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浅析企业货币资金管理及其内部控制方法

2007年5月号市场周刊?理论研究

会计理论中货币资金包括现金、银行存款、其他货币资金(外埠存款、银行本票存款、信用证存款、银行汇票存款、信用卡存款、在途货币资金、存出投资款)。现金有广义与狭义之分,广义的现金包括库存现金、银行存款和其他符合现金定义的票证,狭义的现金就是指库存现金(包括人民币现金与外币现金)。货币资金的会计核算并不复杂,涉及会计科目也不多,但是货币资金是企业资产中流动性最强,控制风险最高的资产,在加强会计核算的同时更要加强货币资金的管理与控制。

一、资金管理中存在的漏洞

由于货币资金的高度流动性和可变现性以及内部管理的不到位,常常会给一些不法子分子有可乘之机,造成企业经常出现现金短款、被偷、挪用以及被个人贪污的现象,银行存款被非法占用、挪用或贪污。

(一)现金管理中存在的漏洞

1、现金管理不严,防护措施不力

最近南京某报纸披露一家单位先后发生了三起保险柜被偷的事件,究其原因就是现金管理不严,防护措施不力,把保险柜放在比较显眼的地方,而且没有防盗措施,给小偷有可乘之机,结果造成不必要损失。

2、违反现金管理条例,库存现金过多

有些单位因为项目部不执行现金管理条例,将大量现金存放在保险柜内,造成巨大的损失。由于在实际工作中现金库存量过少,在临时使用现金时,比较烦琐,所以公司宁可查到被罚,还是大量存放库存现金。

3、现金收付款业务中财务人员舞弊行为

许多单位由于财务管理上的漏洞给了一些别有用心的人留下了空当,他们或采取收入不入账、或采用“大头小尾”、或虚报冒领,不断侵吞公款。南京儿童医院住院处结算处原会计吴骁勇贪污94万余元,第三人民医院住院处收费员陈红珠贪污伙食费1.9万元,南京房管局职工医院院长钟永芳挪用公款6万元借给他人做生意,南京大学校医院收款员贪污1.5万元等案件都是此种类型。

(二)银行存款收支业务中存在的漏洞

1、擅自提现或填票购物

会计人员或出纳人员擅自签发现金支票提取现金或擅自签发转账支票套购物品,不留存根,不记账,将现金、实物据为己有。其主要原因是未建立有效的票据使用制度,未定期核对银行存款日记账和银行对账单。

2、公款私存,多头开户,截留公款

会计人员利用经管货币资金收支业务的便利,把公款转入自己私设的银行户头上,从而达到侵吞公款或长期占有公款的目的。其主要原因是未建立有效的票据使用制度,未定期核对银行存款日记账和银行对账单。会计人员利用个别银行间相互争资金、拉客户的机会,私自利用单位印鉴章在他行开设存款账户,要求付款单位将款项转至私设的户头上,从而达到截留公款的目的。其主要原因是印鉴的保管岗位和货币资金收款岗位未分开。

3、转账套现,私自背书转让

会计人员或有关人员配合外单位不法人员在收到外单位转入的银行存款后,开具现金支票,提取后交付外单位,达到套取现金的目的。其主要原因是负责债权债务的岗位和负责货币资金的岗位发生了混岗。会计人员将收到的转账支票、银行汇票、商业汇票及银行本票等票据私自背书转让给与个人利害相连的单位,以达到变相侵吞、占有公款的目的。其主要原因是会计人员保管了支付事项所需的全部印章。

4、出借支票、账户,涂改银行对账单

会计人员非法将支票借给他人用于结算或被允许使用本单位开设的银行账户办理收付、转账业务,从中捞取私利。其主要原因是票据、银行账户管理混乱,各种票据未连续编号,稽核岗位形同虚设。其主要原因是会计分工出了问题,负责银行收付业务人员的职责和负责调节银行对账单人员的职责未分开。

5、恶意串通,支付虚开票款

会计人员或其他有关人员串通商(厂)家,根据开具的不实发票及填制虚假收料单(验收单),将购物票款转至商(厂)家,对方提款后私分;出纳人员私盖印鉴章,于月初从银行账户上提取大额现金,月末再把所欠窟窿补齐,如此可使银行对账单上的期末余额和银行存款日记账上的期末余额相符,以掩人耳目。上述主要原因是出纳人员保管了银行印鉴章。

浅析企业货币资金管理及其内部控制方法

易爱莲

(江苏天诚会计师事务所,江苏南京210029)

摘要:货币资金是企业中流动性最强的资产,货币资金安全与否关系到企业的兴亡,是企业赖以生存与发展的基础。本文主要

论述日常工作中货币资金管理中存在的漏洞,并就此提出自己的解决方法。一个完善的货币资金的内部控制制度,可以有效的

预防货币资金的浪费与个人侵蚀、挪用,所以我们有必要健全货币资金的内部控制制度。

关键词:货币资金;资金管理;措施

中图分类号:F275文献标识码:A文章编号:1008-4428(2007)05-65-02

财经论坛

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2007年5月号市场周刊?理论研究

二、防止资金管理漏洞的措施

(一)安全的防护措施

对于存放现金的地方,应该加固防偷设施,如防盗门、防盗窗,有财政能力的公司还可以安装摄像头以及红外线报警器。保安人员要定时巡查,确保公司二十四小时都有人值班,非公司员工进入公司都要进行登记,如果发生被偷事件,可以作为公安人员破案时的依据。

(二)良好的管理者

现金管理条例执行的好坏,起决定作用的是企业管理者的个人认识。当管理者认识到存放大量的库存现金是不安全,是违反法律的,才是最关键的。银行、税务等部门要加大检查力度,不定时抽查,发现违反现金管理条例的,要重罚,加大处罚力度。

(三)合理的职责分工

健全有效的货币资金内部控制制度必须充分体现不相容职务的岗位分离,并坚持良好的审核和核对制度。经济业务处理过程中相互关联的职务如果集中在个人身上,就会增加发生差错或舞弊的可能性。不相容职务的岗位分离,能够促使有关人员明确职责权限,形成相互监督制约的制衡机制,防止超越权限、串通舞弊的风险,保证企业资产的安全和完整;适时地进行原始凭证与记账凭证核对、会计凭证与会计账簿核对、总账与明细账核对、账簿与会计报表核对,确保会计信息的真实、可靠,通过相互牵制达到纠错防弊的目的。货币资金内控职责分工的关键控制点主要是:会计与出纳分离、审批与经办分离、资金核算与稽核分离、登记总账与登记明细账分离、票据与印章分管等等。

(四)规范的授权审批

企业应当建立规范的授权审批制度,明确规定特殊授权审批及一般授权审批的范围、审批人、权限、程序、责任等内容,确保各级管理层在授权的范围内行使职权和承担责任,保证各项经济业务均按规定的程序处理。例如:企业的重大投资决策实行董事会集体审议,董事长、总经理和财务主管联签制来控制投资风险;企业所有的资金支出均必须经财务主管的审核签认后出纳方可办理付款业务;所有固定资产的取得和处置均需经企业管理当局的书面认可;客户订单、销售退回、折扣与折让由销售负责人根据管理当局授权批准的价目表和相关标准决定批准与否。

(五)完善的会计系统

为了最大限度地防范和控制财务风险和经营风险,保证所有交易和事项都以正确的金额在恰当的会计期间及时记录于适当的账户,使会计报表的编制符合会计准则的相关要求,企业必须依法建立完善的会计系统,采用预先编号的凭证来控制交易轨迹和明确职责,规定各类凭证、会计资料的处理程序、传递路线和归档保管制度,要求相关岗位人员在执行业务过程中必须按程序严格管理,规范化地填制反映交易控制过程信息的原始记录和凭证,做到字迹清晰、内容真实、完整、合法;对外来原始凭证应认真复核其真实性、完整性、合法性;

(六)严格的货币资金管理制度

为了保证货币资金的安全和使用效率,企业必须建立严格具体的货币资金管理制度。例如:请客户将货款直接汇入企业所指定的银行账户,是预防员工贪污、挪用货款的最有效办法;按规定和业务需要核定库存现金限额及现金开支范围;保证所有收款及时存入银行并入账核算;保证所有支出都有合法、有效的凭证依据,经过规范的审批手续方可支付;严格遵守银行结算纪律,明确各种与货币资金相关的票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序,并专设登记簿进行记录,防止空白票据的遗失和被盗用;加强银行账户及银行预留印鉴的管理,由出纳保管票据、财务主管保管财务专用章、银行印鉴的私章由持有人自行保管;定期和不定期进行库存现金盘点,确保现金账面余额与实际库存相符,发现不符,及时查明原因,做出适当处理;由总账会计按月核对银行账户,调整未达账项,编制银行存款余额调节表,使银行存款账户余额与银行对账单调节相符,如调节不符,应查明原因,及时处理。

(七)货币资金的监督检查

为加强对货币资金收支业务监督检查,企业应安排经验丰富、综合素质高的人员对货币资金的内部控制进行内部审计,通过观察货币资金收支业务程序执行过程,评价货币资金内控的健全性和有效性,评价相关人员的品行和专业胜任能力,并针对货币资金内部控制存在的薄弱环节,分析原因,提出改进建议。如:内部审计人员可以通过对企业的库存现金进行突击盘点,检查是否有超现金限额的现象;是否有用白条抵库的情况;是否有坐支现金的行为;是否存在长款、短款现象,并分析其原因、做出相应处理,以防发生贪污现金行为。可以通过抽取一定期间的银行存款余额调节表,将其同银行对账单、银行存款日记账及总账进行核对,检查银行存款余额调节表中未达账项的真实性;同时,要重点关注是否存在出租出借银行账户问题,以及运用分析性复核的方法分析各种支出和收入的可能性及资金的安全性;对于一些特殊对应关系的凭证应进一步审核其所附原始凭证的真实性、合法性;对于发现的问题,必须追查原因,做出相应的处理。

综上所述货币资金是企业的生命,是企业生存与发展的基础,作为企业的管理者必须要重视货币资金的安全管理,建立健全内部控制制度,确保货币资金安全完整。

参考文献:

[1]中国注册会计师协会.2005年注册会计师考试教材[M].中国财经经济出版社,2005,3.

[2]财政部.内部会计控制规范――货币资金(试行)[M].中国财经经济出版社,2001,7.

[3]谢红.关于货币资金纠错防弊的举措[J].会计之友,2004(06).[4]陈翠华.如何健全货币资金的内部控制制度[J].企业天地,2004,(06).

[5]乔占斌.企业货币资金管理的漏洞[J].财会月刊,2002,(01).

作者简介:

易爱莲,女,江苏南京人,会计师、中国注册税务师,江苏天诚会计师事务所财务审计部项目经理。

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