极品OA政府行业方案书

极品协同网络办公系统电子政务

项

目

方

案

书

深圳市极品软件技术有限公司

二○○八年九月十一日

目录

一、建设电子政务OA系统目标 (4)

二、系统简介 (5)

2.1系统平台及架构 (5)

2.2系统特点 (6)

2.3系统功能列表 (7)

2.4系统拓扑结构 (12)

2.5极品OA平台设计优势 (12)

2.6系统安全 (13)

三、系统详细功能介绍 (14)

3.1、个人办公 (14)

3.2、公用信息 (17)

3.3、公文管理 (19)

3.4、档案管理 (20)

3.5、会议管理 (21)

3.6、工作流及表单统计 (22)

3.7、人事管理 (23)

3.8、办公物品管理 (25)

3.9、车辆管理 (26)

3.10、图书管理 (27)

3.11、资源管理 (28)

3.12、邮件系统 (29)

3.13、系统管理 (30)

四、培训实施及售后服务 (31)

4.1组织安排 (31)

4.2进度安排及流程 (32)

4.2.1产品实施碰头会 (32)

4.2.2系统安装调试 (32)

4.2.3 系统初始化 (33)

4.2.4系统操作培训 (33)

4.2.5系统试运行 (33)

4.2.6系统验收及实施完成总结会 (33)

4.2.7技术支持及升级服务 (33)

五、报价方案 (34)

六、效应分析 (34)

七、关于我们 (35)

7.1、极品技术简介 (35)

7.2、部分典型案例 (36)

7.3、联系方式 ........................................................ 错误！未定义书签。

一、建设电子政务OA系统目标

对于领导来说极品协同网络办公系统是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者它是信息管理系统；而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。极品协同网络办公系统能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。如何利用现有的现有硬件环境、及网络环境和优势来提高工作效率、协调各部门的办公、节省办公费用，最小化投资达到效益最大化是这个项目的主要目的。具体来说，极品协同网络办公系统能为您解决：

1、增强领导监控能力

强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员

的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

2、消除信息孤岛

传统的办公方式使信息被封存在各员工、各部门之间，从而形成了许多信息孤岛，大

量有用的信息分散在各个“死角”，不能被有效地利用和共享。通过实施极品协同网络

办公系统，可在贵公司内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等，确保

了了各种信息的畅通无阻和高效利用。

3、提高团队工作效率，节约运营成本。

变革了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节，同时将传统的表格填写过程电子化，大大降低了、打印、传真、复印的费用。

4、实现文档管理的自动化，文档的安全性得到。

可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）严格按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如企业来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统

就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。

5、实现分布式、移动式办公。

变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。使各分部与总部实时沟通交流，领导、员工出差在外可随时随地了解公司内部情况。

6、建立信息集成平台。

贵公司已存在的U8系统、MRP2系统、等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的。通过部署极品协同网络办公系统，以其为基础平台，将U8系统及MRP2等业务系统数据集成到OA平台中，使领导通过OA平台就能随时掌握公司财务、业务、及行政办公等各方面的最新动态，准确把握战略发展大局，及时有效地发布指令，真正做到“运筹帷幄，决胜千里”。

7、搭建知识管理平台。

通过部署极品协同网络办公系统，可系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

二、系统简介

2.1系统平台及架构

极品协同网络办公系统是基于web的三层体系结构，采用的是J2EE的跨平台架构，程序开发版本是jDK1.4。服务器可在Windows或LINUX上运行。系统基于开放式体系结构、标准化接口、模块化设计，十分方便在现有系统上自由叠加其他功能模块，且预留各类数据接口，可与监察局目前业务系统平台做接口，并且提供相应的开发及支持。客户端建议使用IE5.5或以上版本的浏览器。在协作上支持日程安排、电子邮件、即时信息、手机短信的有效结合；系统实现人性化操作。极品OA三层体系结构可有效的隔离对数据库的访问，并提供多种安全机制保证数据的机密性及完整性，保障贵单位日常办公的正常运转。包括session身份验证机制、角色分配、用户操作监控、日志报告、信息安全级别设定等。可支持多1000以上用户并发访问。

2.2系统特点

极品协同网络办公系统作为新一代企业办公应用系统软件，主要具有以下特点：

1、集成了痕迹保留、电子签章控件

可在公文原文基础上进行修改，保留公文流转过程中每个环节的办理痕迹，使修改内容一目了然；支持各种手写笔，可以实现直接在IE里进行手写签名和批阅。通过用户名称和密码取得签章的使用权进行签章，增强了公文的安全性及权威性。

2、集成了手机短信控件

待办事情、重要事情可以通过短信方式及时通知相关人员，确保代办事情、重要事件的及时通知，且能同时处理大量短信，实现短信群发功能。

3、符合国家标准的档案管理

完全符合国家标准的档案管理系统，实现档案的集中管理和电子化借阅。

4、科学的权限管理体系

采用用户、权限、角色、对象多层分离权限管理体系，为满足组织在日常工作中应用各种复杂的管理方法和管理手段提供了基础。每一个模块可以指定单独的管理员，来设定相应模块的参数。如工作流的表单，文档资料库的结构等，均可由不同的人员来设置。

同时系统支持一人多部门或一人多岗位。

5、智能化的实时提醒功能

系统能够方便地检索待办公文、各类收文和会议通知等待办事宜，实时提醒用户清楚办理，方便、快捷、及时、准确。

6、完善的邮件传输系统

海量的电子邮件系统，为用户建立了完善的内部电子邮件系统，同时系统实现了内部电子邮件与外部邮件服务器的整合，直接面向Internet 收发邮件，并可将Outlook邮件导入

邮件系统中，完全取代Outlook。

7、灵活完备的公文处理流程，实时的督办、催办功能

用户可以按照实际需要进行流程定制，系统将依据流程自动进行公文流转。同时用户还可以通过授权，使公文的流转过程根据授权情况自动或人为进行调整，真正体现了公文处理过程的灵活多变。流程管理员可对全部流程的流转过程进行实时监控，并可对每个工作任务进行督办或催办。

8、一个真正的自定义平台

组织机构、工作流程、访问权限、表单、查询与统计及个人工作平台等用户都可以根据自己的需要自定义设置。对于电子邮件、公文流转等子系统还提供模板功能，用户可以自定义邮件、公文模板，对于经常发送的邮件、经常下发的公文可以直接由模板建立。

用户可自定义生成一些功能模块，如信息发布、固定资产等模块，让用户在日常工作中随需求的增加而自己对系统进行设置与调整无需依赖软件供应商。

9、一个通讯沟通的中心

系统充分满足用户沟通的便捷性和多样性要求，提供邮件、及时信息、短信等多种沟通方式，满足了用户之间文字、图片、语音以及视频等多层次的沟通需要。

2.3系统功能列表

2.4系统拓扑结构

2.5极品OA平台设计优势

·与Domino/Notes平台的比较

虽然Domino/Notes作为OA 系统的开发平台已逐渐被淘汰，但还是有许多厂商在使用着，下面我们来对分析Domino 平台在OA 系统中的应用情况。

●Domino 用于B/S 结构开发没有优势

Domino 从邮件系统发展到文档数据库，其主要优势如安全认证，灵活的表单定制等，在C/S 结构下利用Notes 才能实现。虽然Domino 也支持基于Web 的开发，但是

丧失了大部分的先进的功能。用于B/S 应用开发并没有优势，相反由于Domino 使

用私有的技术,导致其Web 开发的效率低功能差。

●Domino 用于B/S 结构开发没有优势

Domino 不是基于关系数据库。因此不适合处理大量的数据。

●Domino 对关系数据库的支持较差

从Domino 中访问关系数据库比较困难。虽然Domino 提供了相应的组件，但仍然

不能满足实际系统的需要。

●Domino 与业务系统的结合能力差

办公自动化系统与业务系统的结合已经成为一种趋势。需要随时从办公自动化系统

中访问业务系统中的数据。Domino私有的技术不便于与其他关系型数据结合。

·与ASP/PHP技术的比较

ASP/PHP等脚本语言虽然具有开发简单，调试方便的特点，但由于其脚本性语言的特点决定了其在实现复杂商业逻辑的局限性，在大中型应用中难以满足性能要求，主要适合开发中小型网站和简单管理系统。

比起asp、php等技术，采用java开发OA能够实现更复杂的商业逻辑，同时由于其良好的面向对象特性，使得系统模块的可复用性增强，其分层设计的结构，在系统内容不断膨胀的情况下仍能保持清晰的系统结构。

·与 .NET技术的比较

.NET是近些年微软推出的新的编程技术，其在很大程度上模仿了java技术，但由于其诞生时间短，成熟度不够，开放性较差，目前主要用于开发低端应用系统，尚未成为主流的企业级软件系统开发技术。

Java作为业界领先，成熟的软件编程语言，具有可靠性高，可移植性强的特点，国内外大量的大中型信息系统均采用Java语言编写。

2.6系统安全

·健壮安全的开发语言

极品OA采用最新的JAVA技术，从语言角度上，JAVA是一种面向对象的、分布式的、解释的、键壮的安全的、结构的中立的、可移植的、性能很优异的多线程的，动态的语言。Java 致力于检查程序在编译和运行时的错误。类型检查帮助检查出许多开发早期出现的错误。Java 自己操纵内存减少了内存出错的可能性，这大大的增强了程序运行的安全性。

·更稳定更安全的系统架构

极品OA完全实现跨平台，可运行于更稳定、更安全的LINUX操作系统下。

从系统架构的上，极品OA采用B/S架构，实现应用服务器和数据库服务器完全分离，可完全隔离外界对数据库服务器的访问。

·用户登陆安全设置

系统客户端登陆验证中，通过用户名和密码来验证，在数据库中对用户密码进行加密，保证用户的安全性。公文签名或签章时，需要再次口令验证。

·系统人员角色/安全级别定义

对系统的所有使用人员，将在系统中定义其角色和安全级别，对于系统中的信息，可通过各种方式设定读取和查看所对应的人员角色/安全级别，并可在相当范围内进行权限的细分，从而使系统中所有的操作都在严格的控制下。

·系统监控

提供强大的日志功能，对关键信息的操作进行监控，并可根据需要生成相应报告，包括操作人、操作时间、操作对象、源数据、新数据、客户端IP地址等。系统加密支持SSL, 对在网络上传输的信息进行加密，防止信息被截获泄密。

三、系统详细功能介绍

3.1、个人办公

用户可通过此模块完成个人日常办公，主要包括即时通讯、个人日程、手机短信、通讯薄、个人文件夹、个人考勤、密码修改、万年历、网址收藏夹、快捷方式、设置代理人、订餐管理等模块。用户通过这些模块可完成与个人有关的办公事务，提高处理公务的效率，建

立自己的办公体系。

日程安排

用户可以方便的查看每一天的日程安排、待办事宜，并能完成新增、编辑、删除、查询日历，设置定时提醒等各种操作。

即时信息

用户可以通过系统的即时信息进行方便快捷的直接交流，具有发送、接收并回复信息，查看、清除历史记录，按部门或多人同时发送等多项功能，实现公司内部在线用户的实时交流。还可以用于掌握同事的动向，当同事外出或离线时你可以在第一时间知道他的行踪。

通讯薄管理帮助员工对名片进行登记、管理和查询，根据需要将名片设为共享或私有。名片查询分为匹配查询、模糊查询和全文索引，每个人都能看到自己的名片集及共享的名片集。

个人文件夹

个人文件夹用于统一管理各用户的文档资料，可以解决不同操作系统之间的文件互访问

题，以及文档资料的共享问题。用户可以自定义新的文件目录，并为这些目录单独赋予权限。

手机短信

集成了手机短信的服务及功能，用于系统内的信息传递与沟通，允许用户有选择的将重要或紧急的内容通过该功能通知相关人员，为移动办公奠定最初的基石。实现与极品协同办公系统中公文流转、会议通知、邮件系统、工作流等代办事情的短信提醒。可以进行短信的群发，可对发送短信数目控制、发送情况统计。

3.2、公用信息

公共信息是整个系统的重要组成部分，可以发布各类信息，是贵公司信息发布的平台，使公司的新闻、通知、公告、规章制度、各种类型文档等能快速传播；收集公司的各类信息资源，文档资料，专家技能，形成内部的知识库，实现知识的快速传播与共享，从而提高团队的学习能力，快速响应能力，提高员工技能素质。系统将公共信息分为：公告栏、论坛、知识管理、规章制度、常用电话、邮编区号、列车航班、天气预报、政策法规、意见箱。

公告

公告栏提供了一个公共的信息发布平台，所发布的信息可以面向所有用户，也可以局于

特定团队，免去工作中人为通知的繁琐。贵公司可以根据自己的需要定制栏目，如通知、公告、公司刊物、业界新闻、生日提醒、活动预告等。可指定一个或几个工作人员为信息维护人员，负责公共信息栏目维护的发布。

论坛

论坛是公司所有员工公共的讨论区。员工通过论坛对公司内部或外部的各种热点问题进行讨论。分享知识，寻求经验。为配合业务部门的需要，指定人员可建立特殊话题讨论区（如：业务交流、技术讨论等），任何人员可在讨论区中提出问题和解答其他人员的问题。

知识管理

知识管理是用来存放贵公司各类知识信息的模块，在此可以发布有关知识技能等方面的信息供员工检索学习，给员工提供一个学习的场所，使整个单位成为学习型的组织。

规章制度

公司的规章制度通过网上发布，可以让全体员工随时查阅，新来的员工不需要专门进行的培训即可了解公司各种规章制度，节省了培训时间。用户可以对公司的规章制度进行分类管理，对已过时的规章制度进行删除等维护工作。

意见箱

意见箱是下级和上级沟通的桥梁，用户可以通过这个功能向领导反映情况，支持完全匿名，如果有回复的Email地址，领导可以直接进行回复。

3.3、公文管理

公文管理模块用于处理日常工作中单位内外部各种公文的收发和流转，可以使企业实现无纸化公文流转，提高公文流转的速度，并通过与档案管理系统的连接，可以将完成流转的公文直接转入档案管理系统。

具体功能描述：

?发文拟稿允许工作人员草拟发文，公文依照公文模板进行拟定，符合企业统一标准。

?公文催督办对需个人审核、校核、会签、批办、拟办、执行、督办、催办的公文进

行处理。系统能够通过即时提醒、待办事宜、电子邮件等方式通知有关员工尽快办

理，并能够跟踪公文的全程状态。公文拟办人员在处理公文时可以指定该公文的督

办人和督办期限，被指定的督办人员可以对公文的流程进行改变；

?痕迹保留控件：记录正文修改的时间和人员笔迹，带签名印鉴。

?公文查询和统计系统提供多条件模糊查询权限内公文的基本信息、执行信息、各级

审批信息等，查询条件包括公文文号、公文名称、公文主题词、归档日期等等。支

持公文依照公文的收发文状态进行统计，查询；支持收文统计、发文统计、归档统

计、已封发和流转中发文查询；同时支持公文单的摘要，处理情况，备注的信息填

写。

?公文流程设置公文流程通过工作流程建模平台进行设定，公文流程可任意定义，能

够对公文的各种类别、不同的职能部门设定不同的公文流程，满足日常工作变化的

需要。

?套红封发实现封发时公文文头信息修改；发文支持实现自动公文红头套用。

3.4、档案管理

档案管理模块基于知识管理模式，既支持传统以案卷为模式的管理，也支持以知识库为模式的档案管理，同时支持最新的单文档案卷管理模式。各种重要文献（包括收文、发文、会议纪要、刊物信息等等），以及自定义流程生成的文档资料，都可以汇总到档案管理模块，进行统一、高效、标准的管理。该模块支持三级目录管理：档案种类（全宗）目录----案卷级目录----文件级目录，可以对文字、图片、文件、实物等档案类型进行管理。

档案管理包括全宗管理、案卷管理、卷内文件管理、归档文件管理、外来文件管理等部分，从档案著录、文件自动归档到主题词自动标引、档案信息统计、档案检索、打印输出等。

具体功能描述：

?对公文管理中办理完成的公文进行归档，实现公司公文的发起、执行、管理一体化。

?对现有纸介质文件和电子文件提供方便的输入手段，为档案管理电子化提供可能。

?提供包括档案管理、档案利用、报表打印、档案统计、全文检索在内的全面的功能

模块。

?提供国家标准的文档体系结构，类目设置，序列编排，促使企事业单位档案管理标

准化。

?采用严格、合理的体系结构，系统具有良好的安全性，如每个普通用户均有单独的