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(文件)2012年城建档案归档工作的通知

大庆油田房地产开发有限责任公司

关于2012年城建档案归档工作的通知

公司所属各分公司、项目部

按照大庆油田有限责任公司关于档案工作“收集齐全、整理科学、保管安全、满足利用、整合信息”的工作方针,由房地产公司承建的2010年度明湖花园、汇景花园、创业城、奥林国际公寓四期、东湖又一城等建设工程项目形成的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料和相关资料开始归档。为确保归档工作按时、规范、有序顺利进行,现将有关事项通知如下:

一、归档时间

竣工文件材料、图纸于竣工验收后报送,最迟不得晚于竣工验收后的两个月内,经济资料须经公司工程造价管理中心结算审核完毕后报送归档。

二、归档项目

根据上级档案管理的有关要求,项目施工文件(交工技术文件)主要内容、格式、编制要求,执行《中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程(项目)竣工验收手册》。

今年归档按工程项目(单体)组卷。每项单体报送一套文字资料,一套经济资料;同一型号的单体可报送二套图纸;监理资料一套;声像,数字化文件一份(施工项目扫描件)。

三、基建档案的整理

(一)归档文件材料整理前,须符合下列要求:

1、符合基建文件材料归档范围,归档内容齐全准确,审批

手续齐备。

2、书写材料与字迹(允许复印件或复写件的第二页、

第三页归档)图样符合要求,书写用不易褪色笔书写(碳素笔)。

3、文字资料、经济签证、预结算文稿、草图、统一使用A4纸,不得大小不一。

4、文件资料中凡有签字栏,都必须由本人签字,不得以名章代替。

(二)组卷原则、方法和要求

1、同一项目的基建文件材料,将文件材料和竣工图分别组成若干个保管单位。

2、基建工程文件材料、监理资料、经济资料按归档范围及

顺序(详见附件2、3、4)要求排列验收,工程竣工图按图纸的编号顺序排列,目录在首页,依次为说明书、设备表、材料表、竣工图。

3、单位工程的文字材料,可按归档范围要求分别组成一卷,文字材料较少的可几项合并组成一卷,较多的可将一项分别组成几卷。但应注意,由几项合并组成一卷时,不能打乱项与项之间的顺序。

4、归档文字材料不再使用项目隔页纸,按照《中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程(项目)竣工验收手册》,

施工文件(竣工图)、无损检测、监理文件组卷必须有案卷内封面。

a、施工文件等案卷内封面使用(附件5),总承包(EPC/PC 承包)项目施工文件案卷内封面使用(附件6),监理文件只填写编制单位和建设单位栏。

b、竣工图案卷内封面参照施工文件案卷内封面的格式,将“交工技术”文件改为“竣工图”。

c、案卷内封面填写说明:施工文件、竣工图的“编制单位”为施工单位。监理文件的“编制单位”为监理单位。

d、案卷内封面由组卷单位采用打印方式编制,内容应为打印齐全、清楚,其中单位栏必须加盖单位行政公章或该项目经理部公章,签名必须是可辨识的签名本人手写体原笔迹,签名不得由他人代签或以个人印章代替。

5、文字资料,竣工图应有卷内目录(见附件1),排列在文件首页之前,应按序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号(例1、2、最后止3-10)、备注。竣工图原设计图纸目录代替卷内目录时,要求在“备注栏”添加“页号”/“页次”栏并填写页号。

6、竣工图编制要求:竣工图应完整、准确、清淅、规范、修改到位,做到与设计变更、隐蔽工程记录和工程实际情况符合,真实反映项目竣工验收时的实际情况。

图纸按(297mmX210mm)折叠成“手风琴”式,有图的一面

折在里面,标题栏露在右下角,并在图样左边留有25 mm的装订边。(图纸装订前沿着图纸边框线裁去多余部分)。

图纸竣工图章使用应按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)规定“竣工图章”执行。竣工图章内容、尺寸见(附件7)。所有竣工图均应逐张加盖竣工图章,图纸目录,说明、材料表、设备表、工艺规格表、仪表规格表等文字材料、表格首页的背面(左下角,距左边20±10mm,距下边20±10mm)加盖竣工图章,竣工图章应使用不易褪色的红色印泥,加盖在图标题栏上方或附近空白处,无加盖竣工图章的位置时,可加盖在标题栏的背面处。

凡施工中有部分变更的,可在原施工图上进行修改,并在修改部位或图纸空白处加盖“竣工核定章”(见附件7)变更面积超过35%的,不宜在原图上修改、补充,应重新绘制竣工图。

无法在图纸上表达清楚的,应在标题栏上方或在图纸空白处用文字说明的办法,新增加的文字说明,应在其涉及的竣工图上做相应的添加和变更,已做了修改的设计变更单应加盖“已执行章”(见附件7)并注明图纸的出处,签署姓名、日期参见页号(指被修改的图纸案卷的页号),做到原图与设计变更单相互参见。

7、案卷内文件材料有书写内容时,每一页面均编写页码,空白页不编号。页号编写位置,单面书写的文字材料在右下角编写页号,双面书写的文字材料,正面在右下角、背面在左下

角编写页号;(页号的距离为右下角1厘米处)。案卷封皮、卷内目录(文件材料原有目录除外)、卷内备考表不编写页号,图纸一律在右下角(一般在图标题栏外右下角)。页号用打号机打印,用阿拉伯数字从1起依次标注,分件装订不得连续编页号。

8、卷内备考表要注明基建档案文件材料页数以及组卷过程中出现问题的说明。签上编制人、检查人姓名,字迹要工整,容易辨认。

9、预结算书要求原件和复写稿各一份。经济资料、文字资料、经济签证及图纸需由相关部门领导(工程造价管理中心、工程管理部、分公司领导、分公司资料员、核算员)对其资料的完整性核定签字后,方可移交档案部门。

10、档案卷皮采用统一印制防虫、防酸标准封皮。案卷题名、编制单位为仿宋字体。编制日期、保管期限、密级不填写。

11、案卷题名:填写工程项目的名称和文字材料名称,如:明湖花园A-01#住宅楼,文字资料;编制单位:填写形成单位的主要责任者,使用标准全称,如:XX省XX建设集团XX分公司。

12、经济资料、文字资料、图纸的装订厚度每卷不得超过1.5公分;图纸(不包含0号图)10张为一卷,图纸目录标题栏一定要相符,外系统、外环境单独存档。

13、照片档案整理时应附文字说明,对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。题名应简明概括、准确反映照片基本内容等要素尽可能齐全。

各参建单位(工程总承包单位、施工单位、监理单位及相关单位)完成建设项目照片的拍摄、收集、整理,将其提交建设单位项目管理部门,由建设单位项目管理部门进行审核后,向建设单位档案管理部门归档(见附件8)。

14、纸制档案数字化文件的整理、归档:纸制文件按《电子文件归档与管理规范》执行,要求所有文字资料、经济资料进行扫描,格式为彩色,存储格式为多页文件浏览功能的PDF 格式,按扫描文件上名称存储。

四、档案移交

1、归档单位统一使用建设单位档案管理部门提供的建设项目文件归档目录模板(施工单位将案卷按要求录入模板),归档时打印纸制归档目录一式两份,经交接双方核对后签字,各留一份备查,同时提交电子版归档目录。

2、归档资料经验收合格后,由移交方和接收方共同填写档案移交书,经双方分别签字后各保存一份。

3、移交城建档案时间为每周一至周五的上午。

五、注意事项

1、确保归档材料齐全、准确,出现漏项、串项等现象的,不予接收。

2、确保文件资料按规定时限归档,如不能按正常时间归档的,须事先与公司档案室取得联系,具体事宜可向档案室咨询。

3、竣工档案资料移交不及时、不完整、不准确、公司档案

室不予签字,归档资料未经公司档案员审定签字,不能进入付款程序。

地址:大庆市让胡路区景园东街15号(房地产公司2号办公楼西侧档案楼二楼)

联系电话:5990720

附件:1、卷内目录

2、楼馆工程文件材料归档范围及顺序;

3、工程经济文件材料归档范围及顺序;

4、楼馆工程监理文件材料归档范围及顺序;

5、地面建设案卷内封面

6、总承包案卷内封面;

7、竣工图专用章、核定章、执行章规格;

8、城建档案资料认定单;

大庆油田房地产开发有限责任公司

机关服务中心档案室

二O一二年四月五日

卷内目录

(文件)2012年城建档案归档工作的通知

楼馆工程文件材料归档范围及顺序

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楼馆工程文件材料归档范围及顺序

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附件3

工程经济文件材料归档范围及顺序

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附件4:楼馆工程监理文件材料归档范围及顺序

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附件7:竣工图专用章、核定章、执行章规格

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附件8:

城建档案资料认定单

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城建档案资料认定单

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