管理文秘复习资料

管理文秘（2011-6-14）

1、任何一种管理活动都必须由以下四个基本因素构成：管理主体、管理客体、组织目的、

组织环境或条件；P3

2、管理的定义一定要反映管理的本质，即追求效率；P3

3、一般地说，管理是在一定的环境下，组织内的成员为了达到组织的目的、提高组织资源效率而进行的计划、组织、监督、协调和控制的行为。P3

4、广义秘书的概念，狭义秘书的概念P5

5、秘书的定义：秘书是指具有熟练的办公室工作能力，在办公室中从事程序性工作，并在

授权范围内协助领导进行管理的助手。P 5

6、管理秘书学，顾名思义，实际上就是管理学和秘书学的结合。

7、管理秘书的素质及能力要求P8

8、管理秘书实务的特点：程序性、综合性、技术性P11-14

9、行政管理学和公共事业管理学的区别P17

10、所谓公关事务管理，是指秘书人员不仅要对自己的仪表、礼仪等进行管理，以达到端庄、整洁、高雅、成熟、敏捷、规范的标准P20

11、什么叫“晕轮效应”？P21

12、正确站姿的基本要领是腰直、挺胸、收腹、收臀P23

13、坐姿是秘书活动中最重要的人体姿势，是身姿体态的重要内容，它能表现出美与丑、优雅月粗鲁等不同的内容来，端庄优美的坐姿能给人以文雅、稳重、自然大方的美感。P24

14、步态具有动态美，最能体现出一个人的精神面貌。P25

15、风度是美姿的展示，也是气质的显现，是人们在漫长的社会生活中逐渐形成的，它包括优美的人体形态、言谈、举止、服饰打扮等方面的总和内容。

内在美是高雅风度的核心，只有通过丰富的内涵才能实现真正的美。内在美是指人们的心灵之美，是一个人思想、精神、情操、品格和道德之美。P26-27

16、服饰选择的基本原则：ＴＯＰ原则，这是选择服饰的最基本原则。Ｔ表示时间，Ｐ表示地点，Ｏ表示目的。ＴＯＰ原则的基本含义是人们在着装、化妆和佩戴首饰时，要兼顾时间、地点和目的，三者必须协调一致。Ｐ27

17、交际礼仪原则P32-33

18、握手的顺序。最有礼貌、符合礼节的顺序是：先女士后男士，先长辈后晚辈，先教师后学生，先上级后下级。P39

19、在介绍两个人互相认识时，总的原则可简单总结为“五先五后”：将男士介绍给女士，将年轻者介绍给年长者，将地位低者介绍给地位高者，将未婚者介绍给已婚者，将客人介绍给主人。P41

20、位置安排：右为上，左为下。两人并行，主人为表示对客人的尊敬，应请客人走在自己的右侧；在就座时，也应请客人坐在自己的右侧。P42

21、排定座位P47

22、助签人应随之异同行动。在助签时，依“右高左低”的规矩，助签人应站立于签字人的左侧。P48

23、什么叫做“望鲤”？P49

24、见到客人的第一时间，应该马上做出如下的动作表情，我们简称为“3S”：stand up（站起来）、see(注视对方)、smile(微笑)。P60

25、“沟通”是指人与人之间传递和接收具有某种信息、思想和情感的符号化信息的过程。因此，沟通必然是人与人之间的信息交换和相互理解。这种过程即包括口头语言和书面语言的沟通，也包括形体语言的沟通。P69

26、沟通过程主要包括六个因素，即信源—信宿、信息、渠道、反馈、噪音和环境。

信息交流是一个在发送者（信源）与接收者（信宿）之间可逆的双向沟通过程。P69

27、噪音分成三种形式：外部噪音、内部噪音和语义噪音。P71

28、从沟通的方向来分，可分为纵向沟通和横向沟通（什么是上行沟通，下行沟通，横向沟通？）P75

29、秘书与同事之间的关系是秘书最广泛、最复杂的一种横向人际关系。P77

30、秘书与同事相处应遵循的原则P77

31、什么叫做“黄金法则”？P85

32、纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通。纵向沟通中，从上至下进行下行沟通是纵向沟通的主体，而自下而上的上行沟通是纵向沟通的关键。P86

33、秘书与领导的关系是最为复杂，最为微妙的一种关系，不仅存在着领导与被领导，服务与被服务的工作关系，同时也交织着人与人之间在思想，认识，情感等方面的交往关系。P87

34、如何处理好与各位领导的关系，是秘书首先面临的问题。P88

35、与领导相处的方法与技巧。P90

36、如何才能有效地与领导沟通，并且让领导接纳自己的意见和建议？四点P97

37、办公室环境有广义和狭义之分。P99-100

38、优化办公环境的原则。P100

39、办公室的布局可分为开放式办公室与封闭性办公室以及混合式办公室等三种。P101

40、OA（office automation）系列家具。P107

41、日常办公事务管理具有服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性的特点。P111

42、秘书职业“三服务”是指哪些？P111

43、秘书人员在电话铃响后，应迅速接听。所谓“响铃不过三”，是指铃声响了三次以上才拿起话筒是缺乏效率的表现。P115

44、电话语言沟通的三大特点是：声音和谐有序、态度可蔼可亲、言辞得体准确。P117

45、一般来说，印章上不压正文，下要骑年盖月，带有存根的文件材料如介绍信等用印，除在规定处用印外，还应加盖“骑缝章”，以备查考。P126

46、细分信函的方法主要有两个：一是将信函分成U（urgent,需要马上处理）、W、F、R四类；二是将信函分为急件、要件和普通函件三类。P135

47、文件的定义P138 文件的特征P139

48、文件具有“五位一体”的主要特征。P140

49、收发办理的一般过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。P142

50、处置办毕公文。包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。P143

51、发文处理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。P143

52、公文登记的主要形式有簿式、卡片式、联单式三种。P144

53、人生最宝贵的有两项资产：一项是头脑；一项是时间。P147

54、时间管理的一般原则。P147-149

55、ＡＢＣＤ分类法。P149

56、秘书在日程安排方面的经常性工作就是编制日志、一周计划和一月计划表。P153

57、编制时间表的注意事项：不论是年、月、周、和日哪一种计划表，都须归纳为一页，以便于查阅。P154

58、再订货量的公式：最小库存量P161

59、会议的定义：会议是人们在法律范围内有组织地聚集在一起，讨论和研究问题的一种社

会活动方式。P182

60、会议的基本要素包括哪些？P183

61、会议的最基本功能在于：它能以多向即时传递信息的方式，有效地聚合分散的意志和智慧，深化或统一认识，沟通感情，处理事务。P186

62、会议主题是对会议主题的细化，是由领导决定的。P187

63、成立会议的筹备组织；会务工作机构结构图。P191

64、会场布局大体有以下几种：相对式、全围式、半围式、分散式。P197-200

66、根据会议的不同要求，有不同的座次排列方法：横排法、竖排法、左右排列法P203

67、会议能否取得圆满成功，会前筹备是基础，会中服务是关键。P204

68、会议记录的结构是：标题+正文+尾部P207

69、简报的结构是：报头+报核+报尾P209

70、会议协调可以分为内部协调和外部协调，内部协调是指什么？外部协调是指什么？P220

71、会议的控制：会议成本的控制，会议成本公式P226

72、信息论奠基人、美国科学家香农在《通信的数学理论》一文中，把信息定义为“能够用来消除不确定性的东西”。P230

73、狭义的信息是指什么，广义的信息是指什么？P231

74、信息同物质、能源一起成为现代物质文明的根本要素。P231

75、信息的客观性决定了真实是信息的价值基础。P232

76、信息可以通过一定媒介或一定的载体进行传递，这是信息的本质特征。

信息的传递通常可以分为空间传递和时间传递两个方面P232

77、秘书人员收集、整理、储存、传递、反馈、开发利用信息的一系列活动，就称为信息管理工作。P237

78、信息收集是整个信息工作的第一步，是信息工作的基础和初级阶段。P238

79、观察法也称直接考察法，是收集、获取信息的最基本方法。P251

80、信息整理是信息工作的核心，是信息工作的高级阶段。

信息整理有一套具有内在逻辑联系的程序，包括：分类、帅选、校核、综合、编写。P255

81、信息分类法有哪些？P256

82、信息帅选的主要任务是：去粗取精、去繁从简、去伪存真。P258

83、所谓半衰期是指某学科目前尚在利用的全部文献的一半是在内多长的一段时间内发表的。半衰期越长，老化速度越慢；半衰期越短，老化速度越快。P260

84、编写是指利用书面形式对信息进行有序化处理，是信息整理的最后步骤，又是信息传递的前提，它对提高信息的质量和实现价值起着至关重要的作用。P263

85、传递信息，一般必须具备三个要素：信源、信道、信宿。

信源是信息的来源，它分为原生源和再生源（电视直播属于再生源）P266

86、所谓的工具法就是利用常规检索工具查找有关文献的方法。工具法可分为顺查法、逆查法和抽查法。P279

87、档案的概念和特点P283-284

88、原始记录性是档案的本质属性，是档案区别与其他类似事物的独一无二的本质特征。P284

89、单位和社会建立档案的最终目的是利用档案。

狭义和广义上的档案工作

《中华人民共和国档案法》于1990年10月制定颁布

档案工作是一项机要性工作，保密可以分为：绝密、机密、秘密P287

90、档案的收集工作，包括档案室的档案收集工作和档案馆的档案收集工作。

档案室的档案收集工作一般是通过文件归档工作完成的。P288

91、所谓归档时间是指文书部门将需要归档的文件向归档室移交的时间。一般说来，办理完毕的文件应该由文书部门或业务部门立卷后，在次年的6月底之前向档案部门移交。P289 92、档案整理工作一般是从区分文件所属全宗开始的。全宗是由一个国家机构、社会组织或个人形象的全部档案所组成有机整体。P293

93、最常用的档案分类方法有下述三种：年度分类法、组织机构分类法、问题分类法P293

94、文件上有两个以上日期但又不是同一个年度的文件。对此类文件要根据文件的特点，确定最能说明该文件特点的日期作为分类的根据。（公布生效的文件，以公布日期为根据）P295 95、跨年度的文件，属于计划的，归入计划开始的一年；属于总结的，归入总结针对的最后一年。P295

96、人们通常按问题、作者、文种、时间、地区、通讯者等六种特征立卷。P296

97、按问题特征立卷是一种运用得最为广泛的方法。P296

98、档案鉴定工作包括鉴定档案的真伪和鉴定档案的价值两个方面。P297

99、根据有关规定，我国现行的归档保管期限规定为永久、长期和短期三种。所谓永久保存，就是永久保存，就是将档案无限期地永远保存下去；长期保存，一般指保存16年~50年左右；短期保存，一般指保存15年（含15年）以下。保管期限的计算，通常是从文件产生和形成后的第二年算起。P298

100、档案检索工作是由档案信息存储和档案查找两部分构成的。

档案检索工作的意义主要在于它是档案提供利用工作的先决条件。

档案检索工作是衡量档案工作水平的一个很重要的尺度，有经验的文秘、档案工作者总是不惜时间和精力，认真编制各种检索工具。P299

101、人名索引，一般按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。P301 102、“利用档案”针对利用者而言，是指利用者以阅览、复制、摘录等形式使用档案的活动。

P302

103、提供利用是档案工作的根本目的和中心任务。

就第一方面而言，利用工作是最实际、最富有说服力的宣传。P302

104、参考资料的最大优点在于利用者不必翻阅大批档案，便可简单而名地得到所需的材料。

P306

105、统计数字汇集按其内容可分为综合性和专题性两种。P307

文秘与档案专业

文秘与档案专业

电视中专涉外文秘与档案专业 秘书学课程教学大纲 （二○○五年三月修订） 一、课程性质、任务和基本要求 秘书学是以秘书、秘书工作、秘书机构作为自己的研究对象，揭示秘书工作的一般特点和规律的一门科学。其研究的核心问题是：秘书人员、秘书制度和秘书工作实务。用以指导秘书工作实践，提高秘书工作水平，是一门综合性、理论性、应用性并以应用性为主的学科。 秘书学课程是文秘与档案专业学生的必修课。 二、教材、课时及授课方式 文秘与档案专业秘书学课采用高海生主编的《秘书基础》（文秘专业）为教材，该书由全国中等职业教育教材审定委员会审定的中等职业教育文秘专业国家规划教材，高等教育出版社2002年12月出版。该书的一个很重要的特点就是每章节后附有很多案例，方便开展案例教学，使理论的知识点融于实际操作中，易学习和理解。 本课程计划内课时共54课时，每周授3课时，在一学期内分18周完成教学。 授课方式，以教师面授为主，学生自学为辅。 三、课时分配 四、教学内容 第一章秘书工作及其发展趋势 第一节秘书工作 第二节我国秘书工作的发展趋势

教学目的要求：通过本章教学，使学生了解秘书、秘书工作的涵义，秘书工作的基本任务，了解我国秘书工作的发展趋势等。 教学重点：秘书和秘书工作的基本概念；秘书工作的基本属性和作用；秘书工作的形成过程；新时期我国秘书工作的发展趋势。 第二章秘书工作的基本原则、特点和作用 第一节秘书工作的环境——领导活动 第二节秘书工作的核心——领导意图 第三节秘书工作在领导活动中的地位、作用和特点 第四节秘书与领导相处的基本原则 教学目的要求：通过本章的教学，使学生了解秘书工作的环境、秘书工作所围绕的一个核心，进而掌握秘书工作内在规律和本质属性，为进一步学习和做好秘书工作打下良好的基础。 教学重点：领导、领导活动和领导意图概念的基本涵义；秘书工作的特点；秘书工作的核心内容；秘书与领导班子、领导人相处的基本原则等。 第三章信息与秘书工作 第一节信息及其在秘书工作中的作用 第二节秘书信息工作的特点、原则和要求 第三节信息的收集 第四节信息的处理 教学目的要求：通过本章教学使学生了解信息工作对秘书活动中的重要作用，了解信息的含义、分类和信息工作的特征，掌握信息收集和处理的基本技能与方法。 教学重点：信息、信息资料概念的基本涵义；信息工作的基本特征；信息工作在秘书活动中作用；秘书信息工作的特点、原则、要求；信息收集的基本方式；信息整理的基本程序；信息的分类与著录；信息传递的基本要求、基本方式、基本途径。（本章是全课程的重点内容） 第四章辅佐决策 第一节科学决策与决策程序 第二节秘书工作在决策中的地位和作用 教学目的要求：通过本章教学，使学生了解决策的一般程序，了解秘书在决策过程中的地位和作用，了解秘书在辅佐决策中的职能工作内容。 教学重点：决策、科学决策、经验决策和风险决策概念的基本涵义；科学决策具备的要素和一般程序；秘书辅佐决策的地位和在辅佐决策中的主要职能工作。 第五章检查督办 第一节检查督办及其在秘书工作中的地位和作用 第二节秘书部门检查督办的主要工作内容 第三节秘书工作中检查督办的特点和方法 教学目的要求：通过本章学习，使学生了解秘书检查督办职能的地位和作用，检查督办工作的主要任务和检查督办的特点，进而掌握检查督办的方法。 教学重点：检查督办、偏差概念的基本涵义；秘书检查督办工作的范围和对象；检查督办工作的主要内容；检查督办工作的特点和方法。 第六章沟通协调 第一节沟通协调的意义、内容和范围 第二节秘书沟通协调的原理及其特点 第三节秘书沟通协调的原则要求和方式、方法

《管理文秘》作业参考答案

《管理文秘》作业参考答案 一、名词解释 1.信息:信息事物散发的具有新内容、新知识的消息,诸如信号、情况、情报、指令、数据等等可感知的形态。它与物质、能量构成客观世界的三大要素。 1.调查研究:是有目的有计划地使用科学方法, 考察、获取以及分析、 整理客观信息的一种社会活动过程, 或说是一种基于改造客观世界而主动去认识、把握客观事物的活动手段。 3.公文撰拟:是将机关管理思想和意图,通过文字表达,形成公文文稿的过程,也称公文起草。 4.命令:用以发布重要行政法规、采取重大强制性行政措施,任免、奖惩有关人员, 撤消下级机关不适当的决定的公文文种。 5.指示:是用以对下级布置工作,重在阐明指导原则与基本要求的文种。 6.会议:会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种社会活动方式。 7.开幕词:开幕词是展开会议主题的序曲,内容一般有:1、郑重宣布会议开始,造成一种特定的会议气氛; 2、阐明会议目的、任务和意义; 3、概括说明会议的议程安排和对与会者的要求。 8.公文的分送:是把登记后的来文,按照内容、性质分别送给有关领导人阅批和直接送给承办部门办理。 9.指令:是用以发布指示性和规定性相结合的措施或要求的专指性命令。 10.公文管理:是指公文从产生到终止的全过程,包括撰制、传递、办理和保管等四个阶段。 11.会议简报:是反映大中型会议的动态、进程和主要内容的简要报导。

12.闭幕词:是会议的结束语,与开幕词对应。内容有 1、总结会议成果,包括经过会议讨论统一认识, 作出决定,归纳正确意见和建议,加深与会者把握会议精神; 2、提出希望或口号,从贯彻会议精神和将要实施 的长远眼光去激发与会代表和有关群众的积极性; 3、宣布会议闭幕,标志着会议的胜利结束。 13.报告:是用以向上级汇报工作、反映情况、提出建议的文种。 14.公文办理:是指公文管理中生效阶段,包括从收文到办复的若干环节。 15.会谈:会谈是指双方或多方就某些重大问题正式交换意见或磋商。会谈的含义有大有小,大指国家 和地区之间的双边或多边关系;小指两人或更多的人对共同关心的事情的商讨。 16.秘密:广义上说,秘密是指未被人们所知或虽为人们所知但不能公开的事物; 狭义上说秘密是指已 为人们所知,但不准公开或不宜公开而又人为地将其隐藏或保护起来,使人难测知的 事物。 二、单项选择题 1. D 2. C 3 . B 4. C 5 . D 6 . A 7 . B 8. A 9 . C 10. D 11. C 12. B1 3.C1 4.C1 5.B 16. C 17. A 18. B 19. D 20. A 21. A 22. C 23. A 24. B 25. C 26. A 27. B 28. A 29. D 30. A 31. A 32. D 33. A 34. B 35. B36.C37.A38.A39.C40.D 三、简答题 1.公文撰拟与普通写作的区别? 第一,作用对象不同。普通写作的对象是诗歌、词曲、戏剧、散文、小说之类书面文体。公文撰写的对象主要是公务文书。

文秘基础知识试题以及答案精选

文秘基础知识试题以及答案精选 文秘工作的综合性决定了秘书人员既要具有广阔的知识面又要有深厚的专业知识。下面是第一为您精心的文秘基础知识试题以及答案精选。 多项选择题 31.秘书学具有特点。 A.政治性 B 综合性 C 应用性 D 稳定性 32.以个性特征与能力划分，秘书可分为等多种类型。 A.参谋型秘书 B 秀才型秘书 C 公关型秘书 D 办事型秘书 33.秘书工作的政治性体现在等几个方面。 A.阶级性 B 政策性 C 思想性 D 机要性 34.秘书人员应具有的职业道德有等。 A.忠于职守 B 廉洁奉公 C 团结合作 D 相关知识

35.秘书人员需有包括等几个面较合理的知识结构。 A、基础知识 B、综合知识 C 专业知识 D 相关知识 36.人际关系一般具有这样几个特点，即。 A.个体性 B 情感性 C 易变性 D 对应性 37.写作过程中的准备阶段包括几个方面。 A.明理 B 储材 C 辨体 D 修改 38.杂文类是报刊上内容广泛、形式繁多、笔法灵活、风格多样、短小精悍，带有文学色彩的、战斗性极强的社会论文。包括、等各种短文。 A.通讯 B 书信 C 序跋 D 随笔 39.传播文体的一般特点可以概括为公开性、、可读性。 A.真实性 B 针对性 C 事宜性 D 说明性

40.通讯最常风的是人物通讯、。有时以“巡礼”、“侧记”、“见闻”、“报告”等形式写的报道也属于通讯范围。 A.事件通讯 B 工作通讯 C 旅游通讯 D 小通讯 41.消息写作要领有以下几点：、要有立场、要让事实说话。 A.抒情 B 客观 C 公正 D 全面 42.请示写作应注意：、不要事无大小，样样都请示。 A.内容要单一 B 以事实为依据，以法律为准则 C.避免多头请示 D 夹叙夹议，叙议结合 43.批复写作应注意掌握等要领。 A.口气婉转 B 态度明确 C 内容简短 D 紧扣请示 44.会议的作用，主要包括。

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(11)文秘档案管理制度1 XX有限公司文件 2005（4） 文秘档案管理制度 一、目的作用： 公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，保证公司机密不外泄，特制定本制度。 二、管理职责： 1.管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的执行和 贯彻。 2.各部门所涉及的档案资料，有各责任担当负责，应执行本制度所规定的各 项条款要求。 3.管理部应对各职能部门文件资料归档进行监督指导。提高管理技能和工作 效率，使公司文秘档案资料能够得到充分利用，并能为公司的经营提供服务。

三、归档资料的范围和内容： 1.计划性文件资料。包括公司的战略规划、经营计划、各职能部门的工作规 划和计划等。 2.批示性文件资料。包括公司各种指示、指令、考核标准等。 3.法规性文件资料。包括各种需要贯彻的政府规定、要求、标准等文件，以 及公司制定的各类规章制度等。 4.公司的重要决议。包括公司总经理会议所作的决定、决议等。 5.总结性文件。包括公司所作的各类工作总结、月度的、季度的、年度的、 目标计划完成情况的、项目进度情况的等。 6.凭证性资料。包括各类产品销售定单、合同书、协议、契约书、台帐、单 证等原始记录和凭证。 7.汇报性材料。包括汇报材料、统计报表、汇总报表、财务报表等。 8.人事档案资料，包括员工登记表、工资核定发放表、人事考勤等。

9.证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记证、进出口企业资格证书 等。 10.馈赠性资料。包括各种领导、友人、名人、协作单位等赠送的题词、书画、 文献资料、有意义的工艺制品等。 11.协作性文件资料。包括客户技术文件资料、供应商文件资料、封样件、送 样件等。 四、文件资料的立卷归档： 1.档案的收集 凡属本制度第三项所涵盖的文件资料，均应归档统一管理。各部门应做好资料的分类立卷，会计归档类在年度终结后，由财务部编造清册。 1.2 银行票据有财务部立卷留存，各类报表（应收帐报表、销售报表等）报 总经理或其代理人阅后只保留在财务部立卷留存，电脑中的报表应保持 连续性。 1.3 采购合同定单、进舱单、箱单、报关单、保险单等有营

《秘书文档管理》思考题及案例分析附答案解析1

第一章文书和档案 1.试从历史和现实两个角度谈谈文书和档案之间的关系。 【答案】文书和档案之间有着密切的关系，概括地说，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。具体而言，包括以下两层意思： 第一，文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。 第二，文书有条件地转化为档案。 从历史上看，文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。我国从商周时期就出现了文书，相应地，出现了文书工作和档案工作，那时的文书和档案之间、文书工作和档案工作之间没有明确界限，文书部门和文书工作者同时也是档案部门和档案工作者。这种状况一直持续了3000年，其间虽有唐宋时期并不十分明显的分工，但文书、档案工作一直在总体上处于合一状态。 民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法，也就是文书和档案统一分类，统一登记、统一编号。 新中国成立以后的1956年，国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》指出，要在1956年内全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。至此，新中国的文书工作和档案工作各自成为独立的系统。 进入20世纪80年代，“档案与文件管理一体化”的趋势日趋明显，随着办公自动化的不断普及，政府机构、大型企业和事业单位利用内部网络和“文档一体化”软件，将文书的制作、办理等文书程序和归档、检索、提供利用等档案工作程序整合起来，同步完成或连续完成，大大推进了文书工作和档案工作一体化的进程。 通过上面的回顾，可知在历史上，文书工作和档案工作合多分少，将文书工作和档案工作统一管理是当前和今后文件管理的基本趋势之一。 文书和档案之间有密切的关系，也有明显的差别： 第一，二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同。 第二，不是所有文书都可以成为档案，只有一部分文书可以变成档案。档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。 第三，档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。 2.文书和档案各有哪些种类？它们有什么作用？

办公室文秘工作流程

公司办公室文秘工作流程 任务1：撰写公司总结、发言稿等各种生产经营性材料工作程序：上报材料----撰写初稿----领导审阅修改……上交定稿第一个步骤：上报材料 （1）办公室按集团要求，及时通知各部门上报材料； （2）各单位按照时间、内容要求，上报季度、年度总结等材料（电子版）。 存在问题及处理建议： （1）个别部门不能按时上报 产生的原因：工作效率低，最重要是领导重视程度差 解决方法1: 电话催促（可控） 解决方法2：行政手段加大考核力度 （2）总结内容不全面，主要是工作措施多，数据支撑力度不够产生的原因：一是个别部门负责人工作能力很强，但文字总结能力较弱，其总结不能全面深入地反映工作成绩；二是个别部门平时忙于生产，月底时因时间紧不能及时提供准确数据，罗列成绩、措施多，总结分析不够深入；四是部门分工不同，个别职能部门的工作成果难以用数据量化。 解决方法：一是各部门负责人在干好日常工作的同时，加强学习和总结，提高文字总结和分析能力；二是办公室多与各部门加强沟通，督促各部门及时补充提供各种数据；三是各部门要重视对工作的分析总结，做到全面、深入，能确实发现问题、总结出经验、提出对策、

做好下一步工作计划。 （3）生产、销售、财务部门提供的数据存在不统一现象，向集团上报时难以确定。 产生的原因：一是各部门统计的依据、计算方法不同； 解决办法：一是生产科提供的数据必须经主管领导批准后，以向集团上报的数据为准；财务科提供的数据必须在向集团上报数据的基础上，经董事长或总经理确认；二是对外报的总结中，生产数据以生产科提供为准，各车间数据作为参考；收入、利润、回款等经营数据以财务科提供为准，销售部数据为参考；管理费用、营销费用、采购费用等其他数据以财务科提供为准，各部门意见为参考。 第二个步骤：完成初稿（主要是需上交集团的材料） 根据集团及公司要求，办公室文秘人员对各部门工作重点进行梳理，统筹考虑公司全年重点任务及各系统、各方面的工作，全面、深入、有序地总结工作成绩及存在的问题，并根据公司领导班子的意见，提出下一年的工作计划及重点措施。 第三个步骤：初稿审核及修改 （1）办公室文秘人员形成初稿后，交办公室主任审核； （2）办公室主任确定后，电子版发各主管领导审阅，并请提出修改意见 （3）办公室根据各主管领导的意见对初稿进行完善修改 第四个布骤：定稿并上交 （1）将修改后的初稿交总经理审阅并定稿；

档案管理制度汇编模板

档案管理制度汇编

档案管理制度汇编 档案管理制度 ..................................................... 错误!未定义书签。文件管理制度 ..................................................... 错误!未定义书签。档案归档制度 ..................................................... 错误!未定义书签。文书材料归档制度 ............................................. 错误!未定义书签。声像材料归档制度 ............................................. 错误!未定义书签。会计文件材料归档制度 ..................................... 错误!未定义书签。电子文件归档制度 ............................................. 错误!未定义书签。档案保密制度 ..................................................... 错误!未定义书签。档案查阅利用制度 ............................................. 错误!未定义书签。档案鉴定、销毁制度 ........................................ 错误!未定义书签。重大活动档案登记制度 ..................................... 错误!未定义书签。

2016年12月电大《文秘管理与应用写作》期末复习指导

文秘管理与应用写作期末复习指导 一、选择题 1、行政公文又称（D、法定公文），对其种类、用途和格式，有关机构或部门均有专门的规定。 2、（A、调查报告）的用途比较广泛，它可以用以总结一个单位、一个部门甚至一个地区的经验，也可以用以揭露某一方面的问题，或者探明某一个事件的真相，还可以用以介绍某个事物的发展过程。 3、实用型文章特别是用于工作的应用文大都应当具有一种（B、庄重）的风格。 4、（A、研究问题，把握情况）是从根本上提高实用型文章写作水平的途径。 5、（C、范文阅读）是写作的先导和基础，多接触文章实际，是获得对文章的感性认识并有所借鉴、有所提高的重要途径。 6、写作能力是由多方面、多层次的要素构成的，（C、思维能力）和语言能力是其中最为重要的两个要素。 7、按照行文关系和行文方向，命令、决定等属于（C 、下行文）。 8、广义的（A、公务文书）是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文字材料。 9、（B、专用文书）是在不同的生活专业、专业领域或特定的场合专门应用的文书，是与通用文书相对而言的。 10、实用文体是各类实用型文章的总称，而实用型文章是与（B、欣赏型文章）文章相对的。 11、按照行文关系和行文方向，报告、请示等属于（A、上行文）。 12、按照行文关系和行文方向，函属于（B、平行文） 13、公文首页的红色反线，宽度同版心，其值为（A、156mm）。 14、《国家行政机关公文格式》将公文的构成要素划分为眉首、主体和（B、版记）三个部分。 15、（C、公文份数序号）又称印制编号，是将同一文稿印刷若干份时，每份公文的顺序编号。 16发文机关标识一般使用小标宋体字，用红色标识，人们常把（D、法定公文）称为“红头文件”。 17、公文标题应该准确、简要，一般来说，不同形式的公文标题中都应具备的要素是（C、公文种类）。 18、（A、上行文）一般只写一个主送机关，如果还有其他机关需要掌握有关情况，应以抄报的形式发送公文。 19、下面各种方式中不属于公文正文开头写法的方式是（A、指令式）。 20、下面各种方式中不属于公文正文结尾写法的方式是（A、指令式）。 21、下面各种方式中不属于版记构成要素的是（D、发文机关）。 22、文种的选用，除了发文目的和公文内容外，还需要的一个因素是（B、行文关系）。 23、按其内容和功用的不同，可将通知分为批示性通知、指示性通知、告知性通知和（A、任免性通知）等几种。 24、下面通知类型中不属于批示性通知的是（A、任免性通知）。 25、根据具体用途的不同，下面各种类型中不属于通报的是（D、指令性通报）。 26、实用型文章在形式方面的主要特征是带有突出的（D、规范化）特点。27、著名的《英国工人阶级状况》、《湖南农民运动考察报告》，在文体上都是（A、调查报告）。 28、调查的方式很多，（A、开会调查）是最传统的调查方式。 29在现代社会，（C、问卷）是一种最常用的调查方式。 30、在各种调查方法中，（D、抽样调查）的科学性和实用性都是更强一些，因而采用这种调查方法的人越来越多。 31、在语言上，调查报告通常采用（C、第三人称）的叙述方式叙述事实，还可以运用一些比较生动的口语化词语。 32、工作要点、工作意见等文书，多涉及工作任务、步骤和措施等，可以划归（B、计划）。 33、下面各条表述中，不属于公关文书应当具备的最为突出的特点的是（D、时效性强）。 34、感情色彩较为浓烈，措辞热情、庄重，是（A、贺电和贺信）的重要特征。 35、一般来说，由封面和内文两部分组成的公关文书是（B、请柬） 36、下面各组成部分中，不属于求职信正文内容的是（B、个人简历） 37“这个几百万人口的大城市，每天都要产生两千七百多吨垃圾，但街道却保持着长年整洁。这样大量的垃圾是怎样处理的？不久前记者随同垃圾清运车目睹了这个紧张战斗的过程。”从写法上来看，这段新闻导语属于（C、提问式） 38、即要能高度概括新闻事实，又要新颖独特，要能起到吸引读者作用的是新闻的（A、标题）部分。 39、合同不仅要反映当事人各方的利益，也要反映当事人各方的责任和义务。这里强调的是合同的（B、合意性）。 40合同的中心内容是（D、标的） 41、（A、事实）与理由是民事起诉的核心内容。 42、下面各类文种，不属实生活文书的是（A、通知） 43、下面各类文体中，不属于公开发布的告知性文书的是（D、条据） 44、下面各类文体中，不属于字据的是（D、条据）。 45、下面四类启事中，在用途和内容上与其他三类不同的是（A、征订启事） 46、下面四句“启封辞”，不用于一般长辈的是（C、安启）

《秘书文档管理》思考题和案例分析参考答案(编辑定稿)备课讲稿

《秘书文档管理》思考题和案例分析参考答案(编辑定稿)

第一章文书和档案 1.试从历史和现实两个角度谈谈文书和档案之间的关系。 答：文书和档案之间有着密切的关系，概括地说，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。具体而言，包括以下两层意思： 第一，文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。 第二，文书有条件地转化为档案。 从历史上看，文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。我国从商周时期就出现了文书，相应地，出现了文书工作和档案工作，那时的文书和档案之间、文书工作和档案工作之间没有明确界限，文书部门和文书工作者同时也是档案部门和档案工作者。这种状况一直持续了3000年，其间虽有唐宋时期并不十分明显的分工，但文书、档案工作一直在总体上处于合一状态。 民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法，也就是文书和档案统一分类，统一登记、统一编号。 新中国成立以后的1956年，国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》指出，要在1956年内全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。至此，新中国的文书工作和档案工作各自成为独立的系统。 进入20世纪80年代，“档案与文件管理一体化”的趋势日趋明显，随着办公自动化的不断普及，政府机构、大型企业和事业单位利用内部网络和“文档一体化”软件，将文书的制作、办理等文书程序和归档、检索、提供利用等档案工

作程序整合起来，同步完成或连续完成，大大推进了文书工作和档案工作一体化的进程。 通过上面的回顾，可知在历史上，文书工作和档案工作合多分少，将文书工作和档案工作统一管理是当前和今后文件管理的基本趋势之一。 文书和档案之间有密切的关系，也有明显的差别： 第一，二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同。 第二，不是所有文书都可以成为档案，只有一部分文书可以变成档案。档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。 第三，档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。 2.文书和档案各有哪些种类？它们有什么作用？ 答：文书的种类：文书按其使用者的身份，可以分为私人文书和公务文书。私人文书有书信、日记、自传、遗嘱、家谱、著作手稿、房契、地契等。公务文书即公文的种类很多，可以从不同的角度进行分类。 第一，按作用可以将公文分为通用公文和专用公文两类。 第二，按行文方向可以将公文分为下行文、平行文和上行文三类。 第三，按来源和使用范围可以将公文分为外发文件（发文）、收来文件（收文）和内部文件三类。 第四，按功能性质可以将公文分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文。 第五，按时限要求可以将公文分为紧急公文和普通公文。 第六，按机密程度可以将公文分为机密公文和普通公文。

文件收发及档案管理制度

文件收发及档案管理制度 一、文件收发 第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。 第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。 第三条按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。 二、收文的管理 第四条公文的签收 1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。 2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。 第五条公文的编号保管 1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。 2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用 三、档案管理 1. 公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录，它能反映公司整个活动的历史面貌。它不仅是对公司工作的总结，而且对今后发展也是很有价值的文献宝库。 2 .档案工作的基本原则是集中管理与分级管理相结合，以集中管理为主；界定的部分档案，由有关业务部门管理，以便于利用。 3.凡属档案工作，都必须维护档案的完整与安全。 4.档案机构的主要职责

⑴制定档案工作的规章制度。 ⑵对文秘部门和其他业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。 ⑶负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档案，确保档案质量。 ⑷积极开展档案的提供利用工作。 5 、公司档案的构成与分类 ⑴公司档案是指公司在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成包括党政、经营、技术、产品、设备(仪器)、基建、会计、人事和声像、荣誉等。 ⑵档案分类 ①党政文书档案 主要指公司党、工、团组织和行政机构长期工作中形成的文书，经立卷归档后形成的。它是公司对方针政策贯彻的基本思想和基本措施，企业工作的指导原则。 ②上级机关颁发的需公司执行的方针、政策、指示、决议、纪要等文件的全部，以及内公司发布的自制文件的全部和各种规章制度。 ③公司的重大决议，包括党委会、职工代表大会、股东大会、董事会、公司总部行政会议等形成的文件。 ④计划和总结性文件。 ⑤统计年报表，包括党员年报及名册，干部年报及名册、团员年报及名册等。 ⑥党政工作中的其它文件，包括公司结构调整，组织机构图、厂庆活动资料、工业普查资料等。 6、经营文书档案 主要指公司在生产经营活动中所形成的各种统计报表、合同协议、凭证记录、市场信息等文件材料。 ⑴计划类文件。指公司生产计划、营销计划、财务计划和其它专项业务性计划。 ⑵指导类文件。指计划指标、技术指标、质量指标、市场销售指标等。 ⑶价格类文件。指产品出公司价格、公司内部劳务价格、原材料计划价格等。 ⑷凭证类文书材料。指在经营活动中形成的原始记录和凭证，如财务状况、能源消耗、产品销售等的原始记录。 ⑸有关经营管理的文件、各类管理制度和工作指令等。 ⑹技术档案 主要指公司在科学研究、产品开发、引进技术和设备等有关科技活动中形成的档案。它是重要的技术活动和重要的技术资料，是与公司的生产和科技密切相关的资料。 ⑺技术研究档案。它是科学研究过程中形成的关于科技成果、科研数据、工作状况指标等材料。 ⑻产品档案。它包括产品设计、产品工艺、产品技术标准等方面的材料。 ⑼设备(仪器)档案。它是设备、仪器生产、使用、维修、改造过程中形成的材料。 ⑽基建档案。它包括工程设计、工程施工、维修、交工验收等方面的材料。 ⑾引进资料档案。它包括引进产品交往的文件、考定资料、产品兰图、底图等。 ⑿会计档案 主要指公司在会计工作中所作的记录，以及一些重要的原始凭证，在会计活动结束后经立卷归档后形成的。它将为公司进行计划工作和财务管理工作提供重要的资料，有利于公司进行计划管理和经营决策。主要包括： ⒀会计报表档案。它指全面总括反映公司在生产经营过程中的财务状况，成本水平和财务成果的数据报告归档后形成的资料。

13春学期管理文秘期末考核作业

东北大学继续教育学院 管理文秘试卷（作业考核线上） A 卷 学习中心： 院校学号：姓名： （共页） 题，每题一不定项选择题（共93分） （）1. 秘书要维护领导层的内部一致性，就必须：按职责分工请示汇报勤 于向主要领导请示汇报A B 不在别后发议论不越级汇报 DC ）2. 在公文处理过程中，不属于秘书工作范围的是（ BA起 草校核催办 D C签发）。抄送机关指（3. 办理或答复收文的机关 BA收文机关 C D必须送 达的机关需要了解收文内容的机关. ）。 4. 从行文关系和行文方向上，公文可以划分为（杂体文书. . B. . A特急件急件平件；行政公文法规与规章文书 C. 下行文平行文 上行文. . 泛行文 . . D机密件普通件保密件请阅读材料：5. 100 一向被认为招工难的煤炭行业最近出了桩新鲜事：山西大同矿务局云冈 矿计划招收人，还有不少科室人员打“请调报告”，要求下井当采煤名井下工， 报名人数竟达980经济等方面大幅. ?为什么云冈矿的井下工这样吃香工。这是 由于该矿对一线工人在政治度实行倾斜政策的结果。这个矿制定了井下工超产加 价的“上台阶”分配方法，超产越多，收入越高，有的工人月收人逾千元。矿里 分房，一线工人有优先权，去年盖的所有％。加上采煤机械化程度已达到70新 楼都分给了井下工。年终评劳模，一线工人占了． 100％，安全也有了可靠保障，工人真正感到腰包鼓了，地位高了，当矿工光荣。 下面是从消息一中提炼出的观点，较为恰当的是( )。 A 要加强对职工的思想政治教育。 B 要充分运用经济手段调动职工积极性。

C 要提高一线职工的政治. 经济待遇。 D 要改善一线职工的生产和生活条件。 E 不能忽视职工的物质利益需要。 6．向不相隶属机关发文，属于( )。 A上行文 B平行文 C下行文 D上行文或平行文 7．《中共中央关于印发<中国共产党纪律处分条例(试行)>的通知》是（） B转发性通知发布性通知A D批转性通知 C指示性通知 ( ) 上级机关答复下级机关的请示事项应当使用8. 批复 B A批转 D通知 C批示 ）。 9. 请示结尾常用的词语是（ B特此报告A妥否，请批复请参照执行C请各周知 D 4题，每题6分）二名词解释与简答题（共 1办公物品管理 2公文的主题 3简述隶属关系于非隶属关系。 4简述行政公文中“命令”和“决定”两个文种的区别。 三材料分析题（共1题，19分） 秘书小刘正在电脑前打合同，电脑上显示的正是合同条款。 桌上电话铃声响起，小刘立即接起电话：“你好，海王集团公司。”

教学秘书工作职责及管理制度

教学秘书管理制度 为了更好安排和管理各类教学、带教、继续教育和学术活动，经医院研究决定在全院各临床（医技）科室设立教学秘书，各科医、护各1名。具体规定如下： 一、教学秘书由科室主任、护士长提名推荐，由科教科、医务部、护理部共同审核，经院领导批准后正式任用，任期二年。任用期间每月给予津贴100元。 二、教学秘书是科主任、护士长的教务工作助理，其任务是协助科主任、护士长搞好教学、带教、业务学习、科室人员继续教育、安排科室有关学术活动等工作。教学秘书业务上受科主任、护士长及科教科的双重领导。 三、教学秘书工作内容： （1）协助科主任、护士长管理本科室的研究生、进修生、实习生，安排见习活动（接到安排表后，及时备课并指定好指导老师），检查带教计划执行情况。 （2）维护正常带教、学术活动秩序，了解教师、学生（研究生、进修生、实习生、见习生）的教学情况，及时处理带教、学术活动过程中出现的问题。定期向科主任汇报病区带教情况，提出改进带教的意见或建议。 （3）负责实习生进科教育，介绍科室情况各项规章制度，职业道德等，根据实习大纲和实习计划要求，安排实习轮转程序。安排好带教老师，指定专人负责，明确带教任务，经常检查督促带教工作。 （4）负责组织安排科内的专题病例讨论，病区小讲座，教学查房，并予登记备案。 （5）组织督促本科室工作人员和各类实习进修人员参加科教科安排的各类业务学习、继续教育和学术活动。 （6）负责组织本科室人员进行科内业务学习（每月不少于2次），并做好记录及签到。

（7）协助科教科做好各类考试（实习生出科考试、医务人员三基考试等）的考务工作。将科教科批准的考试安排通知有关的师生和医务人员。 （8）严格执行实习生出科考试和基本技能考核工作，并及时填写好实习生的实习评语和出科考试成绩，并登记备案。 （9）负责本科室教学档案的整理保管工作。含教学文件、教务档案、教师业务档案、学生学习档案和学生考试答卷等（即各专业教学计划、教学大纲、教学工作总结、教学质量调查表、学生的成绩表、鉴定表等），并按规定时间将有关档案材料移交给科教科。 （10）严格实习纪律，必须凭科教科的轮科条接收学生，认真考勤，对违反纪律和规章制度的学生及时向科主任或科教科提出处理意见。 （11）协助科教科开展教师教学带教质量评估工作。每月负责提供各类教学资料供科教科进行质控查房。 （12）完成主管领导委托的与教学相关的其它任务。 四、教学秘书的工作依据为《科教工作质量控制考核标准》的要求。 科教科每月对教学秘书的工作职责完成情况进行考核，考核优秀者给予奖励，不合格的将予以相应处罚。每学年评选若干名优秀教学秘书。 本制度自2012年4月1日起施行。 苗木供应合同书 甲方： 乙方：周至县哑柏镇绿星苗圃 经甲乙双方协商同意，（以下简称甲方）从周至县哑柏镇绿星苗圃（以下简称乙方）购买银杏苗木，（用于渭政办发[2010]205号文件，渭南市区绿化），并就相关事宜达成以下协议： 一、苗木数量：

档案管理制度大全

档案管理制度大全 1 2020年4月19日

xxx公司 档案工作管理机构 2 2020年4月19日

xxx公司 档案收集工作制度 为了搞好档案接收、征集（以下简称收集）工作，不断丰富档案室的室藏，建成永久保管全公司档案的核心基地，具有独特内容和方式的历史记载基地，成为集团公司档案史料的管理中心，现根据《中华人民共和国档案法》、《档案室工作通则》及《山西省档案条例》，结合本档案室实际情况，特制定本制度。 一、档案收集工作由办公室主要负责，档案员以接收和整理汇总为主，根据档案目录分类与公司对档案工作的其它规定，进行及时、完整和系统的整理工作。 二、收集对象主要是依照档案分类表，对集团公司、各企业、各部门形成的各类档案资料。 归档范围： 1、公司及党委、工会重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的一切文书等。 3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、财务统计、财务报表及简报等。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 3 2020年4月19日

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 7、各类基本建设资料、经营管理资料、生产技术管理资料、产品加工利用资料、会计档案（凭证、报表、帐簿等）等生产过程管理资料； 8、公司和董事长个人的各类荣誉证书、牌匾、奖杯、锦旗等实物资料； 9、公司各类党刊、内部资料、统计资料、报刊、图书等； 10、对公司宣传报道的各类社会资料如报刊、文件、刊物、专题报道、影视照片等资料；包括董事长先进事迹、社会责任、光彩事业等事迹的报道资料和材料； 11、散存在各单位或部门上、个人手中的历史档案资料，体现公司发展历程的笔记、信札、图象、照片、产品发展史等一切记述、反映我公司生产生活、经济建设和文化建设等发展变化的资料等。 三、档案室工作人员应该详细编制收集档案单位名册，制定接收工作计划，由不定期、定期接收，逐步实行每年定期接收，实现常态化和习惯化。 四、对撤销性的档案需及时接收。 五、坚持接收标准，按照档案接收要求接收档案，填写《档案资料移交表》（表格编号： 10/HFXYJT/DA4YJB），办好档案移交 4 2020年4月19日

最新秘书文档管理试题

秘书文档管理试题 三级秘书资格证考试文档管理相关试题的复习重点，下面给大家介绍关于秘书文档管理试题的相关资料，希望对您有所帮助。 秘书文档管理试题一、档案利用 (一)档案利用的含义 档案利用工作是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。 (二)档案利用的要求:1.依法开展利用工作。2.主动、及时开展利用工作。3.不断完善档案服务方式和手段。4.掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。 (三)档案利用的工作程序 1.熟悉库藏; 2.分析利用需求; 3.选择档案利用方式; 4.获取档案; 5.提供档案 二、档案参考材料的编号 (一)档案参考材料的含义 档案参考资料是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的提供人们参加的档案材料加工品。 (二)档案参考资料 档案参考资料编写要做到真实、准确、实用，注意档案的保密性;问题集中，内容准确，文字凝炼，概括性强。 (三)编写档案参考资料的工作程序 1.确定编写档案参考资料的种类; 2.收集档案材料; 3.进行编写 三、电子档案管理 (一)电子档案的含义:电子档案是在计算机系统中形成的具有查

考利用价值的社会活动的原始记录。 (二)电子档案的特点有：①非人工识读性;②对电子技术和设备的依赖性;③信息的可变性;④信息与载体的可分离性;⑤信息的可共享性;⑥多种信息载体的集成性。 (三)电子档案的种类 1.按照电子档案的存在形成划分，可分为：①文本文件;②数据文件;③图形文件;④图像文件;⑤声音文件;⑥多媒体文件;⑦命令文件。 2按照电子档案的功能划分，可分为：①主文件;②支持性文件;③辅助性、工具性文件。 3.按照电子档案产生的环境划分，可分为一般办公室工作中产生的文件、计算机辅助设计和制造中产生的文件。 4. 按照电子档案的属性划分,可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件和压缩文件等。 5.按照电子档案生成方式划分，可分为由计算机直接产生的文件、对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的文件。 (四)电子档案管理的要求有：①真实性;②完整性;③可读性。 (五)电子档案管理的工作程序:1.电子档案的收集积累;2.电子档案的归档;3.电子档案的保管;4.电子档案的利用。 第四章速记基础 一、速记概述 (一)速记概述: 速记是人们用有系统的、简单的符号及各种有效有规则省略书写方法快速、准确地记录语言和传达语言信息的一种高效率实用技术。 (二)速记特点:速记的特点就是快，速度是速记的灵魂，速记能把

管理文秘复习大纲(含考试内容50—60分)

管理文秘复习大纲（含考试内容50—60分） 一、名词解释题 1.综合秘书：承担全局性秘书工作的人员。 2.仪态：人的举止行为，具体表现为人再行为中的姿态和风度。 3.接待：对因公务活动而来的内外内外宾客的接洽和招待，是一种有着公共关系职能的活 动。 4.横向沟通：一般体现为部门间员工的沟通，再横向沟通中不存在直接的上下级关系。 5.沟通：人与人之间传达思想、观点或交换信息的过程。 6.程序性秘书工作：有章可循的常规性秘书工作。 7.情商：指情感智商，它是人的情感和社会技能，是智力因素以外的一切内容。 8.智商：通过测验测量出来的人的智力指数，是受测者再智力测试上所得的分数，是一个 人与相同智力年龄或同社会阶层的人相比较智力的高低。 9.个别访谈：是指有选择地对一个存在特定社会关系和环境的具有生动个性的特定个体的 访问。 10.会见会见指双方会晤。凡身份高的会见身份低的，或是主人会见客人，又称接见或召 见。反之凡身份低的会见身份高的或是客人会见主人，称为拜见或拜会。 二、单项选择题 1.“秘书”的涵义，有一个( C )的演变过程。 A.由人到物 B.由小到大 C.由物及人 D.由上到下 2.秘书学，从学科大类来说，属于( A )范畴。 A.社会科学 B.人文科学 C.管理科学 D.综合科学 3.( B )，朝廷中出现了最早的秘书机构——太史寮。 A.东周 B.商末周初 C.秦末汉初 D.隋末唐初 4.秘书机构的设置，必须遵循( B )、精简、高效的特点。 A.创新 B.适应 C.求实 D.综合 5.秘书工作的辅助性主要体现在地位的( C )与工作的被动性两个方面。 A.被领导性 B.中介性 C.从属性 D.隐秘性 6.智能结构即( D )和能力的综合反映。 A.智力 B.智商 C.知力 D.知识 7.( A )是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。 A.性格 B.兴趣 C.意志 D.毅力 8.调查研究是一项严肃的科学工作。在具体实践中，科学的调查研究活动必须遵循( A ) 性原则、实践性原则、群众性原则和综合性原则。 A.客观 B.真实 C.谨慎 D.实事求是

档案管理办法素材

公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 2.管理职责 2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。 2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。 2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为： 2.3.1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。 2.3.2协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。 2.3.3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。 2.3.4总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。 3.归档资料的范围、内容 3.1计划性文件资料 包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。 3.2批示性文件材料 包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等；公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。 3.3法规性文件 包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部制定的各类规章制度。 3.4公司的重大决议 包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。 3.5总结性文件 包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。 3.6凭证性材料 包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。 3.7汇报性材料