档案管理办法
广东星星光电科技有限公司企业标准
档案管理办法
Q/FPT G1508-2011 1 范围
本标准规定了公司综合档案室和职责，文件材料的形成和与归档，档案的管理等。
本标准适用于公司综合档案室和职责，文件材料的形成和与归档，档案的管理等。
2 管理机构与职责
2.1 管理部部长主管档案管理工作。
2.2 管理部是档案管理的职能机构，负责统筹、协调、组织、管理本公司的档案。公司综合档案室的
主要职责是：
a) 贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立、健全档案管理的各项制度；
b) 对各部门文件材料的形成、积累和归档工作进行指导；
c) 对各部门档案工作进行监督和指导；
d) 组织对档案的鉴定、承办档案的销毁事宜、负责档案的开发利用；
e) 统一管理公司档案，是公司档案、资料的贮存基地和利用中心。
2.3 各部门的档案由综合档案室实行实体管理。综合档案室档案员管理员的主要职责是：
a) 宣传贯彻《档案法》和国家相关的法律、法规和方针政策；
b) 贯彻执行公司档案管理的各项管理制度，完成档案工作目标、任务；
c) 对各部门的档案形成、积累、归档进行监督和指导；
d) 积极做好档案信息开发利用，为各项工作提供服务。
2.4 各部门设立兼职档案员，兼职档案员主要的职责：
a) 兼职档案员行政上受各部门领导管理，业务上受综合档案室指导和检查；
b) 兼职档案员必须注重本部门资料的日常管理工作，随时登记、及时收集、管理和归档；
c) 各部门专业人员对所辖范围的档案形成及其完整性、正确性负有直接责任，自觉执行企业有关
档案规定，按期完成企业所辖范围的档案归档任务。
3 文件材料的形成与归档
3.1 文件材料归档的范围
3.1.1 公司在各项活动中形成的全部档案的总和，包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管
理、产品试制、科学技术研究、基本建设、会计、员工管理、特种载体等。
3.2 凡应归档的文件材料必须由档案形成部门按规定收集、整理、立卷后定期移交给综合档案室集中
管理，任何部门或个人不得据为已有或拒绝归档。
3.3 凡在各项活动中形成的文件材料，按其职责业务范围，由专、兼职档案员或指定的人员负责积累、
整理、立卷后按期归档。
3.4 各部门应把文件材料的形成、积累、整理各归档列入生产、科研、基建、经营管理等项活动的工
作程序和工作计划；列入本部门职责范围和相关人员的工作标准中。
广东星星光电科技有限公司 2011-03-01批准 2011-03-01 实施
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3.5 档案的分类，共分为12类，具体划分参考表1《档案分类方案》。
3.6 文件材料归档的基本要求
3.6.1 归档文件材料必须完整、准确。
3.6.2 归档文件材料必须反映工作活动的真实内容的历史过程。
3.6.3 所立案卷必须层次分明，符合形成规律。一般案卷内排列批复在前，请示在后；正件在前，附
件在后；印件在前，定稿在后；文字材料在前，图纸在后。
3.6.4 必须符合文件的格式标准，禁用铅笔、红笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔书写。
3.6.5 归档的底图必须符合国家制图标准，底图标题栏要逐栏填写，签署全名、注明日期、图号。
3.7 文件材料的归档时间
3.7.1 文书档案（包括党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类，上述四类合为文书类）在次年六月底以前将上年度的文件材料，经分类整理，立卷后归档。综合部涉及部分党群工作类、
行政管理类档案，如后勤工作签订的合同等资料每年六月底、十二月底，经分类管理，立卷后归档。
销售、采购合同在业务完成后1个月内归档。
3.7.2 产品类档案在产品设计开发生产定型后整理归档。但对研究周期较长的产品，可以分阶段归档
案部门保存，待产品定型后再综合整理归档。
3.7.3 科学技术研究类档案在试验成果鉴定后归档。学术考察、学术会议、技术革新和技术改进的科
技文件材料，应在活动完毕后随时整理归档。
3.7.4 基建工程档案在基建工程项目竣工验收后归档。但对重大、复杂工程施工周期较长的项目，可
在工程告一段落后，先做阶段性归档，工程竣工后，再全面整理归档。
3.7.5 设备仪器档案材料，应在设备仪器安装、调试正常运行后及时归档；对精密、贵重或进口的稀
有设备文件材料，应在设备开箱后立即归档，对使用维修过程中形成的文件材料，应在检修完毕后随时
整理归档。
3.7.6 会计档案，由财务部门在本部门保存一年后，在形成后第三年的六月份移交归档。具体按照（编号）《会计档案管理方法》执行。
3.7.7 员工档案在各项业务活动结束后，1-3个月内归档。
3.7.8 证书、商标档案在文件形成后1-2个月内归档。
3.8 归档时应填写“移交清单”一式二份，由移交部门与档案接受部门签名盖章。
4 档案的管理
4.1 综合档案室负责各个部门档案收集范围标准的制定，档案管理负责人及兼职档案员注重本部门资
料的日常管理工作，随时登记、及时收集、管理和归档。
4.2 对档案的形成、积累、整理、归档应按相关标准的要求实施全过程管理，以保证档案的质量。
具体整理办法如下：
4.2.1 文书类档案案卷格式的管理，按《文书档案案卷格式》要求执行。
4.2.2 基本建设、设备仪器、产品、科学技术研究等科技类档案的案卷构成管理，按《科学技术档案
案卷构成的一般要求》执行。
4.2.3 会计类档案的管理，按《会计档案管理方法》要求执行。
4.3 档案的保管期限设定原则：对企业有利用价值的档案分为永久、长期、短期三种保管期限；凡是
介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
4.3.1 档案的保管期限分永久、长期、短期三种；长期为30年,短期为10年；凡是对工作查考，技术
进步，科学研究有长远利用价值的档案列为永久保管。
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4.3.2 档案归档范围和保管期限设定具体参照规范性表2《档案归档范围和保管期限参照表》的要求进行。
4.3.3记录保存期原则一般为产品的生命周期再延长一年时间，可按记录表格上注明的保存期限执行，具体见Q/FPT G1503《记录控制程序》。
4.4 档案鉴定与销毁
4.4.1 档案鉴定小组由公司主管领导、职能部门领导、专业人员和档案员组成，按表2《档案归档范围和保管期限参照表》进行鉴定，每次鉴定应写出鉴定报告，在案卷备考表中注明鉴定意见，档案鉴定小组负责人签名，并注明日期。
4.4.2 鉴定后的档案，要求达到划定保管期限准确，案卷达到标准规定要求，鉴定时发现档案不准确、不完整，可责成有关部门和人员负责修改补充。
4.4.3 通过鉴定后，应该销毁的档案，应编制档案的销毁清册，报送公司主管领导审查批准后，由两人监销，销毁清册要归档保存。
4.4.4 鉴定工作要定期进行，一般四年一次，具体时间由主管部门计划安排。
4.5 档案保管
4.5.1 档案接收，应办理移交手续，接收档案必须按移交清单认真验收。
4.5.2 存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。
4.5.3 底图存放以平放为宜，底图除修改、晒图外，不得外借。经修改的底图归档，要按修改通知单校对，核实无误后，方可归档。
4.5.4 特种载体档案按相关规定单独保管。
4.5.5 要定时对档案清理核对，做到帐、物相符，对破损或变质档案，及时修补和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，应查明原因，保存依据。
4.5.6 档案室对接收归档的各种档案，在原有整理的基础上，对不符归档要求的案卷进行局部的调整，以提高其质量。
4.6 档案统计
4.6.1 档案部门要健全统计台帐，要有年底统计报表。
4.6.2 档案统计以原始数据为依据，做到准确，可靠。
4.6.3 档案统计主要是档案管理基本情况统计，档案数量的统计，档案提供利用及其效果的统计。4.7 档案信息的开发利用
4.7.1档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案利用服务。
4.7.2应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。4.7.3利用档案应按规定进行登记；利用效果突出的宜进行登记。
4.7.4采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。
4.7.5档案室对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。
4.8 档案库房的一般要求
4.8.1 档案库房属机要重地，未经允许，不得擅自入内，阅档人员未经档案管理人员同意，不得自行入库查档，确因工作需要须经批准并由本室工作人员陪同方可进入。
4.8.2 库房钥匙由档案员专管，未经领导同意不得交给他人。
4.8.3 做好库房内防火、防盗、防潮、防光、防虫、防尘六防工作，要保持库房的清洁和室内适宜的温、湿度要求。其中温度14C-24℃；相对湿度50-65%。
4.8.4 经常检查馆藏档案，发现问题及时报告，并采取措施，每年定期对库藏档案进行一次抽样检查，
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掌握档案保管情况，为科学管理积累资料。
4.9 图纸的修改、补充规定
4.9.1 修改、补充已归档的图纸应填写修改补充通知单，经相关领导批准后，综合档案室联系办理。
4.9.2 修改内容较少时，直接在图纸上勾改和括改。
4.9.3 修改内容较多时，应另出新图代替，原图纸作废，新图列入原图目录，并且注明所代替的原图图号，作废的图纸应注明新图的编号，并根据需要另行保管。
4.10 档案管理的现代化
4.10.1 档案管理部门要应用现代管理方法，逐步应用以计算机、缩微技术和先进监控装置、通风设施。
4.10.2 应用计算机进行档案存贮、统计、分类、检索、保护、开发。
4.11 档案的保密
4.11.1 档案的保密等级（密级）分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部”四类，重要性依次递减；公司档案密级具体分类，参照表3《档案密级分类表》进行。
4.11.2 严格贯彻执行公司保密制度，维护档案的安全保密工作，具体按Q/FPT G0206-2011《员工劳动合同、保密管理办法》。
4.11.3 内部文件可供查阅，但要做好登记手续。
4.11.4 秘密级文件查阅时，必须由管理部主管审批后才能查阅。
4.11.5 机密级以上的文件材料和科技资料等保管时要严格登记手续，存放在专用柜并加锁，不得私自摘录和擅自复印。
4.11.6 查阅、借阅档案不得超越制度向任何人提供或扩大利用范围，不得以任何形式向他人泄密。4.11.7 定期在每年劳动节、国庆节、春节前后进行保密检查，发现问题及时报告处理。
4.11.8 经常检查各职能部门的有关文件材料、技术资料、设计、工艺图纸等保密情况，并督促其按规定及时归档，以防泄密。
4.12 档案的借阅
4.12.1 综合档案室保管的档案，主要是供本单位和上级机关使用，凡本公司人员因工作需要查阅与本身业务有关的档案资料，档案室积极提供利用。
4.12.2 本公司人员查阅、借阅档案必须严格履行登记手续，查阅市场部的档案必须经总经理、副总经理批准，市场部人员查阅需经部门领导同意，归还时一定要认真检查、清点，并在登记本上注销。
4.12.3 查阅、借阅的档案，不得泄密、涂改、拆散、抽取、复印、转借或带借外出，如确因特殊原因需转借、带借外出，复印时，一定要由档案主管领导批准。
4.12.4 一般性的科技档案，可随时查阅、借阅，但查阅、借阅机密、绝密或涉及技术专利的科技档案，要按国家有关科技保密规定，严格审批制度，做到内、外有别，要坚持保密制度，又要充分发挥科技档案的作用。
4.12.5 非本公司人员需查阅档案，凭单位介绍信，经公司总经理或副总经理批准后，方可查阅。
5 相关/支持性文件
5.1 Q/FPT G1511《文书档案案卷格式》
5.2 Q/FPT G1512《科学技术档案案卷构成的一般要求》
5.3 Q/FPT G1513《会计档案管理方法》
5.4 Q/FPT G0206 《员工劳动合同、保密管理办法》。
5.5 Q/FPT G1503 《记录控制程序》
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表1(规范性附录)
档案分类方案
Q/FPT G1508-2011表2：档案归档范围及保管期限参考表
Q/FPT G1508-2011表3：档案密级分类表