PPT教案

无锡科技职业学院

教案

第5章PowerPoint2000的使用

5.1 PowerPoint2000概述

PowerPoint2000是Microsoft公司套装办公软件Office中的演示文稿软件。它是集文字、图形、图像、声音以及视频剪辑等多媒体元素于一体的优秀软件工具。使用PowerPoint2000，可以创建演示文稿，可以在互联网上召开远程会议或在Web上给观众展示演示文稿。随着办公自动化的普及，PowerPoint2000的应用越来越广泛。

5.1.1 PowerPoint2000环境

1．PowerPoint2000窗口

PowerPoint2000窗口分为如下几个部分：标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏及工作区。其中标题栏显示应用程序的名称和当前打开的文件名。菜单栏提供了窗口的所有菜单控制功能。工具栏提供了一些常用菜单命令的快速选取方式。状态栏显示当前文档的部分属性或状态。工作区是PowerPoint2000文档区，显示PowerPoint2000文档的内容。编辑PowerPoint2000文档是通过对工作区中的内容进行操作完成的，利用工作区的滚动条可以查看显示不同区域的内容，工作区分为幻灯片窗格、大纲窗格和备注窗格三个部分（如图5.1所示）。

2．PowerPoint2000的视图方式

PowerPoint2000提供了五种视图显示方式，分别是普通视图、大纲视图、幻灯片视图、幻灯片浏览视图及幻灯片放映。其中最常用的两种视图是普通视图和幻灯片浏览视图。

切换视图模式有两种方法：一种是直接用鼠标单击PowerPoint2000窗口左下角的视图切换按钮（如图5.2所示），第一个按钮为“普通视图”按钮，第二个按钮为“大纲视图”按钮，第三个按钮为“幻灯片视图”，第四个按钮为“幻灯片浏览视图”，第五个按钮为“幻灯片放映”按钮。另一种方法是从PowerPoint2000的“视图”菜单中选择视图模式进行切换（如图5.3所示）。

（1）普通视图

普通视图是PowerPoint2000的默认视图。

左窗格显示的是幻灯片的大纲内容，可以直接编辑幻灯片内容，右上窗格显示的是幻灯片的效果，也可以在此窗格编辑幻灯片内容；右下窗格是备注窗格，用于输入每一张幻灯片的备注信息，用户可以在此添加与观众共享的备注信息。

（2）大纲视图

大纲视图仅显示幻灯片的标题和主要的文本信息，适合组织和创建演示文

稿的内容，在该视图中，按编号由小到大的顺序和幻灯片内容的层次关系，显示演示文稿中全部幻灯片的编号、图标、标题和主要的文本信息等。

在大纲视图中，利用【视图】→【工具栏】→【大纲】工具栏中的按钮可控制演示文稿的结构。如图5.4所示。

（3）幻灯片视图

幻灯片视图侧重于对当前幻灯片的编辑，此窗口的幻灯片编辑区处于较

大范围显示状态，对幻灯片的精细雕刻是在此视图下进行的。如键入和编辑视图切换按钮

幻灯片窗格

备注窗格

大纲窗格 图5.1 演示文稿窗口

图5.3“视图”菜单

幻灯片视图

大纲视图

普通视图

图5.2 视图切换按钮

幻灯片标题和文本、插入图片、绘制图形以及插入图表等。

（4）幻灯片浏览视图

幻灯片浏览视图侧重于演示文稿的全部幻灯片的显示，它将幻灯片按照顺序排列在窗口中，方便了用户对幻灯片的移动、复制和删除等编辑操作，还可以设置幻灯片放映方式、设置动画效果及排练时间等。

在幻灯片浏览视图中，可以使用“幻灯片浏览”工具栏中的按钮来设置幻灯片放映的时间，并选择幻灯片的动画切换方式。

（5）幻灯片放映视图

幻灯片放映视图用来真实地显示演示文稿的全部内容。用户可以通过按【F5】键启动放映和预览演示文稿。此方式不能修改幻灯片内容，也不能移动幻灯片位置。

5.1.2 基本术语

演示文稿：介绍情况、阐述观点时给观众演示的电子化材料。

幻灯片：幻灯片是演示文稿的基本组成单元。把要演示的全部信息，包括文字、图形、表格、图表、声音和视频等以幻灯片为单位组织起来。

母版：母版中包含在相应演示文稿每一个幻灯片上都出现的显示元素，

图5.4 大纲工具栏

例如文本占位符、图片、动作按钮等。使用“母版”能够方便地统一幻灯片的风格，用户可以在“母版”中添加自己的各幻灯片上都出现的文本和图形等。“母版”分为四种：“幻灯片母版”、“标题母版”、“讲义母版”和“备注母版”。

占位符：占位符是指在幻灯片中，还没有实际内容但预先用方框或符号留出位置，这些占位符用“单击此处添加文本”、“单击此处添加标题”等文字标出。

版式：幻灯片内各个元素的布局方案，包括文字、图形、图片及其他媒体的位置和占用空间的大小。在“幻灯片版式”对话框中提供了预先设计好的28种幻灯片布局方案，供用户选择，称为“自动版式”。

配色方案：配色方案是指演示文稿的幻灯片中针对不同类别元素的八种协调色的集合。每个设计模板均带有一套配色方案，用户可从中选择一种应用，也可以自定义配色方案。

5.2 PowerPoint2000基本操作

5.2.1 PowerPoint2000启动与退出

1．PowerPoint2000的启动

PowerPoint2000的启动有如下几种方法：

（1）利用“开始”菜单启动

单击Windows任务栏上的【开始】→【程序】→【MicrosoftPowerPoint】命令，即可启动PowerPoint2000。

（2）利用桌面上的快捷方式启动

如果桌面上有PowerPoint2000的快捷方式，也可以直接用鼠标双击快捷方式图标启动PowerPoint2000。

（3）利用已有的演示文稿启动

在“资源管理器”（或“我的电脑”）中用鼠标双击扩展名为.PPT的文件，即可启动PowerPoint2000。

2．PowerPoint2000的退出

打开【文件】→【退出】命令，或双击PowerPoint2000标题栏左上角的控制菜单图标，也可以单击标题栏右上角的“关闭”按钮。

5.2.2 创建演示文稿

1．使用“空演示文稿”创建演示文稿

创建空白演示文稿的方法很简单，如果用户是第一次启动PowerPoint2000，将出现“PowerPoint”对话框（如图5.5所示），可选择“空演示文稿”选项，这时会弹出“新幻灯片”对话框（如图5.6所示）。在此对话框中，PowerPoint2000提供了28种自动版式供用户选择，这些版式的结构图中包括许多矩形框，即占位符。在占位符中可以填入标题、文本、图片、图表等，所有的占位符都有提示文字。选择其中一种需要的版式（如“项目

图 5.5“PowerPoint2000”

清单”版式），然后单击“确定”按钮，即可创建一个空白演示文稿。

2．使用“内容提示向导”创建演示文稿

“内容提示向导”选项提供给用户每一步操作的导引，在指定建立演示

文稿类型的前提下（比如创建推荐策略、市场计划等类型），可以轻松地在向导的带领下，完成演示文稿的创建过程。

操作步骤如下：

①启动PowerPoint2000出现如图5.5所示的“PowerPoint2000”对话框。 ②选择“内容提示向导”后，单击“确定”按钮，出现 “内容提示向导”对话框（如图5.7所示）。

③单击“下一步”按钮，选择使用演示文稿类型，如选选择“常规”下的“分类”。

④单击“下一步”按钮，选择“输出类型”，系统默认为“屏幕演示文稿”。 ⑤单击“下一步”按钮，输入“演示文稿标题”。

⑥单击“下一步”按钮，单击“完成”按钮即可完成创建演示文稿的操图5.6 “新幻灯片”对话框

图5.7 “内容提示向导”对话框

作。

3．使用“设计模板”创建演示文稿

PowerPoint2000提供的“设计模板”选项允许用户利用系统提供的演示文稿模板来创建自己的演示文稿。设计模板包含幻灯片配色方案、标题及字体样式等。

操作步骤如下：

①打开【文件】→【新建】命令，出现如图5.8所示“新建演示文稿”中的“常用”对话框。

②选中“设计模板”标签，出现 “新建演示文稿”中的“设计模板”对话框（如图5.9所示）。

③根据需要选择合适的模板样式，例如Strategic 模板，单击“确定”按钮。

图5.8“新建演示文稿”中的“常用”对话框

图5.9 “新建演示文稿”中的“设计模板”对话框

④在“新幻灯片”对话框中选择一种自动版式，进入幻灯片普通视图（如图5.10所示），即完成演示文稿的创建。

5.2.3 保存与打开演示文稿

1．演示文稿的保存

图5.10新的空演示文稿

在演示文稿制作完成后首先单击“保存”按钮，或编辑旧演示文稿时单击【文件】→【另存为】命令，都会弹出“另存为”对话框（如图5.11所示）。

在“文件名”文本框中输入一个文件名。如果演示文稿中第一张幻灯片标题内有文字，系统会以这个标题作为演示文稿的文件名。如果演示文稿中第一张幻灯片的版式中不含标题，系统默认文件名为“演示文稿1”，演示文稿的扩展名为“.PPT”，如果不想修改文件名，单击“保存”按钮即可。也可以根据需要修改文件名，单击“保存”按钮，即完成演示文稿的保存。

系统默认的目录是My Documents，可以把文件保存在这个文件夹中，也可以保存在自己创建的文件夹中。

2．演示文稿的打开

“打开已有的演示文稿”选项用于打开已存在的演示文稿，允许用户对他们进行修改和编辑。

打开【开始】→【程序】→【Microsoft PowerPoint 】命令，启动PowerPoint2000，这时出现如图5.12所示的窗口。单击“打开已有的演示文稿”

选项，选中所需的演示文稿，按“确定”按钮可打开该演示文稿。

如果在已打开演示文稿的情况下要打开另一个演示文稿，可单击“打开”按钮（或选择【文件】→【打开】命令），此时就会出现“打开”对话框。选择需要打开的文件，单击“打开”按钮就可打开演示文稿了。

还可以在“Windows 资源管理器”中，找到需要编辑的演示文稿，双击该演示文稿即可完成演示文稿的打开操作。

5.2.4 幻灯片的制作

编辑演示文稿中的文本时，例如，对幻灯片的内容和提纲做规划整理的时候，使用“大纲视图”是一个非常好的方法；但用户如果希望直接在幻灯图5.12 “PowerPoint2000”启动对话框

图5.11 “另存为”对话框

片视图下工作，使自己的工作成为所见即所得，可以将视图转换为“幻灯片视图”，直接插入文本对象并编辑插入的文本对象。

1．文本的输入与编辑

文本是幻灯片内容的重要组成部分。文本的输入与编辑，在PowerPoint2000中的操作与在Word中操作基本相同。

下面以空演示文稿为例介绍输入文字的方法：

（1）在幻灯片视图下输入文字

在幻灯片视图下输入文字的操作步骤如下：

①启动PowerPoint2000，单击“空演示文稿”选项，按“确定”按钮，在“新幻灯片”对话框中选择一种版式，如“项目清单”。

②在如图5.13所示的虚线框内单击，输入所需文本。

③文字输入完毕后，可以在框外任意位置单击。文本框的边框线将自动消失。如果还想继续输入或修改，可在文字上单击鼠标左键，便可继续编辑。我们以TEST1.PPT将演示文稿保存在My Documents文件夹中。

图5.13 应用“项目清单”版式的幻灯片

（2）在大纲视图下输入文字

在上例中，我们在幻灯片视图下输入文字时，窗口左侧的大纲视图区中会显示出相同的内容。

单击大纲视图区，光标就从幻灯片视图区移到大纲视图区内。在大纲视图区中输入文字时，如果想另起一张幻灯片时，可单击工具栏中的“”按钮（“升级”按钮），将光标所在行的内容升级为幻灯片标题，系统自动产生一张以它为标题的新幻灯片。

在大纲视图区内对文本进行编辑也很容易，只要将内容选定，便可像在

Word中一样，对所选内容进行移动、复制和删除等操作了。

2．对象的插入与编辑

幻灯片中可插入的对象包括：图表、剪贴画、图片、艺术字、影像、声音和超级链接等。本节介绍部分常用对象的插入操作。

（１）插入剪贴画

我们以TEST1.PPT为例，插入剪贴画的操作步骤如下：

①打开My Documents文件夹中的TEST1.PPT，单击幻灯片下部文本框，打开【插入】→【图片】→【剪贴画】命令，出现“插入剪贴画”对话框。

②选择一种剪贴画类型，如“标记”类别，将出现所有“标记”类别的剪辑图片，从中选择一幅，单击该图片，单击“插入剪辑”按钮，该图片将插入到幻灯片中。

调整图片大小及位置的操作方法与文本类似。

同样，也可以利用自动版式建立带剪贴画的幻灯片来插入剪贴画，自己试一试吧？

（２）插入来自文件的图片

插入来自文件的图片操作步骤如下：

①打开演示文稿，选择需要插入图片的幻灯片。

②打开【插入】→【图片】→【来自文件…】命令，则出现“插入图片”对话框。

③打开图片文件所在文件夹，选中该图片文件的文件名，单击“插入”按钮，插入图片即完成。

（３）插入表格

在PowerPoint2000中，我们可以利用表格制作功能轻松地将表格插入到幻灯片中，方法是与Word一样的。我们以空演示文稿为例，插入表格的操作步骤如下：

①打开演示文稿，将光标移到最后一张幻灯片上。

②打开【插入】→【新幻灯片】命令。

图5.14含有表格占位符的幻

③在“新幻灯片”对话框中选择含有表格的版式，单击“确定”按钮（如图5.14所示)。

④在标题栏输入标题“期末成绩统计分析”。

⑤双击下面的表格框，在弹出的“插入表格”对话框中输入表格的列数和行数。单击“确定”按钮后，表格就插入到幻灯片中，输入内容即可，如图5.15所示。

（4）插入图表

在PowerPoint2000中，我们可以利用表格制作功能轻松地插入到幻灯片中，方法是与Word 一样的。我们以空演示文稿为例，插入表格的操作步骤如下：

①打开“TEST1.PPT ”演示文稿，选择要插入图表的位置。如选择最后一张幻灯片。

②打开【插入】→【新幻灯片】命令，出现“新幻灯片”自动版式对话框。选中“文本与图表”版式，单击“确定”按钮，出现“文本与图表”版式，如图5.16所示。

③点击“单击此处添加标题”，输入“期末考试成绩分析”。双击“双击此处插入图表区”，出现如图5.17所示的窗口。

图5.16 “文本与图表”版式

图5.15在幻灯片上生成的表

④修改数据表中的内容。可以删除原有数据，输入你自己需要的数据，修改后的数据如图5.18所示。

⑤在文本框区域外单击，表示数据修改完成，此时在图表框中出现你需要的图表，如图5.19所示。

图5.17待修改的“数据表”对话框

图表插入后你可以调整它的位置和大小尺寸，操作方法同文本框。如果对产生的图表不满意，可在图表上单击鼠标右键后，在出现的快捷菜单中选择“Chart 对象”命令下的“编辑”项，数据表会再次出现，然后可以对数据表中的内容进一步修改。单击“保存”按钮，保存结果。

5.2.5 幻灯片的编辑

演示文稿的幻灯片制作结束后，还可以根据需要调整和修改幻灯片，甚至可以在不同演示文稿之间移动或复制部分或全部幻灯片。

1．幻灯片的插入

图5.18已修改的“数据表”对话框

图5.19插入图表的幻灯片

（1）插入新幻灯片

首先选中需要插入新幻灯片的位置，打开【插入】→【新幻灯片】命令，在“新幻灯片”对话框中选取所需要的自动版式，单击“确定”按钮，即可在当前幻灯片后插入一张新幻灯片。

（２）插入幻灯片副本

首先选中需要复制的幻灯片（也可以多张），打开【插入】→【幻灯片副本】命令，这样就可以在原来的幻灯片之后插入该幻灯片的副本了。

提示：多张幻灯片的选中方法，首先选中第一张幻灯片，按住“Shift”键不放，再单击其他幻灯片。

2．幻灯片内容的修改

幻灯片中内容的修改，同Word文本类似。

3．幻灯片的删除

首先选中要删除的幻灯片（也可以多张），打开【编辑】→【删除幻灯片】命令，这样就可以删除所选中的幻灯片了。也可以在“大纲窗格”中选中需要删除的幻灯片后，直接按Delete键。

4．幻灯片的移动

在“幻灯片视图”、“普通视图”或“大纲视图”的大纲窗格中，均可以很方便地实现幻灯片移动的操作。

首先选中要移动的某张幻灯片（或多张幻灯片），然后按住鼠标左键拖拉至适当位置松手即可。

5．幻灯片的复制

也可以选中要移动的某张幻灯片（或多张幻灯片），打开【编辑】→【剪切】命令（或【Ctrl+X】组合键，然后移动光标至适当位置，单击【编辑】→【粘贴】命令（或【Ctrl+V】组合键），即完成幻灯片的移动。

选定要复制的幻灯片，打开【编辑】→【复制】命令；也可以直接单击“常用工具栏”上的“复制”按钮。

选定另一张幻灯片使其成为当前幻灯片，单击【编辑】→【粘贴】命令，也可以直接单击“常用工具栏”上的“粘贴”按钮，即完成幻灯片的复制。

若演示文稿进行了插入和删除、移动和复制等操作，如果想撤消，均可单击“常用工具栏”的“撤消”按钮。

5.3 演示文稿的格式化和修饰

为了使演示文稿能更加吸引观众，针对不同的演示内容、不同的观众对

象，采用不同风格的幻灯片外观是十分必要的。丰富的字体、悦目的文字效果更能够表现出讲演者的创意和观点。

演示文稿的格式化包括文字格式化、段落格式化、对象格式化、应用母版、应用设计模板及应用配色方案等内容。本节主要介绍应用母版、应用设计模板及应用配色方案的使用。

5.3.1 应用母板

母版用于设置演示文稿中每张幻灯片的预设格式，这些格式包括幻灯片标题和正文文字的大小位置及文本的颜色、项目符号的样式、背景图案等。

应用母版可以使PowerPoint2000的所有幻灯片都具有统一的外观。

1．幻灯片母版

幻灯片母版用于控制在幻灯片上输入的标题和文本的格式与类型。 应用幻灯片母版的操作步骤如下：

①打开要应用幻灯片母版的演示文稿。

②打开【视图】→【母版】→【幻灯片母版】命令，出现如图5.20所示

的“幻灯片母版”对话框。

③在打开的“幻灯片母版”中进行相应设置。

④单击母版的“关闭”按钮即可。

2．标题母版

标题母版用于控制标题幻灯片（即第一张幻灯片）的格式和位置，以及设置演示文稿标题和副标题的格式。如果希望创建的每个演示文稿中的标题幻灯片都具有一致的外观，应使用标题母版。

进入标题母版的操作步骤如下；

①打开需要应用应用标题母版演示文稿。

②打开【视图】→【母版】→【幻灯片母版】命令，进入幻灯片母版。

图5.20 幻灯片母版

③打开【插入】→【新标题母版式】命令，加入一个“标题母版”（如图

5.21所示）。

④在打开的“标题母版”中进行相应设置，设置完毕后单击母版的“关闭”按钮即可。

3．讲义母版

讲义母版用于添加或修改每页讲义中出现的页眉或页脚信息。

讲义母版的操作步骤如下：

①打开要应用讲义母版的演示文稿。

②打开【视图】→【母版】→【讲义母版】命令，即可进入讲义母版，如图5.22所示。

③在打开的“讲义母版”视图中进行相应设置。

图5.21标题母版

图5.22 讲义母版

④单击母版的“关闭”按钮即可。

在讲义母版中，有4个占位符，即页眉区、页脚区、日期区和页码区。 在讲义母版视图中，可以看到页面上包括许多虚线占位符，这些占位符表示的是每页所包含的幻灯片缩略图的数目。可以使用“讲义母版视图”工具栏来改变每页幻灯片的数目。

4．备注母版

备注母版用于控制备注页的版式以及备注文字的格式。

应用备注母版操作步骤如下：

①打开要应用幻灯片母版的演示文稿。

②打开【视图】→【母版】→【备注母版】命令，如图5.23所示。 ③在打开的“备注母版”视图中进行相应设置，设置完毕后单击母版的“关闭”按钮即可。

5.3.2 应用配色方案

演示文稿作为一种展示材料，它的色彩运用是否恰当是影响人们视觉效果的一个主要因素。在PowerPoint2000中，用户可以通过选择配色方案把各种颜色协调地巧妙搭配在幻灯片中，令幻灯片更加美观、赏心悦目。

在幻灯片视图、大纲视图和幻灯片浏览视图三种状态下，当选择了某种配色方案后，单击“应用”按钮仅作用于当前选中的幻灯片，单击“全部应用”按钮作用于包括标题幻灯片在内的全部幻灯片。

PowerPoint2000提供了标准和自定义两种配色方案。

1．标准配色方案

应用标准配色方案操作步骤如下：

①打开需要应用标准配色方案演示文稿。

②打开【格式】→【幻灯片配色方案】命令，弹出的“配色方案”对话框（如图5.24所示)。

图5.23 备注母版

③在“标准”选项卡的“配色方案”选项区，选择一种合适的配色方案，可单击“浏览”，查看所选的配色方案效果。

④单击“应用”或“全部应用”按钮，则配色方案应用到幻灯片中。

2．自定义配色方案

如果原有的配色方案无法满足要求，可以自己定义一种配色方案，操作步骤如下：

①打开需要自定义配色方案的演示文稿。

②打开【格式】→【幻灯片配色方案】命令，弹出的“配色方案”对话框（如图5.24所示）。

③单击“自定义”选项卡（如图5.25所示）。

在“配色方案颜色”选项区列出了8种颜色及其功能。如果想改变“背景”的配色方案，则选中“背景”颜色，单击“更改颜色”按钮，弹出“背图5.24“配色方案”对话框

图5.25“配色方案”中“自定义”对话框

景颜色”对话框，在该对话框中选择一种颜色，单击“确定”按钮退回到“配色方案”对话框，再单击“应用”或“全部应用”按钮，则该配色方案应用到幻灯片中。

5.3.3 应用设计模板

设计模板是控制演示文稿统一外观的最有力、最快捷的一种方法。PowerPoint2000中提供的设计模板是由专业人员精心设计的，其中文本位置安排比较适当，配色方案比较醒目，可以适应大多数情况的需要。

使用【格式】→【应用设计模板】命令，可以快速地为演示文稿选择统一的背景图案和配色方案。当选择了某种模板后，整个演示文稿的幻灯片都将拥有该模板的格式。用户也可以对已有的应用设计模板修改，或者把修改母版和经过配色方案处理过的文稿另存为演示文稿的设计模板，以后只要直接调用该模板即可，演示文稿模板文件的扩展名为.POT 。

应用设计模板的操作步骤如下：

①打开要应用设计模板的演示文稿。

②打开【格式】→【应用设计模板】命令。

③在打开的“应用设计模板”中选择所需模板（如图5.26所示），如选择“Strategic ”设计模板。

④单击“应用”按钮即可。

5.4 演示文稿的放映

用户创作完成后的演示文稿最终目的是展示给观众，直接在计算机上播放演示文稿，可以更好的发挥PowerPoint2000的优越性。在计算机上播放演示文稿时，能够利用计算机的多媒体特性，提高演示文稿的表现能力，易于激发观众的兴趣，充分调动观众的积极性。

图5.26“应用设计模板”对话框