信息交流管理程序

信息交流管理程序

文件号：

发布日期：

实施日期：

1.范围

本标准适用于内部各层次和职能间以及与外部相关方的质量/环境/HSF管理有关信息及时、有效地传递、交流。

2.规范性引用文件

下列文件中的条款通过引用而成为本标准的条款。

3.职责

3.1 品质部负责与质量管理体系认证的传递和交流，与计量、认证、测试有关的机构进行信息的传递和交流

3.3 采购部负责与供方相关信息的传递和交流。

3.4 营销部负责收集客户和市场的信息。

3.6 各部门/公司负责工作范围内信息的传递和交流。

4.1信息的分类

4.1.1外部信息

a)外部监测类信息，如质量技术监督局、认证机构等；

b)政策法律、法规标准类信息，如产品标准等；

c)相关方反馈及其投诉类信息，相关方指客户、供方、等；

d)其它外部信息，如各部门直接或间接从外部获取的有关环境、质量、技术等方面的信息。

4.1.2内部信息

a)正常信息：如方针、目标、体系文件、检验测试记录、内部审核、管理评审报告以及体系正常

运行时的其它管理活动与记录等；

b)异常信息：如质量信息反馈、体系内部审核的不合格报告、纠正与措施报告等；

c)其它内部信息。

4.2信息的收集与处理

4.2.1 信息可采用书面资料、讨论交流、咨询、电子媒介等各种方式进行收集和传递，以上信息收集由

各部门根据本部门的工作情况进行，收集的信息交各部门管理人员审核，各部门管理人员根据分析结果

传递到各相关部门，记录由各相关部门保存。

4.2.2外部信息的收集和处理

a)品质部负责收集监测等部门的监测结果信息，呈报公司相关部门审查﹐当测试结果出现不符合情

况时，按《纠正措施控制程序》的要求进行处理；

b)公司负责与供应商进行信息沟通，对有环保要求的供应商应对其环保要求进行信息沟通；

c)营销部和售后服务部门负责与客户进行信息沟通；

d)对于相关方回馈的一般信息，各相应部门需传递给相关部门组织处理，当相关方有要求时，应尽

快给予解决或答复；

e)各部门也可直接或间接从外部获取信息，应反馈到相关部门。

4.2.3内部信息的收集和处理

公司内部信息的收集和处理、流通，各部门或个人根据实际需求，收集、保管和传递。

4.2.4 信息的管理和归档

a)各部门对本部门发生信息活动形成记录，自行归类保管；

b)各部门根据《文件控制程序》要求收集法律法规的外来文件，并负责归口管理；

c)员工提案按所涉及信息的需要，需要传递到所联络单位或个人。

4.3 记录管理

有关记录按《记录控制程序》要求执行。