信息交流控制程序

制订部门: 业务部

发行时间: 2014年9月15日

一、目的

1.1 本程序为了收集、处理本公司内部质量/环保信息和来自外部相关方面的信

息，保证信息渠道畅通，使质量体系及环境有害物质管理体系能有效运行而制定。

二、适用范围

2.1 适用于本公司内部质量/环保信息和来自外部相关方面的信息以及对这些

信息的处理。

三、职责

3.1业务课：作为公司内外信息接受、处理的中枢，应及时对所接受或收集到

的内外部信息，按有关的程序进行处理或传递。

3.2 品管课：公司质量/环保信息处理中心，应及时对所接受或收集到的内外

部信息，按有关的程序进行处理或传递。

3.3 各部门：按有关程序或作业指导书的规定，及时传递和处理信息。

四、参考文件

4.1《文件与资料控制程序》

4.2《记录控制程序》

4.3《纠正和预防措施控制程序》

4.4《题案活动管理规程》（WI-QD-010）

五、定义（无）

六、流程图（无）

七、程序说明

7.1信息的分类：

7.1.1外部信息：

A、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及其反馈的信息。

B、法律、法规、标准类信息，如条例、产品标准等。

C、相关方反馈的信息及其投诉（相关方指顾客、供应商）。

D、其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、

环保技术、环保管理等方面的信息。

7.1.2内部信息：

A、信息，如方针、目标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及

体系正常运行时的其它记录。

B、（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告、纠正和预防措施

处理单等。

7.2 信息的收集与处理：信息可采用书面资料、记录、会议、讨论交流、通讯等

方式加以传递。

7.2.1外部信息的收集与处理。

7.2.1.1业务课负责7.1.1中A、B、C项内容进行信息的收集，并传递到公

司的相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正和预

防措施控制程序》和《文件与资料控制程序》的要求进行处理。

7.2.1.2业务课、品管课负责与7.1.1中C项内容相关方的信息。联络以满

足顾客要求，对来自上述相关方投诉的处理详见《纠正和预防措施控制

程序》顾客抱怨处理控制程序。

7.2.1.3各部门负责7.1.1中D项内容，以《联络单》传递到相关部门。7.2.2内部信息的收集与处理

7.2.2.1正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常

信息。

7.2.2.2（潜在）不符合信息的处理详见《纠正和预防措施控制程序》。

7.2.2.3由总经理、管理者代表发出的质量信息，通过“公司会议”的形式

进行传达，建立《会议记录》，由相关部门落实和处理。

7.2.2.4公司总经理召集按排各部门负责人每月召开生产、质量例会，建立

《会议记录》，根据有关工序、操作、特采、质量记录、返工报告重大生

产品质问题、产品合格率、产能、客户投诉率等信息以探测、分析生产

品质趋势，确定潜在生产品质问题。

7.2.2.5总经理、课长必要时召开公司例会，讨论公司的所有行政、业务、

生产、质量等事务，并建立《会议记录》。

7.2.2.6部门负责人每月至少一次不定期召开部门例会，讨论部门内部工作

事项，并作记录，由管理者代表进行跟踪。

7.2.2.7品管课每周将质量状况统计分析，将信息汇报给管理者代表，课长

或总经理并通报给相关部门。

7.2.2.8 各班/组或部门根据工作实际需要召开早会，可不用记录。

7.2.2.9凡形成会议记录的会议，在会议开始之前均要参会人员签《会议签到

表》。

7.2.2.10 相关事务的联络，尽量以书面形式反馈，书面沟通以《联络单》方

式进行，相关部门应主动的解决问题。

7.2.2.11 信息交流的总体目的是确保信息沟通畅通，总经理、管理者代表的

信息沟通以不定时的，每月度总经理或课长以不定时的沟通方式同公司

各级员工进行有效沟通，员工或以建议的方式反馈相关人员或总经理。

7.2.2.12 公司为便于人员之间的信息交流，特设立提案箱，并制定相关管理

流程，进行管理,具体操作按《题案活动管理规程》实施。

7.3 信息的记录和保管

7.3.1信息的记录和保管按《记录控制程序》实施。

八、记录

8.1《联络单》

8.2《会议记录》

8.3《会议签到表》