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2信息沟通管理程序

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2信息沟通管理程序

版本文件修改栏生效日期 A 第一版本发放(ISO9001: 2008版)2019年3月5日编写审核批准文件发行章 1. 0 目的为使公司各部门、各级人员之间建立一个良好的沟通途径和协调方式,加强公司与外部各项信息的良好沟通,使公司各部门的工作得以合法、高效地进行,特制定本程序。

2. 0 范围适用于本公司内各部门/各阶层人员之间各信息的沟通和协调,及与外部信息的联系。

3. 0 职责 3. 1 管理者代表负责编制此程序,并监督各部门贯彻实施; 3. 2 各部门负责按本程序要求,开展相关沟通作业。

4. 0 定义无

5. 0 程序 5. 1 信息交流方式 5. 1. 1 交谈:

凡部门与部门之间,或部门内部人员之间协调处理一般性工作事务适宜使用此方式,采用此方式时,应注意避开生产作业通道或正在运行的生产岗位以及容易发生安全事故的地点,同时注意避免大声喧哗。

5. 1. 2 书面联络:

凡部门之间协调处理较重要的工作,特别是涉及处理工作指令、作业要求等事宜时,部门之间以书面记录表单或内部便签为凭据,进行各信息的及时沟通。

5. 1. 3 汇报:

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凡部门工作在执行过程中,因各种因素的影响而导致工作难以按计划的要求达成,需寻求上级主管协调、支持和指导时,可采用此方式。

按此方式作业时,下级部门须事先将工作汇报的意图以口诉或书面的形式告诉上级主管,以便其安排适宜的时间听取汇报,汇报工作一般应安排在会议室进行。

5. 1. 4 会议:

凡部门内部有重要的生产工作任务需要传达、宣告或部门之间有重要事务需要协调,或本公司有重要的生产工作措施需要讨论、发布执行时,均可按举行会议的方式进行沟通协调,会议一般应安排在专设的会议室进行,以保持其良好的环境和应有的严谨气氛。

a) . 开会前,会议主持部门应提前以合适的方式,将有关开会信息(如开会时间、开会地点、会议主题等)传达至各参会部门或人员(如以电话通知、口头通知、书面签核等方式)。

b) . 对会议的讨论内容及决议事项,会议主持部门应指定专人进行会议记录(形式不定,但必须记录参会人员名单、会议主要内容、会议决议等) ,并在会议后派专人对决议项目执行情况进行跟踪。

c) 对于公司规定的各项例会,会议主办部门可不另行通知,但应作好会议记录,按第b)项执行。

5. 1. 5 宣传栏:

对公司临时下发各项规章制度或决议,可由行政部或其他相关

---------------------------------------------------------------最新资料推荐------------------------------------------------------ 部门负责将此类信息打印并经相关责权人员签核后,张贴于公司固定的宣传栏内进行宣导。

5. 2 信息交流途径 5. 2. 1 部门内部一般工作人员或一般作业人员之间需讨论问题或交换意见时,须在进行此项活动之前征得各自直接负责人的同意,相关负责人在同意其口头申请后,须对此类活动的进行时间做出明确的安排,并按此要求督促活动人员按时返岗作业。

5. 2. 2 当部门内部下级向上级提出沟通要求时,上级应尽量安排时间满足其要求,以便于上、下级之间及时达成共识,利于工作开展。

若因特殊原因不能满足下级要求,上级须直接或委托他人向申请人说明原因,征得谅解,并在后续适当的时机主动与申请人交换意见或委托其代理人与申请人进行意见交流,代理人在受委托后须及时将交流情况转告给申请人,以便做出相应的调整和回应。

5. 2. 3 当部门之间有工作问题需协调处理时,须由部门主管以适当的方式进行交流,拟定出解决问题的办法,若主管之间难以达成共识,则须向各自的上级主管反映情况以寻求更高层次的沟通,以及时获得解决问题的方法。

5. 2. 4 一般情况下,主管级以下人员不得越级向上反映情况,若因特殊情况,如直接上、下级之间虽然经多次交流,但仍不能获得共识时,下级在向其直接负责人说明原因后可向更高一级

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主管反映情况,寻求解决方案。

5. 3 信息交流注意事项:

5. 3. 1 在进行各项信息交流时,参与人员应以客观事实为依据来阐述表达各自的看法和观点,尽量避免使用主观臆断性的推断或结论。

5. 3. 2 在讨论问题时,要注意围绕中心议题进行,尽量避免涉及与本次讨论主题无关的内容。

5. 3. 3 在进行交流讨论时,要注意保持文明、礼貌、谦让、包容的态度和作风,对不同的观点可以评论,但不要发展成无序的争吵。

5. 3. 4 当下级出现工作失职或失误时,一般情况下不要在公共场合对其进行批评、指责,特别是当其部属在场时,更应尽力避免,以维护其自尊心及应有的工作权威。

5. 3. 5 若交流双方一时难以达成一致意见,双方此时均应保留意见,按各自原来的工作规定开展作业,不得强行要求对方接受自已的观点和意见,也不得因此给对方或对方部门设置工作障碍。

5. 3. 5 当交流双方属上、下级关系时,若因工作方法或生产任务或工作安排等方面问题难以达成统一意见,除非上级的意见或指令明显违反本公司质量体系文件或本公司制定的其它规章制度外,否则,下级必须接受上级的工作指令并服从有关工作上的安排。

5. 3. 7 若交流过程中出现严重的违法违纪现象,则当事人须接受有关法律/法规或本公司相关规章制度的管制。

---------------------------------------------------------------最新资料推荐------------------------------------------------------ 5. 4 对外信息交流 5. 4. 1 总经理负责日常工作中相关法律、法规及其他要求的收集。

5. 4. 2 总经理及时把相关信息反馈至行政部,由行政部负责将此传递至相关部门,各责任部门应严格执行。

5. 4. 3 市场部负责与客户间相关信息和要求的接收、归档、答复(详见《顾客沟通与服务控制程序》)。

6. 0 相关记录 6. 1会议记录

7. 0相关文件 7. 1《文件和记录控制程序》

8. 0 附件无

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