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公司文件管理制度

公司文件管理制度
公司文件管理制度

公司文件管理制度

制度名称公司文件管理制度受控状态

编号

第1章总则

第1条目的

为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据中央关于文书处理的有关规定,结合公司的实际情况,特制定本制度。

第2条内容

文件管理内容主要包括上级函、电、来文,同级函、电、来文以及本公司上报下发的各种文件、资料。

第3条文件管理要求

按照党政分工的原则,全公司各类文件分别由党委办公室和公司行政部管理。

第4条适用范围

本制度适用于公司所有员工。

第2章文件的管理

第5条文件的签收

1.凡公司外来公启文件(除公司领导亲启的外)均由公司收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交行政部机要秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2.对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。

第6条文件的编号保管

1.行政部机要秘书对上级来文拆封后应及时附上文件处理传阅单,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应分别交行政部办理正常手续。

2.本公司外出人员开会带回的文件及资料,应及时分别送交行政部机要秘书进行登记编号保管,不得个人保存。

第7条文件的阅批与分转

1.凡正式文件均需分别由行政部主任或副主任根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门经理和承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导或分管领导亲自阅批后分送相关部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。

2.一般函、电、单据等,分别由行政部机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天,特殊情况例外。

第8条文件的传阅与催办

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导批示或拟办意见,行政部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要

办理借阅手续,以防止丢失泄密。

4.文件阅完后,应送交行政部机要秘书,切忌横传。

5.行政部机要秘书对文件负有催办、检查、督促的责任,承办部门接到文件、函电,应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得行政部同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由行政部机要室通知到机要室阅文。

第3章文件送发的管理

第9条文件送发规定

1.全公司上报下发正式文件的权力分别集中在党委和公司行政部,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文,应分别向党委、公司部提出发文申请,并将文件底稿分别交行政部审核。党委、公司部同意发文,则行政部分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、公司×字发文。群众团体文件由党委批转。

3.对全公司影响较大,涉及两个以上公司领导分管范围的文件,须由党委书记或经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。

第10条文件送发范围

1.凡是以党委、公司部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

2.党委、公司部下发文件主要用于公布全公司规章制度;转发上级文件或根据上级文件精神制定的公司文件;公布公司体制机构变动或干部任免事项;公布全公司性的重

大生产、技术、经营管理、政治工作和生活福利等工作的决定;公布有关奖惩决定、通报和其他有关全公司的重大事项。

3.党委、公司部上行文、外发文主要用于对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理和党群工作等事宜。

4.在公司的日常生产、技术、经营管理、党群工作中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署和传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管公司领导批准后,由主管业务科室书面或口头通知执行,一般不用公司部文件发布。

5.凡各业务科室如开专题会议所做的决定,一般都不应发文,不备查考,可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系,可用各科室的名义对外发函,应各自编号备查,不用公司部名义发文。

第4章文件送发的程序与要求

第11条文件送发的程序规定

1.各单位需要发文,应事先分别向党委、公司部提出申请。

2.党委、公司部同意发文时,主办单位应以党的方针、政策和国家法令,上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。

3.草拟文稿必须从全公司角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确和书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。

4.文稿拟就后,拟搞人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级。

5.行政部办公室应根据党委、公司部的要求和上级有关指示精神、有关文件规定,对文

稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。

6.经行政部审查修改后的文稿,送部门主管领导核稿。

7.对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟搞部门重新誊写清楚。

8.需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签。

9.文稿审核会签后,按批准权限的规定分别呈送党委、公司部领导审定批准签发。

10.经领导批准签发后的文稿交行政部机要秘书统一编号送打字室打印。

11.文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名。

12.文件打字后,由行政部派专人按数印刷,再由行政部机要秘书分发并检查落实情况,对印刷质量不好的文件,机要秘书应拒绝盖印分发。

第5章文件的借阅和清退

第12条文件的借阅

1.各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,须经本部门负责人签字确认,对有密级的文件须行政部主任同意后方可借阅。

2.借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。

第13条文件的清退

1.行政部机要秘书对承办的公文应抓紧催办,应定期对事前已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件进行收缴清退工作。一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清。如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。

2.各部门应指定一位责任心强的员工负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

第6章文件的立卷与归档

第14条文件的归档范围

1.凡下列文件统一分别由行政部负责归档:

(1)上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复。

(2)党委、公司部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等。

(3)公司党委会、经理办公室、董事会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录。

(4)公司党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等公司一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报和会议记录等。

(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果。

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言的材料等。

(7)上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录以及本公司向上级进行汇报的提纲和材料。

(8)反映本公司生产、经营活动,先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品。

(9)公司日志和大事记。

(10)工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.业务科室、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第15条立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、作者和时间顺序,分门别类地进行整理归档。

2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件和附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。

4.上年度形成的文件材料,要求在下年度五月份以前整理完,六月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份,交接单位各留存一份备查。

第7章文件的销毁

第16条文件销毁要求

1.对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,“两办”机要室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

2.经审核同意销毁的文件,应派专车分别由“两办”机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

第8章附则

第17条本制度自发布之日起开始执行。

第18条本制度的编写、修改及解释权归人力资源部所有。

执行部门监督部门编修部门

编制日期审核日期批准日期

公司管理制度文件发布及实施管理办法附件1-3

管理制度文件发文(更新)审批表 文件名称: 总页数:页文件编号:密级: 普通□ 保密□ 拟稿部门: 年月日 公司层面管理制度文件部门审议会签总经理 办公室 人力 资源部 财务 管理部 工程 管理部 安全质量 监察部 费用 控制部 合同 采购部 审计 法务部市场部 员工 服务部 信息中心 总工程师 办公室 客户服务部 投资 业务部 北方区 事业部 上海区 事业部 苏州区 事业部 西南区 事业部 化工工程 事业部 科研建筑 事业部 工艺设备 事业部 医药工程 事业部 总承包 事业部 海外工程 事业部 屏蔽 工程部 医药工程 技术中心 中电凯尔 设施管理 昆山协多 利工厂 工会。。。 主管副总裁: 年月日总裁: 年月日 备注: 文件是审批及相关部门会签时,可通过电话、邮件等方式沟通,沟通结果可由拟稿部门代相关部门填写,并注明沟通方式(电话或/邮件),无需会签的部门划“/”即可。(会签部门可根据文件审核所需增减)

中国电子系统工程第四建设有限公司公司层面管理制度文件目录 序号制度名称归口管理部门 或人员 备注 1 公司高层团队章程董事会秘书 2 公司发展战略规划董事会秘书 3 “三重一大”决策体系及办法董事会秘书 4 分公司与运营机构设置董事会秘书 5 商业行为准则审计法务部需组织相关部门会签 6 公司风险管理制度审计法务部需组织相关部门会签 7 投资业务管理制度及实施办法投资业务部需组织相关部门会签 8 内部交易及关联方交易制度财务管理部需组织相关部门会签 9 组织机构设置总经理办公室需组织相关部门会签 10 中电四公司部门职责人力资源部需组织相关部门会签 11 公司赞助事项指南工会需组织相关部门会签

技术文件资料管理制度

1 目的 对技术文件资料保持完整性、正确性和统一性实施有效控制,确保各有关场所使用的技术文件资料是有效版本。 2范围 适用于质量体系有关技术文件资料的控制。 3职责 3.1研究所负责技术文件资料的编写、更改、管理、复制、发放、回收处理。3.2 其他相关部门及各生产厂,负责各自技术文件资料的管理。 4管理内容 4.1技术文件资料管理通则 4.1.1技术文件资料可以是多种媒体形式包括图纸、工艺文件、技术标准、电子文档等,是公司的法定文件之一,属公司机密,全公司员工都有义务妥善保管。未经许可,个人不得私自对保密的技术资料进行拷贝、复印、描图、晒图,不得私自带离公司。如果采取非法手段获取不属于其工作范围之内的公司保密技术资料,并将其泄露,给公司造成重大损失的,公司将依据我国有关法律条款追究其法律责任。4.1.2技术文件资料是指导生产、检验生产的唯一依据,技术文件资料的修改权属公司研究所,并由授权人实施,其他任何个人只有建议权。 4.1.3技术文件资料管理的范围包括:产品图样及设计文件、技术协议、技术合同、企业标准和外来图样、标准等。

4.1.4 各部门使用的有效版本技术文件资料,应有相关记录,并按本管理制度实施管理。所有生产和管理使用的技术文件资料符合规定的有效的,任何部门和个人不得以任何理由违规擅自复印图纸工艺,更不可以正式用于生产和管理。 4.1.5 各类技术文件资料在发布前按程序规定的授权应审批其适用性。 4.1.6 各类技术文件资料按归口部门确定的发放范围和定额进行发放。 4.2 研究所负责组织技术文件资料编制、更改及实施控制管理 4.2.1各类技术文件资料的更改必须符合规定程序,在技术文件资料或相应附件上应标明更改内容,并做好记录。符合Q/CG 107-2002《产品图样及设计文件更改办法》和Q/CG542-2002《工艺文件更改办法》的要求。 4.2.2为确保各个场所使用的文件均为有效版本,其标识按以下规定: a)、发放的技术文件资料应盖有研究所确认有效版本印章,各使用部门应在其使用的技术文件上盖有部门印章; b)、技术文件资料均以新版本替代老版本,同时回收老版本,在新版本未颁布之前,老版本仍然为有效版本。 c)、根据《CG.QP.04.01文件控制程序》质量体系程序文件的规定,原则上在每年的一季度内安排一次对图纸、工艺技术文件的定期评审确认,确认时由研究所统一发放确认通知及年度确认章,由各技术文件使用单位执行。对符合4.2.2 a)和b)条款规定、盖有研究所确认有效版本印章和盖有使用部门印章标识的有效版本的图纸、工艺技术文件资料,由生产厂(处室)技术资料管理人员盖上由研究所发放的本年度确认章,作为当年度对图纸、工艺技术文件的定期评审确认。 4.2.3文件的更改应注意技术的接口。例如:设计图样更改,涉及其他零部件及工艺文件、采购文件、检验文件等时,相应文件同时更改,以保证文件的统一性。4.3技术文件资料的生产管理

公司文件管理制度_规章制度.doc

的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂 部名义发文。 (四)发文程式与要求 第十条 发文程式规定: 1、各单位元需要发文,应事先分别向党委、厂部提出申请;

2、党委、厂部同意发文时,主办单位应以党的方针、政策和国家法令,上级指示或工作实际需要草拟文件初稿; 3、草拟文稿必须从全厂角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写; 4、文稿拟就後,拟搞人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;

5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神,有关文件规定,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿; 6、经两办审查修改後的文稿,送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责); 7、对审核时修改较多,有碍列印和存档的文稿,应由拟搞部门重新誊写清楚; 8、需经会签的文稿,应在交付列印前送会签部门会签;

9、文稿审核会签後,按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发; 10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印; 11、文件列印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名; 12、文件打字後,由两办派专人按数印刷,再由两办机要秘书分发并检查落实情况,对印刷质量不好的文件,机要秘书应拒绝盖印分发。

(五)文件的借阅和清退 第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。 第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。

公司文件资料归档管理制度73061

公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种:接收和发放。 1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。 2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。 文件、资料的来源范围分为:公司内部文件、总公司文件和外来文件。 二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类:政府下发至公司的各类文件。 5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如:公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类;5财务类; 6音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文

公司文件下发管理制度与程序

江淮建设股份有限公司 文件下发管理制度与程序 一、目的 为进一步完善公司文件管理,让公司文件的下发更加规范、合理,从而提高公司下发文件的质量和提升下发文件的效率,特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司各部门的文件下发工作。 三、管理责任 1、综合办是公司文件的统一管理部门,主管本公司并负责指导各部门的文件下发工作。 2、公司各部门在文件管理中必须严格执行公司相关保密规定,确保公司信息安全。 四、发文规则 1、公司文件的下发由相关部门起草,未涉及跨部门事项的文件,归各部门管理,由部门经理及分管领导审核后,呈交总经理审阅批准之后生效;涉及跨部门事项的文件,发文部门起草后,应先征求相关部门意见,并经相关分管领导审核后,呈交总经理审阅批准后生效。 2、综合办设立专门人员对公司文号及发文格式进行管理。批准生效后的文件原件及电子档备份由综合办存档,并

统一编制文号,最后将修订好的电子文档或书面文档发至相关部门,并保存发文记录。 五、文件格式 1、文件一律采用A4或B5型号的纸张打印,页面边距按标准版面。 2、主标题(又称一级标题)为二号宋体(加粗);二级标题为三号黑体;三级标题为三号宋体加粗;正文均为三号宋体。 3、所有正式的下发文件要求统一编号,各部门代字如下: 副总办江总字 综合办公室江办字 工程部江工字 市场经营部江市字 财务部江财字 人力资源部江人字 六、文件的校正程序 先由相关出台文件的责任部门起草,综合办负责初步编制文件,公司文件若需修改,由相关部门提出书面意见,经相关领导审阅批准后,由综合办按规范进行修改。修改之后的文件经综合办统一以电子文档或书面形式发往相关部门。无保留价值的原书面文件需送还综合办,由综合办统一销

公司文件管理规定

公司文件管理规定 第一章总则 第一条为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制定本规定。 第二条文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。本规定中,公文指公司内外部发文文件,是具有法定效力和规范体式的文书。 第二章公文管理 第三条公文管理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全,必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。 第四条公文种类与应用范围 1.公文种类:决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 2.公司常用文种应用范围 2.1决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关部门及人员;变更或者撤销不适当的决定事项。 2.2公告:适用于对外宣布重要事项或法定事项。一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告。 2.3通知:适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文;传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项。

2.4通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。 2.5报告:适用于向上级单位汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级单位的询问。 2.6请示:适用于向上级单位提出请求,并要求回复的公文。 2.7批复:适用于答复下级单位的请示事项。 2.8意见:适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法。 2.9函:适用于平行单位或不相隶属单位之间,相互商洽和联系工作、询问和答复问题,请求批准和答复事项。 2.10会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第五条职责权限 1.综合部是行政公文的管理部门,负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管。涉及公司性文件由综合部负责拟稿,专业性文件原则上由相关业务部门拟稿。 2.行政公文由总经理签发,制度规定类文件由法人代表签发,公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落实。 3.各部门不得自行向上、向下发送正式公文。 第六条发文规则 1.发文应当确有必要,注重效用;发文根据隶属关系和职权范围确定,不得越级请示和报告。 2.发文统一使用公司的红头文件格式,由拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印,经总经理签发后由综合部成文。如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的

公司档案资料管理制度

公司档案资料管理制度 第一条为了规范公司档案资料管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。 第二条档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合办公室的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理。 2、综合办公室负责公司所有档案资料的统一收集管理,各部门的内勤负责本部门档案资料的使用管理。 第三条归档制度 1、凡是属于公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件、制度、资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理。 3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合办公室保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备

查。 5、业务活动中涉及金融财税方面的资料,由经营管理部按《中华人民共和国会计法》的相关规定保存原件;属于人力资源方面的资料,由综合办公室人力资源保存原件;属于工程建设方面的,由工程后勤部保存原件。 6、公司对外签订的经济合同,应由经营管理部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由经营管理部保存原件。 7、归档范围外的资料包括各部门收集的客史档案、客情通报、经营数据分析、部门下发的内部通启、工作联络单、以及经营部门的小票等由各部门自行保管。 第四条档案资料保管制度 1、公司要设立存放档案的专门库房,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学,以便于查找。 3、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。 4、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

公司文件管理制度

文件管理制度 一、目的 为了规范公司文件管理工作,保证文件的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。 二、文件管理机构及其职责 1、公司文件工作实行二级管理,一级管理是指公司行政部的统筹管理;二级管理是指各部门的文件资 料管理工作。 2、行政部文员为公司的文件总负责人员,负责公司所有文件资料的统一管理及监督,各部门的文件由 各部门负责人负责本部门文件资料的收集、整理,统一存档到指定位置。 3、文件负责人员要严格执行公司文件管理规定,认真细致地做好文件保管以及利用工作,充分发挥文 件资料的作用。 三、文件制度 1、凡是涉及到公司重要文件的资料均属归档范围。 2、凡属于归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,统一指定位置归档,任何个人不得径自留存。 3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门必须保留的,可归档复印 件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿 及正文备查。 5、工程项目从开始承办、设计到签约完成,所有的资料由业务部统一整理,做好资料清单后归档,并 填写资料归档表。部门需要使用可采取复印的方式,归档范围(见附件一)外的由各部门自行保管。 6、由公司对外签订的经济合同,应保留两份原件,财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特 殊情况只有一份原件时,由财务部保存原件。 四、文件保管制度 1、文件总负责人员为行政部文员,归档资料要按照制度进行登记,编制归档目录。 2.、归档资料登记编号后放于指定文件柜,并以电子档形式保存于公司服务器一份(填写资料前扫描 成电子档)。

公司文件资料管理制度.doc

公司文件资料管理制度1 公司文件管理制度 1.目的:为适应公司全方位规范化管理,做好公司文件管理工作,确保使用文件的统一性和有效性,使之规范化和制度化,特制定本制度。 2.适用范围:本制度适用于公司所有文件的管理。 3.定义:公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。 4.文件处理程序:公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。 4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。 4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理,发放文件必须在总裁办备份存档,并接受总裁办的检查与监督。 5.文件分类:公司的公文主要可分为以下类: 5.1管理制度:适用于公司各部门的规范性程序的明确,包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制

度汇编;“制度”一般应用于某一方面职能的明确;“规定”应用于一项具体工作的明确;“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。 5.2工作通知:适用于转发上级文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项; 5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。 5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。 5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。 5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。 5.7决定、决议:对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用“决议”。 5.8通报:表彰先进,批评错误,传达重要信息。 5.9请示:向上级请求批示与批准,用“请示”。 5.10批复:答复请示事项用“批复”。 瑞普(天津)生物药业有限公司 Ringpu (Tianjin) Bio-Pharmacy Co., Ltd. 6.文件格式:

公司文件档案管理制度

公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作,特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集,具体包括以下各项: 3.1.1.1 上级来文 (1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件; (2)上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 (1)会议文件,包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等; (2)公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;(3)公司的请示与上级批复文件,下级单位的请示与公司的批复文件; (4)公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告; (5)反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料; (6)公司检查下级单位工作,调查研究形成的重要文件材料; (7)公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料; (8)公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料; (9)公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录;从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料; (10)公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料,公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料; (11)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;(12)公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料; (13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料; (14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料; (15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根; (16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册; (17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本;

公司文件管理制度

公司文件管理制度 1 目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定,实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况,特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门,负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作,并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.4 文件编制、审批、发布的权责 3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文(通知、通告)等文件。

3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。 3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。 3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件,并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件(设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试)等文件。 3.4.7 工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件(由打样工厂负责)。 3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制,公司副总或部门负责人审核,总经理批准。 3.4.9 公司及各部门文件分发布前,应向总经办提交电子/纸张文件审核备案,并获得文件号。 3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布,依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。 4.定义 4.1 文件:公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书,是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 4.2 受控文件:需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件,

红头文件发布管理规定

红头文件发布管理规定 The latest revision on November 22, 2020

关于公司红头文件的发文规定(暂行) 各分(子)公司、中心、部门: 为规范公司红头文件发文工作,提高发文效率,保证发文质量,特做如下规定: 一、发文范围 1、公司的重要决定; 2、公司的体制机构变动或人事任免文件; 3、公布公司规章制度; 4、发布有关奖惩决定和通报; 5、转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件; 6、其他有关公司的重大决定。 二、发文要求 1、发文内容要情况属实,表述准确,条理清楚,字词规范,力求简短; 2、认真做好拟稿、初核、校对等工作,确保不出现文字、标点失误或不当之处等现象; 3、各单位发文内容应一文一事; 4、需要会签的文件,会签并最终审批领导批准后,再送总裁办发布。 三、保密要求

涉及公司秘密的公文,应当根据《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定准确标注密级、保密期限、份数序号,文件定密应当按照权限严格控制定密范围。 四、签发要求 1、各分(子)公司、中心、部门需要发红头的文件,必须填写公司发文单; 2、签发文件,统一用黑色或蓝黑色钢笔、签字笔; 3、审稿人在发文原件上签字确认稿件内容。 五、发文流程 编制(文件起草部门)→部门审核(编制部门负责人)→需要会签的文件有关部门或领导会签→填写《公司发文单》→审批(分管副总裁)→编制部门将正式文稿、发文单及公文的电子版报送总裁办→编号下发及备案(总裁办)。 附件:1. 公司发文单模板 2. 公司发文模板 编制:XXX 二零一五年四月十五日 XXXXX有限公司发文单

公司文件管理制度

公司文件管理制度 1.0 总则 为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。 2.0 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。 3.0 收文的管理 3.1 公文的签收 3.1.1 凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 3.1.2 对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。 3.2 公文的编号保管 3.2.1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单” ,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。 3.2.2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。 3.3 公文的阅批与分转 3.3.1 凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。 3.3.2 一般函、电、单据等,分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。 3.3.3 为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过2 天(特

文件与资料管理制度

文件与资料控制管理制度咸宁市咸安区南川水库除险加固工程第二标段 合同编号:XNXA/NCSK/CXJG/SG2 项目部文件管理制度 湖北大禹水利水电建设有限责任公司 咸宁市咸安区南川水库除险加固工程第二标段项目部 2016年12月16日

文件与资料控制管理制度 项目部文件管理制度 1 目的 为了进一步贯彻落实“安全第一,预防为主,综合治理”的安全生产方针,我项目部明确各项制度文件的编制、审批、标识、收发、评审、修订、使用、保管等要求,确保安全生产活动中,所有活动场所和相关人员都能使用有效版本的文件和资料,根据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国和档案法》等安全生产法律法规,结合公司实际,特制定本项目部制度。 2 适用范围: 本制度适用项目部对作业文件、法规和其他要求、管理方案、安全及有关资料的控制和管理。 3 职责 3.1 项目部安全科负责安全生产标准化文件管理方面文件资料的控制与管理。 3.2 项目部资料员负责各类文件的控制与管理。 3.3 安全生产标准化体系内项目部各个科室负责编写与本岗位本专业相关的的管理作业文件,负责接收和管理各类文件和资料,编制填写本科室《有效文件清单》。 4 控制程序 4.1 文件分类 4.1.1 内部文件 (1) 安全生产标准化文件:包括管理文件和制度或程序文件 (2) 管理作业文件: 包括管理性作业文件(公司内部规章制度等)、施工作业文件(作业指导书、施工组织设计、安全措施、操作规程等)、管理方案及现行法规和其他要求等。 4.1.2 外部文件 (1)获取的法律法规、规程规范和其他要求。 (2)上级单位与安全生产标准化相关的文件。 (3)认证机构往来文件。 4.1.3 电子文件所有文件的电子版本,或直接获取的电子文件。 4.2 文件的控制与管理

公司公文管理制度

XXX公司 公文管理制度 第一章总则 第一条为了实现公司公文管理的科学化、制度化、规范化,提高公文处理质量和效率,结合公司实际,制定本制度。 第二条公司公文是公司在经营管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书,是实施管理、传达信息、处理公务的载体,是指导、布置和商洽业务,请示和答复问题,报告、通报和交流工作情况等的重要工具。 第三条公司办公室主管公司公文处理工作,负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作;并对公司所属部门和分/子公司的公文处理工作进行指导和督促检查。 第四条以公司、公司所属部门和分/子公司的名义行文的纸质、电子文件,均适用本制度。 第二章公文种类 第五条公司公文有如下文种,一般以红头文件印发。 (一)决定、决议。对公司的重要事项作出决策和部署、

奖惩有关单位和人员及变更或撤销所属部门或分/子公司不适当的决定、决议等事项用决定;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用决议。 (二)意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。 (三)通知。用于颁布规章制度;批转、转发公文;任免管理人员;传达上级指示、转发上级和不相隶属单位的公文;发布、传达要求所属部门或分/子公司执行、办理和周知的事项。 (四)通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和交流重要情况。 (五)报告、请示。向上级汇报工作、反映情况及回复上级的询问用“报告”;向主管部门、上级请求指示、批准用“请示”。 (六)批复。适用于答复下级单位请示事项。 (七)函。用于公司与其他无隶属关系的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项;答复征求对某项工作的意见。 (八)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项,提示与会单位共同遵守和执行。 第六条公文按照行文方向分为: 上行文:指下级单位向所属上级单位的发文,如请示、报告。

公司文件资料管理制度

公司文件资料管理 制度

总则 1. 目的 为加强公司文书档案、音像资料的管理工作,保证文件资料的及时归档和妥善保管,特制定本制度。 2. 适用范围 本办法适用于公司所有文件资料的管理。 3. 制定、修改、废除 本办法之制定、修订、废止须经总经理核决后实施。 4. 管理权责 综合管理中心企管部负责公司所有文件资料的归档督促和日常管理工作。 作业规定 1.文件资料的分类 1.1文件资料的分类 1.1.1公司文件资料是指公司在生产、经营、管理、社会和政治活动中形成的各种形式的文件和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其它有保存价值的资料。

1.1.2公司的文件、资料分为行政管理类、经营业务类、技术资料类、人力资源类、政府行业类、财务会计类、企业形象类、实物展示类、后勤保障类、音像图书类。 1.2文件资料的归类范围 1.2.1行政管理类 ①公司对内和对外已行文的管理体系文件(管理手册、程序文件、作业文件、记录文件); ②部门内部文件(部门工作列表、岗位说明书、关键工作流程、管理制度); ③公司决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要;

④公司各类证照资质及相关资料。 1.2.2经营业务类 ①公司规划、年度计划、经营情况等相关资料; ②公司各类工作计划、工作总结、工作日志、统计报表等; ③委托书、协议书、标书、合同、项目方案等。 1.2.3技术资料类 ①基础资料(原始资料、技术报告、新工艺、新材料试生产报告、质量总结、设备记录、技术档案、技术规范及质量统计报表等); ②项目资料(工艺设计资料、设备平面布置图、设计说明书、工艺及仪表自动控制流程图、工艺及仪表安装图、动力系统流程图、生产技术报表等); ③受控的技术文件(与工程、服务、产品有关的技术特性、管理标准、规程、规范、工艺卡作业指导书、客户提供的技术文件、图纸等)。1.2.4人力资源类:劳动合同、劳动人事档案、劳动工资档案、培训档案等。 1.2.5财务会计类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 1.2.6政府行业类:

文档资料管理制度与实施措施方案

9、文档资料管理制度及实施措施 (一)目的:为了规范工程文件资料管理,明确工程中有关文件资料的接收、分发、回收、存档的具体工作程序,划分各部门的职责,确保各有关方均能及时获得,顺利进行工作,特制定本文件资料管理制度。 (二)管理内容及要求 1、文件资料的接收、分发 1.1、对施工方、监理方、质监站等相关单位发送至工程部的文件资料进行收集登记、分类、归档,需传递的及时传递。 1.2、设计院发来的的图纸和设计变更,资料员分类、编号、登记、并留一份原件归档,需发放的报部门经理批准后按规定的份数分发至相关单位,并做好发放记录台帐,电子版及时报备公司工程部。 1.3、为避免工程文件资料图纸分发过程中可能出现的错发重发现象,领取单位应指定领取人名单,并书面备案工程部资料员;工程部资料员按报备名单发放工程文件资料图纸。 2、版本更新 2.1、工程文件、资料、图纸均应做明显状态标识,以确认是否为有效版本。 2.2、新接收改版文件、资料、图纸,如是整卷、整册、整袋改版的则在图纸袋上加注版次,如是对前版文件某一张(某几张、某

一部分)进行改版的,要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张(哪几张,哪一部分)作废更换。 3、图纸资料的补遗和索赔 3.1、图纸资料如遇交付清单不符、短缺,难以辩认等问题时,工程部应立即通知设计部门,限期补齐和更换。 3.2、如图纸资料未按合同日期提供,资料员应及时报告工程部经理,督促落实。 4、图纸不符的处理 收到图纸资料,工程部认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因,及时将图纸资料送还设计部门。 5、对单位、分部(分项)工程的有关要求 5.1、工程部所有文件按单位工程或分部(分项)工程分类,并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。单位分部(分项)工程验收前应组编完毕,并作为验收必要条件,不符合要求者不予验收。 5.2、归档文件资料要字迹清晰,图面整洁。编制文件资料应打印或使用黑、红墨水书写。 5.3、在竣工后移交给有关单位和部门,移交单签字齐全后扫描件报备公司工程部。 5.4、工程技术资料的编制流程:工程技术资料应采用国家统一的格式、表格。 5.5、工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整编,应做

公司文件收发管理制度

收发文件管理制度 一、总则 1、为提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据文书处理的有关规定,结合我企业实际情况,特制定本制度。 2、文件管理内容包括:上级政府部门函、电、来文,同级合作企业函、电、来文,本企业上报、下发的各种文件、资料。 3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。 二、发文管理 1、凡以我公司名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等),由承办部门拟稿,送办公室核稿,经办公室核稿后送总经理签发。 2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。 3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到,对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。 4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记,并标注发送单位、日期,由发件人签名。其他部门自主发送的,由发送部门自行负责。 5、发文办理工作程序: (1)拟稿:公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿,拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。 (2)核稿:核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改,为签发做好准备。 (3)会签:凡公文涉及到其他部门有关事宜,需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核,复核的主要内容为是否已协商、会签;文种、公文格式是否正确等。 (4)签发:以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改,应在原文上圈改并签署姓名和日期。 (5)发文登记:此时的发文登记是指对待发文稿进行复核,重点看审批签发手续是否完备,附件是否齐全,格式是否统一、规范,符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容,并对待发文稿进行编注发文字号,确定份数后印制。 (6)用印:用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。 (7)存档:在发文办理流程结束后,档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档(应包含底稿、正文两份,及有关电子文档,并定期将电子档备份到专门的硬盘)。没有归档和存查价值的公文,经过鉴定和总经理批准可以定期销毁,销毁秘密公文应当进行登记,由二人监销,保证不丢失、不漏销。 三、收文管理 1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等),由办公室统一签收、登记、编号,送总经理阅示或送有关部门办理,为避免文件挤压,一般应在当天完成送阅。 2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门,办公室接收后负责转交,并由接收人签收。 3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室,直接上报总经理的根据总经理指示办理,移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理,并由办公室保留原件或复印件存档。 4、办公室收到文件,应根据文件内容和性质全面统筹,送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文,经请示总经理后办理,根据文件内容、总经理批示予以催办。 5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围,所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续,经总经理批准后方可借阅。 6、个人或部门阅读文件应抓紧时间,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借给其他人,阅读完后应及时交还给档案管理员。 7、收文办理工作程序: (1)签收:签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字,表示收到。公司所有公文由办公

公司文件档案管理制度

公司人事档案及技术档案管理制度 总则:为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作,维护档案的完整和安全,特制定本制度。 适用范围:适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 一. 文件的收集 公司需收集文件的范围:凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集,具体内容包括:1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件;(主要收集部门:行政部) 2.上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;(主要收集部门:行政部) 3.公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。((主要收集部门:行政部) 4.会议文件,包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等;(主要收集部门:行政部)5.公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结;;(主要收集部门:行政部) 6. 公司的请示与上级批复文件(主要收集部门:行政部) 7.公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告;(主要收集部门:行政部)8.公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机电子盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;(主要收集部门:财务部) 9.公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料; 10.公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录;以及公司对外交流的文件、协议、报告等;(主要收集部门:行政部) 11.公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料,公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料;(主要收集部门:财务部、行政部) 12.公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料;(主要收集部门:行政部) 13.公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;(主要收集部门:行政部) 14.公司制定的章程、制度等文件材料;(主要收集部门:行政部)

公司发文及文件管理制度

公司发文及文件管理制度1 公司发文及文件管理制度 一、目的: 为了完整保存有限公司的发展历程,清楚、准确的记录XXXXX公司各项业务活动和管理职能,特制订本管理制度。 二、适用范围: 本制度适用于XXXXX有限公司。 三、文件管理办法: 1、公司文件产生的途径: (1)因内部管理产生的规章制度、重要的通知、通报、批复、决定(因内部管理而产生的日常通知或规定除外); (2)因外部合作与交流产生的法律文件; (3)因政府管理而产生的报告和审批文件。 2、行政及办公文件管理的职能部门为公司行政部,承担发文和归档的工作。文件发布 后,需作为资料归档留存,一般性文件保存期限为3年,技术性文件保存期限为5年。 3、发文审批流程:

发文部门→公司会议通过→公司总负责人审批→行政部公布、归档并备案 4、文件的密级管理及受控方式: (1)文件密级分为四类:普通、秘密、机密、绝密; (2)文件受控使用“直接发放”和“发放号管理”两种方式。 注:不便由行政部发布,归档并备案的机密或绝密文件,由发文部门按本规定自行做好发布,归档并备案的工作,但必须向行政部提交归档文件的清单作为备案。 (3)发文形式:公司发文工作通过纸介质或电子文档形式进行,文件拟订后统一提交给发文部门,由发文部门填写发文文件纸,附纸介质文件,报相关负责人审批。 审批通过,在纸介质文件上盖章生效后发放。由发放号管理方式受控的文件通过纸介质或电子文档发放,并登记文件签收单;其它文件的默认发布方式为电子邮件,如需加发纸介质,请在发文文件纸中注明。 5、公司文件采用编号管理的方式,在公司总部行政部建立方便的查询系统; (1)文件编号原则: 首位:公司名称的缩写GYRT; 第二位:标示年度,如本年度为2002年,简写为“02”;

文档资料管理制度及实施措施.pdf

9、 文档资料管理制度及实施措施 (一)目的:为了规范工程文件资料管理,明确工程中有关文件资料的接收、分发、回收、存档的具体工作程序,划分各部门的职责,确保各有关方均能及时获得,顺利进行工作,特制定本文件资料 管理制度。 (二)管理内容及要求 1、文件资料的接收、分发 1.1、对施工方、监理方、质监站等相关单位发送至工程部的文 件资料进行收集登记、分类、归档,需传递的及时传递。 1.2、设计院发来的的图纸和设计变更,资料员分类、编号、登记、并留一份原件归档,需发放的报部门经理批准后按规定的份数分发至相关单位,并做好发放记录台帐,电子版及时报备公司工程部。 1.3、为避免工程文件资料图纸分发过程中可能出现的错发重发 现象,领取单位应指定领取人名单,并书面备案工程部资料员;工程 部资料员按报备名单发放工程文件资料图纸。 2、版本更新 2.1、工程文件、资料、图纸均应做明显状态标识,以确认是否 为有效版本。 2.2、新接收改版文件、资料、图纸,如是整卷、整册、整袋改 版的则在图纸袋上加注版次,如是对前版文件某一张(某几张、某一 部分)进行改版的,要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张(哪

几张,哪一部分)作废更换。 3、图纸资料的补遗和索赔 3.1、图纸资料如遇交付清单不符、短缺,难以辩认等问题时,工程部应立即通知设计部门,限期补齐和更换。 3.2、如图纸资料未按合同日期提供,资料员应及时报告工程部经理,督促落实。 4、图纸不符的处理 收到图纸资料,工程部认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因,及时将图纸资料送还设计部门。 5、对单位、分部(分项)工程的有关要求 5.1、工程部所有文件按单位工程或分部(分项)工程分类,并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。单位分部(分项)工程验收前应组编完毕,并作为验收必要条件,不符合要求者不予验收。 5.2、归档文件资料要字迹清晰,图面整洁。编制文件资料应打印或使用黑、红墨水书写。 5.3、在竣工后移交给有关单位和部门,移交单签字齐全后扫描件报备公司工程部。 5.4、工程技术资料的编制流程:工程技术资料应采用国家统一的格式、表格。 5.5、工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整编,应做到齐全、准确、真实、可信,不得弄虚作假,对确认归档的资料,不得涂改、删除、更换。

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