，提交给英大传媒投资集团有限公司设计制作中心，在提交前应做如下检查：

（1）载体有无划痕、是否清洁等。

（2）有无病毒。

（3）核实数字资源的真实性、完整性、有效性及审核手续。

（4）载体做记录文件是否为排本文件最终版本。

（5）核实交接表、文件、说明资料等是否齐全。

请贵公司对本社图书电子文档管理和数字化工作给予支持和重视，并将本通知告知相关人员并为每一本图书的排版安排专人负责，建议书稿的排版负责人即为该书电子文档的提交负责人。

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自2013年月日起，对于本社发往贵公司排版的书稿，贵公司需要同时提供印刷菲林、清样和排版电子文档，并将作为排版费用结算依据。考虑到在操作过程中有关电子文档的整理工作可能出现的疑问，特指定本社设计制作中心

作为联系部门，负责与贵公司联系，联系电话：。

另，由于使用旧版方正排版系统而导致无法导出pdf文件的，可以考虑参加北京北大方正电子有限公司2013年4月18日开始的内容制作排版软件“免费焕新”行动，将旧版软件升级成免费升级到最新版本，以满足客户对图书内容资源管理的需要。活动说明请参考方正电子官方网站https://www.wendangku.net/doc/057891324.html,。

特此通知

中国电力出版社有限公司

年月日

英大传媒投资集团有限公司总经理工作部2013年10月30日印发

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