第二章公文的格式行文制度结构模式
本章介绍公文的格式、公文行文制度和公文正文基本内容模块及结构模式,这些基本知识同样适用于通用经济公文。
第一节公文的格式
程式化是公文的特征之一。公文的程式化在很大程度上通过书面文字材料形成的相对固定的格式来表现。
根据《国家行政机关公文处理办法》的规定,公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
一份完整的公文由文头、主文和文尾三部分组成,公文格式主要是这几部分内容的组成与写作规定。公文格式简图如图2—1所示。一、文头部分
公文的文头又称版头,包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端,一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。
(一)发文机关标识
文件名称由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“××省人民政府文件”、“××市商业局文件”。
图2—1公文格式简图
(二)发文字号
发文字号又称发文号、文号、文件字号,是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。位于发文机关标识下空两行处、间隔线上面居中位置,紧靠间隔线。发文字号使用与正文相同的字体。
一定范围内的最高领导机关,须对自己所辖的机关和单位的发文机关代字统一编定,以免重复、混乱。编后,要保持稳定。
发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。发文字号中三个部分的书写顺序是:先写发文机关代字,接着是年份,最后是序号。如“粤科学院字[2004]14号”,表示是广东省科学院在2004年度内发的第l4号文。
发文机关的年份,要用阿拉伯数字完整书写,不能把“l992”简化为“92”,括号须用六角括号“[ ]”,不能用圆括号“( )”。
联合行文的发文字号只标主办机关的发文字号。
发文字号的作用主要有三个:一是便于登记;二是便于分类、归档;三是便于查找、引用。
公文文头和正文部分用一条较粗的红色横线分开。这条横线称为“间隔线”。党内文件的间隔线正中印一颗红色五角星,行政机关公文不印红星。
(三)签发人
上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人。签发人姓名的位置在发文字号的右侧空两字位置处:写上“签发人”,加冒号,后写其姓名。只有上行文才需注明签发人。
(四)秘密等级(密级)
秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。我国《保密法》将秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密等级标注在版心
右上角第1行,两字之间空l字。如需同时标识秘密等级和保密期限,则顶格标识在版心右上角第l行。秘密标志为★。无密不标。前标密级,★后写保密期限,如“机密★5年”。
(五)紧急程度(急度)
紧急程度是指送达和办理公文的时限要求。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”;紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,则紧急程度顶格标识在版心右上角第2行,秘密等级顶格标识在版心右上角第l行。
(六)份号
份号又称份数序号,是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。一般件不印份号,绝密、机密公文要印份数序号,按号登记分发给收件人。如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。
二、主文部分
公文的主文是公文最主要的部分,其格式包括标题、题注、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、签署、印章和成文年月日等内容的规定。
(一)标题
公文的标题即公文的名称,是公文内容和作用的高度概括。标题一般不加书名号。
完整的公文标题由发文机关名称、公文事由(或公文主题)和公文
种类三部分组成。
公文标题的三个部分,有时可以省略除文种外的一个或两个部分。标题一般使用“关于”这个介词结构。
公文标题的排列也要注意:一是在移行排列时不要将结构紧密的词语拆开跨行排列,以保持词语的相对完整。二是要保持标题的适中、对称和醒目。
(二)题注
题注即注释、说明标题的文字。它位于标题之下、主送机关以上。一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。有的题注用括号括住,有的用破折号标识。
(三)主送机关
主送机关又叫做“抬头”、“受文机关”或“上款”,是指公文的主要受理机关。
主送机关写在正文之前,标题之下,顶格写,尾加冒号。如主送机关不止一个时,应按其性质、级别或惯例依次排列,中间用顿号(类间用逗号)断开。
普发性下行文。主送机关较多,一般使用泛称,如“校直属单位”。
上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见及函的主送机关只能是一个。一些行文方向不定,没有特指主送机关的公布性公文,如公告、通告及一部分通知,则不写主送机关。
(四)正文
正文是公文的核心部分,用来表述公文的具体内容,除个别极简短的公文外,正文内容一般分开头(又称原由或引据)、事项、结尾三部分。正文内容因文而异,具体撰写要求将在本书第三章介绍。
正文内容较多时可以分段写,也可以加分层序码表示各层之间的关系,分层序码的规范顺序依次是:“一、”、“(一)、”、“1.”、“(1)”、“①”。
(五)发至级限
发至级限指文件发至层次,一般写在正文后,落款的左上方,也可将其放在主题词上面、落款的左下前部附注的位置。发至级限要用圆括号括上。
(六)附件
附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。
附件是公文的组成部分,指随文发送的文件、报表、材料等,作为正文的补充说明或参考材料。不是所有公文都需附件,根据需要而定。
附件必须写所附内容的标题或名称,附件若不止一件,则应标序号。序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.××××”)。附件名称后不加标点符号。
“附件”写在正文下一行,左空两字,“附件”后加冒号。
有的公文,附件只发给主送机关或部分抄报、抄送机关,若碰上此类情况,则应在附件后注明。
有的公文是专为报送一份材料或专为批转、转发、颁发某个文件
而拟制的,被批转、转发的文件是公文的主体,正文只起按语或说明、批准、发布的作用,正文文本已写清这些文件、材料的名称,因此不必再写“附件”。
附件应与公文正文在一起装订,并在附件左上角第l行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
(七)发文机关
发文机关是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。联合行文,主办机关排列在前。
(八)签署
由签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章叫签署。在发文机关位置、领导人职务名称后空一格进行签署。签署后,公文以领导人名义向外发出。签署和印章一样,都是文件生效的标志。
签署多用在各级机关发出的命令、议案等文件上。
(九)成文时间
成文时间又称署时,以领导人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准;电报以发出时间为准;会议通过的公文以通过日期为准;法规性公文以批准日期为准,或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。
成文时间关系到公文的时效。成文时间要用汉字将年、月、日标全;“零”写为“OO”,不应用阿拉伯数字书写。成文时间一般位于
正文尾发文机关名称下一行右侧位置。会议通过的文件则标在公文标题下。
(十)印章
公文,除会议纪要和以电报形式发出的以外,都应加盖印章。印章是机关最权威的代表形式,是公文效力最权威的凭证,是发文机关对公文负责的标志。印章要盖得端正,合乎规范。上不压正文,下要压年、月、日。联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章。联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章。
三、文尾部分
文尾部分格式,包括主题词、抄送、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。
(一)主题词
主题词,是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词或词组,其主要作用在于方便电脑存储和文件检索。
根据《国家行政机关公文处理办法》第十条规定,公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
主题词的位置在抄送机关上方。标引主题词需使用主题词表。
标引主题词要注意以下三点:
(1)要掌握选词原则。要选用最能反映公文主题内容的词语。一份文件的主题词一般不超过五个。其标引顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文种的词。各主题词之间空一格,不写标点符号。如《国务院关于加强水土保持
工作的通知》,先标类别词“水利”,再标类属词“水土保持”,最后标上文种名称“通知”。一份文件如有两个以上的主题内容,先集中对一个主题内容进行标引,再对第二个主题内容进行标引。如会议纪要《听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报》,先标反映第一个主题内容的类别词“财政”,再标类属词“税务”;然后标反映第二个主题内容的类别词“公安”,再标类属词“缉私”,最后标“会议纪要”。
(2)要使用主题词表。国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》,由15类1048个主题词组成,分为主表和附表两大部分。主表有l3类750个主题词,附表有两类298个主题词,词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类,如“综合经济”、“财政”、“金融”类等。第二层是类别词,即对主题词的具体分类,如“工交”、“能源”,“邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词,用于文件的标引。
(3)主题词的标引,应坚持“谁办文,谁标引”的原则。
(二)抄送机关
抄送机关,是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关,应当写全称或规范化简称、统称,按机关性质和隶属关系情况依次排列。其位置在主题词下,印发机关之上,左空一字。
(三)印发机关、印发日期和印数
印发机关,即印发公文的机关,要写全称。印发日期,以公文付印的日期为准。
印发机关和印发日期位于末页页码上端,在同一行。前面左空一字写印发机关,最后写印发日期。印发日期右空一字。
印数,是指公文的实际印制份数,位于印发时间的正下方,写“共印××份”,用圆括号括上。
(四)附注
附注用于说明其他项目不便说明的事项。如说明有关引文的出处;解释有关名词术语。发至级限,有时也以附注的形式来说明。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。附注应当加括号标注。位置居左空两个字,在成文时间下一行。
(五)页码
页码,即公文的页码顺序,在一页公文的最下端。
四、公文格式以外的其他规定
(一)公文用纸规格
2000年4月国务院办公厅秘书局新颁布的《国家行政机关公文格式》规定公文用纸一般采用国际标准A4型纸。国家新闯出版署新修订的《图书和期刊开本及其幅面尺寸》,规定从2000年开始,图书期刊一律采用国际标准A4型纸,取消常用的16开纸型。国际标准A4型纸,宽210mm,长297mm。国际标准化组织在1975年制定书写纸的规格标准为A4型。A4型纸公文用纸版心尺寸为156mm×225mm。
(二)排印
公文排印一律从左而右横排、横写。少数民族按其习惯书写和排印。字距、行距自定,眉边空留要恰当,一般是上空白宽于下空白,
左空白宽于右空白。
横排的公文在左侧装订。
(三)字号
公文中印刷字号一般按发文机关名称、大标题、小标题、正文及附件项目顺序,依次从大到小选用。
发文机关名称一般用高22mm,宽l5mm的黑变体字或初号宋体字。
公文标题一般用2号小标宋体字;主题词用3号黑体字;秘密等级、紧急程度用3号黑体字。发文字号、签发人、正文、主送机关、抄送机关、附件、印发机关、附注等项采用3号仿宋体字。
第三节公文正文基本内容模块及结构模式
国际劳工组织研究开发出一种模块式技能培训法,其基本思想是:每个职业都可看成是由可分解的若干个被称为“模块”的工作任务构成。职工通过培训,逐个掌握各个模块所包含的知识内容之后,就能够上岗从事这一个职业。这种模块式技能培训法,与《国家行政机关公文处理办法》规定的现行公文的写作,存在着一定的关系。之所以如此说,是因为公文本身就具有显著的规范化格式的特点。存在规范化格式特点,必然存在内层结构上与之相应的深层结构构成成分;每一个基本构成成分,必然包含有相对固定的构成内容,而这神包含相对固定内容的基本构成成分即可视作模块。
本节以公文具有基本构成模块为基础,探讨公文内容的一般结构模式。
一、公文正文基本内容模块及其界定
公文正文存在哪些基本构成模块?对公文正文基本内容构成模块的认识,同样得遵循马克思关于一般规律只有在对偶然性进行大量概括的基础上才能产生的思想而进行。唯有通过分析、研究大量的公文实侧,方可概括、提炼出公文正文基本内容的构成模块。
下面是能说明公文正文基本内容模块的典型例子。
关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定各市、县、自治县人民政府,省府直属单位:
袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌,为广东省争了
(1)
光。为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩,为促进我省的数学奥
(2)
林匹克竞赛活动,培养青少年热爱科学、勇于进取的精神,省人民政府决定:
(3)
(一)给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金1万元;
(4)
(二)给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各5000元;
(4)
(三)给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各
(4)
5000元。希望袁汉辉同学和受表彰的单位,戒骄戒躁,再接再厉,争取更大成绩。
(5)
广东省人民政府
一九九三年八月十五日
(注:例文中的序号(1)、(2)、(3)、(4)、(5)为本书编著者所加) 公文正文的基本内容模块一般来说有五个,即“依据”、“目的”、“文种承启语”、“事项”、“要求”。在上例中,“(1)”所标的内容为依据;“(2)”所标的内容为目的;“(3)”所标的内容为文种承启语;“(4)”所标的内容为事项;“(5)”所标的内容为要求。
一般来说,所谓“依据”,属于公文制作的原由、现实根据或法律根据,以及有关事件的情况交代等公文制作的出发点。每一篇公文
的制作皆有依据。在上例中,袁汉辉同学获奖是发文的依据。依据体现了制发公文的根据以及必要性、适时性和针对性。
“目的”,即是制发公文的目的。目的,有时表现为惯用语“目的句”(或称为。“主旨句”)。目的句常以带“为”、“为了”等介词的提示语句表达。每一篇公文皆有发文目的。目的其实也包括了发文的意义。目的句的作用,主要是开宗明义,提示发文的目的、意义或动机,以引起、集中受文者的注意力。
“文种承启语”为一种承上启下、启示事项的过渡句子。之所以叫文种承启语,还由于这个句子包含着对所发公文属于何种文种的提示。如上例为“决定”的文种承启语便是“省人民政府决定”。
“事项”是一篇公文的重点,是公文制作者围绕或根据主旨而展开的内容、叙述的情况、分析的问题、提出的做法、措施或执行的方案等一类内容。事项集中体现了行政机关对某项工作具体的政务行为和态度措施。在例文中,事项表现为受表彰的对象、奖状和奖金。
“要求”,是文末针对或围绕事项而提出(或补充)的希望、号召、倾向、强调的问题以及面向全局而作的指示等。在例文中,要求表现为对袁汉辉同学和受表彰单位的希望。
二、公文正文基本内容模块的排序及其显性结构模式图
公文正文基本内容模块构成一篇公文,必定存在特定的、内在的逻辑关系,这种逻辑关系的外在形式表现为一定的排列顺序。
“依据”既然是何以会出现这一篇公文的理由、根据,为公文制作的出发点,那么,按逻辑关系,应排首位。“目的”,提示在特定的背
景之下制作公文的考虑,表明动机,得以依据为前提,自然与依据紧邻,且必须在依据之后。为启示达到目的而采取哪些具体措施、方法和意见的“文种承启语”,必然在目的之后,事项之前。“事项”之后需要进一步强调、提示,或为落实具体的做法而发出希望及号召等,这些针对事项而发的意见性“要求”,只能排在事项之后的文末。例文所呈现的实际上便是这种排序。
根据以上的分析,可构成如图2—2所示的框图。
图2—2表现的是完全式或标准式公文正文基本内容模块的排列格式,属于最规范的格式。凡是规范的格式,都可称为模式。由于模式显明了构成公文内容基本的、完全的模块及其排序,因而,可将之定义为“公文正文基本内容显性结构模式”。
图2—2公文正文基本内容显性结构模式图
三、公文正文内容隐性结构模式
在现行公文中,公文正文基本内容显性结构模式是一种完全式模式。实际流通的公文。常常可省略部分结构模块。被省略的结构模块
类似于高等数学中的隐函数,是一种隐性模块。隐去了部分结构模块的公文结构模式,可以定义为“公文正文内容隐性结构模式”。
公文部分结构模块能否隐去,需遵循四个原则:一是利于突出主旨的原则;二是适应文种特点的原则;三是服从内容表达需要的原则;四是简明精练的原则。
在公文正文五个基本内容模块之中,事项是核心,因而绝对不能省略,也无法省略。
单一模块模式,即只有唯一不能省略的模块一…事项。从理论和实例上看,周知性公文公告和通告能够出现这种模式。例如:
中共中央、全国人大常委会、国务院
关于宋庆龄副委员长病情的公告
(第一号)
宋庆龄副委员长患冠心病及慢性淋巴性白血病,经多方治疗,未见好转。曾多次出现发热、呼吸困难、心跳加快等症状。二月十四日晚,突发寒战高热,热度达摄氏四十点二度,有严重心力衰竭。目前病情危急,正在积极抢救治疗。
一九八一年五月十五日一般来说,公文正文内容隐性结构模式有单一模块模式、两模块模式、三模块模式和四模块模式四种类型。由于该内容超出了教学大纲的范围,不作赘述。
四、认识公文正文基本内容显性、隐性结构模式的意义
(一)利于循格阅读,强化对公文正文内容结构的认识
认识和掌握公文正文基本内容显性和隐性结构模式,尤其是在明确了公文基本结构模式图后,由于图形直观、形象、具体.在一定的程度上能较强烈地刺激视觉,强化记忆,因而利于记牢。如果说,在未引入公文结构模块之前,阅读公文尚不太易体现格式化的思想,那么,引入其之后,再阅读公文,就容易将公文正文基本内容结构模块与所阅读的公文正文内容结构进行比照,找出对应处和相异处。在阅读和析评现行公文正文的结构时,亦易于对之作出是显性还是隐性结构模式的分析。从而将本来较为被动和较混沌的学习,趋向为有格可循、较能发挥主观能动性的学习。
(二)利于规范撰稿思路,循格快速写作
公文正文基本内容显性和隐性结构模式的引入。可以导致写作训练的两个改进:一个改进是能够将整篇公文的写作训练,改成类似于“模块式技能培训”,即将整篇公文的写作训练分为两步:第一步进行各单项模块的写作训练,第二步进行组合式整体公文写作训练。各单项模块写作训练,有很强的对口性;第二个改进是将比较无序的谋篇布局思路变成规范性较强的撰稿思路,甚至可以在下笔前对显性结构模式的五个模块皆进行全面的考虑。然后,对符合隐性原则能够隐去的模块考虑是否作出隐性处理。实践证明,利用这种做法能较快地循格写出较好的公文。
附件 公司公文格式编排规则 一、公文用纸幅面尺寸及版面要求 (一)幅面尺寸:公文用纸统一采用A4型纸,幅面尺寸为210毫米×297毫米。 (二)页边与版心尺寸:公文用纸天头(上白边)为37毫米±1毫米,下白边为35毫米,公文用纸订口(左白边)为28毫米±1毫米,右白边为26毫米,版心尺寸为156毫米×225毫米。 (三)字体和字号:如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号方正仿宋体字,特定情况可以作适当调整。 (四)行数和字数:一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心,特定情况可以作适当调整。 (五)文字颜色:如无特殊说明,公文中文字颜色均为黑色。 二、文件格式公文各要素编排规则 版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。 (一)版头 3页
1. 密级和保密期限。指公文的秘密等级和保密的期限,应根据文件内容据实标注。一般用3号方正黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 集团公司公文涉及的秘密分为国家秘密和集团公司商业秘密。国家秘密分为“秘密”、“机密”、“绝密”3个层级,企业商业秘密分为“油商密★”、“油商密★★”、“油商密★★★”3个层级。 2.份号。指公文印制份数的顺序号。涉密公文(含国家秘密及集团公司商业秘密)应标注份号,一般用3~6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行,编虚位补齐,即第一份公文份号可以编为“001”、“0001”等。 3. 紧急程度。指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,可分别标注“加急”或“特急”,用3号方正黑体字,顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,则份号标在第一行,密级和保密期限标在第二行,紧急程度标在第三行。 4. 发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时,发文机关标志可以同时标注联署发文机关名称,也可以单独使用主办机关名称,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排列。 4页
行政公文行文规范及模板汇编 一、文件行文规范: (一)上行文:报告、请示、申请、汇报、总结 1、标题:二号黑体加粗字、居中、无缩进; 2、二级标题: 三号宋体加粗字体,首行缩进两字符; 3、正文: 三号宋体字,首行缩进两字符,行间距为固定值28磅。 4、收尾落款与日脚: 三号宋体加粗字体,居中; 日脚为插入文体字样日期; 通过左缩进至右下脚位置; (二)平行文、下行文;通知、通报、批复、函、意见、纪要、工作联系单。 1、标题: 二号黑体加粗字,居中,无缩进。 2、二级标题: 三号宋体加粗字,首行缩进两字符; 3、正文: 四号宋体字,首行缩进两字符,行间距为固定值25磅;
4、文尾落款和日脚: 四号宋体加粗字、居中,左缩进到右下角。 日脚为插入文体字样日期。 二、行文规定: (一)公文用纸: 1、文本文件:为A4型白纸:210mm×297mm。 2、图纸文件:为A3型白纸:29.7m m×42mm。(二)装订: 1、文件(红头文件):单面装订; 2、常规文件:单面或双面装订; 3、普通文书:双面装订; 297mm 26mm 二、公文模板
贵州新西南矿业股份有限公司文件 新矿司X发[XXXX]XX号签发:XXX XXXXXXXXXXXX XXX: XXXX 贵州新西南矿业股份有限公司 XXXX年XX月XX日 主题词:设置组织机构通知 抄报:董事长法人董事会成员 抄送:总经理矿长工程师副矿长矿属各单位 印发:综合管理办公室存:档案室
(一)决定 001.重要事项决定 ××××公司关于××××××(事由) 的决定 ××××(主送单位): 为了××××××(目的),根据××××××(依据),经研究,决定××××××(决定事项)。 一、××××××。 二、××××××。 三、××××××。 ……(决定的具体内容) (印章) ××××年×月×日 002.嘉奖决定
公文行文字体格式要求 1、页边距——上3.7厘米,下3.5厘米,左2.8厘米,右2.6厘米,版式——页眉1.5厘米,页脚2.8厘米。 2、密级和保密期限:一般用3号方正黑体字,顶格编排在版心左上角第二 行。 3、紧急程度。指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,可分别标注“加急”或“特急”,用3号方正黑体字,顶格编排在版心左上角。如需同时 标注份号、密级和保密期限、紧急程度,则份号标在第一行,密级和保密期限标在第二行,紧急程度标在第三行。 2号方正小标宋简体字,编排于红色分隔4、公文标题:用 线下空两行位置。(公司版本已将两行位置在表头中空出) 5、主送机关:主送机关用3号方正仿宋体字,编排于标题下空一行(28磅)位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。 6、公文正文。一般用3号方正仿宋体字,行距固定值28镑,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文件层次结构一般不超过四层,层次序数依次可用“一”“(一)”“1.”“(1)”。一般第一层用3号方正黑体字、第二层用3号方正楷体字、第三层和第四层用3号方正仿宋体字标注。 7、附件说明。指公文附件的顺序号和名称。公文如有附件,在正文 下空一行左空二字编排“附件”二字,后依次标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应与上一行附件名称的首字对齐。
8、公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符,印章统一采用下套方式加盖。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全,一般右空四字编排。印章页至少有一行正文文字,不允许公章出现在单独一页上。遇到这种情况,可通过适当调整行距、字距来解决。印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。 9、附注:指公文印发传达范围、联系人及联系电话等需要说明的事项。用3号方正仿宋体字,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 10、附件:指公文正文的说明、补充或参考资料,与正文具有同等效力。附件应当另面编排,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号方正黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订,应在附件首页版心左上角第一行顶格用3号方正黑体字标注公文的发文字号加“附件”二字及附件顺序号。 11、WORD字号和EXCEL字号对应表 WORD字号二号小二号三号小三号四号小四号 EXCEL字号22 18 16151412 12、抄送:4号方正仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。 13、印发机关和印发日期:指公文的印制主管部门和送印日期。一般用4号方正仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,
公司行政公文格式规范及模板 一、文件行文规范: (一)上行文:报告、请示、申请、汇报、总结 1、标题:二号黑体加粗字、居中、无缩进; 2、二级标题: 三号宋体加粗字体,首行缩进两字符; 3、正文: 三号宋体字,首行缩进两字符,行间距为固定值28磅。 4、收尾落款与日脚: 三号宋体加粗字体,居中; 日脚为插入文体字样日期; 通过左缩进至右下脚位置; (二)平行文、下行文;通知、通报、批复、函、意见、纪要、工作联系单。 1、标题: 二号黑体加粗字,居中,无缩进。 2、二级标题: 三号宋体加粗字,首行缩进两字符; 3、正文: 四号宋体字,首行缩进两字符,行间距为固定值25磅;
4、文尾落款和日脚: 四号宋体加粗字、居中,左缩进到右下角。 日脚为插入文体字样日期。 二、行文规定: (一)公文用纸: 1、文本文件:为A4型白纸:210mm×297mm。 2、图纸文件:为A3型白纸:29.7m m×42mm。(二)装订: 1、文件(红头文件):单面装订; 2、常规文件:单面或双面装订; 3、普通文书:双面装订; 297mm 26mm 二、公文模板
X矿业股份有限公司文件 新矿司X发[XXXX]XX号签发:XXX XXXXXXXXXXXX XXX: XXXX X股份有限公司 XXXX年XX月XX日 主题词:设置组织机构通知 抄报:董事长法人董事会成员 抄送:总经理矿长工程师副矿长矿属各单位印发:综合管理办公室存:档案室
(一)决定 001.重要事项决定 ×××公司关于×××(事由) 的决定 ××××(主送单位): 为了×(目的),根据×(依据),经研究,决定××(决定事项)。 一、×××。 二、×××。 三、×××。 ……(决定的具体内容) (印章) ××年×月×日
公文的格式规范 公文的格式,指的是公文的外观形式,它既包括组成公文的各部分文字符号在载体(纸张等)上的排列和标识规则,也包括公文的用纸要求和印制规范,换言之,公文的格式就是公文的书面结构与公文的用纸和印制规范的总和,是对公文的文面要求。公文格式的特点具有较强的规范性。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性,使公文的写作规范化、标准化,不仅增加公文的美学效果,而且方便对其进行阅读与传递、处理,提高工作效率。《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》分别以一章的篇幅对党的机关和国家行政机关公文的格式做了规定,而由中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局共同起草、国家质监局发布、自2000年1月1日起正式实施的作为中华人民共和国国家标准的《国家行政机关公文格式》,更是前所未有的,最为全面、具体、细致、科学的公文格式标准。为规范公文的制作和处理,2005年开展“规范司法行为,促进司法公正”专项整改活动期间,中院参照《国家行政机关公文处理办法》和最高法院有关规定,于9月7日制定了《宜昌市中级人民法院公文处理办法》,编入《规章制度》一书,就公文的制作、处理进行了规范,作了比较详细的规定。下面分别就公文的发布形式、书面格式、用纸格式和印装格式加以介绍。 (一)公文的发布形式和适用范围 就法院系统来说,以中院为例,主要有: 1、《宜昌市中级人民法院文件(宜市中法发)》,主要用于传达贯彻党的方针、政策或重要工作部署,发布重要的决定、通知等。 2、《宜昌市中级人民法院(宜市中法)》,主要用于人事任免、重要会议及其他事项的通知、批复、命令、议案、请示、报告、通报、函等。 3、《宜昌市中级人民法院办公室文件(宜市中法办)》,是中院文件的补充形式,主要适用于办公室根据院领导授权、传达或代本院发布某些事项,发布办公室职权范围内的事项。 4、《传真电报(宜市中法明传、密传)》,用于中院和中院各部门通知召开会议、时效性较强事项、事务活动安排、处理突发事件的措施等。 5、以中院各部门名义制发的公文,一般使用中院信笺版头。 (二)公文的书面格式
公文上行文范文 公文上行文范文 1 黔西南州人力资源和社会保障局: 20xx年1月,黔西南州编制委员会以《关于设立州重点水源工程建设管理局的通知》 (州机编字〔20xx〕4号),设立州重点水源工程建设管理局,规格为副县级事业单位,隶属州水务局管理。根据《关于重新核定州级部分事业单位编制类别的通知》(州机编办字〔20XX〕42号),州重点水源工程建设管理局核定事业编制11名(其中:管理人员4名、技术人员6名、工勤人员1名),现有8名 (其中:贵州省第一届人才博览会招聘引进3名、选调3名、考调1名、部队复员安置1名);设局长1名、副局长1名(正科长级)、总工程师1名(正科长级);核定内设机构5个,内设机构科级领导职数5名,列入州级财政全额预算。根据工作需要,经 20XX年12月26日局党组会议研究决定,罗洋同志从州水土保持监测分站拟调到州重点水源工程建设管理局主要负责工程建设管理一科工作;刘垚同志从州水土保持监测分站拟调到州重点水源工程建设管理局主要负责工程建设管理二科工作;杨亮同志从州水土保持监测分站拟调到州重点水源工程建设管理局主要负责工程建设管理三科工作。现将罗洋等三位同志有关调动材料送贵局,请予审批。
附:1、罗洋等三位同志《调动人员登记表》(一式四份); 2、罗洋等三位同志考察材料(一式三份); 3、调动事项的会议记录; 4、罗洋等三位同志廉洁自律方面的意见; 5、罗洋等三位同志调动申请。 中共黔西南州水务局党组20xx年1月29日 公文上行文范文 2 各科室、部门、分公司、办事处、项目部:为了充分调动工作人员积极性,妥善安排相应岗位工作承受量,通过经理办公会研究决定:对公司机关部分岗位及有关工作进行调整,具体调整决定如下: 一、行政办公室与财务室分离办公。行政办公室由肖华国、吴作亮负责。 肖华国:负责证照管理、证发放、行政公章监管等工作。 吴作亮:负责合同技术审查、预算、标书、资格预审制作等工作。休假或出差由肖华国、吴作亮轮流负责上述工作。 二、财务科集中办公。财务科由殷海珍、陈春燕负责。 殷海珍:负责财会、统计、信息登记、合同盖章、证照年检、升级资料申报、备案手续办理、档案管理等工作。 陈春燕:负责出纳、小购买等工作。法定假日由殷海珍、陈春燕轮流负责财务收付、信息登记等业务。
公文的格式规范要求 广义公文:法定公文、专用公文、事务文书(蓝色为狭义公文)按使用范围公文分为15类:决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要(其中决议和公报是XX年7月1日新增的) 按来源分为:上行文、下行为、平行文 按性质作用分:法规性公文、指挥性公文、报请性公文、公布性公文、通联性公文、记录性公文按保密程度分:绝密公文、机密公文、秘密公文 按办公时限要求分:特急件、加急件、平件(蓝色合称紧急文件) 党政机关法定公文中按规定只能单独使用不能加以合并 公文的格式规范 《党政机关公文格式》中将版心内的公文格式要素划分为版头、主体、版记三部分公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下末条分隔线以上的部分称为版记 1、版头 版头:一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人和版头中的分隔线组成
份号:一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在左版心左上角第一行 密级和保密期限:一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注 紧急程度:一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列 发文机关标志:由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成也可以使用发文机关全称或者规范化简称发文机关标志居中排布上边缘至版心上边缘为35mm推荐使用小标宋体字颜色为红色以醒目、美观、庄重为原则 发文字号:编排在发文机关标志下空二行位置居中排布发文字号由发文代字、年份、顺序号组成年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标注全称用六角括号“〔〕”扩入;发文顺序号不加“第”字不编虚位(即1不编01)在阿拉伯数字后加“号”字 上行文的发文字号居左空一字编排与最后一个签发人姓名处在同一行 版头中的分隔线:发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线 签发人:由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成居右空一字编排在发文机关标志下空二行位置“签发人”三字用3号仿宋体字签发人姓名用3号楷体字
公文行文管理制度 目录 第一章总则 (2) 第二章公文种类 (2) 第三章公文格式 (3) 第四章各类公文编制格式要求 (4) 第四章行文规则 (11) 第五章发文办理 (12) 第六章收文办理 (14) 第七章公文归档 (15) 第八章公文管理 (15) 第九章附则 (16) 附件 文件会签表 (17) 发文审批表 (18) 文件签收表 (19) 收文处理表 (20) 文件销毁申请表 (21)
第一章总则 第一条为树立公司良好形象,规范公司公文管理工作,参照《国家行政机关公文格式》及《国家行政机关公文处理办法》,同时结合公司实际情况,制 定本制度。 第二条公文是公司在管理过程中形成的具有约束力和规范体式的文书,是规范管理和进行开展工作的重要工具 第三条本制度规定了公司所有文件通用的纸张要求、印刷要求、文件中各要素排列顺序和标识规则,以及文件的办理、管理、整理(立卷)、归档等一 系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条行文应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。 严格执行各项规定,确保公司秘密安全。 第五条公司对外的文件由办公室统一收发、用印、立卷、归档和销毁。 第六条各部门(含分公司,以下同)的负责人应当高度重视文件处理工作,模范遵守本制度并加强对本部门文件处理工作的领导和检查。 第七条本制度适用于公司制发的公文(以下简称“公司文件”)及各部门制发的公文(以下简称“部门文件”)。 第二章公文种类 第八条本公司公文内容性质可分为以下10种类型: 一、决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更 或者撤销下级部门不适当的决定事项,任免人员。 二、通知:适用于批转下级部门的公文,转发上级部门和不相隶属部门的公文,传 达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项。 三、通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。 四、议案:适用于公司按照法律程序向董事会或股东大会提请审议事项。 五、报告:适用于向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级部门的询问。 六、请示:适用于向上级部门请求指示、批准。 七、批复:适用于答复下级部门的请示事项。 八、意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。
公文起草行文格式规范要求 一、行文格式规范要求 (一)标题:方正小标宋简体,二号,不加粗。副标题用3号楷体字,居中排印。 (二)正文:仿宋,三号字;只有一级小标题的,小标题用黑体字排印;有两级小标题的,第一级用黑体字排印,第二级用楷体字排印;有多级小标题的,第一级用小标宋体排印,第二级用黑体字排印,第三级用楷体字排印,第四级用仿宋体字排印。独立成段的小标题,末尾无标点符号;小标题之后接着排印正文的,末尾有句号。 (三)题目与正文空一行。 (四)正文中的序号顺序:一、(一)1.(1) 注意:(一)(1)后不加标点。 (五)成文日期:一般正文下空4行(印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔),右空4字,用阿拉伯数字及汉子将年月日标全。(如:2017年11月24日)(六)页面:A4纸,每页22行,每行28字。 (七)页面设置边距:上:3.7厘米,下:3.0厘米;左:2.8厘米,右2.3厘米。 (八)行距:固定值28磅 (九)附件:仿宋3号字。
1.正文后附件:下空一行,左空2字,3号仿宋标识“附件”附件后用全角冒号,若有两个以上附件,冒号后可用阿拉伯数字序号,附件名称后不加标点符号。例如: 附件:1.xxxxxx 2.xxxxxx 2.左上角的“附件”二字要顶格。附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。 (十)纵向装订 (十一)印章:加盖印章时,要做到端正、清晰,上沿不压正文,下沿在成文日期之下。单一机关行文印章距正文2-4mm,居中压成文日期。当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章的中心线压在成文日期上。不得盖空白章。印章与成文日期不可单独一页,可调整最后一页的行距,字间距。 (十)页码:一般用4号半角宋体阿拉伯数字,数字左右各放一条一字线,一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空一字,双页码居左空一字。空白页不标注页码,不掉页。 (十一)空格:每自然段左空2字。 (十二)正文不可随意空行。
区委办公室公文排版及行文规则 一、页面设置 (一)页边距。 上:3.7cm 下:3.5cm 左:2.8cm 下:2.6cm (二)板式中的页脚为25mm。同时,勾选“奇偶页不同”。 二、行数和字数 一般每面22行,每排28个字,并撑满版心。 三、公文排版要素要求 (一)密级。 如需标注密级一般用三号黑体。定格排在版心左上角第一行。 (二)标题。 一般用二号方正小标宋简体,标题分一行或多行居中排布,通常不超过3行,行距为35磅。 (三)主送机关。 编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时扔顶格,最后 -1-
一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文,应当将主送机关名称移至版记。 (四)正文。 一般用3号仿宋,编排于主送机关下一行,每个自然段左空2字,回行顶格。行距推荐为28.9磅。 正文结构层次一般不超过四层。 (1)第一层为“一、”,后面跟的是顿号,用黑体。 (2)第二层为“(一)”,后面不跟标点符号,用楷体。 (3)第三层为“1.”,后面跟的是小圆点,且是全角小圆点,不是顿号,用仿宋体。 (4)第四层为“(1)”,后面不跟标点符号,用仿宋体。 (五)附件说明 1.编排于正文下空一行,左空2字用3号仿宋字体编排“附件”2字而不是“附”,后标全用全角冒号和附件名称。如有两个或两个以上的附件,附件名称前面用阿拉伯数字标注附件的顺序号,顺序号后面跟全角小圆点。 2.附件名称较长需回行是,应与上行附件名称首字对齐。 3.附件后名称不标注标点符号。 4.附件说明处的标注内容及附件标注内容前后要一致。 (六)成文日期。 成文日期一般有空4字,用3号仿宋体,用阿拉伯数字,不使用汉字。与正文间隔4行。(如需加盖印章需调整行距使所盖-2-
政府公文格式及公文字体、字号、标准 公文纸一般采用国内通用的16开型,推荐采用国际标准a4型,供张贴的公文用纸幅度面尺寸, 可根据实际需要确定。 保密等级字体:一般用3号或4号黑体 紧急程度字体:字体和字号与保密等级相同(3号或4号黑体) 文头的字体:大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红)发文字号的字体:一般采用3号或4号仿宋体 签发人的字体:字体字号与发文字号相同(3号或4号仿宋体) 标题的字体:字体一般宋体、黑体,字号要大于正文的字号。 主送机关的字体:一般采用3号或4号仿宋体 正文的字体:常用3号或4号仿宋体 附件的字体:常用3号或4号仿宋体 作者的字体:字体字号与正文相同(3号或4号仿宋体) 日期的字体:字体字号与正文相同(3号或4号仿宋体) 注释的字体:小于正文的的4号或小4号仿宋体 主题词的字体:常用3号或4号黑体公文写作公文格式排版中的字体要求公文写作
抄送机关的字体:与正文的字体字号相同(常用3号或4号仿宋体)或小一号的文字 印发说明的字体:与抄送机关的字体字号相同(常用3号或4号仿宋体)或小一号的文 主标题(又称一级标题)为二号宋体(加粗) 二级标题为三号黑体 三级标题为三号仿宋加粗。 文均为三号仿宋。 上政府文规定。且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字,1、密级用三号黑体字 2、紧急程度,“特急”、“加急”用三号黑体字 3、文号用四号仿宋体字加黑 4、签发人用三号楷体字 5、标题用二号宋体字加黑 6、大小标题号“一、二、三……”用三号黑体;“(一)(二)(三)……”用三号仿宋体字 7、正文用三号仿宋体字(每页19行,每行25个字) 8、批转(转发、印发)……通知,通知正文用三号楷体字,被批转(转发、印发)文件用三号仿宋体字 9、附件标题用二号宋体字,正文用三号仿宋体字 10、印发传达范围用三号仿宋体字 11、“主题词”三个字用三号黑体字;词组用三号宋体字
公文格式排版规则 一、版面要求 公文用纸统一采用A4型纸。页边距——上3.7厘米,下3.5厘米,左2.8厘米,右2.6厘米,版式——页眉1.5厘米,页脚2.8厘米。页眉页脚奇偶页不同。 为了文件整体美观,在特殊情况下,页边距、行距、字间距可进行微调。 注:在电子公文系统中,正文执行默认的页面设置,不需调整。置于附件箱中的文件根据上述要求进行设置。 二、文件格式公文各要素编排规则 版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。 (一)版头 1.密级和保密期限。指公文的秘密等级和保密期限,应根据文件内容据实标注。一般用3号方正黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 2.份号。指公文印制份数的顺序号。涉密公文应标注份号,一般用3~6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行,编虚位补齐,即第一份公文份号可以编为“001”、“0001”等。 3.紧急程度。指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,可分别标注“加急”或“特急”,用3号方正黑体字,顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,则份号标在第一行,密级和保密期限标在第二行,紧急程度标在第三行。
4.发文单位标志。由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时,发文单位标志可以同时标注联署发文单位名称,也可以单独使用主办单位名称,如需同时标注联署发文单位名称,一般应当将主办单位名称排列在前,“文件”二字置于发文单位名称右侧,以联署发文单位名称为准上下居中排列。 发文单位标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35毫米,使用方正小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则,字号不应大于上级单位。 5.发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入。 发文字号编排在发文单位标志下空二行、红色分隔线之上的位置,其中,下行文居中排布,上行文居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。 公司本部印发的各类公文,其发文代字由总经理办公室统一拟定。各单位报送公司本部的正式上行文件(函件)发文代字由总经理办公室拟定,其他类型公文的发文代字由各单位自行确定。 6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。用3号方正仿宋体字标识“签发人”三字,其后加全角冒号和签发人姓名,签发人姓名用3号方正楷体字,编排在发文机关标志下空二行位置。 如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 (二)主体 1.公文标题。 由关于+发文单位名称+事由+文种组成。用2号方正小标宋简体字,编排于红色分隔线下空两行位置。标题左右不能顶到红色分隔线边缘。如在空白页上起草正文,版心下空一行编排标题。
2020公文上行文范文6篇_公文上行文格式范文 xxxxxxxxxxxxxxxxx人民政府文件 空两行 (签发人三个字用3号仿宋,签发人姓名用3号楷体)〔2012〕148号居左、右空一字(3号仿宋)签发人:蔡明学 空两行 标题(2号小标宋体) 空一行 各苏木镇人民政府,县直各单位:(全角冒号)正文(三号仿宋)一级标题(三号黑体) 二级标题(三号楷体) 三级、四级标题(仿宋标注)每页排22行,每行28个字 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.(空一行左空二字) 附件:1.XXXXX 2.XXXXX 中共xxx委办公室(请示) (居右空1字,联署单位签发人姓名按 先上下后左右标注,用4号仿宋体字) (发文机关标识下空2行,居左空1字,用4号仿宋体 字)xxxxxxxx报…20xx?x号签发人:xxxxxx 中共xxx委办公室
关于xxxxxx的请示(红色反线下空2行,居中排印,用2号小标宋体字)xxxx(主送机关在标题下空1行,左侧顶格标注,用3号仿宋体字): xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (发文机关署名在正文末行下空2行,用3号仿宋体字) xxxxxxxxx 20xx年x月x日 中共xxx委办公室 (发文机关标识下空2行,居中排印,用4号仿宋体字) xx函…20xx?x号 中共xxx委办公室 关于xxxxxxx的函(红色反线下空2行,居中排印,用2号小标宋体字)xxxx(主送机关在标题下空1行,左侧顶格标注,用3号仿宋体字): xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx(正文用3号仿宋体字)。 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。 (发文机关署名在此页无正文下空2行,用3号仿宋体字) xxxxxxxxx 20xx年x月x日 成文日期用阿拉伯数字书写全称,位于发文机关署名右下方低2个字,且“日”字右空2个字,用3号仿宋体字。凡标明主送机关的公文需加盖印章)
政府公文写作格式 一、眉首部分 (一)发文机关标识 平行文和下行文的文件头,发文机关标识上边缘至上页边为62mm,发文机关下边缘至红色反线为28mm。 上行文中,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm,即与上页边距离为117mm,发文机关下边缘至红色反线为30mm。 发文机关标识使用字体为方正小标宋_GBK,字号不大于22mm×15mm。 (二)份数序号 用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行,不能少于2位数。标识为“编号000001” (三)秘密等级和保密期限 用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行,两字中间空一字。如需要加保密期限的,密级与期限间用“★”隔开,密级中则不空字。 (四)紧急程度 用3号黑体字顶格标识在版心右上角第一行,两字中间空一字。如同时标识密级,则标识在右上角第二行。 (五)发文字号 标识在发文机关标识下两行,用3号方正仿宋_GBK字体剧
中排布。年份、序号用阿拉伯数字标识,年份用全称,用六角括号“〔〕”括入。序号不用虚位,不用“第”。发文字号距离红色反线4mm。 (六)签发人 上行文需要标识签发人,平行排列于发文字号右侧,发文字号居左空一字,签发人居右空一字。“签发人”用3号方正仿宋_GBK,后标全角冒号,冒号后用3号方正楷体_GBK标识签发人姓名。多个签发人的,主办单位签发人置于第一行,其他从第二行起排在主办单位签发人下,下移红色反线,最后一个签发人与发文字号在同一行。 二、主体部分 (一)标题 由“发文机关+事由+文种”组成,标识在红色反线下空两行,用2号方正小标宋_GBK,可一行或多行居中排布。 (二)主送机关 在标题下空一行,用3号方正仿宋_GBK字体顶格标识。回行是顶格,最后一个主送机关后面用全角冒号。 (三)正文 主送机关后一行开始,每段段首空两字,回行顶格。公文中的数字、年份用阿拉伯数字,不能回行,阿拉伯数字:用3号Times New Roman。正文用3号方正仿宋_GBK,小标题按照如下排版要求进行排版:
公文格式规范与常见公文写作 一、公文概述与公文格式规范 党政机关公文种类的区分、用途的确定及格式规范等,由中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日印发,2012年7月1日施行的《党政机关公文处理工作条例》规定。之前相关条例、办法停止执行。 (一)公文的含义 公文,即公务文书的简称,属应用文。 广义的公文,指党政机关、社会团体、企事业单位,为处理公务按照一定程序而形成的体式完整的文字材料。 狭义的公文,是指在机关、单位之间,以规范体式运行的文字材料,俗称“红头文件”。 ?(二)公文的行文方向和原则 ?、上行文下级机关向上级机关行文。有“请示”、“报告”、和“意见”。 ?、平行文同级机关或不相隶属机关之间行文。主要有“函”、“议案”和“意见”。 ?、下行文上级机关向下级机关行文。主要有“决议”、“决定”、“命令”、“公报”、“公告”、“通告”、“意见”、“通知”、“通报”、“批复”和“会议纪要”等。 ?其中,“意见”、“会议纪要”可上行文、平行文、下行文。?“通报”可下行文和平行文。 ?原则: ?、根据本机关隶属关系和职权范围确定行文关系 ?、一般不得越级行文 ?、同级机关可以联合行文 ?、受双重领导的机关应分清主送机关和抄送机关 ?、党政机关的部门一般不得向下级党政机关行文 ?(三) 公文的种类及用途 ?、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 ?、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
?、命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 ?、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 ?、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 ?、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。?、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 ?、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。 ?、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 ?、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。 ?、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 ?、批复。适用于答复下级机关请示事项。 ?、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 ?、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 ?、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。?(四)、公文的格式规范 ?、眉首的规范 ?()、份号 ?也称编号,置于公文首页左上角第行,顶格标注。“秘密”以上等级的党政机关公文,应当标注份号。 ?()、密级和保密期限 ?分“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。标注在份号下方。?()、紧急程度 ?分为“特急”和“加急”。由公文签发人根据实际需要确定使用与否。标注在密级下方。 ?()、发文机关标志(或称版头) ?由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。套红醒目,位于公文首页正中居上位置(按《党政机关公文格式》标准排
行文格式的规范要求 定边县安边小学 一、行文格式规范要求 (一)封面及题目 文件必须按《国家行政机关公文格式》执行。材料10页以内的一般不加封面,确需加封面的材料可以加上,如规划、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要的文字和徽标,但不使用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。题目:方正小标宋简体, 2号字,不加粗。副标题用3号楷体字,居中排印。 (二)正文:仿宋,3号字,只有一级小标题的,小标题用黑体字排印;有两级小标题的,第一级用黑体字排印,第二级用楷体字排印;有多级小标题的,第一级用小标宋体排印,第二级用黑体字排印,第三级用楷体字排印,第四级用仿宋体字排印。独立成段的小标题,末尾无标点符号;小标题之后接着排印正文的,末尾有句号。 (三)题目与正文空一行 (四)正文中的序数顺序:一、(一) 1. (1) 注意:(一)(1)后不加标点。 (五)成文日期:一般正文下空4行(印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔),右空4字,单位名称按印章全称。盖印,可不写单位名称。用汉字将年月日标全,成文日期中“○” - 1 -
用插入符号里的几何图形,或用区位码0180,不能用阿拉伯数“0”。盖印跨年月日,上2/3,下1/3,左右居中,端正清晰。 (六)页面:A4纸,每页22行,每行28字。 页面设置边距:上:3.7厘米,下:3.0厘米;左:2.8厘米,右2.3厘米。 行距:固定值28磅 (七)附件:仿宋3号字。 1.正文后附件:下空一行,左空2字,3号仿宋标识“附件”,附件后用全角冒号,若有两个以上附件,冒号后可用阿拉伯数字序号,附件名称后不加标点符号。例如: 附件:1.xxxxxx 2.xxxxxx 2. 左上角的“附件”二字要顶格。附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。 (八)纵向装订 (九)印章:加盖印章时,要做到端正、清晰,上沿不压正文,下沿在成文日期之下。单一机关行文印章距正文2-4mm,居中压成文日期。当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章的中心线压在成文日期上。不得盖空白章。印章与成文日期不可单独一页,可调整最后一页的行距,字间距。 (十)页码:一般用4号半角宋体阿拉伯数字,数字左右各放- 2 -
(上行文格式) 中共×××委办公室(请示) (居右空1字,联署单位签发人姓名按 先上下后左右标注,用4号仿宋体字) (发文机关标识下空2行,居左空1字,用4号仿宋体字)×××××× ××报…20××?×号签发人:××××××————————————————★———————————————— 中共×××委办公室 关于××××××的请示(红色反线下空2行,居中 排印,用2号小标宋体字)××××(主送机关在标题下空1行,左侧顶格标注,用3号仿宋体字): ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××……(正文在主送机关下1行,每自然段左空2字,回行顶格,用3号仿宋体字)。 ×××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××……。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××……。 当否,请批复 (发文机关署名在正文末行下空2行,用3号仿宋体字) ××××××××× 20××年×月×日 (成文日期用阿拉伯数字书写全称,位于发文机关署名右下方低 2个字,且“日”字右空2个字,用3号仿宋体字。凡标明主 送机关的公文需加盖印章) (词目用3号小标宋体字,词目之间空1字) 主题词(居左顶格,用3号黑体字):×××××××××请示 ××××××办公室20××年×月×日印 (共印××份) (印制版记位于公文末页,印发机关名称和印发日期左右各空半个4号字,上行文印发日期后面标“印”字,印制份数在底线下右空两个4号字,印制份数位于末行,均使用4号仿宋体字) —2—
公文格式及行文规则,公文格式【1】 作为一种特定体式的文体,公文在国家政治生活、经济建设和社会管理活动中起着十分重要的作用。正因为如此,规范的公文格式不仅有利于体现国家机关的权威性、严肃性,而且也有利于提高工作效率,保证政令畅通。同时,对于我们国家工作人员来讲,能够熟练、正确的制作公文、处理公文,也是个人能力和基本素质的一种体现。 公文中的要素主要为:秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。 为了配合《国家行政机关公文处理办法》,国家质量技术监督局1999年12月27日发布了《国家行政机关公文格式》,这个标准不是由政府行政文秘部门发布的,而是由质量技术监督局发布,是一种
强制性的标准,其中对公文格式、公文纸张的纸型、厚度、透明度等等都做了详细的规定。 这个格式规定,公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm ) 以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。下面,对公文各要素和标识作一简单介绍。 一、眉首部分 主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。 1.公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。(但是这个我们市一级没有执行,只是在收文的时候标号,但中央一级的很多公文都有份数的序号)
2.秘密等级和保密期限。秘密等级是指涉密公文的保密程度,分秘密、机密、绝密三级。《办法》规定,涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,绝密、机密级公文还应当标明份数序号,秘密、机密、绝密公文均应标注保密期限。标识秘密等级时,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用★隔开。 3.紧急程度。急件公文分为特急、急件两种。其中,电报应当分别标识特提、特急、加急、平急。标识时,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧密程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 4.发文机关标识。发文机关标识由发文机关名称和文件二字组成,如锦州市人民政府文件等。对一些特定公文可只标识发文机关名称(此类为便函类发文文头)。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。标识位置是上边缘到版心上边缘25mm 处,上报
国家公文格式及标准 1、正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28个字。 2、制版要求:版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。 3、公文中各要素标识规则:将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版芯,即156mm)以上的各要素统称训眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。 4、发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。 5、上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人后标全角冒号,冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。 6、公文标题位于红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,
要做到词意完整,排列对称,间距恰当。 7、主送机关位于标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。 8、公文正文位于主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。 9、公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如:“附件:1.××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。 10、单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称,只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2mm~4mm,端正、居中下压成文时间,印章用红色。 11、当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。