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档案制度——录(总纲及文书类)4月19日 3

成都北新知识城置业有限公司

档案管理试行办法

第一章总则

第一条为加强成都北新知识城置业有限公司（以下简称公司）档案管理，促进档案管理工作更好为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》登记有关法律规范，结合公司实际，特制定本试行办法。

第二条本办法所称档案是指公司在各项业务和工作活动中形成的，有保存价值的各种门类和不同载体的历史记录。它对工作查考与研究、开展业务、风险控制、宣传教育、编史修志等具有凭证、依据、和参考作用，是公司的重要无形资产。

第三条档案管理实行“统一规范、分主体管理（不含会计类）、综合利用”原则。

第四条档案管理目标是达四川省档案工作规范化管理一级标准，公司各部门应按此进行硬件、软件建设。管理模式是实行双套制，纸质档案和电子档案按全宗号收集、整理、保管、利用，同时，电子档案纳入公司信息系统平台综合利用。档案管理流程原则思路是“部门预立卷”原则。

第二章档案管理机构及职责

第五条公司人事行政部是公司档案工作的牵头管理部门，负责拟定公司档案发展规划、工作计划、管制制度和管理实施办法，组织协调、监督、检查公司档案管理工作。

第六条公司人事行政部负责档案的收集、整理、保管、利用等工作（不含会计类）。

第七条公司人事行政部对公司各部门专兼职档案管理人员实施业务指导，开展业务培训。各部门应配备相对稳定、具有从事档案工作上岗资格的专职人员。

第三章文件材料收集、整理和归档原则及标准

第八条为确保文件材料的齐全、完整，公司档案管理实行“三纳入、四参加、四同步”原则。

第九条公司根据档案编号原则及分类目录，按预立卷原则要求收集、整理纸质及电子文件。

第十条公司档案一级类目分为九大类，即：文书档案类、工程项目档案类、设备档案类、会计档案类、人事档案类、照片档案类、实物档案类、投融资及担保项目档案类、电子文件档案类。

第十一条文件材料的整理归档，公司参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《建设工程文件归档管理规范》（GB/T50328-2001）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GA/T11822-2000）、《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）、《照片档案管理规范》（修订）（GB/T11821-2002）、《电子文档归档与管理规范》（GB/T18894-2002）等有关规定另行制定。

第四章档案管理实施保障

第十二条公司开展档案管理工作所需经费，应根据档案管理年度工作计划，列入行政管理费用预算。

第十三条公司各部门应注意做好档案管理与各自业务工作的有机紧密结合，逐步实现档案管理工作“全员参与”的有效工作机制。

第五章档案的保管利用

第十四条公司应设立档案专用库房，按四川省档案工作规范化管理一级标准要求配备设施设备。

第十五条档案管理人员职责、档案查阅、安全保密等制度，原则按《企业档案管理规定》、《四川省（中华人民共和国档案法）实施办法》等有关法规执行，公司各部门根据各自实际情况另行制定实施细则。

第十六条公司档案原则上不对外提供利用。单位和个人在借用公司档案时应遵循合法、便捷及维护档案安全的原则。

第六章附则

第十七条本办法适用公司各部门各门类档案工作，各部门及员工须严格遵守。

第十八条本办法自发布之日起实施。由公司人事行政部负责修订与解释。

成都北新知识城置业有限公司

档案分类大纲

第一条公司全宗名称及编号

公司全称全宗号成都北新知识城置业有限公司01

成都欧风置业有限公司02

成都乐高投资有限公司03 成都知识城教育咨询有限公司04

成都北新物业服务有限公司05

成都群创投资管理有限公司06

四川盛达兴建筑劳务有限公司07

成都市新申创业投资有限公司08

上海致都投资发展有限公司09

成都知识城汉鑫投资有限公司10

群策国际发展有限公司11

第二条档案分类

根据公司经营范围，档案类别划分为九大类：

A类：文书档案类，B类：工程项目档案类，C类：设备档案类，

D类：会计档案类，E类：人事档案类，F类：照片档案类，

G类：实物档案类，H类：投融资及担保项目档案类，I类：电子文件档案类。

第三条类目的划分和标识

A 文书档案类

文书档案档号：全宗号–保管期限年度–盒号。

保管期限分为：永久、30年、10年。

xx-xxxxxx-xxxx

盒号

年度

保管期限

全宗号

如:”01–永久2008–0010”表北新公司永久卷2008年第10盒。

B 工程项目档案类

工程项目档案档号：全宗号–一级类目号二级类目号·项目代号–盒号

xx-x·xx-xxxx

盒号（001-XXX）

二级目录1（住宅）、2（商业）、3（市政配套）、4(景观园林)、5（文配）

一级目录B（工程项目类）

项目代号(01-99)按配项目注解（01知识城项目02、03）

全宗号（01-09各公司名称）

项目代号：工程项目的编号（项目编号按项目大单位进行编制：(01-99)按配项目注解（01知识城项目02时代城项目、03金悦城项目）

一级类目号：B（工程项目类）

二级类目号：1（住宅）、2（商业）、3（市政配套）、4(景观园林)、5（文配）

如：“02-1·B1-001”代表欧风公司知识城项目住宅工程的第1个盒档案

C 设备档案类

设备档案档号：全宗号–一级类目号–盒号

xx-x-xx

盒号

一级类目号

全宗号

一级类目号：C（设备类）

如：“02-C-01”代表欧风公司购置的设备第一盒档案。

D 会计档案类

会计档案中：会计凭证、会计账薄、财务报告以公司成立当年为起号，分别编制年度的大流水号。

会计档案档号：全宗号–一级类目号二级类目号·目录号–-盒号

xx-x X·X-xxxx

盒号

目录号

二级类目号

一级类目号

全宗号

一级类目号：D（会计档案类）

二级类目号：1.会计凭证类，2.会计账簿类，3.财务报告，4.财务管理及其它

如：“02–D2·1–0001”代表欧风公司会计账簿的第1本目录的第1盒档案。、

E 人事档案类

人事档案档号：全宗号–编号

xx-xx-xxx

编号

盒号

全宗号

编号：人员编号（由人事部门拟定）

如“01–01–003”代表北新公司人事档案第一盒中的3号员工档案

F 照片档案类

照片档案档号：全宗号–一级类目号·保管期限·册号–张号

xx-x·X·xxx-XX

张号

册号

保管期限

一级类目号

全宗号

一级类目号：F（照片档案类）

保管期限：永久、30年、10年，与文书档案保管期限一致。

张号：照片的编号（照片与底片编同一个号）

如：“01–F·永久·001–01”代表北新公司属于永久保存的第1册照片的第1张。

G 实物档案类

实物档案档号：全宗号–一级类目号–件号

xx-x-xxx

件号

一级类目号

全宗号

一级类目号：G（实物档案类）

如：“01–G-001”代表北新公司第1件实物档案。

H 投融资及担保项目类档案

投融资及担保项目档案档号：全宗号–一级类目号二级类目号·目录号–-盒号

xx-xx·xxx·xxxx -xxx

盒号

年度

项目代号

二级类目号

一级类目号

全宗号

一级类目号：H（投融资及担保项目类）

二级类目号：1（投资类项目档案），2（融资类项目档案），3（担保类项目档案）

项目代号：开展业务的项目流水号

如：“01-H3·001·2012-001”代表北新公司2012年参与的第1个担保类项目的第1盒档案。

第四条档案分类、归档范围及保管期限

一级目号二级

目号

归档基本范围保管期限

A 文书档案类1

党

群

工

作

类

1党务工作

01党组（委）决定、决议、办法、通知、通报、会

议记录、会议纪要，党组（委）会、党员代表大会、

民主生活会及其他有关会议材料，

永久

02党组（委）年度工作计划、总结、报告，本企业

关于党务工作的请示上级机关的批复，

永久

03党组（委）年度以下的工作计划、总结、报告10年

2组织工作

01党员入党、转正、延期、退党、取消预备期资格

的决议、决定，党员、团员名册，党组织、共青团组

织情况方面的统计报表

永久

02党团费收支与党团组织关系介绍信及存根永久3纪检监察

01纪检工作的规定、决定、通报、通知、统计报表、

会议记录与纪要、计划、总结、请示报告及上级批复，

廉政建设等综合性文件材料

02重大违纪案件立案审理、结案文件材料及政纪监

察报告和处理、处分决定、有领导重要批示和处理结

果的来信、来访文件材料

03一般案件的调查处理材料，有处理结果的来信、

来访文件材料

永久

30年4工会工作

01工会会议记录、决议、纪要、重要议案，职工代

表大会会议材料工会工作计划、总结报告，统计报表，

向上级工会的请示报告及批复

永久

02工会会费管理材料，计划生育有关材料30年

03企业女工工作、文体活动方面的文件材料10年5社团协会

各类社团、学会、协会及组织方面的材料，包括入会

的申请、批复、章程、登记表、会员证件、担任职衔

及重大活动形成的材料

30年

6宣传教育

及其它工作

01政治思想工作与精神文明建设及上级机关有关政

策、规定等文件

永久

02企业文化30年

03企业宣传、教育方面等文件材料10年

号目号限

A 文书档案类2

行

政

管

理

类

1文秘工作

01综合性工作计划、总结、报告永久

02领导重要讲话、向上级重要的工作汇报及专题工作汇报永久

03董事会、办公会议记录、决议、纪要永久

04本企业召开的综合性会议形成的文件材料永久

05本企业召开的工作会议、专业会议形成的文件材料30年

06本企业的文秘工作、机要保密、档案工作、信访工作和

有关工作的请示、报告及上级的指示、批复及规定等文件

材料

30年07公司制度的各项规章制度及上级有关法规文件材料永久

08企业大事记、组织沿革永久

09简报、情况反映、工作信息，一般问题的调研材料10年2机构设置

01上级有关部门对本企业及下属企业机构设置、撤并、名

称更改的指示、批复、通知及印章刻制、启用等文件材料

永久

02企业章程、商业登记资料、工商营业执照申报登记、年

检等文件材料

永久3人事劳资

01本企业主要领导人、下属企业领导人任免，人员编制方

面的文件材料

永久02干部、职工花名册、统计报表永久

03干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、

职称评定、业绩考核、奖惩、复转、抚恤、死亡等文件材

料

永久

04本企业有关人事、劳资问题的请示、报告与批复30年

05上级对人事、劳资工作的有关指示、规定等文件材料10年

06外派、出访、考察的批件、政审件和邀请函及有关管理

办法

30年07雇佣合同（劳动合同）的文件材料30年

08各类培训材料10年

目号目号限

A 文书档案类

行

政

管

理

类

4法务工作

01法律事务工作形成的重要文件和法律工作的有关规定永久

02商标注册的申请、证书，专利产品的申请、审批等有关

材料

永久

03起诉书、判决、裁定书等诉讼、仲裁、处理有关纠纷形

成的文件或案件材料

永久

04本企业与律师事务所、法院往来的信件、公函等文件材

料

30年05企业聘用常年法律顾问所形成的文件材料30年5行政事务

01办公用品、通讯用具等物品采购及行政费用管理工作形

成的材料

10年02车辆管理的有关规定、制度及车辆的清理整顿、压缩、

定编、处置情况等文件材料

30年03行政福利、房屋管理、物业管理等文件材料及有关规定10年

6安全保卫

工作

01安全保卫工作计划、总结和有关安全生产职责等规章制

度

30年02安全生产教育及上级有关规定等文件材料30年

03保卫部门的安全监察、调查记录10年

7外事公关

工作

01企业涉外、外事活动的有关资料永久

02省级及以上的领导到本企业视察、监察工作的有关材料永久

03企业重要、大型庆祝活动组织、接待有关材料，公关宣

传工作和广告宣传等材料

30年04企业一般活动组织、接待有关材料10年

A 文书档案类3

经

营

管

理

类

1经营决策

01企业重大经营战略决策、转制、各项配套制度改革实施

方案、请示与批复、总结、报告，本企业发展规划、方针

目标及管理材料

永久

02本企业董事会、监理会、股东会构成及变更方面的文件

材料，东大会会议材料

永久03企业责任制、市场信息与预测等材料，30年2计划工作

01企业各项专业发展计划、经营管理计划和总结

30年02有关企业各项经济指标计划等文件材料

一级属类二级

属类

归档基本范围保管期限

A 文书档案类3

经

营

管

理

类

3统计工作

01各类年度统计报表和统计分析材料永久

02各类数据管理信息和管理材料30年4财务管理

01财务管理规定、办法、通知，财务工作计划、总结30年

02有关财务、税务工作的请示、报告及上级批复、通知30年

03财务预算、经济活动分析、利润上缴分配和应收账款

管理

30年04财务决算和成本核算永久

05融资工作，包括对外借贷，发行债务、股票、银团投

资、专案融资、短期投资或公司为附属公司提供担保的

借贷和以自由物业抵押借款的请示、报告批复及合同、

协定、审批件等有关文件

永久

06有关购汇、换汇问题的请示与批复及外汇管理工作的

文件

30年07资金调拨、预拨、借贷的延期、清偿、债务重组、债

务偿还安排、筹措偿还资金等有关文件资料

永久

08固定资产管理、固定资产的购置、领用、折旧、转让、

报废、清理和无形资产的购买、转让等有关文件、证书

永久

09股权证和有价证劵等文件资料永久5稽核审计

01公司本部及附属单位的各项审计和财务、基建、工程、

专项投资等各项的审计稽核报告、建议等文件材料及对

资产出售、处置、工程项目的投标、招标的监控、检查

等工作过程中形成的文件材料

永久

02有关的离任审计报告及有关部门和领导的批示、意见

等材料

永久6合同管理

01对外签订的重要的、金额较大的经济合同、协议永久

02对外签订的一般的、金额较小经济合同、协议永久

03股权转让、增减，股份经济合作、联营等有关合同、

协议的补充规定、确认书

30年04委托书以及在合同履行中产生的有关合同修改、补

充、变更、解除、调解、仲裁、终止等方面的文件材料

永久7资产管理

01资产的注入、划拨、划转、无形资产购入的请示、报

告和有关部门的批准文件及产权变更、拳术证明等材料

永久

02资产转让、抵押、出售的计划、方案、请示、报告，

董事会及上级部门对资产处置的批示、批复，评估立项

的申请、通知、评估结果以及询价、放盘、报价、谈判、

处置过程中形成的文件材料和法律意见、处置批准文件

及其它材料

永久

03企业资产与产权变动中形成的文件材料（具体归档范

围，参照国家档案局颁发的《国有企业资产与产权变动

档案处理暂行办法》执行）

永久

一级目号二级

目号

归档基本范围

保管期

限

A 文书档案类

经

营

管

理

类

8投资开发

01各类投资开发的新建项目、在建项目、技改项目的立项

建议（申请）、意向书、可行性研究报告、项目评估、项目

批准文件

永久02招标投标、项目合同协议等法律方面的文件30年

03追加投资、补充投资、技改、项目实施方案、项目跟踪；

上级部门和本公司投资委员会的有关规定、指示的文件材料

永久9企业管理

01企业增效节能、挖潜扭亏的措施、方案及总结、汇报等

有关文件材料

30年02有关公司重组的文件材料永久

03上级关于清理、整顿、保留企业情况的意见、批复以及

本企业清理整改、撤销机构的通知、规定及整顿情况的汇报

材料

永久04企业内部管理、现代化工作有关方面的文件材料30年

B 工程项目档案类按

工

程

类

别

设

置

︹

由

项

单

位

编

制

︺

1依据性文

件

01关于立项有关会议纪要、领导批示、可行性研究报告及

批复、项目建议书记批复、环评报告及批复等资料

02选址申请、选址规划、意见书、水文地质勘查报告、工

程地质勘查报告、地形图、规划许可证、国土证、规划设计

条件通知书、红线图、红线拨地交接单、纵横断面测量、征

地拆迁、补偿、安置等资料

见

工

程

档

案

附

表2设计文件

方案设计、初步设计、施工图、设计计算书记总慨算、设计

审批文件及审查报告、审查备案报告及审查意见等资料3招投标文

件

01资格预审文件报告、招标核准资料、招标文件及答疑等

资料

02招投标文件、评标报告、中标书等

4合同协议

勘察、设计、施工、项目管理、监理、招标代理、材料采购、

技术咨询（含图审、审计）等合同资料

5施工文件

01开工审查、施工许可证、质监安监手续、开工报告、施

工组织设计图纸会审、技术交底、技术核定变更记录、现场

签证、工程洽商、施工日志、管理日志等资料

02放线交接单、定位放线测量（复核）记录、地基处理记

录、隐蔽工程检查记录、质量事故处理记录等

03原材料、半成品成品构件质量证明文件及试验汇总试验

报告等

04施工试验记录、施工记录、质量检验评定记录等

05监理规划、监理细则、监理日志、监理通知单、开工审

批表、有关合同处理意见、质量评估报告等

6竣工

文件

竣工报告、竣工总结、竣工验收报告、竣工验收备

案表、竣工验收证明书、政府有关部门竣工验收意

见书、竣工图、工程结算书审计报告等资料

7其他

文件

房屋产权证、预售许可证等资料

一级目号二级

目号

归档基本范围

保管期

限

C 会计档案类1车辆购买、使用及维修记录

长期2电子

设备

电脑、复印件、传真件、打印机、数码相机投影仪、空调等购买、使用

及维修记录

3办公

设备

购买、使用及维修记录

4其它

设备

购买、使用及维修记录

D 会计档案类1会

计凭

证

可按转账、收入、支出、应收、应付等科目分类组卷或按原始凭证、记

账凭证、汇总凭证分类组卷

15年

2会

计账

簿

01总账15年02明细账15年03先进和银行存款日记账25年3财

务报

表

01月、季度财务报表分析3年

02年度财务核算报表及分析永久

4财

务管

理及

其他

会计档案移交清册15年会计档案目录（会计档案保管清册）、会计档案销毁清册永久银行余额调节表5年

银行对账单5年

其他应当保存的会计核算专业材料5年

人事档案类员工

档案

01个人简历、履历材料、入职登记表、试用登记表、转职申请表等资料

02奖惩、升迁、考核、离职等资料

03反映职务、职称、工资，劳动合同关系等方面资料

永久

一级目号二级

目号

归档基本范围保管期限

F照片档案类照片

重要工作活动及会议的照片永久

其他活动的照片10年

G 实物档案类

1荣誉

本公司获得的各种荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、奖牌、锦

旗等

永久2题词上级领导及知名人士的题词、题名、画册等永久3纪念品有关单位赠送的纪念品等永久

H 投融资及担保项目档案类项

目

代

号

︵

流

水

号

年

度

︶

1项目基础资

料

企业简介、企业工商营业执照、法人机构代

码证、国、地税税务登记证、法人身份证、

验资报告、企业章程、经审计的企业财务报

告及反担保资料、商业计划书、项目走访报

告等

长期

2审核决策资

料

立项报告、项目计划表、尽职调查报告（含

审计、法律、评估）、担保业务初审表、投资

建议书、项目评审会议纪要、办公会、董事

会决议等

永久

3合同协议及

文件档案记录管理制度

文件、档案、记录管理制度 1.目的确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本，防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制，保证管理体系运行的有效性和可追溯性。 2.适用范围适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。 3.主要职责 3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作，负责法律法规、技术标准的备案管理。 3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作，对形成的记录进行控制。 3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。 4.工作内容及要求 4.1文件的分类文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。 4.1.1管理文件管理文件包括： a)管理手册 b)管理目标 c)管理制度 d)支持性文件 e)管理过程中所形成的记录 4.1.2法律法规：适用的法律及地方法规及相关行政规章。 4.1.3技术标准：适用于施工生产及各项管理的标准及规范。

4.1.4工程文件：项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。 4.1.5公文：单位在对内实施管理和对外交往过程中，形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。4.2文件的编制、评审、批准 4.2.1《管理手册》由质量管理部编写，管理者代表审核，局长批准；管理制度由各主管职能部门编写，质量管理部组织审核，管理者代表批准，质量管理部进行发放。 4.2.2法律法规及技术标准：局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》，各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准，并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。 4.2.3工程文件：项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。 4.2.4文件标识应保持唯一性，可以是编号或其他方式，如利用计算机进行管理记录，应按系统软件的要求或相应规定录入。 4.2.5当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时，应对原文件重新进行评审、修改、批准，并保留评审记录。 4.3文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止，要做到下沉一级，使有需要人员均能获得相应文件。 4.4文件的修订 4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订，经管理者代表审核，局长批准；管理制度的修订由原编制部门负责，管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》，说明更改理由，按原审批程序进行文件更改的审批。 4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本，各部门应及时更新。

档案管理制度

朝阳市检验检测认证中心档案管理制度为进一步加强干部人事档案管理工作，全面推进干部人事档案管理制度化、规范化、科学化，有效地保护和利用档案，更好地为干部人事工作、人事决策工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》等有关规定，制定本制度。第一条严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《干部人事档案工作条例》规定，加强对档案的管理、收集和整理工作，有效保护和使用干部人事档案，自觉遵守党和国家的保密规定。第二条根据《干部人事档案工作条例》规定，干部人事档案管理部门，要设置专用房间保管档案。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。第三条干部人事档案库房为机要房，无关人员不得入内。档案库房必须坚固，配置铁质档案柜。库房内保持清洁、安静，定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等设施落实情况，保证档案安全。第四条严格干部人事档案日常管理，确保归档材料真实准确、规范完整，杜绝虚假材料。第五条收集档案材料必须认真鉴别，不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档。

第六条销毁干部人事档案材料，必须详细登记，并报请分管领导审查批准。销毁档案材料过程中，必须有2人以上参加，不得让无关人员参与，大宗和绝密材料销毁时要有相应保卫措施。第七条严格档案查阅、借阅审批手续。干部人事档案不准随手拿出库房，查阅、借阅档案必须按规定办理审批和登记手续。因工作需要查阅干部人事档案，查阅单位应填写《查阅干部人事档案审批表》，按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部人事档案。查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，报分管领导批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。第八条任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案。第九条凡借、查阅干部人事档案，查、借阅单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅。第十条借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案的内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示分管领导审查批准后，才能复制（拍摄）。第十一条干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。

文件档案管理制度

目的：为保证公司档案的完整性、实用性和有效性，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，维护文件档案的安全，特制定本制度。适用范围：公司生产质量管理、设备、基建、研发、财务、行政等需要归档存储的文件、录像、图片资料的管理。责任：各部门负责人、档案管理员。内容： 1、存档原则 1.1、对公司规定立卷归档的文件资料，各部门按照要求，根据实际情况及文件档案特点定期向文件档案管理员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。 1.1.1、批记录生产、检验结束后即时归档。 1.1.2、生产、检验辅助记录结束后经各部门审核后及时归档，QA领用批生产的报告不另作归档，随批记录即时归档（如A、B级洁净区沉降菌检测报告、浮游菌测试报告、洁净区表面微生物监测记录、洁净区人员监测记录、清场合格证等）。 1.1.3、临时记录及文件即时归档。相关的培训记录及健康档案由企管部归档保存。 1.2、公司全体员工都有保护档案的义务。 2、档案的分类及管理 2.1、档案分类、存档期限、密级划分及管理责任人

3、公司保密文件档案各密级的定义。 3.1、绝密：是公司涉密事务中的核心部分，限极少数人知悉的事项，一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失，涉及公司命运。 3.2、机密：是公司涉密事务中比较重要的部分，限少数人知悉，一旦泄密，将给公司造成严重的损失。 3.3、秘密：公司保密事务中重要程度较低的部分，一旦泄密会对公司造成一定的危害，或者潜在的损失，对公司内部公开，对外部保密均为秘密级。 4、文件档案的存储方法公司的因此档案必须同时以两种形式四种方法存储：纸质档案（文件盒存于部门文件柜）、电子档案（专用电脑存储、移动硬盘存储、刻录光盘存储） 5、文件资料的接收、归档、查阅、借阅、拷贝 5.1、接收 5.1.1、接收时间 A、文件：复印分发至各部门后，文件档案管理员即可将原件存档。 B、记录：按照《记录管理制度》执行。 C、其它资料：各部门收集、整理本部门归档的文件资料交于文件档案管理员。

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定-国家档案局

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（2006年12月18日国家档案局令第8号发布）第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。第三条机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。第四条机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报

的文件材料。第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第七条永久保管的文书档案主要包括：（一）本机关制定的法规政策性文件材料；（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。第八条定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

文件和档案管理制度

文件档案管理制度 1目的为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。

档案管理规章制度范本

档案管理规章制度范本为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：一、档案管理的范围本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。二、档案的管理部门公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范

围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务三、档案的分类在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类： 1、行政管理。 2、人事管理。 3、财会档案。 4、生产经营管理。 5、技术质量安全管理。 6、基建档案。 7、外来文件。 8、声像档案。 9、实物档案。 10、其他档案。财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的

收集、整理、归档。实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。四、归档要求 1、归档的文件材料要完整、系统、准确。 2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材

安全文件和档案管理制度

安全文件和档案管理制度一、目的为加强北京市潮白河管理处安全生产文件和档案的管理，确保文件和档案的齐全、完整、准确、系统，充分发挥其在安全生产监督管理工作中的作用，特制定本制度。本制度适用于北京市潮白河管理处各科室、各所安全生产档案的管理。二、编制依据 1.《中华人民共和国档案法》（主席令第77 号） 2. 《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008） 3. 《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002） 4. 《安全生产监管档案管理规定》（安监总办[2007]126 号）三、术语和定义安全档案资料：是指在整个安全生产活动中形成的有归档保存价值的文件、记录资料。包括安全文件、记录、图纸、图表、文字材料、声像材料和其它载体的材料。工作职责（一）分管安全主任

分管安全主任对安全文件和档案管理工作负直接领导责任。（二）安监科 1. 安监科组织编写安全文件和档案管理制度，并定期进行修订。 2. 按安全文件和档案管理制度要求，将所负责的文件资料进行归档。 3. 监督、检查其他科室、所按文件和档案管理制度要求将文件、记录等资料归档。（三）行政办公室 1.负责安全文件登记编号、建立标识和编制发文目录； 2.文件发放、归档及安全档案管理。（四）其他科室、所 1.执行安全生产档案管理制度，将各类安全生产档案按要求归档。三、管理活动的内容和要求（一）安全文件管理 1.发文管理（1）文件编制 ①文件编制人员根据管理和工作需要，视行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定文件文种和内容。

②编制文件，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级协调或裁定。（2）文件审批 ①拟稿人完成文件拟制，发所在部门领导审核后，由行政办公室对文件标题、字体、格式、文种、版记等形式要件进行核稿，核稿的重点是：是否需要行文、有关部门是否已协商、会签；提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；文件内容、文字表述、文种使用、文件格式等是否符合本制度及其他相关规定。 ②行政办公室核稿完毕后，拟稿人送管理处分管领导审批。（3）文件标识、校对 ①文件经管理处领导审批后，由行政办公室登记编号，并应建立统一标识，编制发文目录。 ②文件标识、排版完成后返回拟稿人对文件内容进行校对。 ③文件缮印 ④文件正式印制前，缮印人员应进行核对，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。（4）文件分发

档案管理制度基本内容(样本)

档案管理制度基本内容档案管理人员工作职责一、认真学习贯彻《档案法》和《上海市档案条例》等档案工作法律、法规，制定本单位档案工作制度。二、热爱本职工作，维护档案的完整、准确、系统、安全，保守国家机密。三、积极参加档案部门举办的各类档案业务技能培训，按时上报有关数据和材料。四、负责建立健全档案工作网络，组织档案工作人员学习业务、交流工作经验，提高档案业务管理水平。五、监督和指导单位各科室兼职档案人员根据归档范围的要求对文件材料进行收集整理，保证按期完成归档工作。六、熟练地掌握档案业务知识，定期检查、督促、指导各科室做好预立卷工作，按照分类标准组卷，减少质量差错。七、接收、整理、保管和利用本单位形成的各种门类和载体的档案，实行集中统一管理。八、负责开发、编研档案专题汇编，要求文字准确、条理清楚、内容真实，具有一定的参考性。九、根据需要编制检索工具和参考资料，更好地为单位的中心工作服务。十、负责档案的借阅和利用，严格查阅、借阅档案的登记手续，热情接待利用者查阅档案，注重档案利用信息反馈，对超期借阅未归的档案及时催还。十一、参加档案鉴定、销毁工作，并对销毁的材料进行监销。十二、遵守库房管理制度，保持库房整洁，按照“八防”要求定期整理、清扫、检查，并做好温湿监控记录。文书档案管理制度为了完整、系统地保存单位在各项工作中形成的文书材料，提高文书档案的归档质量，适应单位各项工作的需要，特制定文书档案的管理制度。一、归档范围文书档案归档范围包括：计划、总结、报告、重要的协议、请示、批复、重要简报、会议纪要、记录、函、通知、会议材料、组织沿革、大事记、年鉴、重要的人民来信来访处理材料，月、季、年度报表，专题材料等有查考价值资料。

公司文件档案管理制度

公司文件档案管理制度 1 产生目的为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项： 3.1.1.1 上级来文（1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料（1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；（2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件；（4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料；（6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料；（7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；（9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料；（10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；（14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料；（15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根；（16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；

文书档案管理规定 (2)

文书档案管理规定为了进一步加强所（园）文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，维护所（园）合法权益，特制订本规定。一、定义本规定所称的文书档案是指过去和现在的所（园）各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所（园）有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。二、档案的立卷与归档 1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。 2、收集范围为主要包括：（1）反映所（园）机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）所（园）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各部门具体归档材料见附件）。 3、属于归档范围的文件材料，必须向综合办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

4、所有文书档案一事（一档）一交，或次年二月底统一移交。 5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。 6、立卷工作一般在年末或次年初进行，一事一卷。党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。 7、案卷质量要求案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。（1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总

公司档案管理制度及流程

公司文件档案管理制度及流程一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人

1）负责对部门档案管理监督检查。五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。 a) 归档范围及移交时间：每季度结束后次月10 日前。 b)档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c)档案资料的日常管理： ⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》检索利用。，以便 ⑶ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

员工档案管理制度范本

员工档案分为原始档案和业绩、培训档案。 1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。 2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。 3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。 4、查阅原始人事档案管理规定： ⑴ 查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。 ⑵ 查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。 ⑶ 员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。 ⑷ 非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。 ⑸ 员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。 5、员工业绩、培训档案：员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。 ⑴ 人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。

⑵ 员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下（不含主管级）培训、业绩档由人事文员管理。 ⑶ 部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。 ⑷ 员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。 ⑸ 员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。

公司文件档案管理制度

公司人事档案及技术档案管理制度总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。一. 文件的收集公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：1．上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部） 2．上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部） 3．公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部） 4．会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）5．公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部） 6. 公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部） 7．公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）8．公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部） 9．公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； 10．公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部） 11．公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部） 12．公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部） 13．公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部） 14．公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）

安全文件和档案管理制度

安全生产文件和档案管理制度 1目的为进一步加强本公司安全生产管理工作，预防和减少安全生产事故，提高本公司安全生产管理水平，根据《档案法》的有关规定和《安全生产许可证条例》规定，根据本公司具体情况，特制定如下安全生产文件和档案管理制度。 2 适用范围本制度适用于公司所有安全文件、档案的管理。 3 职责 3.1技术科负责参考资料和文献的收集、保存。 3.2安全科负责上级安全部门下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见、措施等。 3.3车间、工段、班组负责各自安全资料的建档、保存。 4 管理内容 4.1 安全生产管理工作必须建立安全档案，由安全科统一管理，公司、车间，工段（班组）分级保管。 4.2 企业根据需要，重要文件以文件形成由企业负责人签发并加盖公章，保管员将原件存入档案。 4.3 安全生产管理所形成有关记录，按规定保存归档。 4.3.1 有关职业安全健康上报材料、文件、表格、企业各种安全证件应复印保存。 4.3.2 安全检查、安全学习、安全宣传培训教育活动情况资料。 4.3.3 责任书、安全管理机构设置的文件、安全组织网络图、上下级签订的安全生产责任书。 4.3.4 制度文件：有关部门制订和下发的制度性文件。 4.3.5花名册：全员花名册、安全管理人员花名册、特种作业人员花名册及相关身份证明、安全资格证书复印件。 4.3.6 危险化学品管理台帐资料

4.3.7 安全设备设施和劳保用品购买、发放登记台帐（附票证复印件）。 4.3.8 安全事故记录和报告资料、安全事故调查处理材料。 5 档案管理要求 5.1对档案分类、管理由企业安全管理员负责，档案管理应本着整齐、规范、便于查阅的方针。 5.2 存于档案的所有文件、图件应编写目录或清单，以便于查阅。 5.3 建立本单位的安全档案，主要有安全文件、安全记录、安全教育、培训、责任状等，并接档案管理制度定期存档案室。 5.4 企业重要安全档案，日常由安全管理员负责编制、管理，并按档案管理制度定期将重要档案存档。 5.5 档案保存的形式有：文字书面版本、照片录像等。 5.6 档案管理必须有专门的档案柜，并具有良好的卫生环境和防盗、防火、防潮的安全措施。 5.7 根据国家和有关部门的规定，档案保管期限分为永久、长期、短期三种，确定保管期限的基本原则是： 1）对企业安全生产有长远利用价值的档案应永久保存； 2）对企业安全生产在一定时间内有利用价值的档案分别是长期和短期保存； 3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。 5.8 安全档案保存期限由相应规定确定。 6 档案销毁 6.1 档案销毁必须慎重，销毁前要填写“销毁文件清单”，经企业负责人批准同意后进行。 6.2 档案销毁至少要二人进行，档案销毁采用碎裂填埋或燃烧法，燃烧时应做好防火工作。 7 档案借阅 7.1 安全档案借阅需经企业负责人批准。 7.2 档案材料原则上现场查阅，必须借出时须办理借阅手续。 7.3 外单位调阅档案时，须经企业负责人同意，并办理借阅手续。 7.4 凡属外借档案，借阅人应及时交回，如未按期交回，安管员应进行索要。索要无果或档案损坏应汇报企业负责人，按档案管理制度进行处罚或追究其责任。

文件、记录和档案管理制度范本

文件、记录和档案管理制度 1 目的对记录进行控制以及文件、档案的有效管理。 2 范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 3 职责 3.1 各过程管理部门职责： 3.1.1 负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2 负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3 负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4 负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5 负责文件更改内容等。 3.2 各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.3各部门负责本部门记录的建立与管理。 4 程序内容 4.1 确定文件种类 4.1.1 为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。 4.1.2 外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。

4.1.3 综合管理体系文件 a. 方针、目标和指标； b. 实现方针、目标和指标的策划； c. 控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4 资料和记录相关的资料包括但不限于： a.各类分析 / 评价 / 统计数据； b. 特种设备及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.图纸、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）; g.技术资料； h.供应商和承包商档案； i.作业许可证等； h.其他资料。 4.2 提出文件的编制和修改需求 4.2.1 所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2 过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3 指定编写人 4.3.1 如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。

文件、档案管理制度(通用版)

( 安全管理 ) 单位：_________________________ 姓名：_________________________ 日期：_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改文件、档案管理制度(通用版) Safety management is an important part of production management. Safety and production are in the implementation process

文件、档案管理制度(通用版) 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进

行管理。五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。六、文件资料档案的保管、查阅。 1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

档案管理制度

档案管理制度一、总则 1、本制度所指的档案，包括文书档案、人事档案、财务档案、工程技术档案、声像档案等。 2、公司的各类档案必须按年度立卷。各部门内部在工作中形成的各种有保存价值的文件资料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统性和完整性，公文上的各种附件一律不得抽存。公文结案后，应及时交由本部门文书管理人员归档。工作变动或因故离职时，必须将文件材料向接办人员办理移交手续，不得擅自带走或销毁。二、档案的收集与管理 1、坚持按部门收集、管理文件资料的制度。公司各部门均应设立兼职档案管理员，负责管理本部门的文件资料，并保持相对稳定。人员变动，应及时通知总经办。 2、公司档案的主管部门为总经办。 3、凡本公司缮印的公文（含定稿和正件与附件、批复、请示、报告、转发文件含被转发的原件）一律由公司行政专员统一收集管理。 4、一项工作由几个部门参与办理，在工作中形成的文件资料，由牵头主办部门收集归档。公司召开会议形成的文件由会议主办部门收集归档。 5、公司工作人员外出学习、考察、调查研究或参加行业主管部门召开的会议等公务活动的人员，在核报旅差费时，必须将会议的主要文件资料交总经办办理归档手续，由行政专员签字认可后，财务部门才能给予报销。 6、本公司召开全公司性的会议，由会议主办部门指定专人将会议资料、声像资料等向总经办办理归档手续，由行政专员签字认可后，财务部门才能报销相关的会议费用。 7、公司专（兼）职档案管理人员的职责是：（1）了解本公司（部门）的工作业务，掌握本公司（部门）文件资料归档的范围，收集并管理本公司（部门）的文件资料；（2）认真执行文件资料归档制度，对本公司（部门）承办的文件资料及时收集归档。每个季度更新的文档由行政部网络专员进行电子档更新。（3）承办人员借用档案资料时，应按照档案借用程序办理借用登记手续。三、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、经验材料、会议纪录等。 2、上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例规定、通知等文件资料。 3、本公司制发的所有正式文件和与有关单位往来的文书。 4、本公司向上级的请示与上级机关的批复。 5、反映本公司生产经营活动的计划、总结、报告、请示、批复、报告、会议纪录等。 6、本公司与相关单位签订的合同、协议等文件资料。 7、本公司关于中、高层管理人员职务任免的文件资料，以及员工考核、奖惩的文件资料。 8、本公司员工劳动、薪酬、福利等方面的文件资料。

1、文件和档案管理制度

文件和档案管理制度 1目的为加强安全生产管理，使安全生产管理工作档案与公司各活动记录标准化、规范化，公司根据安全生产法建立了安全生产档案，并制定安全生产建档制度。 2 职责 2.1各部门、各岗位人员按照公司安全管理制度的要求建立相应安全管理档案。 2.2 安全主任负责监督管理安全管理档案的建立、完善情况。 3安全档案台账的主要内容。 3.1安全会议记录本 3.1.1安全会议记录应认真填写会议名称、会议时间、会议地点、召集单位和主持人、与会单位和人数、会议内容、处理结果等。 3.1.2安全会议记录本主要填写各部门召开的安全会议内容，尤其对安全生产文件的传达、学习、贯彻情况要详细填写。 3.2安全综合管理台账 3.2.1安全综合管理台账设年度安全工作计划、年度安全工作总结、月度工作计划、月度工作总结和大事记等栏目。 3.2.2安全工作计划、总结: ①年度安全工作计划、总结：将本单位的年度工作计划、总结填写到台账内备查。 ②月度安全工作计划、小结：将上月所开展的主要安全工作，在认真总结的基础上，实事求是的填写在台账内；本月的安全工作计划认真的填写在台账内。 3.2.3大事记：主要填写已经发生了的、并与本部门有密切关系的、安全工作上的重大事件或事故。 3.3安全教育台账安全教育台账分三级安全教育台账、日常安全教育台账、安全培训班台账三种。安全教育台账实行分级管理，按照《安全教育管理制度》的要求执行。 3.3.1三级安全教育台账设三级安全教育记录表、三级安全教育人员登记表，分设教育时间、组织者、教育地点、受教育人数、教育内容、授课人、课时、受教育人员基本情况和三级安全教育成绩等栏目，应逐项认真填写。其主要对象为新入厂人员、转岗人员、施工人员和外来人员。 3.3.2日常安全教育台账设班组安全活动日计划、领导干部参加班组安全活动日情况、班组安全活动记录检查、日常安全教育统计等栏目。