《文秘英语》课程教学大纲
《涉外文秘》（英语）课程教学大纲
（2004年制订，2005年修订）
课程编号: 100027
英文名: English for Secretaries
课程类别：专业选修课
前置课：《国际贸易实务》、《商贸英语》
学分：2学分
课时：36课时
主讲教师：周标等
选定教材：江晓云,《SUP秘书英语》,广州：中南工业大学出版社,1999
课程概述:
秘书英语作为ESP(English for Specific Purposes)的一种，具有独特的语言现象和文体风格，应用于英语文秘这个特定的职业范围，涉及文秘工作的专门化内容，是正在从事或将从事秘书行业的人员学习或应用的专门用途英语。本课程以英语专业高年级的本科生为教学对象，课程教学分为三个部分：第一部分为秘书的工作和职责，如接待来访、安排会务、使用电话、档案处理等，同时了解作为21世纪的现代秘书所面临的挑战、应具备的条件和能力。第二部分是商业流通中的秘书，了解秘书与银行、邮政、电子通讯等方面的关系，介绍电子邮件、传真、电传等方面的知识和应用。第三部分秘书英语写作，是课程的重点。其中将商业信函写作作为基础、重点，介绍便函、建议书、报告书等商业文件的写作，强调语言文体的规范化，使用现代英语。同时，每课都比较集中地提供与课文内容相关的文秘、商务、邮电通讯等方面的专业词汇和用语，供学习时应用。
教学目的:
本课程涉及文秘工作的各个方面: 档案、处理邮件、电话联系、安排会议和出差、使用办公设备及写各种公函等,旨在培养学生的语言能力和专业知识的应用能力, 包括熟练的英语情景对话和得体的应用文、常用商业文件的写作能力培养。通过本课程的学习, 学生应掌握涉外接待事务, 了解涉外会议知识、涉外礼仪知识等, 掌握涉外文书的种类及写法。
教学方法:
教学目的决定教学内容和教学手段，英语文秘人员特殊的工作性质决定了其所应具备多方面的知识和能力。英语文秘人员应当是既懂专业同时又了解边缘学科知识，既通晓英,又懂得相关业务的复合型应用人才，秘书英语作为一门实用技能类课程，教学应紧紧抓住语言和应用这个关键。本课程教学通过大量实例, 模拟真实场景, 介绍英文秘书应该具备的素质。在信函写作方面, 除了提供各种不同类型的信函样本, 还介绍了不同类型的信函的写作格式及常用表达方式。
各章教学要求及教学要点
第一部分英文秘书的工作及职责(Secretarial Jobs and Duties)
第一章一个好的秘书所需具备的资格(Qualifications for a good secretary)
课时分配: 1
教学要求:
通过本章教学，使学生了解一个好的秘书所需具备的资格; 掌握秘书求职信的写作方法;了解招聘面试应该回答好的几个问题以及应该注意的细节。
教学内容:
1.Wanted: Executive Secretary
2.Senior Secretary Required
3.Office Assistant/Administration Assistant
4.Application for a secretarial position
5.Making preparations for an interview
思考题:
1.What makes a good PA or secretary?
第二章办公室工作的方方面面(Office Work Prospects)
课时分配: 1
教学要求: 通过本章教学，使学生了解文秘所必须掌握的现代办公设备, 如计算机操作系统、
桌面印刷系统、信息传视系统、电子邮件的发送与接收等。
教学内容:
1.Office Work Prospects
2.Desktop Publishing
3.Electronic mail
4.Video Conferencing
5.Videotex
思考题:
1. what will a successful secretary do in the office?
第三章安排约会(Arranging Appointments)
课时分配: 1
教学要求: 通过本章教学，使学生了解安排约会时应该注意的事项, 学会写日志、日程表等。教学内容:
1.Appointments
2.The Itinerary
思考题:
1. What should a secretary do in arranging appointments?
第四章接待(Reception)
课时分配: 1
教学要求: 通过本章教学，使学生了解接待客人应该注意的礼节, 学会填写来访记录。
教学内容:
1.Reception
2.Register of callers
思考题:
1.How to receive a visitor with an appointment or without an appointment?
2.How to give a visitor a favorable impression?
第五章安排旅行(Travel Arrangements)
教学要求:
通过本章教学，使学生学会给上司安排商务旅行, 包括安排日程、取得签证、订票、安排住宿、办理旅行支票等事务。
教学内容:
1.Preparing arrangements
2.Booking an Airline ticket
3.Booking by Correspondence
4.Itinerary
思考题:
1.What does a secretary usually do in Preparing arrangements?
第六章电话礼节(Telephone Manners)
课时分配：2
教学要求:
通过本章教学，使学生掌握打电话、接电话的礼节;学会用英语进行熟练的电话交流, 写留言和做电话记录。
教学内容:
1.Telephone Manners
⑴ When answering the phone
⑵ When making a phone call
⑶ When making a phone call abroad
⑷ When making a phone call in business
2. Taking telephone messages
思考题:
1.What are the good telephone manners?
2.How to use the telephone effectively?
3.What is a reverse charge call (American collect call)?
第七章商务会议(Business Meetings)
教学要求:
通过本章教学，使学生了解作为一名秘书在商务会议前要协助主席做好的准备工作,会议期间要做的工作以及会后所要做的工作,学会做会议记录。
教学内容:
1.Business Meetings
⑴ Before the meeting
⑵ During the Meeting
⑶ After the Meeting
思考题:
1.How to prepare a conference?
第八章会议安排、会议议程以及会议记录(Programs,Agendas&Minutes)
课时分配：2
教学要求:
通过本章教学，使学生学会安排会议、会务活动, 特别是如何整理会议纪要。
教学内容:
1.Program of a conference
2.Schedules of conference activities
3.The minutes
思考题:
1. What are the main contents of the minutes?
第九章文档系统(Filing Systems)
课时分配：2
教学要求:
通过本章教学，使学生掌握文件的存档系统、分类方法、存档要求以及存档规则。
教学内容:
1.Filing systems
2.Methods of classification
3.Ten filing commandments
4.Filing rules in use
思考题:
1.What is the purpose of filing?
2.File 5～10 of your English dictionaries according to the filing rules in use.
第二部分商业流通中的秘书(Secretaries in Business Communication)
第一章商业单据(Business Documents)
课时分配：1
教学要求:
通过本章教学，使学生了解一般的商业单据,掌握其使用方法。
教学内容:
1.Stores Requisition
2.Purchase Requisition
3.Price list
4.Quotation
5.Order
6.Advice note
7.Delivery note
8.Goods received note
9.Invoice
10.Credit note
11.Statement
思考题:
1. What are the eleven important business documents? How to use them?
第二章银行单据(Banking Documents)
课时分配：2
教学要求:
通过本章教学，使学生掌握国际汇票的概念及其用途、开票方法;掌握信用证的概念及
其用途、开证方法;了解提单的内容以及分类;了解汇票的概念、用途及种类。
教学内容:
1.International money order
2.Letters of credit
3.Bill of lading
4.Bill of exchange
思考题:
1. What are the four banking documents commonly used in international transactions? What do you know about them?
第三章邮政服务及电子通讯(Postal Service and Electronic Correspondence)
课时分配：2
教学要求:
通过本章教学，使学生了解并学会使用邮政服务及电子通讯手段。
教学内容:
1. Postal service
⑴ Exporting by air
⑵ Air parcels
⑶ Small packs for abroad
⑷ Printed postage Impression
⑸ Direct agents bags
⑹ Paying customs charges here
⑺ Cash on delivery
⑻ Insurance
⑼ Poste restante
2.E-mail
3.Fax
4.Telex
⑴ Format
⑵ Rules for simplifying telex message
⑶ Rules for simplifying words
5.Telegram
⑴ Format
⑵ Rules for simplifying telegram message
⑶ Difference between telegrams and telexes
思考题:
1.What do you know about postal service and electronic correspondence? How are they used in
modern communications?
第三部分秘书英语写作(Secretarial English Writing)
第一章业务信函(Business Letters)
课时分配：6
教学要求:
通过本章教学，使学生掌握业务信函的格式、组成部分、写作原则、语言风格等;学会写作常用的业务信函。
教学内容:
Unit 1. Letter formats
1. Full block format
2. Semi-block format
3. Modified block format
Unit 2 Essential elements of a business letter
1. Letterhead or heading
2. Date
3. Inside address
4. Salutation
5. Body of the letter
6. Complementary close
7. Signature
Unit 3 Additional elements of a business letter
1. Attention line
2. Subject line
3. Reference number
4. Reference initials
5. Enclosures
6. Distribution notation
7. Postscript
Unit 4 Basic principles of an effective business letter
1. Clearness (no chance for misunderstanding)
2. Conciseness (short and to the point)
3. Completeness (an adequate treatment of the subject)
4. Correctness (accuracy in style, language, and style)
5. Courteousness (the You-Attitude)
6. Tactfulness
Unit 5 Language and Style
1. Choice of words
A. Use a short word rather than a long word
B. Use everyday words rather than unusual (technical, academic, literary) words
C. Use specific words rather than vague, general words
D. Use plain English
2. Length of sentences
3. Length of paragraph
4. Paragraph unity and coherence
5. Order of paragraph
Unit 6 Business letters frequently used in daily work
1. Appointment letters
2.Collection letters
3.Covering letters
4.Goodwill letters
5.Reservation letters
6.Induction letters
7.Personnel letters
a.Letters of applications and resumes
b.Other personnel letters
8.Inquiry letters and replies
https://www.wendangku.net/doc/0e5762985.html,plaint letters and replies
思考题:
1.What are the most popular formats for business letters? Give definitions
2.What are the essential parts of a business letter?
3.What are the special letter parts?
4.What are the important factors in writing an effective business letter?
5.What are acceptable language and style in the composition of business letters?
第二章日记、短信和通知(Diary, Notes & Notices)
课时分配: 1
教学要求:
通过本章教学，使学生学会写日记、短信和通知。
教学内容:
1.Diary
⑴ A record of daily events
⑵ A book for daily memoranda
2.Notes
3.Notice
第三章证书、证明(Certificates)
课时分配: 2
教学要求:
通过本章教学，使学生学会写证明信和证书。
教学内容:
1.Certificates
2.Certificate letters/letters of recommendation/references
第四章备忘录(Memos)
课时分配: 2
教学要求:
通过本章教学，使学生学会书写备忘录。
教学内容:
1.Format
2.Purposes
⑴ Giving notice
⑵ Giving Introduction
⑶ Supplying information and making a proposal
⑷ Giving announcements
⑸ Requesting action
⑹ Building goodwill
第五章建议书(Proposals)
课时分配: 1
教学要求: 通过本章教学，使学生掌握建议书的结构与写作方法。教学内容:
1.Planning a proposal
https://www.wendangku.net/doc/0e5762985.html,anizing the materials
3.Contents
⑴ Introductory material
⑵ Discussion of the problem and the proposed solution
⑶ Description of capabilities and facilities to perform the job
第六章短篇商务报告(Short Reports) 课时分配: 4
教学要求:
通过本章教学，使学生掌握短篇商务报告的结构以及写作方法。教学内容:
1.Writing Process
⑴ Analyzing the audience
⑵ Determining the goals
⑶ Targeting and gathering the information
⑷ Planning the organization
⑸ Constructing the figures
2. Using learning aids
⑴ Headings
⑵ Summaries
⑶ Graphs and tables
3. Format
⑴ Letter of transmittal
⑵ Title page
⑶ Table of contents
⑷ Body
⑸ Summary
⑹ Appendices
⑺ Index
⑻ Bibliography or list of references
参考书目：
1. Wainwright, A., Business Correspondence, Beijing: Shangwu Press, 1996.
2. 柏伟恒等，English for Business Writing, Hong Kong, Weiwen Publishing Co., Ltd.,199
3.
3. 杜慧贞、黄家修，《涉外秘书高级英语口语》，广州：华南理工大学出版社，1998年。
4. 韩宝成、崔刚，《电话电报电传英语》，北京：外语教学与研究出版社，1995年。
5. 黄宜范编译，《最新贸易英文书信宝典》，北京：世界图书出版公司北京公司重印，1995
年。
6. 胡浩然，《秘书英语》，上海：上海外语教育出版社, 1994年。
7. 黎土旺，《专业秘书英语写作教程》，长沙：湖南出版社，1996年。
8. 林灿初、陈菽浪，《公关秘书英语》，北京：外语教学与研究出版社, 1994年。
9. 王晓鹰，《一万电脑英语词汇速通》，广州：广州出版社，1997年。
10. 谢龙成，《商业英文函电》，北京：旅游教育出版社，1993年年。
11. 谢庆芳，《英语求职信写指南》，北京：世界图书出版公司，1998年。
12．谢庆芳，《英语简历写作指南》，北京：世界图书出版公司，1998年。
13．张从益、盛之，《实用文秘英语教程》，广州：中南工业大学出版社，1995年。
14. 邹继东、汪林等，《剑桥商务英语证书考试阅读写作指南》，汕头：汕头大学出版社，1994
年。
执笔人: 周标2004年4月
审定人: 王克明2006年7月
系负责人: 黄能2006年7月