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公文写作专题

公文写作专题

正确区分一些易混淆的党政机关常用公文文种

公文中有的文种之间既有相似之处,又有不同之处,既有联系又有区别,使用时容易混淆。能否正确选用文种,直接关系到公文质量的高低、表达效果的好坏和公文处理的方便与否。强调公文文种规范,尤其要注意正确区分一些容易混淆的文种。

(-)决定与决议

决定是领导机关对重要事项或者重大行动做出安排和决策所使用的一种下行公文。决议是发布经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项的一种下行公文。它们都是带有制约,规范、指挥或指导作用的指挥性公文,在性质、写法上都有许多相似之处。

从写法上看,它们一般都不在正文前写主送机关,而可在文尾抄送栏标明“主送”或者“分送”单位。正文都由行文依据、行文事项和结语三部分构成;都可视内容多少写为篇段合一式、多段式、总分条文式和分部式结构。但是它们又有以下显著区别。

1.成文过程不同。决定可经会议议论通过,也可由领导机关或机关单位领导审定签发。而决议成文程序严格,须经全体会议或代表大会例如党代会、人代会、职代会、会员代表大会讨论通过方才生效。

2.发文机关(组织)不同。各级领导机关及机关、单位领导机构都可以制发决定;而决议只能由有关会议发布,不能以机关、单位的名义制发决议。正因为如此,决议已不再列为国家行政机关正式公文。

3.涉及内容不同。决定内容多为对某一领域、某一方面的重要事项、重大行动做出安排。因此它可分为部署指挥重要工作的决定(简称部署性决定)、处理具体事项的决定(事项决定)和表彰处分决定。决议内容多是某系统、某单位、某组织带全局性、原则性的重要决策事项。它可分为部署指挥性决议、批准性决议和专门问题决议。

4.作用不同。决定都带指令性、起领导、指导作用。决议则有多种作用:有的带指令性,如《四川省人民代表大会常务委员会关于依靠科技振兴农业的决议》;有的带说理性,对有关人和事作出评价,如《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议》;有的带号召性,如《中共中央关于社会主义精神文明建设指导方针的决议》;有的带批准性,如党代会、人代会对各种工作报告所作的决议。

5.写作格式上签注和落款不同。决议都在标题下加括号签注通过决议的会议名称和通过日期,正文后就不另标落款了。凡会议通过的决定,也同决议一样签注;由领导人签发的决定,则在正文后写明发文机关和成文日期。

其中,第1、2项是主要区别点。

(二)公告与通告

公告是向国内外宣布重要事项或法定事项的周知性公文。通告是在一定范围内公布应当遵守或周知事项的周知性公文。它们在性质和写法上许多相似之处。

公告和通告都是周知性公文,内容都不涉密,都要公开发布,登报、张贴、通过电视播出或广播。它们的写法也相似。但它们在适用范围、制发单位、发送对象、作用等方面有明显区别。

1.内容适用范围不同这是两个文种最主要的区别。公告用于向国内外宣布重要事项,公布某些法定专门事项,通告用于向一定范围公布应当遵守或周知的事项。

2.制发单位不同公告由较高级别的国家机关、人大机关和有关法律、法规指定机关制发。规定性通告多由政府机关发布,周知性通告任何行政机关、团体、单位均可发布。但党的机关正式常用公文不用这两个文种。

3.发送对象不同公告向国内外有关方面、法定有关方面发布。通告向一定范围内的机关单位和人员发布。

4.作用不同公告强调法定权威性,其周知事项常有较强的法律效力或行政效力。除法定机关或者较高级别行政机关外,基层行政机关和企事业单位不用公告行文。规定性通告有一定的规定性,涉及的事项往往要求一定范围的机关、单位、群众遵守或办理,对其有一定的约束力。而周知性通告只具有告知性、知晓性作用。

掌握了上述区别,特别要注意不滥用公告。

(三)事项性通知与通告

这里的通知专指事项性通知,也包括周知性的会议通知。而通告则指周知性通告。

它们的主要区别在于发送对象不同。通知有确定的主送机关和人员,即使不在正文前写明主送对象,正文中也要明确指出。而通告的主送机关和人员不确定,它是周知性的。

(四)请示与报告

它们都是上行文,常常被混淆使用,但实际上是有明显区别的两类文种。

1.行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示,需要上级批复,重在呈请。报告要向上级汇报工作、反映情况、答复上级询问,一般不需上级答复,重在呈报。

2.呈报时间不同。请示需要事前行文,不能“先斩后奏”。报告一般在事后或者工作进行过程中行文。这正如平常所说“事前要请示,事后要报告”。

3.主送机关不同。请示一般只写一个主送机关,而且一般必须逐级上报。报告有时可有多个主送机关,如情况紧急需要上几级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。

4.受文机关处理方式不同。请示均属办件,收文机关必须及时处理,明确作答,限期批复。报告均属阅件,收文机关对其不作答复。

5.涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示,凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题,均可写为请示。由此可将请示分为请求指示的请示和请求批准的请示。其中第一类请示多涉及政策上、认识上的问题。第二类请示多涉及人事、财务、机构等等方面的具体事宜。而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。按其内容可将其分为工作报告、情况报告和答复报告。

6.写作侧重点不同。它们虽然都要陈述、汇报情况,但报告的重点就在汇报工作情况,报告中不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因,即使反映情况所占篇幅再大,其重点仍在请示事项。

正因为有上述区别,绝不能把向上级请求批准、指示的请示写成报告,也不能写为请示报告。

(五)请示与函(请求批准函)

这里的函专指用于向有关主管部门请求批准的函。请示和请求批准函都可用于请求批准,但使用时有严格的区别。

1.类型不同。请示是上行文,函是平行文。

2.主送机关不同。请示是向有领导、指导关系的上级机关行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文。

3.内容范围不同。请示既可用于请求批准,又可用于请求指示。函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。

4.受文机关复文方式不同。请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指示。函的受文机关只能用函(审批函)表明是否批准或作出答复。

了解了上述区别,要注意不要把请求批准函误用为请示、报告。(当然,也要注意不要将审批复函误用为批复。)

(六)批复与函(审批函)

这里的函专指用于有关主管部门发出的审批函。批复和审批函都可用于审批有关事项,但使用时有严格的区别。

1.类型不同。批复是下行文,函是平行文。

2.主送机关不同。批复是向有领导、指导关系的下级机关、单位行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的机关、单位行文。

3.内容范围不同。批复既可用于作出批准,又可用于作出指示。函主要用于审批涉及业务主管部门职权范围内的事项。

了解了上述区别,要注意不要将审批复函误用为批复。

(七)决议和会议纪要

它们都是重要的会议文件,都用于传达会议精神和会议议定事项。但在使用上有明显区别。

1.适用范围不同。重要的全体会议、代表会议才发决议;而一切会议凡有必要均可发会议纪要。

2.涉及内容重要程度不同。决议的内容一般为比较重大的问题。会议纪要的内容可为重要问题,也可为具体问题。“

3.形成程序不同。决议必须经会议法定多数表决通过才能制发;会议纪要征求与会者意见并经会议主持者审批即可发出。

4.涉及内容范围不同。决议只写进会议议决的事项;-般内容单一,一文一事。会议纪要可反映会上的不同意见和观点(如学术会议纪要);有的纪要(如办公会议纪要)可涉及会议研究的几个问题。

5.作用不同。决议除批准、评价有关事项外,一般多为部署工作,有指挥、指导作用。会议纪要中,办公会议纪要具有指挥作用,有关方面必须遵守、执行议定事项。其它会议纪要或通报会议情况,让有关方面了解;或传达会议精神,指导开展工作。

6.发布方式不同。决议由相应的领导机关用正式文件形式发布。会议纪要中,办公会议纪要一般用专用版头形式刊发,其它会议纪要多用通知作文件头转发或印发。

(选自叶黔达、柯世华《现代公文写作技巧》)四

认真研究公文写作的接受心理

公文作为一定意义上的社会交际和公共关系的一种重要工具和手段,它的作用要得以实现,必然涉及到交际的双方即言者(写作主体)和受者(写作受体)。公文的写作,目的是给对方(即接受对象)看的,写作效益的体现,关键还在于接受对象(即受文对象)对所收到的公文的理解、认可、办理程度和执行情况。正因为如此,写作公文一定要充分考虑读者,注意研究读者(即受文对象、接受对象)的接受心理,以增强文章的针对性、可读性、可受性,增强文章的执行承办效益。而公文写作中的这一重要的也是基本的课题,却长期未引起大家的重视,这不能说不是极大的疏忽和遗憾。

公文的读者不同于文艺作品、新闻文章读者有随意性,它的读者有明确的限定性,往往有特定的受文对象,不是谁都可以看,或者谁都必须看的。这种读者的限定性,使公文写作者事先就能明白文章是写给什么人看的,就有可能考虑到怎么写才能更符合受文对象的“口胃”和接受心理,更注重文章的实用性。可见,读者的限定性这一特点,为公文写作也提供了一定的方便。

在强调读者有限定性特点的同时,还要注意到读者的变化性。公文受文对象的接受心理,也要受内因外因的驱使而发生变化。一方面,社会政治变革、经济发展这些外因,会使受文对象的接受心理随着时代的变化发展而发生变化,这是“境(心境)随时迁”。假如有人现在写文章还用“文革”手法和语言,那只会授人以笑柄。另一方面,年龄差异、文化层次的区别等等内因,也会使受文对象的接受心理随不同语言环景而有所不同,这则是“因人而异”。例如写给群众看的通告要通俗易懂,而写给教师的慰问信宜典雅古朴,不能失体失格。

从当今我国经济和社会发展的时代特征出发,从各级各类各方面接受对象的实际状况考虑,公文写作时,要着重考虑受文对象以下各种接受心理。

(-)求实心理

实事求是,一切从实际出发,是辩证唯物主义的根本要求,是党的思想路线和优良传统,也是接受对象(无论领导还是群众)的衷心愿望和迫切要求。事实胜于雄辩,公文的事实、理论越真实,就越可信,就越能说服,教育、鼓动或指挥受文对象去照“(文)章”办事。公文受文对象的这种求实心理,是社会主义祖国人民群众主人翁地位所决定的。随着人民群众民主意识、参政议政意识的增强,他们迫切地要了解各级领导、各个方面的真实意图、真实情况,以认清形势,行使自己的职责和权利。

此外,这也是历史的经验教训所激发出的一种心理。“大跃进”、“文革”的历史教训,现实生活中少数公文的浮夸虚假之风,这些不实事求是的文风、作风,已使有的领导和少数公文失信于民。长期的积淀,使人们形成了一种“一朝被蛇咬,十年怕井绳”的泛化心理。要消除这种不良影响,也要求公文说真话,写实情,求实效,不搞浮夸虚假,不搞花架子,不做表面文章,真正取信于民。

在公文写作中务求实际,除按前面讲到的要求内容的绝对真实、本质真实之外,还要注意把握“平衡”的手法。即在突出讲某一个主要因素时,还要顾及到其它因素,特别是相反的因素;在强调某一方面的主要意见时,还要注意到其它意见,特别是不同的意见。要寓倾向性于平衡性之中。不注意这一点,过分强调一个因素、一种意见、一方面观点,极有可能出现片面性和绝对化,不能全面、准确地反映出当今复杂的公务活动、社会事物等“系统工程”的客观全貌,甚至可能给更大的“系统工程”输去误导信息。例如有的单位写文章讲先进、成绩时,总是笔下生花,说过头活,报假数字,不讲实际,不留余地,以致上报的报告或者总结,竟不敢同本单位群众见面,怕露了马脚。这种误国误民的文风,必须坚决制止。而我们党中央领导同志和不少各级领导同志的报告、讲话和文章中,在充分肯定改革开放的巨大成绩的同时,也常常非常深刻、尖锐地说明困难和问题的严重性。这种实事求是之风自然会得到广大干部、群众的充分理解和信任。

(二)求新心理

江盈科曾在《蔽箧集序》中说道:“新者见嗜,旧者见厌,物之恒理,……新则人争嗜之,旧则人争厌之。”喜新厌旧,人之常情。观点、内容陈旧的文章,是不能激起读者的阅读兴趣的,公文写作也同样如此。那种一个典型材料反复用、变换角度经常用,改换包装“新瓶子装旧酒”的写法,那种“从别人的文章中找点子,从下面的材料中找例子,东拼西凑成稿子”的做法,那种“下面写文章抄上级的,上级抄中央的”,层层照抄照转的办文方式,显然都背离了工作实际,也不能满足受文对象的求新心理,那种公文只会成废纸一堆。

事实上,我国改革开放的形势和发展变化是日新月异的,许多新情况有待去研究,许多新问题有待去发现,许多新矛盾有待去解决,许多新事物有待去认识,许多新人物有待去表彰,许多新经验有待去总结,许多新气象有待去宣传,许多新理论有待去探讨。公文要力求出新,尽可能给受文对象提供他们欲知而未知的这些新信息。现实生活中、公务活动中,领导和群众所关注的热点、焦点问题,正是公文所要反映、介绍的热点信息、新信息。公文写作要力求想领导和群众所想,急领导和群众所急,写领导和群众所需,不说套话、空话,自然就会受到大家的欢迎。

不但内容要新,为适应信息社会、高科技时代人们观念和能力的变化,公文的写作形式、语言、角度、技巧,都要既遵循规范,又不断创新,才可能适应社会的发展变化。同是一年一度的国务院总理作的政府工作报告,其内容、观点、写法、语言却年年有新意,都给人大代表和全国人民以耳目一新之感,成为推动社会主义事业前进的纲领性文件。而有些单位的年终总结,年复一年,框架、观点依旧,只是数据、时间不同,给人以“似曾相识”、“千部一腔”的陈旧感,这种文章的效果自然可想而知了。

(三)求尊心理

随着社会的发展,人的主体意识的增强,处于社会关系中各种地位的人,都越来越需要别人和社会的尊重。需要尊重,这是人们高层次的心理需要。需要争取受文对象理解、认同、支持、办理的公文,首先必须对受文对象给予必要的尊重,满足其求尊心理,才能取得受文对象的支持与合作。

从另一个角度讲,作为公共关系和协调的重要工具、手段、渠道之一的公文,也只有对有关的社会组织或者公众以必要的尊重,才能树立起本组织的良好形象,实现其公关和协调的目的。

明白了这一点,就不难懂得为什么“绿的大地,美的心灵——请勿入内”、“翠竹千竿,请勿刻划”、“杜鹃居山久,春萌夏盛开,劝君莫采折,美从自然来”等标语,比“不准进入草坪”、“不准刻划”、“不准攀折”之类标语为好;为什么国防部发言人在接受国外、境外记者善意或恶意的提问后的结束讲话中,会极有分寸地说道“感谢大家对中国国防的感兴趣”,而使人无可挑剔了。

对受文对象的尊重,要得体适度。尊重上级而不要有阿谀奉迎之词;尊重下级和群众,而又要不失身分;尊重兄弟单位而又不要有恃强凌弱之感;尊重外宾或境外组织机构,而又不失国格人格。就是与对手和敌人的公文往来,既要坚持原则,针锋相对,又适当运用文明礼貌的策略,行文做到有理、有节、有利。

对受文对象的尊重,要在行文内容、语言、形式等各方面表现出来。例如模糊语言的巧妙运用,某些公文如信函的格式变化,都会体现出不同程度的尊重。

(四)求近心理

这是交际、传播学中的“距离论”在公文写作中的体现。受文对象出于正常的功利目的,总要求公文内容与他们的工作和生活更贴近,不大想看那种“隔山放炮”、不着边际的文章。都希望公文讲出大家的心里话、,身边事,写大家关注的热点、焦点问题。希望“文中有我,我中有文”,即文章中写出了我们想做的事、想说的话,而我们想到的文章中也写到了。这也就是通常说的“想群众所想,急群众所急,办群众所需”。

受文对象这种求近心理,要求公文与他们在时间、空间、情感上都尽可能接近,即做到事近、理近、情近、心近。这也是情感因素在公文写作中的体现。

为满足受文对象的这种心理,我们在写作公文时,就要从实际出发,注意针对性、及时性和实效性。而语言的运用,要尽可能注意生动性、群众性和适当的幽默感(这当然要因文制宜),以增强文章的可读性。

例如四川省及广元市有关领导机关发出决定,号召广大党员干部“远学孔繁森,近学马生贵”,使大家从身边的基层领导干部身上体会到一种可敬可亲的认同感,体会到学习英雄模范人物的必要和可能性。李燕杰在对少管所的少年犯作报告时,称他们为“触犯了国家法律的年轻朋友们”,一下子就把少年犯听众的心理拉近了,其教育效果是相当突出的。

(五)求简心理

当今社会已进入信息社会,社会变动加剧,人们生活节奏加快,大家越来越重视时间的经济效益和社会效益。人们都希望办事由繁变简,办事需要的时间由长变短,希望讲求效率。随着干部、职工队伍的年轻化、知识化,这种求简心理反映更为突出。大家都不希望开“马拉松式”的长会,听言之无物、套话连篇、口是心非的长篇报告,看又长又臭的懒婆娘裹脚布似的文章,而希望开短会,说短话,写短文。

公文写作要适应这种要求,就必须克服形式主义、文读主义,没有必要就不行文,必须行文时尽可能写短些。要实话实说,长话短说,尽力摒弃废话、空话、套话。不写长而空的文章,写短而精的文章,给受文对象提供尽可能多的实信息,而不要那些言之无物的空信息。有的人认为文章写得越长越有“政绩”,越有水平,这是一种误解。其实,把文章写短,对作者提出了更高的要求。公文撰写者要努力提高思维能力和表达能力,起草文稿力求言简意赅,开门见山,意尽言止,竭力删去可有可无的内容和语句,做到篇无赘句,句无赘字。而在制发公文时,公文格式也要既规范又简明,不要无实际意义和用途的空信息。总之,要做到简短、简明、简洁。

(六)求知心理

求知心理就是人们常说的求知欲。它是人们力求认识世界,渴望获得文化、科学知识和不断探索真理而带有情绪色彩的意向活动。求知需要,是高层次的需要。在当今社会,随着文化、科学的发展加剧,人类知识更新速度的加快,人民群众特别是机关、单位、团体职工队伍的知识化、年轻化,大家为适应在社会的生存与发展,更渴望从各种渠道了解、学习新知识。公文这一实施领导和管理职能的重要工具,当然也应担负起传播新知识的重任,以满足受文对象的这种需求。它必须尽可能给受文对象提供一些新内容、新观点、新知识、新信息,而不能重弹陈词烂调,不能再写得不深不透,言之无物,也不能以艰深文浅陋,故作高雅。

(七)求利心理

追求最大利益、最大效益,是社会主义市场经济条件下办事的基本准则,也是各类机关单位制发公文的目的。这种利益,涉及到有关机关、单位、群体的权、责、利,涉及到各方的社会利益、经济利益。制发公文时,从实际出发,不能不考虑到受文对象和有关各方面的切身利益和长远利益。一定要顾全大局,兼顾各方,充分考虑到国家、部门、集体、群众、个人各方面的实际利益。例如某地要出台有关招商引资政策的文件,要与外地有关方面签定合作开发的协议书,都要考虑到对方的求利心理,树立双赢观点,互利互惠。

(八)求便心理

《中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》指出,“为人民服务是各级政府的神圣职责和全体公务员的基本准则。”要“建设服务型政府,强化社会管理和公共服务职能”。建设公共服务型政府,是加强党的执政能力建设的重要任务,对于落实科学发展观、构建和谐社

会、实现经济的长期稳定可持续发展具有重要的意义。党中央规定的社会主义公民道德建设规范中,把“助人为乐”列为社会公德规范,把“服务群众”列为职业道德规范。作为实施领导和管理、服务群众、服务社会重要工具的公文,当然应该处处体现便民思想,把服务、便民作为行政机关、领导部门行文的逻辑起点。这就要求我们在行文时,凡涉及到对利害方、利害人作出规定、规范、要求的,都要换位思考,设身处地为受文者着想,做到合法、合理、合情,想想他们能不能办到,怎么能尽快、便捷、顺利地办到,承办中可能遇到的困难和应对措施,以增强公文的认同感和亲和力。这样,公文的承办、执行效益会显著提高。

总之,公文撰写者是否考虑和研究受文对象的上述接受心理,其写作效果是大不相同的。注意研究受体的接受心理,应引起公文作者和研究人员的高度重视。

【作者附记:本文选自叶黔达、柯世华《现代公文写作技巧》四川人民出版社2003年7

月第1版,这次刊载时,又增加了“求便心理”一小节内容。本文有关内容先后被中国和平出版社2005年5月第2版《申论》(见第四章全章)和成都时代出版社2007年7月第1版《申论》(见第11页)照抄或摘录过。其实,他们至少应该是与作者打个招呼的。】

注意成文日期的正确写法

【问】公文的成文日期落款到底是用阿拉伯数字还是汉字?从文件规范看应该使用汉字,但我发现许多机关的发文日期都是阿拉伯数字,甚至在一份中央部门联发的文件中落款也是阿拉伯数字,不知情况究竟如何?

【答】党的机关的公文落款用阿拉伯数字;政府行政机关公文落款用汉字数码;党政联合行文从党的机关规定用阿拉伯数字;企事业单位党组织行文从党内规定;企事业单位行政参照政府行政机关用汉字数码。行政机关公文成文日期应该写为“二○○七年十月六日”,甚至不能写为“二OO七年十月六日”(其中“00”是阿拉伯数字写法)、“二00七年十月六日”(其中“OO”是汉语拼音或者英文写法)。当然也不能写为“二零零七年十月六日”,这是汉字大小写数码杂糅,不合要求。

这里介绍一种简便的输入方法。在计算机的智能拼音和紫光录入方式中,先录入字母“i”,作为小写中文数字的前导字符;再顺序输入阿拉伯数字“2008”、字母“n”(代表“年”)、“1”、字母“y”(代表“月”)、“2”、字母“r”,再敲击空格键,即转换为“二○○八年一月二日”的标准写法。若是要将“2007年12月28日”转换为汉字数码写法,则顺序键入“i2007ns2y2s 8r”(以“s”代“十”),敲击空格键,即为“二○○七年十二月二十八日”。