机关数字档案室及档案数字化建设方案

《数字档案室》建设方案适用于机关单位、团体及其他社会组织

目录

一、背景 (1)

二、建设原则 (1)

三、建设目标及内容 (2)

（一）建设目标 (2)

（二）建设内容 (2)

四、建设方案 (3)

（一）数字档案室系统建设方案 (3)

（二）档案数据资源建设方案 (13)

（三）应用及存储体系建设方案 (15)

一、背景

机关档案工作是国家档案事业的组成部分，也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。随着档案信息化建设的逐步深入，传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的严峻挑战，是档案信息化建设中亟需强化的重要节点。

2015年国家档案局针对机关档案室发布了《数字档案室建设指南》要求逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。国家档案局局长李明华在部署工作中强调各地区各部门要依据数字档案馆（室）的建设标准继续推进国家级数字档案馆（室）示范点建设。数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。2017年，我公司多次协同各机关档案室建立数字档案室示范单位且赢得了上级主管单位的一致好评。

建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机关行政效率和公共服务能力；有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。

二、建设原则

数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。

1.1资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。

1.2标准规范。数字档案室建设应统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作、档案室与综合档案馆之间关系，严格遵循既有标准和规范进行系统设计、建设，实现文档一体、馆室一体。

1.3整体推进。应将数字档案室建设与机关电子政务和信息化建设密切结合起来，统筹考虑数字档案室系统功能、文件格式要求等因素，整体推进数字档案室实施方案。

1.4确保安全。数字档案室建设应建立健全安全管理制度，按照信息安全等级保护和分级保护要求采取安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，完善灾难恢复应急机制，确保数字档案室建设和运行的安全。

三、建设目标及内容

（一）建设目标

通过数字档案馆（室）的建设，实现档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进机关单位提高管理水平，为未来持续健康发展提供有力支撑。

（二）建设内容

1、建设数字档案室系统

数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。

2、建设档案数据资源库

通过对各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。3、建设应用及存储体系

档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应用软件等基础设施来实现。因此，在这个系统的建设中，应用及存储建设也是不可缺少的一环。

四、建设方案

（一）数字档案室系统建设方案

第一节系统管理

一）系统登录

1.用户名和密码登录

为了防止无关人员进入系统对文件或数据访问，系统对用户进行身份验证，系统使用用户密码验证。如果验明他为合法用户，可接受他进入系统对相关的业务访问，如果验证不合格，该用户就会被拒之系统门外。系统针对用户的密码实行加密。

2.角色界面划分

登陆后显示的个人门户，根据用户角色不同，显示不同。

3.登录痕迹

系统对用户的每次登录的时间和IP都会有记录。

二）用户管理

用户信息支持与用友NC系统用户信息同步，需提供接口规范。

用户是档案的最终管理、使用与利用者，因此有效的管理用户对档案的安全起到了关键的作用。系统提供了角色/用户的管理方式。系统支持新建系统用户信息，能对用户信息进行修改、删除等操作，能查询所有用户信息，包括用户角色等。

1.角色

拥有一定数量的权限，可以包含用户(以实现权限的继承)，角色内用户继承角色的权限。即一个用户属于角色之中，一个角色可以包括多个用户。其权限级别低于用户具体权限。

2.用户

权限的拥有者或主体

系统提供一个默认角色：超级管理员，也可以根据自己需要添加修改角色。通过角色/用户体系完成对用户的分组分类，在赋予档案权限时将提供更加灵活方便的设置。

三）角色功能管理

因为档案是具有保密性，所以权限的管理就是即要保证档案的利用，又要保证相关密级的档案受到访问限制。权限体系的建立是通过超级管理员的身份赋予各个非档案主管用户档案利用权限。

权限根据用户与角色来分配。分为四个权限体系：

1.功能权限

功能权限完成档案员档案业务权限设置。例如录入、删除、统计等功能权限。

2.档案权限

档案权限是用来建立档案利用用户对具体档案库的著录项/条目/原文的查看权限。条目/原文权限包括读写目录、只读目录、只读原文、读写原文、禁读原文，同时也可以定义具体的著录项权限。

受控文件，用户设置档案文件状态为受控，此类文件将不参加权限体系，任何用户都必须通过借阅/审批机制进行浏览。

开放文件，用户设置档案文件状态为开放，此类文件将不参加权限体系，任何用户都能直接进行浏览。

记录集/原文集权限的定义使利用人受到更加严格的权限控制。

3.文件权限

文件权限是赋予用户档案文件的操作权限。

4.网站权限

网站权限是赋予用户利用平台栏目的访问权限。

四）部门管理

提供无限次层次的部门设置，可设置部门的排列顺序。

五）岗位管理

可自定义岗位名称，为用户设置相应岗位。

六）个人桌面

包含：

公告通知板块

代办事项板块

系统消息提醒板块

系统设置板块

七）公告管理

1、可添加公司公告，并可以有指定人自行编辑公告内容。

2、可选择公告读者，指定发送给需要的发送人。

第二节档案收集

一）档案目录

用户可以根据档案的不同类型自定义无限层级树形目录结构，实现档案集中存储。

1.档案库管理体系

提供灵活的档案库管理体系，用户可以自定义多级档案室管理体系与自定义多级错层档案类别管理体系，以适应多变的档案管理业务与档案管理制度的更新。

（1）多级档案管理方式

可将档案管理分散到各档案室管理，集中控制，也可以合成一级，完全根据实际情况而定。

（2）多级多层次的档案类别管理

可以根据需要对档案类别进行定制，形成多级别错层次的档案类别。完全根据实际情况实行可维护的档案库类别管理。

2.可维护的档案库管理方式

（1）多种模版供选择

系统在初期需要构筑档案的著录项集、报表等，需要花费大量时间，为此系统提供多种模版供选择，用户可以选择与自己行业相关的模版直接利用或者根据需要调整后利用。这种在模版基础上做简单修改的管理方式，将大大缩短了用户时间与缩小了难度。

（2）著录项可灵活定制

对于已有的模版或用户自己定制的档案库，根据用户使用习惯，档案库著录项的使用程度，可对著录项灵活定制，进行增加、修改、删除、移位管理。用户所需要常用的著录项可意动到醒目与常用位置，方便用户操作。

（3）多种数据展现方式可供选择

用户在处理档案数据的时候，查看调整数据是最常用到的，因此系统提供多种数据展现方式，有表格式查看方式、卡片式查看方式。对于条目列表有4种模式供用户选择，他们是全部、不展现任何记录、最新记录展现方式、分页展现方式。这样用户就能很好的对档案条目进行快速定位和处理。

（4）灵活定义关联档案库

档案库与档案库之间的关系很重要，如案卷关联到案卷下的卷内文件，这对管理档案起到直接有效的管理。系统提供灵活定义关联档案库，根据需要定义自己的档案库之间关联。实现档案之间关系的灵活性。

二）目录权限控制

可限制用户对不同级别档案的权限，档案级别包括：公开、秘密、机密以及绝密；可控制对不同所属人的档案的权限，包括：可以编辑所有，只能编辑属于我的，可以看所有，只能看属于我的和只能看属于我部门的。

三）档案数据建立

录入是档案员最基本常用的操作，增加录入的灵活性与方便性能提高档案管理人员工作效率。为此提供了灵活的数据录入方式：列表式多行录入，卡片式录入及录入控制功能。

录入的条目的位置与大小，下拉选择等也是影响档案工作效率的，因此，系统提供了自定义录入框的位置和大小，可以自定义录入参照，使常用的字段无须录入，只需从数据字典选择定义好的值即可，如保管期限等。系统提供用户保管期限与实体分类的维护功能。

在录入的过程中有时候会造成与上条记录的重复，因此系统又提供了录入携带功能，方便用户在录入下一个条目时候，把不需要录入的重复的值直接携带过来，以减少录入时间(上一条、下一条功能)。

由于档案的有些字段为必录的项目，如果忘记录入，会造成数据的不完整。为此，系统提供了可以控制录入的功能，将关键录入项目设置为必录的，这样用户就不会遗漏所录入的项目了。系统通过格式化录入编码的功能保证用户输入内容规范化，一旦用户没有录入或录入错了，系统会友好提示用户重新输入正确的。

为了更好的方便用户录入，系统对录入的项目做了革新，可以自定义录入项目缺省值，自定义数据增长方式以方便用户以后可能增长的数据录入项，可以定义约束著录保证录入数据的规范。

对于档案条目列表系统提供EXCEL的操作方式，用户可以任意选择多个单元格复制或剪切其内容到其他单元格中。并且可以将选中的单元格内容另存为其他格式的外部文件。

个性化的分组定义提供用户自定义多层次的分组查看方式。

系统提供七种批量处理功能：按字符位置替换、按字符内容替换、插入字符、合并著录项、批量添加记录、替换为序列、字符格式化。

四）档案电子化

可以将扫描的原始档案文件上传至系统中，实现纸质档案电子化，电子化的档案文件直接上传到档案管理系统对应的目录中。

五）电子文件档案收集

1、支持电子文件上传到档案系统。

2、支持OA、NC系统内word、pdf等格式文件数据及时流转入档案系统。

六）音视频文件档案收集

1、建立视音频条目，并将原文件收录到系统、对重要的视频内容进行关键词著录。

2、支持导入音频MP

3、MP4主流格式文件。

3、支持导入视频MEPG、RMVB、AVI等主流格式文件。

4、支持对导入文件进行关键词设置。

七）档案收集进度监控

1、档案担当可实时监控和督导各部门的档案收集情况，确保档案的完整性。

2、支持下达邮件提醒，催促档案收集进度情况。

第三节档案整理

一）档案整理

1.对一文一件整理支持撤件、调件、插件、系统批量整理。

档案经过收集进入系统后，要对形成的各档案进行整理归档。档案整理分两种方式，一种是传统立卷，一种是一文一件整理方式。

（1）归档文件整理

对已经收集录入的档案进行一文一件归档，选择要归的档案与所归的档案目标库，将档案归到需要的档案里，形成归档文件。归档时可根据要求自己定义档号规则，自动生成档号。支持预归档处理流程，流程由用户自定义。

（2）一文一件文件整理

对已经按照一文一件归档方式归档的文件重新进行调整，包括整理断号、撤件、调整件号。

（3）传统立卷

按照传统立卷方式，对档案进行立卷，根据要求自动生案卷级与文件级记录，用户可以自定义档号生成规则。支持预归档处理流程，流程由用户自定义。

（4）传统立卷档案调整

对已经按照传统立卷方式归档的档案案卷、档案文件进行整理，包括案卷整

理、案卷撤卷、案卷调整及文件整理、文件撤件、文件调整、文件移卷、页数转页号。

2.支持单文件操作，支持多文件批量操作。

二）档案保管

1、针对档案类型、档案产生部门，系统自动生成保管期限和分类号。

2、支持档案类型设定

3、支持档案保管期限规则设定，并且档案类型与保管期限有对应关系

4、支持分类号规则设定，并且档案类型与分类号有对应关系

三）档案统计

通过多种统计模式进行档案数据统计，并以图形进行展现打印。

图形化统计，支持EXCEL表导出及打印。

可以按规定要求制作并打印出各种的档案统计报表，档案利用情况统计。

1、档案分类别统计

按照单位名称、年度、档案类别、目录、统计出一个保存档案单位、一个类别一个目录一年年度的档案统计项目、单位、年度、档案全宗号、类别号、目录号、案卷号、年度累计，也可以一个类别累计。

2、一个单位档案统计

按照单位名称、档案类别、统计出一个保存档案单位的全部档案统计项目单位、档案类别。本年增加、本年减少、实有数、逐年累计数。

3、全档案统计

统计出计算存储的全档案数，按照档案保存单位类别年度统计出每个年度的档案数，及逐年累计的档案数，形成年度档案统计报表。

第四节档案管理

一）档案利用统计

对档案利用者、档案利用时间、利用次数、利用目的进行利用统计，利用人、

利用时间、利用次数、利用目的等等。

档案利用情况统计。

按照年度查阅档案保存单位，统计出年度档案利用情况统计，统计项目：查档次数(查档单位数)、查阅档案数、利用效果(利用目的、工作调研等)，数字统计。以上各项目由档案查询和借阅登记自动累计产生，不必单独录入信息。

二）档案库房管理

图形化方式模拟展示实体库房密集架或档案柜布局、实体档案摆放情况，支持仓库布局及档案柜基础数据维护。

三）档案关键词管理

在系统录入时自动生成关键词，能够全面地反映档案内容，支持关键词规则设定。

第五节档案利用

一）档案检索

（1）OCR识别：

检索是用户经常查询，浏览档案所必须的要求，快速方便的检索有助于提高用户的效率，为此系统提供了多样方便的检索方式，以方便用户在庞大的档案里快速检索到需要的档案。

（2）复合检索

由于档案条目的项目多，类型不一，检索起来麻烦，用户要根据多种条件来查询档案条目。复合检索就是这样一个好的检索方式，用户可以选择多个录入项目，并设置条件来查询。要检索的项目不固定，可以任意从档案条目中提取，检索的条件也是多样的，包括：大于、小于、等于、不等于、包含、不包含、左（右）包含、空、非空等高级检索条件。这样用户就能准确从档案中检索到需要的档案。

（3）跨库检索

由于档案库类别很多，有文书档案，科技档案等，检索的时候常需要从不同

库里同时检索，为此跨库检索为用户方便的从各个档案库中快速检索提供了方便。用户输入想要的条件，可选择一个或多个库查询，或者直接检索，系统自动从所有的档案库里检索出用户需要的档案。

（4）目录检索

用户在利用档案的时候，常需要快速准确的从网上找档案，系统提供了目录检索的方式让利用档案的人快速找到需要的档案。用户可以输入将要查找内容的关键字后，系统便会自动从档案库里找出相匹配的所有档案来。这样就给用户查找档案缩小了范围，检索档案也准确。系统支持多关键字检索。

二）档案文件浏览

在系统中集成office、音频和视频播放器等插件，提供在线浏览档案文件的功能。

三）档案授权

1、电子档案的“浏览”、“下载”、“打印”分离授权。

2、支持角色分配，支持功能权限分配。

四）档案发布

档案信息发布，支持信息发布，支持消息分发。

五）档案签批

签字审批可提前在档案管理系统中申请，支持配置审批流程，支持邮件审批和系统界面审批。

第六节档案借阅

一）档案借阅申请

在系统中提出档案借阅的申请，包括借阅用途，借阅的档案类型（电子、实体），借阅时间、是否打印或下载等要求。

管理员记录每次的借阅人姓名、借阅文件的有关信息、借阅时间以及设置借阅人的借阅期限。另一方面，还能用归还管理对已借出的文档进行归还管理，利用催还管理检索到期未归还的文档，利用借阅统计查看所有借阅已归还和未归还的文档情况。工作人员不需要再像以往那样手工整理大量借阅卡，而是在计算机上指定应归还日期，便可检索出所有当日应归还的文件的信息和借阅人的情况，因此，通过借阅功能，将大大提高了工作人员的效率。

对于实体借阅的登记表和效果簿用户可以自定义报表。同时可以根据借阅目的对利用次数进行统计，用户可以自定义打印的统计表。

二）档案借阅审批

根据审批流的节点，进行档案借阅的审批，审批人可对借阅人的需求进行修改，包括借阅的时间，打印和下载等需求。

三）档案收回

电子档案借阅到期后，自动收回，实体档案借阅到期后，系统以消息方式进行提醒归还。

四）实体档案借出和归还

实体档案借出和归还时都通过条码扫描的方式进行。

第七节审批流管理

一）自定义审批流程

系统支持用户根据自身需要，自定义业务流，流程的数量和节点可由用户自由制定。

二）消息提醒

业务流进入节点后，系统自动发送即时消息给节点的响应办理人。

（二）档案数据资源建设方案

第一节工作内容

1、完成纸质档案的整理归档

2、纸质档案转化成电子档案，在电脑中方便管理，检索、查阅及打印利用。

3、数据备份

4、工作完成后，出一套适合本公司的档案管理办法及规定

第二节工作标准

一）纸质档案整理方案

1.原文件的请示与批复是分开保管，现按规范将同一事件的请示、批复合

为一件整理。

2.原文件未分年代、部门、保管期限保管，现按照规范将文件的年代、部

门、保管期限进行整理。

3.原文件未加盖归档章，未袪除钉。现按照规范将文件进行袪钉，将一件

文件用不锈钢钉固定，加盖归档章并填写相关内容。

4.原文件未进行编码，现按照规范将一件文件按自然顺序用黑色碳素笔进

行编码。

5.原文件未装入正规的档案盒内，不利于档案保护和提供利用，现按照规

范将整理后的档案装入档案专用档案盒中，并填写档案盒信息（全宗号、年度、保管期限、类目名称、件号、盒号等）。

二）电子档案转化方案

电子档案转化需要完成检索信息录入、原文件扫描处理。

1、档案录入

在档案数字化加工项目中，数据录入依据《档案著录规则》中著录项要求，“数据录入”功能参照档案实体以盒为单位逐盒、逐件进行档案目录信息的录入。

（1）著录时应尊重原文，不随便添加修改一个字符。

（2）数据字段中在著录内容时不要随意增加空格。

（3）标点符号统一使用半角空心符号。

2、档案扫描

扫描时按照扫描页页码的顺序对档案资料进行扫描，为保证档案影像文件的扫描质量，采用彩色扫描，分辨率采用≧200dqi，格式采用JPEG.。

（1）根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪，具体对不同扫描操作员对将整理好的档案资料纸档案扫描的处理工艺如下：

普通纸张：采用高速扫描仪进行连续高速扫描。

破损纸张：如破损严重，且极不平整，则采用平板扫描仪完成。

字迹较浅（如铅笔字）：彩色扫描应调节扫描亮度、对比度。

（2）扫描图像必须完整、不偏斜、不能出现扫描的图片缺少页码或字迹不清晰等。清晰度且与原件一致，不得漏扫、多扫。

（3）扫描完成每份材料后统一保存图片格式为JPEG。

（4）图像文字清晰，便于清楚阅读。

（5）图像正文区影响可懂度的杂质和非正文区应去除，不留文字版面外的暗影，无干扰信息，但应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌。

（6）图像尺寸应以实际尺寸为准。

（7）对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，数字图像整体的偏斜度不得超过0.5度，不得出现图像的部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象，

如原始材料存在部分倾斜，以页面中标题纠正为准。

（8）处理后的图像内容必须完整，与纸质档案一致，图像居中、整洁、美观。

（9）最后成品图像的页数必须与材料页数一致。

（10）材料必须按照分类编码原有顺序摆放，不可反方、倒放

（11）图片不可裁剪过重，保证原有尺寸比例。

（12）扫描时候，材料必须摆放整齐，不可折边扫描，不可压边扫描。

（13）图片看不清的时候，适当的调节亮度与对比度。

（14）图象文件的命名：第一层文件夹以档号命名为全宗号-年度-保管期限-类目名称，第二层文件夹以件号命名，件号文件夹内存储本件扫描图

片，扫描图片以自然顺序命名。

三）数据备份方案

1、将通过验收的以下成品数据进行备份，保证数据安全，备份载体的选择刻录光盘，一式两套进行备份.

2、备份数据内容为扫描原件，及挂接后成品

3、数据备份后在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

四）档案管理规定及办法

在工作中根据实际工作需要，从档案安全及规范角度，在电子档案完成后为本公司制作档案管理办法如：档案收集、归档、使用借阅、数据存储等。

（三）应用及存储体系建设方案

系统硬件设施选型首先考虑用户的实际应用环境及应用需求，其次考虑作为平台的硬件产品的功能和性能，第三要考虑国际国内发展的主要流行趋势，第四要考虑可能采取的策略和技术手段，最后还要考虑项目投资概算及专业技术人员的技术支持水平。应遵循以下原则进行系统硬件选型：

1.网络环境的构建要保证系统和数据的安全、可用，数据传输的畅通；

2.扫描设备的选择要考虑功能和技术参数的先进和操作的简单、高效；

3.服务器选择要考虑系统和数据的安全可用，运行的高速稳定；

4.存储设备的选择要考虑备份策略的完整和未来数据增量的扩容；

5.考虑对现有的投资的保护，在充分考虑以上设计原则的基础上，还需着重考虑已有设备的投资；

6.在品牌方面要考虑现有主流品牌的可用性以及未来国产品牌的替换性，保证系统和数据的可移植性，推荐使用国产品牌。

一）网络环境选择

系统应建立在独立、安全、畅通的网络上，整套系统都在统一的网络机房安全防护内，中心机房内应部署有防火墙、防病毒网关、入侵检测设备等网络安全设备，网络的访问也应配备相应的安全防护系统，保证系统和数据安全。

二）影像扫描设备

影像扫描设备是支撑系统进行电子档案采集的硬件设备，应满足以下要求： 工作状态下，单页采集时间不超过10s

连续扫描速度应不低于每分钟15页

分辨率不低于200dpi

支持SCSI、USB或IEEE1394等接口 支持JPEG图片输出格式

参数型号见表1：

服务器操作系统windows2008server企业版/windows XP/Linux/Unix 数据库Oracle10G/11G企业版25用户

表2

2、硬盘容量选型依据

存储容量的选择根据未来档案电子化加工量的多少来定义，基本计算方法如下：

库存档案X份，每年新增档案Y份，每份档案按Z页计算，电子化扫描按照彩色jpg格式300dpi的参数，扫描图片大小为900KB/页。

硬盘容量=XxZx900KB/页+n年xYxZx900KB/页

磁盘阵列的RAID主流选型为RAID5和RAID10，RAID5是一种存储性能、数据安全和存储成本兼顾的存储解决方案，RAID磁盘空间利用率高，存储成本相对较低，是目前运用较多的一种解决方案，RAID5在磁盘的利用率为（N-1）/N，N为阵列硬盘的数量。而RAID10则是一种高安全性和高投入的存储解决方案，其高性能和高安全性是最大的优势，但是相应的硬盘容量的利用率较低，CPU使用率较高，容量的利用率只有50%，另外50%作为镜像备份提供数据的恢复。用户可以根据自身实际需要来决定RAID的选型，在这里我们推荐使用高性价比的RIAD5作为存储解决方案。

综上，在存储硬盘容量的选择上要考虑库存档案和未来增量档案的电子化以及所选择RAID技术的硬盘消耗。

档案管理部门和电子文件形成部门、信息化部门职责分工及奖惩制度等。

6.3人才保障