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SAP-HR技术系列之三:中国企业全球化中的SAP_HR实施和应用策略

SAP-HR技术系列之三:中国企业全球化中的SAP_HR实施和应用策略

伴随着中国企业的国际化进程,企业需要考虑信息系统特别是ERP系统覆盖海外机构业务和人员管理的问题。人力资源管理系统作为企业ERP系统的一个重要组成部分,是企业集中统一管理其国

内外人力资源的统一平台。本文以SAP ERP软件中SAP HR模块为平台,分析拓展SAP HR软件的

实施范围以覆盖海外机构的人力资源管理时需要考虑的一些技术和方案问题,目标是做到统一系统平台、统一数据库、统一人力资源管理体系,同时兼顾不同国家当地法律、制度和人力资源实务的差异,支持全球管控和人力资源报表分析,供中国企业在全球化过程中借鉴。

企业SAP-HR系统海外推广的目标主要是:1)推广建立国际化经营员工信息统计管理平台。在SAP-HR系统实现国内员工管理的基础上,完善海外机构、岗位和人员等信息的管理,实现对国际化经营员工的全口径在线统计和管理;2)建立国际化经营人才和国际化经营后备人才查询和管理平台。健全信息项和设定条件,标识并检索符合条件的国际化经营人才和国际化经营后备人才,为人才选拔、培养、使用和统筹配置提供依据;3)建立海外人力资源管理操作平台:对海外人力资源管理主要工作进行在线操作,记录各项管理信息,促进海外人力资源管理工作的信息化、标准化、规范化。

基于以上的目标和功能定位,需要重点加以考虑的几个实施相关的技术问题讨论如下:

一、是否启用中国以外的国家版本

以SAP-HR系统为例,SAP-HR系统提供不同的国家版本以支持本土化的人力资源管理,目前已经实现的国家版本包括欧洲16个国家、美洲6个国家(含巴西)、亚洲13个国家和地区、非洲1个国家(南非),主要是各大洲地理和经济上的主要国家和地区,如亚洲的13个国家不含中东和中亚国家,没有国家版本的国家SAP提供国际版本“99”供使用。

SAP-HR的人事管理和薪酬福利税收管理模块和国家高度相关,员工组/员工子组、人事范围、工资项目、工资计算规则都是按国家划分,不能混合使用,有国家版本的国家SAP-HR已经对相应国家的员工信息法定需求、工资/保险/税收法定政策提供相应的本地化解决方案。

对国内员工管理基本都是在国家分组“中国”下实现(国家代码28),对于海外机构的人力资源管理的国家版本方案有两种选择:

1)统一在国家分组“国际”(99)下实现,部分海外机构采用所在国家版本

2)统一在国家分组“中国”(28)下实现,部分海外机构采用所在国家版本

推荐使用方案一,从系统设计和屏幕控制方面便于系统实现,并借鉴相关跨国企业的系统实施经验;首先在国家分组“中国”(28)下构建“国内标准模板”,实现国内人力资源管理;其次在国家分组“国际”(99)下设计“国际标准模板”,统一管理没有国家版本的海外机构的员工;对有国家的版本的,如果某些海外机构的人力资源业务量较大,已达到或三年内将达到3000人以上,可以启用所在国家版本,建设“特定国家模板”;如果某个国家的海外机构的固定从业人员相对较少,暂不具备启用“特定国家模板”的条件,建议所有海外机构均在国家分组“国际”(99)下实现,也使用“国际标准模板”,待条件成熟后再试点启用“特定国家模板”,随着业务增长和人数增多,如果原本使用国家分组“国际”(99)的企业要启用所在国家版本,则需要进行国家分组相关的数据转换(包括员工主数据和工资结果数据)。

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二、员工分类的实现问题

需要综合考虑国内和国外员工能否使用相同的员工分类(员工组和员工子组),或者略有差异,使用相同的员工分组对跨国家的人力资源报表统计分析是一个先决条件,如果国内设计一套,国外一套,就不能满足全集团依据员工分类的查询分析。如果人力资源业务成熟,共用一套员工组和子组是比较好的设计方案,但如果海外机构的员工分类和国内有很大差异,也可以定义海外机构设计专有的员工组和员工子组,如海外当地员工、海外国际员工等,需要在员工子组分配给相应员工组的时候,制定其可以使用的国家分组,避免雇佣国内和海外员工时分配错误的员工组/子组,如国内员工分配了海外员工的员工组/子组,反之亦然。

三、薪酬福利的实现方案问题

国内员工原则上采用系统中在线计发薪酬的方式,对海外机构的外籍员工,应尽可能纳入系统计算和发放,但考虑到各所在国薪酬/福利/税收政策的差异和复杂性,事实上各国的薪酬、保险、个税制度不同,是否使用SAP-HR系统发放要综合考虑员工人数、是否有可用的国家版本、工资模块的实施成本代价、薪资计算和发放业务是否外包等综合考虑!

总体上对海外机构和员工的薪酬管理有几个方案,1)使用SAP-HR系统计算和发放;2)系统外计算和发放,发放明细导入系统(按人员,可适当合并);3)系统外计算和发放,发放汇总结果记入系统(按机构)。方案一可以支持对工资总额的管控。但各国的薪酬制度差异很大,需要大量的系统配置工作量,系统实现难度和工作量较大;采用方式二和三便于系统设计和实现,工作量小,但工资计算和发放需要手工或者保留原来系统做处理,发放结果导入SAP HR系统,方案二支持个人级别的明细查询,方案三只支持在特定机构层级上按总量查询和统计。

四、员工跨国家调配问题

员工跨国家调配时候能够顺利衔接,历史信息在新的国家的机构下可以使用和查询!考虑到SAP-HR的员工信息中使用了国家分组做区分,工资计算结果不同的国家使用不同的簇,员工跨国家调配的时候很多企业实际上会使用在一个国家做离职,在另一个国家做入职的操作,员工编号发生改变,这样和国内调动的处理逻辑就有差异。理想的情况是员工跨国调动的时候应该是做国家再分配(Country Reassignment),员工编号不变,员工从调动之日改变国家分组、公司代码/机构、人事范围/子范围、员工分组/子组和工资范围等企业结构相关信息。

五、员工跨国家派遣问题

员工在发生跨国家派遣的时候,需要考虑两个国家都要记录和管理该员工,甚至都需要计算和发放薪酬的问题。此时可能系统需要标识是同一员工的两个工号为同一个员工,可能启用SAP-HR全球员工管理的的人员标识(PERSON-ID)对不同的人员号(Personnel Number)做关联,通过人员标识可以看到所谓员工的多个机构和岗位分配,可以定义人员标识的产生规则,建议与第一个人员编号相同。通过人员标识可以在集团层面的员工数统计时避免重复,多个相互关联的人员编号可以实现总部统计的唯一性。

六、海外机构服务器布局和网络连接问题

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如果集团的 HR系统采用服务器大集中的模式,服务器统一由总部负责管理,但考虑到部分国家或地区与总部网络连接和对于人事信息存放地的法律规定,部分海外机构可能采取单独部署服务器的方式,将服务器布局在所在国家或地区。需要考虑海外国家的员工人数、网络连接情况和相关法律规定。

综合考虑服务器布局和网络连接情况,海外机构的系统应用可采用以下三种方式:

一是与国内机构相同,直接连接总部服务器总部,海外机构进行在线操作。

二是服务器当地布局模式,海外机构进行在线操作,当地服务器定时/与总部服务器实现数据交换(同步)。

三是海外机构定期将相关信息提供给国内机关,由国内单位代为做系统数据维护或导入。

七、系统登录语言和操作界面问题

如果海外机构比分布的国家较多,可能涉及不同的语种,但考虑到英语为很多国家通用的工作语言,为最大限度实现信息共享,系统提供至少应中文和英文两种登录语言。系统操作界面按登录语言自动显示为相应文字,表单输出登录语言显示相应语言文本。海外机构建议一律使用英语做登录和系统操作语言,总部和国内机构使用中文登录和操作。总部统一查询和表单输出,海外机构外籍员工的信息显示为英文,国内员工为中文,但出员工花名册等表单会出现中英文混杂的情况,但统计报表主要关注数据统计结果,基本没有太大问题。

需要做的相关工作:

1)统文本描述要按中英文两种语言提供和配置在系统内

2)特定的指标项如姓名字段等需要根据国际化管理需求重新规划使用方案,如英文姓、英文名、本地文字的名字等

3)机构名称/岗位名称是否记录中英文,比如国内机构只记录中文名,国外机构记录中文名同时支持英文名的管理

八、全球模板和本地模板的问题

系统实施的过程中首先要根据全球各机构都适用的核心业务流程和数据指标项,设计、配置和制作全球模板(Global Template),再次基础上根据各个国家的本地法律和业务需求的基础上,构建本地模板(Local Template)。每个国家的人力资源管理系统的功能是全球模板和本地模板的并集。满足企业管理需要;全球模板主要满足企业全球集中统一管理、监控和人力资源查询/报表和分析需要。

九、数据维护职责和权限

按照“谁使用和管理,谁负责维护”的原则进行信息维护,落实企业总部、国内机构、海外机构不层面的信息维护职责,数据维护应该出自一个源头,避免重复录入,这样才能确保数据的准确性、及时性、一致性和完整性。按照管理职责划分,由总部、国内机构和海外机构分别提出各自职责管控范围内的有关数据,然后做系统的权限设计和配置。

从目前全球推广实施SAP HR系统的案例来看,目前主要是位于欧美的国际化大公司推广SAP HR 系统到海外机构,包括其在中国的下属企业/机构。目前还缺少中国自己的国际化经营公司实施SAP

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HR 时从中国本部开始再推广到海外机构的案例,顾问也缺少相关的实际经验,但随着中国大型国营企业如中国石化、中国石油、中海油等加快其国家化经营业务拓展,同时也有一些中国本土企业如联想集团、TCL集团等的海外并购和业务发展,推广企业现在已经实施和应用的SAP HR系统以覆盖海外机构的人力资源管理问题只是时间问题,作为中国的咨询公司和顾问需要增加国际项目的实施经验,以更好的服务中国企业的全球化经营业务活动。

注:该文发表于《思毕德季刊-思》2011年第二期