文档库

最新最全的文档下载
当前位置:文档库 > 行文管理办法

行文管理办法

中小企业信用担保有限公司

行文管理办法

为使公司行文过程规范化、制度化、科学化,提高工作效率和行文质量,根据市政府办公厅和市财政局办公室关于行文的有关规定,结合公司实际情况,制定本办法。

第一条行文管理

公司行文的管理工作由综合部负责。

第二条行文主办

(一)公司对外行文统一以公司名义进行,各部室不得以本部室名义对外行文。

(二)属转发国家各种政策法规,向上级机关上报的请示,报告,向公司内部发出的决定、通知、会议纪要等行文均由公司综合部主办。

(三)属公司业务方面的行文、会议纪要、通报、意见、办法、报告等由业务部主办。

第三条行文程序

(一)拟稿。公文拟稿应规范、准确。做到:

1、符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定。

2、以公司形象为重,注重文稿质量,实事求是,观点明确,文字简练,条理清楚,不得与国家法律,法规及有关

政策和上级精神相抵触、相违背,不得超越各自的职权范围。

1、人名、地名、数字、引文确切。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

2、结构层次序号,第一层为“一、二……”,第二层为“(一)、(二)……”,第三层为“1、2……”,第四层为“(1)、(2)……”。

3、必须使用国家法定的计量单位。

4、用词准确、规范。文内使用简称,一般应当先用名称,并注明简称。

5、公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序号和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

(二)核稿

主办部室草拟后要由拟稿人填写公司统一的“发文卡片”,文件标题要完整,字迹清楚,标注主题词,并写明主送、抄送机关单位名称,需附附件的要分别列明附件名称并与文稿内容相符合,由部室负责人进行核稿,并明确签署意见,姓名和审批时间,需要其他有关部门会签的,应由主办部室持稿会签。

(三)审核

草拟公文在部室负责人核稿并经有关部室会签后,一律

送交公司总经理进行审核。总经理应根据行文具体内容及公司整体利益,对文稿进行认真的审查和修改。对涂改不清,文字错漏严重、内容与标题不符、条理不清、语法混乱的文稿,应退回原主管部室重新拟稿后,再按程序办理。

(四)登记、签发

公司文件由董事长或总经理审批签发,由承办部室根据发放范围合理确定印刷数量,再由综合部文书人员登记,统一编号。

公司正式文件统一编号为:晋信保[ ]号。

属于各部室职责范围发出的文件,使用各部室序号。

综合部晋信保综

业务部晋信保业

风险管理部晋信保管

文件拟稿人应在公司发文稿纸相应位置注明文件字号,所有发文按照公司统一的文号由综合部顺序编排。

(五)编排、印刷、盖章

行文编号由综合部从格式到字体对文稿电子版参照“国家行政机关公文程式”的规范要求进行编排,由承办部室认真校对后再进行印刷、装订、盖章。公司正式文件一律用A4规格纸张,第一页必须用统一红头文件纸(视具体内容不同,分别采用不同格式的文件头),正式文件统一从文件左侧向

内1厘米,上下各四分之一处装订。

(六)存档、分发

装订完整的文件按用印程序加盖公章后,一式三份连同签发的发文稿纸、手稿原件、修改定稿件以及电子版文稿一份交由综合部存档备查;剩余文件由承办部室负责分发,可视分发对象采取不同的分发方式(如机要交换、信函邮件等)。

第四条注意事项

(一)统一规范行文

1、字体文件标题为华文中宋二号字体;文件内容为仿宋-GB2312三号字体;文件第一层为黑体、第二层为楷体。

2、文件封底处主题词字样为黑体,主题词内容字体为华文中宋;抄报、抄送及印发单位,日期为仿宋GB2312三号字体。

(二)为了便于文件保存,拟稿、核稿、签发、审批等一律须用钢笔、毛笔或碳素笔,不得使用圆珠笔、铅笔。

(三)对内文件下发后,综合部、业务部及风险管理部要负责组织贯彻落实,及时了解执行情况。

第五条其他

(一)各部门对口业务信函往来,以公司名义对外的加盖公章。

(二)各部门发出的明传电报,统一使用公司明传电报纸。一般业务性的由各部门负责人审核,以公司名义发出的,需由公司董事长或总经理审批。明传电报原稿应由承办部门妥善保管备查。

第六条本办法自发型之日起施行,原文件即行废止。