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Excel大师

如果我们在用Excel XP处理庞大的数据信息时,不注意讲究技巧和方法的话,很可
能会花费很大的精力。因此如何巧用Excel来快速输入信息就成为各个Excel XP用
户非常关心的话题...
1、快速输入大量含小数点的数字

如果我们需要在Excel XP工作表中输入大量的带有小数位的数字时,按照普通的输入方
法,我们可能按照数字原样大小直接输入,例如现在要在单元格中输入0.05这个数字
时,我们会把“0.05”原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字
时,我们再按照上面的方法输入的话,每次输入数字时都需要重复输入小数点,这样工
作量会变大,输入效率会降低。其实,我们可以使用Excel XP中的小数点自动定位功
能,让所有数字的小数点自动定位,从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功
能时,我们可以先在Excel XP的编辑界面中,用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编
辑”标签,在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框,然后在“位数”微调编
辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字
时,直接输入数字,而小数点将在回车键后自动进行定位。例如,我们要在某单元格中
键入0.06的话,可以在上面的设置中,让“位数”选项为2,然后直接在指定单元格中
输入6,回车以后,该单元格的数字自动变为“0.06”,怎么样简单吧?

2、快速录入文本文件中的内容

现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件,如果此时您需要将这些数据制作成
Excel XP的工作表,那该怎么办呢?重新输入一遍,大概只有头脑有毛病的人才会这样
做;将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中,也需花很多时间。没关系!您只要
在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件导入功能,就可以大大减轻需要重新输入或者需
要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时,您只要在Excel XP编辑区中,依次
用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令,然后在导入文本会
话窗口选择要导入的文本文件,再按下“导入”钮以后,程序会弹出一个文本导入向导
对话框,您只要按照向导的提示进行操作,就可以把以文本格式的数据转换成工作表的
格式了。

3、快速输入大量相同数据

如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息,那么你不必逐个单元格一
个一个地输入,那样需要花费好长时间,而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作
方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据,具体方法为:首先同时

选中
需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻,可在按住Ctrl键的同时,点击鼠标左
键,逐个选中;其次输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时,按回车键,则刚才选
中的所有单元格同时填入该数据。

4、快速进行中英文输入法切换

一张工作表常常会既包含有数字信息,又包含有文字信息,要录入这样一种工作表
就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法,非常麻烦,为了方便操作,我们可以
用以下方法实现自动切换:首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域,然后在输入法
菜单中选择一个合适的中文输入法;接着打开“有效数据”对话框,选中“IME模式”
标签,在“模式”框中选择打开,单击“确定”按钮;然后再选中输入数字的单元格区
域,在“有效数据”对话框中,单击“IME模式”选项卡,在“模式”框中选择关闭
(英文模式);最后单击“确定”按钮,这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元
格,五笔和英文输入方式就可以相互切换了。

5、快速删除工作表中空行

删除Excel XP工作表中的空行,一般的方法是需要将空行都找出来,然后逐行删
除,但这样做操作量非常大,很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量
呢?您可以使用下面的操作方法来进行删除:首先打开要删除空行的工作表,在打开的
工作表中用鼠标单击菜单栏中的“ 插 入”菜单项,并从下拉菜单中选择“列”,从而
插入一新的列X,在X列中顺序填入整数;然后根据其他任何一列将表中的行排序,使
所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中X列的数据,以X列重新排序,然后删去
X列。按照这样的删除方法,无论工作表中包含多少空行,您就可以很快地删除了。

6、快速对不同单元格中字号进行调整

在使用Excel XP编辑文件时,常常需要将某一列的宽度固定,但由于该列各单元格中的
字符数目不等,致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上,为了让这些单元格中
的数据都显示在屏幕上,就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些
单元格中的字号调整的话,工作量将会变得很大。其实,您可以采用下面的方法来减轻
字号调整的工作量:首先新建或打开一个工作簿,并选中需要Excel XP根据单元格的宽
度调整字号的单元格区域;其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/
“对齐”标签,在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框,并单击“确定”按钮
;此后,当你在这些单元格中输入数据时,如果输入的数据长度超过了

单元格的宽度,
Excel XP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致,以使数据全部显示在单元
格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改,则字符可自动增大或缩小字号,以适应
新的单元格列宽,但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。

7、快速输入多个重复数据

在使用Excel XP工作表的过程中,我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入,无
疑工作量是巨大的。现在我们可以借助Excel XP的“宏”功能,来记录首次输入需要重
复输入的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮
上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时,我们可以按照以下
步骤进行操作:首先打开工作表,在工作表中选中要进行操作的单元格;接着再用鼠标
单击菜单栏中的“工具”菜单项,并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项,并从随
后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令;设定好宏后,我们就可以对指定的单元
格,进行各种操作,程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。

8、快速处理多个工作表

有时我们需要在Excel XP中打开多个工作表来进行编辑,但无论打开多少工作表,
在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑,编辑好了以后再依次编辑下一个工作表,
如果真是这样操作的话,我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了,因为我们同时打
开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量的,那么我们该如何实现这样
的操作呢?您可采用以下方法:首先按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标操作,在
工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签,然后就可以对其实行多方面的批
量处理;接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单,进行插入和删除多个工作表
的操作;然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”,将选中的多个工作表设成相同
的页面模式;再通过“编辑”菜单中的有关选项,在多个工作表范围内进行查找、替
换、定位操作;通过“格式”菜单中的有关选项,将选中的多个工作表的行、列、单元
格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作;接着在“工具”菜单中选择“选
项……”,在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮,将选中的工作表设成相同的
视窗样式和单元格编辑属性;最后选中上述工作表集合中任何一个工作表,并在其上完
成我们所需要的表格,则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。


高效办公Excel排序方法"集中营"


排序是数据

处理中的经常性工作,Excel排序有序数计算(类似成绩统计中的名
次)和数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例,介绍Excel 2000/XP的数据
排序方法。


一、数值排序


1.RANK函数

RANK函数是Excel计算序数的主要工具,它的语法为:RANK (number,ref,
order),其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格,ref是对参与计算的数字
单元格区域的绝对引用,order是用来说明排序方式的数字(如果order为零或省略,则
以降序方式给出结果,反之按升序方式)。

例如图1中E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值,计算各车间产值排名的方法是:
在F2单元格内输入公式“=RANK(E2,$E$2: $E$4)”,敲回车即可计算出铸造车间的
产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板,选中F3、 F4单元格按Ctrl+V,就能计算
出其余两个车间的产值排名为3和1。如果B1单元格中输入的公式为“=RANK(E2,
$E$2:$E$4,1)”,则计算出的序数按升序方式排列,即2、1和3。

需要注意的是:相同数值用RANK函数计算得到的序数(名次)相同,但会导致后续
数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与 F3相同,则按本法计算出的排名
分别是3、3和1(降序时)。

2.COUNTIF函数

COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目,它的语法为COUNTIF
(range,criteria)。其中range为参与统计的单元格区域,criteria是以数字、表达
式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入,表达式和文本必须加引号。

仍以图1为例,F2单元格内输入的公式为“=COUNTIF($E$2:$E$4, ">"&E2)
+1”。计算各车间产值排名的方法同上,结果也完全相同,2、 1和3。

此公式的计算过程是这样的:首先根据E2单元格内的数值,在连接符&的作用下产生
一个逻辑表达式,即“>176.7”、“>167.3”等。 COUNTIF函数计算出引用区域内符合
条件的单元格数量,该结果加一即可得到该数值的名次。很显然,利用上述方法得到的
是降序排列的名次,对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。

3.IF函数


Excel自身带有排序功能,可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF函
数结合,可以计算出没有空缺的排名。以图1中E2、E3、 E4单元格的产值排序为例,具
体做法是:选中E2单元格,根据排序需要,单击Excel工具栏中的“降序排序”或“升序
排序”按钮,即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。


假如数据是按产值由大到小(降序)排列的,而您又想赋予每个车间从1到n(n为
自然数)的排名。可以在G2单

元格中输入1,然后在G3单元格中输入公式“=IF
(E3=E2, G3,G3+1)”,只要将公式复制到G4等单元格,就可以计算出其他车间的产
值排名。


二、文本排序


选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序, Excel提供了比较好的解决办法。如果您
要将图1数据表按车间名称的笔划排序,可以使用以下方法: 选中排序关键字所在列
(或行)的首个单元格(如图1中的A1),单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令,
再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”,再
根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”,“确定”后回到“排序”对话框
(图2)。如果您的数据带有标题行(如图1中的“单位”之类),则应选中“有标题
行”(反之不选),然后打开“主要关键字”下拉列表,选择其中的“单位”,选中排
序方式(“升序”或“降序”)后“确定”,表中的所有数据就会据此重新排列。


此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序,请读者自行摸索。


三、自定义排序


如果您要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重
排工作表数据,前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方
法解决:首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令,打开“选项”对话框中的“自
定义序列”选项卡(图3)。选中左边“自定义序列”下的“新序列”,光标就会在右
边的“输入序列”框内闪动,您就可以输入“金工车间”、 “铸造车间”等自定义序
列了,输入的每个序列之

间要用英文逗号分隔,或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表
中,可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”,这些序列就会被自动加入“输入序
列”框。无论采用以上哪种方法,单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中
备用(图3)。

使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似,只是您要打开“排序选项”对话
框中的“自定义排序次序”下拉列表,选中前面定义的排序规则,其他选项保持不动。
回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”,“确定”后即可完成数据的
自定义排序。

需要说明的是: 显示在“自定义序列”选项卡中的序列(如一、二、三等),均可
按以上方法参与排序,请读者注意Excel提供的自定义序列类型。


谈谈Excel输入的技巧

在Excel工作表的单元格中,可以使用两种最基本的数据格式:常数和公式。常

数是指文字、数字、日期和时间等数据,还可以包括逻辑值和错误值,每种数据都有它
特定的格式和输入方法,为了使用户对输入数据有一个明确的认识,有必要来介绍一下
在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。

一、输入文本

Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的
组合,每个单元格中最多可容纳32000个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其它应用
程序中没有什么本质区别,但是还是有一些差异,比如我们在Word、PowerPoint的表格
中,当在单元格中输入文本后,按回车键表示一个段落的结束,光标会自动移到本单元
格中下一段落的开头,在Excel的单元格中输入文本时,按一下回车键却表示结束当前
单元格的输入,光标会自动移到当前单元格的下一个单元格,出现这种情况时,如果你
是想在单元格中分行,则必须在单元格中输入硬回车,即按住Alt键的同时按回车键。

二、输入分数

几乎在所有的文档中,分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母,其格式为“分
子/分母”,在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的,比如在单元格中输
入“1/2”,按回车键则显示“1月2日”,为了避免将输入的分数与日期混淆,我们在
单元格中输入分数时,要在分数前输入“0”(零)以示区别,并且在“0”和分子之间
要有一个空格隔开,比如我们在输入1/2时,则应该输入“0 1/2”。如果在单元格中输
入“8 1/2”,则在单元格中显示“8 1/2”,而在编辑栏中显示“8.5”。

三、输入负数


在单元格中输入负数时,可在负数前输入“-”作标识,也可将数字置在()括号
内来标识,比如在单元格中输入“(88)”,按一下回车键,则会自动显示为
“-88”。


四、输入小数


在输入小数时,用户可以向平常一样使用小数点,还可以利用逗号分隔千位、百万
位等,当输入带有逗号的数字时,在编辑栏并不显示出来,而只在单元格中显示。当你
需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时,
可以采用下面的方法:选择“工具”、“选项”命令,打开“选项”对话框,单击“编
辑”标签,选中“自动设置小数点”复选框,并在“位数”微调框中输入或选择要显示
在小数点右面的位数,如果要在输入比较大的数字后自动添零,可指定一个负数值作为
要添加的零的个数,比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零,变成“88
000”,就在“位数”微调框中输入“-3”,相反,如果要在输

入“88”后自动添加3
位小数,变成“0.088”,则要在“位数”微调框中输入“3”。另外,在完成输入带有
小数位或结尾零字符串的数字后,应清除对“自动设置小数点”符选框的选定,以免影
响后边的输入;如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项,可以在输入
数据时自带小数点。

五、输入货币值

Excel几乎支持所有的货币值,如人民币(¥)、英镑(£)等。欧元出台以后,
Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输
入各种货币值,Excel会自动套用货币格式,在单元格中显示出来,如果用要输入人民
币符号,可以按住Alt键,然后再数字小键盘上按“0165”即可。

六、输入日期
Excel是将日期和时间视为数字处理的,它能够识别出大部分用普通表示方法输入
的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期,可以用斜杠“/”或者“-”
来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”,可以在单元各种输
入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在单元格中插入当前日期,可以按键盘上
的Ctrl+;组合键。
七、输入时间


在Excel中输入时间时,用户可以按24小时制输入,也可以按12小时制输入,这两
种输入的表示方法是不同的,比如要输入下午2时30分38秒,用24小时制输入格式为:
2:30:38,而用12小时制输入时间格式为:2:30:38 p,注意字母“p”和时间之间有一
个空格。如果要在单元格中插入当前时间,则按Ctrl+Shift+;键。



了解Excel公式的错误值



经常用Excel的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息:# N/A!、#VALUE
!、#DIV/O!等等,出现这些错误的原因有很多种,如果公式不能计算正确结果,
Excel将显示一个错误值,例如,在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的
单元格,或者使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方
法。

1.#####!

原因:如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽,或者单元格的日期时间公式产
生了一个负值,就会产生#####!错误。

解决方法:如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽,可以通过拖动列表之间的
宽度来修改列宽。如果使用的是1900年的日期系统,那么Excel中的日期和时间必须为
正值,用较早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致#####!错误。如
果公式正确,也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。

2.#VALUE!

当使用错误的参数或运算对象类型时

,或者当公式自动更正功能不能更正公式时,将产
生错误值#VALUE!。

原因一:在需要数字或逻辑值时输入了文本,Excel不能将文本转换为正确的数据类
型。

解决方法:确认公式或函数所需的运算符或参数正确,并且公式引用的单元格中包含有
效的数值。例如:如果单元格A1包含一个数字,单元格A2包含文本"学籍",则公式
"=A1+A2"将返回错误值#VALUE!。可以用SUM工作表函数将这两个值相加(SUM函数忽略
文本):=SUM(A1:A2)。

原因二:将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。

解决方法:确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。

原因三:赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。

解决方法:将数值区域改为单一数值。修改数值区域,使其包含公式所在的数据行或
列。
3.#DIV/O!

当公式被零除时,将会产生错误值#DIV/O!。

原因一:在公式中,除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用(在
Excel中如果运算对象是空白单元格,Excel将此空值当作零值)。

解决方法:修改单元格引用,或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。

原因二:输入的公式中包含明显的除数零,例如:=5/0。

解决方法:将零改为非零值。

4.#NAME?

在公式中使用了Excel不能识别的文本时将产生错误值#NAME?。

原因一:删除了公式中使用的名称,或者使用了不存在的名称。

解决方法:确认使用的名称确实存在。选择菜单"插入"|"名称"|"定义"命令,如果所需
名称没有被列出,请使用"定义"命令添加相应的名称。

原因二:名称的拼写错误。

解决方法:修改拼写错误的名称。

原因三:在公式中使用标志。

解决方法:选择菜单中"工具"|"选项"命令,打开"选项"对话框,然后单击"重新计算"
标签,在"工作薄选项"下,选中"接受公式标志"复选框。

原因四:在公式中输入文本时没有使用双引号。

解决方法:Excel将其解释为名称,而不理会用户准备将其用作文本的想法,将公式中
的文本括在双引号中。例如:下面的公式将一段文本"总计:"和单元格B50中的数值合
并在一起:="总计:"&B50

原因五:在区域的引用中缺少冒号。

解决方法:确认公式中,使用的所有区域引用都使用冒号。例如:SUM(A2:B34)。

5.#N/A

原因:当在函数或公式中没有可用数值时,将产生错误值#N/A。

解决方法:如果工作表中某些单元格暂时没有数值,请在这些单元格中输入"#N/A",公
式在引用这些单元格时,将不进行数值计算,而是返回#N/A。
6.#REF!

当单元格引用无效时将产生错误值#REF!



原因:删除了由其他公式引用的单元格,或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元
格中。

解决方法:更改公式或者在删除或粘贴单元格之后,立即单击"撤消"按钮,以恢复工作
表中的单元格。

7.#NUM!

当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM!。

原因一:在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。

解决方法:确认函数中使用的参数类型正确无误。

原因二:使用了迭代计算的工作表函数,例如:IRR或RATE,并且函数不能产生有效的
结果。

解决方法:为工作表函数使用不同的初始值。

原因三:由公式产生的数字太大或太小,Excel不能表示。

解决方法:修改公式,使其结果在有效数字范围之间。

8.#NULL!

当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL!。

原因:使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。

解决方法:如果要引用两个不相交的区域,请使用联合运算符逗号(,)。公式要对两
个区域求和,请确认在引用这两个区域时,使用逗号。如:SUM(A1:A13,D12:D23)。
如果没有使用逗号,Excel将试图对同时属于两个区域的单元格求和,但是由于A1:A13
和D12:D23并不相交,所以他们没有共同的单元格。


在Excel中快速查看所有工作表公式

只需一次简单的键盘点击,即可可以显示出工作表中的所有公式,包括Excel用
来存放日期的序列值。
要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换,只需按下CTRL+`(位于TAB键上
方)。


EXCEL2000使用技巧十招


1、Excel文件的加密与隐藏

如果你不愿意自己的Excel文件被别人查看,那么你可以给它设置密码保护,采用
在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的,在这里要特别注意的是,自己设定的
密码一定要记住,否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。给文件加密的具体方
法为:

A、单击“文件”菜单栏中的“保存或者(另存为)”命令后,在弹出的“保存或
者(另存为)”的对话框中输入文件名;

B、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮,在弹出的“保存选项”的
对话框中输入自己的密码;




这里要注意,它提供了两层保护,如果你也设置了修改权限密码的话,那么即使文
件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。

C、单击“确定”按钮,在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码,再点击“确
认”,最后点“保存” 完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码,如
果密码不正确,

文件将不能打开。

2、对单元格进行读写保护

单元格是Excel执行其强大的计算功能最基本的元素,对单元格的读写保护是Excel
对数据进行安全管理的基础。对单元格的保护分为写保护和读保护两类,所谓写保护就
是对单元格中输入信息加以限制,读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以
限制。

对单元格的写保护有两种方法:

A、对单元格的输入信息进行有效性检测。首先选定要进行有效性检测的单元格或单元
格集合,然后从数据菜单中选择“有效数据”选项,通过设定有效条件、显示信息和错
误警告,控制输入单元格的信息要符合给定的条件。

B、设定单元格的锁定属性,以保护存入单元格的内容不能被改写。可分为以下步骤:

(1)选定需要锁定的单元格或单元格集合;

(2)从格式菜单中选择“单元格”选项;

(3)在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”标签,在弹出的窗口中,选中“锁
定”;

(4)从工具菜单中选择“保护”选项,设置保护密码,即完成了对单元格的锁定设
置。

对单元格的读保护有三种方法:

 A、通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如:将选定单元格或单元格集合的背景
颜色与字体颜色同时设为白色,这样,从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内
容,用户无法直接读出单元格中所存储的信息。

B、用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上,遮住单元格的本来面目,以达到读保护
目的。例如:使用绘图工具,画一不透明矩形覆盖在单元格之上,从格式菜单中选定矩
形的“锁定”选项,然后保护工作表,以保证矩形不能被随意移动。这样,用户所看到
的只是矩形,而看不到单元格中所存储的内容。

C、通过设置单元格的行高和列宽,隐藏选定的单元格,然后保护工作表,使用户不能
直接访问被隐藏的单元格,从而起到读保护的作用。

3、快速填充相同数据

如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息,那么你不必逐个单元格一
个一个地输入,那样需要花费好长时间,而且还比较容易出错。我们可以通过下面的操
作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据,具体方法为:

A、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻,可在按住Ctrl键的同
时,点击鼠标左键,逐个选中;

B、输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时,按回车键,则刚才选中的所有单
元格同时填入该数据。

4、使用Excel中的“宏”功能

宏的概念,相信使用过WO

RD的人都会知道,她可以记录命令和过程,然后将这些命
令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录
的操作。在实践工作中,它可以代替经常输入大量重复而又琐碎的数据,具体宏的定义
方法如下::

A、打开工作表,在工作表中选中要进行操作的单元格;
B、用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项,并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单
项,并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令;
C、设定好宏后,我们就可以对指定的单元格,进行各种操作,程序将自动对所进
行的各方面操作记录复制。

5、连续两次选定单元格

我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值,以查看引用此单元格的其他单元
格的效果。但每次输入一个值后按回车键,活动单元格均默认下移一个单元格,非常不
便。解决此问题的一般做法是通过选择“工具”\“选项”\“编辑”,取消“按回车键
后移动”选项的选定来实现在同一单元格内输入许多数值,但以后你还得将此选项选
定,显得比较麻烦。其实,采用连续两次选定单元格方法就显得灵活、方便:

单击鼠标选定单元格,然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格。此时,单元格
周围将出现实线框。
6、在工作表之间使用超级连接

首先须要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签,然后在引用工作表中插入
超级链接,注意在插入超级链接时,可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件
或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称,再在“文件中有名称的位置”设置栏
中输入相应的书签名,也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后,一旦使用鼠
标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置,即可实现中文Excel2000在自动打
开目标工作表并转到相应的位置处,这一点与WORD的使用很相似。

7、快速清除单元格的内容

首先用鼠标选定该单元格,然后按住键盘上的Delete键,此时你会发现你只是删除
了单元格内容,它的格式和批注还保留着。那么如何才能彻底清除单元格呢,请看下面的
两种操作步骤:

A、选定想要清除的单元格或单元格范围;

B、选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单;

C、选择要清除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注”中的任一
个。

8、快速修改单元格次序

在实际操作的过程中,我们有时需要快速修改单元格内容的次序。在拖放选定的一
个或多个单元格至新的

位置的同时,按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具
体方法如下:

A、首先用鼠标选定单元格,同时按下键盘上的Shift键;

B、接着移动鼠标指针到单元格边缘,直至出现拖放指针箭头,然后进行拖放操
作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变
成垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成操作后,单元格间的次序即发生了变化。
、在Excel中利用公式来设置加权平均

加权平均在财务核算和统计工作中经常用到,并不是一项很复杂的计算,关键是要
理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值,而不是简单
的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决(其
实就是一个除法算式),分母是各个量值之和,分子是相应的各个数量之和,它的结果
就是这些量值的加权平均值。

10、用Excel绘制函数图像

函数图像能直观地反映函数的性质,用手工方法来绘制函数图像效果不太好,而
用Excel绘制函数图像非常简便,所作图像非常标准、漂亮,具体方法如下:

A、首先打开电子表格的操作窗口,然后用鼠标选择菜单栏中的“新建”命令,这
时屏幕上会出现一个空白的电子表格;

B、然后在A列的A1格输入“X=”,表明这是自变量,再在A列的A2及以后的格内逐次从
小到大输入自变量的各个值;实际输入的时候,通常应用等差数列输入法,先输入前三
个值,定出自变量中数与数的距离,然后点击A2格,按住鼠标拖到A4格选中这三项,使
这三项变成一个黑色矩形,再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块,当光标变成
“+”后,按住鼠标拖动光标到适当的位置,就完成自变量的输入;

C、接着在B列的B1格输入函数式y=f(x)的一般函数表达式,如y=1/x;也可在点
击工具栏上的函数图标“fx”后,在出现的不同函数列表的选项中选择需要的一种;输
入结束后,点击函数输入对话框旁的勾号,B2格内马上得出了计算的结果。这时,再选
中B2格,让光标指向B2矩形右下角的方框,当光标变成“+”时按住光标沿B列拖动到
适当的位置即完成函数值的计算。注意一定要把该函数中自变量x的位置输入前面A列自
变量的绝对位置A2格,这样下面计算的时候才会对不同的自变量进行计算;

D、最后点击工具栏上的“图表向导”图标,在出现的各种图表格式图标中选择“X,Y
散点图”,然后在出现的“X,Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”;这
时,可按住鼠标察

看即将绘好的函数图像。另外,对于自变量仅为正值的函数,也可用
“图表向导”中的“折线图”格式绘制。


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