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公司货币资金管理制度

货币资金管理制度

第一章总则

第一条为了加强本公司的货币资金的内部控制和管理,规范资金运用程序,保证货币资金的安全,根据《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制规范》、《中华人民共和国票据法》、上海电气《货币资金内部控制管理制度》、《关于加强资金基金集中管理的通知》等相关法律法规制度,特制定本制度。

第二条本制度所称货币资金是指公司所拥有的现金、银行存款和其他货币资金。

第三条本制度主要规定了公司对货币资金管理的责任、现金和银行存款的管理等管理规定。

第四条单位负责人对本公司货币资金内部控制的建立健全和有效实施以及货币资金的安全完整负责。

第二章岗位分工

第五条公司及其下属各企业应当建立货币资金业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

第六条企业出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。企业不得由一人办理货币资金业务的全过程。

第七条公司及其下属各企业办理货币资金业务,应当配备合格的人员,

并根据公司具体情况进行岗位轮换。

第八条办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业道德,忠于职守,廉洁奉公,遵纪守法,客观公正,不断提高会计业务素质和职业道德水平。

第三章现金和银行存款的管理

第九条公司应按国家《现金管理暂行条例》的规定使用现金,为了确保资金的安全性,须对外支付的款项在2000元(含)以上的应通过转账方式支付;对于支付给个人超过2000元(含)的,则通过网上银行划入个人的账户。

第十条公司应当加强现金库存限额的管理,超过库存限额的现金应及时存入银行。对于库存现金的规定如下:集团本部月末库存现金不超过20000元,其他分公司月末库存现金不超过10000元。

第十一条公司的现金收入应当及时存入银行,不得用于直接支付公司自身的支出。因特殊情况需要坐支现金的,应事先报经开户银行审查批准。

第十二条出纳人员根据现金收支业务登记现金日记账,每日结账时必须将库存现金与日记账余额核对,月终时与总账核对,做到日清月结,确保账实一致。

第十三条现金盘点采取每周盘点和每月盘点两种方式。每周盘点的时间为每周五下班之前,每月盘点时间为每月最后一个工作日下班之前。

如遇节假日或有特殊事项导致在规定的盘点日无法盘点的,可以报请领导批准后调整盘点日。

第十四条在盘点结束后,应根据盘点结果编制库存现金盘点表,并由盘点人员和出纳人员签名或盖章确认。

第十五条任何部门一律不准私设小金库,一切现金收入包括废旧物资出售或其他现金收入等都必须交回资产财务部,不得私自截留、自行处理,更不能贪污挪用,一经发现,将依法严肃处理。

第十六条银行存款的清查采用账目核对法。主要清查企业在开户银行及其他金融机构各种存款账面余额与银行及其他金融机构中该企业的账面余额是否相符。银行存款采用每月末核对一次的方法进行。

第十七条对于银行存款的清查,应根据银行存款的对账单、存款种类和货币种类逐一查对、核实。对于已经开出的银行账户应全部纳入公司的会计软件,对于已经不使用的银行账户采取并账或销户的政策。

第十八条对于所有已开通的账户开通网上银行,以便随时掌握银行存款的变动状况。在每月末由会计人员取回当月的银行对账单,会计主管在网上银行打印出每个账户每月末的余额,采用银行对账单、网上银行余额以及会计软件中的银行账户余额三项数据核对相符的方法。

第十九条公司银行账户的开立实施账户集中管理,银行账户的开立必须根据实际业务需要,并得到严格控制,以确保账户设置的合理性。公司新开设任何银行账户(本、外币)需经上海电气审批,不准违规开立和使用账户,不准出借、出租银行账户。

第二十条公司及其下属各企业应当指定专人定期核对银行账户,每月至少核对一次,编制银行存款余额调节表,使银行存款账面余额与银行对账单调节相符。如调节不符,应查明原因,及时处理。

第二十一条公司应尽可能通过财务公司开展各种金融业务,企业的各项

存款,应基本存入财务公司,资金集中度(月末、日均)不得低于80%,以发挥整体的资金效益。

第二十二条使用网银的计算机必须专人管理,专机专用,禁止在公共计算机上使用网银;网银密钥在发放前由金融机构对每张操作员证书进行权限设置,在首次登陆使用时,应进行密码重置。

第二十三条密钥保管及使用安全明确到具体使用人,不得随意借给他人使用,;在岗操作时将密钥插入计算机,离岗时必须将密钥拔出;密钥丢失应立即电话通知银行或财务公司的客户经理或网银维护人员。第二十四条任何人不能违反银行结算法律法规制度,不得贪污挪用公款。公司应严格按照程序办理货币资金的收付业务。

第四章票据及有关印章的管理

第二十五条票据是指企业尚未签发生效的各开户银行的支票、贷记凭证、电汇凭证、银行汇票申请书等以及企业收到的各类有效的支票、汇票、商业汇票、银行本票等。

第二十六条企业的各类空白现金支票、转账支票等结算凭证,由出纳在保险柜中保管,避免无关人员接触。

第二十七条一般情况下,资产财务部严禁签发不填收款单位和金额的支票,借用空白支票必须经财务总监批准,由出纳在《空白支票借用登记簿》上登记支票号码、用途和收款单位等项目,并在空白支票上进行最高限额,由经办人签名后方可办理,经办人必须于业务结算后三日内到资产财务部办理有关手续核销。企业不准签发空头支票和远期支票。

第二十八条票据的签发:

1、各部门业务经办人持贴有原始发票且审批手续完整的报

账凭证或现金支付审批表、请款单,经资产财务部部长审批后,

交会计人员开具相应票据。

2、开具支票的须填明开票日期、收款人名称、支票金额、用

途并签章;开具其他票据的还需提供收款人开户银行账号等事

项;开具银行承兑汇票的,还需提供与收款人发生经济事项的

相关购销合同和发票的复印件。

3、资产财务部在签发票据或委托银行签发票据时,均应要求

票据申请人办理签收手续。

4、各类票据的有效期限和使用区域参照中国人民银行颁布

的相关票据使用规定。

第二十九条票据填制必须做到标准化、规范化、要素齐全、数字正确、字迹清晰,防止涂改。票据领用人须在票据登记簿或票据存根上登记签名。

第三十条不准无理拒付,不准签发、取得和转让无债权债务或真实交易的票据,不准套现,不准在无真实用途的情况下将票据转让给其他单位使用。

第三十一条资产财务部在收到各类银行票据时应及时办理相关手续介入银行,收到的银行承兑汇票应认真审查,检查票据填制的要素是否齐全、日期是否准确、金额大小写是否相符、签章是否清晰。

第三十二条商业汇票(含银行承兑汇票和商业承兑汇票)提示付款期限自汇票到期日起十日内,持票人应在其提示付款期内及时委托银行收

款。

第三十三条资产财务部应设应收票据备查账,按票面上的要素逐笔登记,应收票据到期结清和背书转让后,应在备查账内逐笔注销。

第三十四条对于票据的盘点包括剩余空白支票的盘点、收到的应付票据、银行承兑汇票及商业承兑汇票。在盘点后应形成盘点表,其中包括期初数、本期增加数、本期减少数以及期末结存数,由盘点人、监盘人以及会计主管签字或盖章确认。

第三十五条公司及其下属各企业应当加强银行预留印鉴的管理。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。

第三十六条按公司有关规定需要有关负责人签字或盖章的经济业务,必须严格履行签字或盖章手续。

第五章资金计划及支付流程

第三十七条公司各部门必须每月上报资金使用计划,月度资金计划必须根据业务活动需求预测编制,以确保资金计划编制的合理性。

第三十八条在编制资金计划时,要根据已确定的年度预算来确定。对于费用类支出要根据预算中各类费用的明细分别列示;对于资本性支出及偿还到期银行贷款须逐笔列示;对于采购类支出则须按每一家客户分别列示本月须支付的金额;对于每月突发性的采购类支出,采购部门可以按照不超过本月须支付金额的20%来确定。

第三十九条对于各部门上报的每月资金使用计划,财务部门将根据公司本月资金的实际情况平衡各业务部门的资金计划,针对汇总平衡及分析的异常情况进行调整,以确保资金计划编制的真实性和合理性。

第四十条在对本月资金使用平衡后,财务部门将平衡后的部门资金计划下发各部门,各部门根据该计划办理支付的审批,由财务部门办理审批通过后的支付。

第四十一条公司财务部门每月检查上月资金计划的执行结果,对资金收支的差异进行分析,以便及时发现并跟进异常情况。

第四十二条公司应当按照规定的程序办理货币资金支付业务:

1、支付申请。公司有关部门或个人用款时,应当提前向审批

人提交货币资金支付申请,注明款项的用途、金额、预算、支

付方式等内容,并附有效经济合同或相关证明。

2、支付审批。审批人根据其职责、权限和相应的程序对支付

申请进行审批。对于不符合规定的货币资金支付申请,审批人

应当拒绝审批。

3、支付复核。公司的财务负责人应当对批准后的货币资金支

付申请进行复核,复核货币资金支付申请的批准范围、权限、

程序是否正确,手续及相关单证是否齐备,金额计算是否准确,

支付方式、收款单位是否妥当等。复核无误后,交由出纳人员

办理支付手续。

4、办理支付。企业财务出纳人员应当根据复核无误的支付申

请,按规定办理货币资金支付手续,及时登记现金和银行存款

日记账。

第四十三条公司的审批人应当根据公司对于货币资金授权批准的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授

权范围审批的货币资金业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。

第六章货币资金的授权批准

第四十四条各类货币资金的支付均须经过相应的授权批准。根据公司情况将货币资金的支出分别费用类支出、资本性支出、采购类支出及偿还银行到期贷款支出,对于每一类支出有不同的授权标准。

第四十五条费用类支出的授权批准参见公司先前制定的“费用报销管理办法”。

第四十六条对于资本性支出及采购类支出的授权批准如下:

1、单次单笔金额在20000元以下的:申请人提出→部门经理

(主管)审核→分管副总签字审批。

2、单次单笔金额在20000元(含)以上的:申请人提出→部

门经理(主管)审核→分管副总签字审批→总裁审批。

第四十七条对于归还银行到期贷款,则无论金额大小,一律由企业管理层会议通过后由财务部执行。

第四十八条公司对于大额货币资金支付业务,应当实行企业领导集体决策和审批,并建立责任追究制度,防范贪污、侵占、挪用货币资金等行为。此处的大额货币资金是指单次单笔超过100万元。

第七章货币资金的监督检查

第四十九条公司应当建立对于货币资金的监督检查制度,定期或不定期的进行检查。

第五十条货币资金监督检查的主要内容包括:

(1)货币资金业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在货币资金业务不相容职务混岗的现象。

(2)货币资金授权批准制度的执行情况。重点检查货币资金支出的授权批准手续是否健全,是否存在越权审批行为。

(3)支付款项印章的保管情况。重点检查是否存在办理付款业务所需的全部印章交由一人保管的现象。

(4)票据的保管情况。重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全,票据保管是否存在漏洞。

(5)公司及其下属各企业应当定期检查、清理银行账户的开立及使用情况,发现问题,及时处理。

第五十一条各企业对监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节,应当及时采取措施,加以纠正和完善。

第八章附则

第五十二条本制度解释权属公司资产财务部。

第五十三条本制度自发布之日起执行。

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