信息化时代高校电子档案的归档管理探析

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信息化时代高校电子档案的归档管理探析

作者：周蕾

来源：《文教资料》2013年第03期

摘要：高校档案是高校历史和文化的积淀，是一种重要的信息资源，它真实地记录了学校教学、科研、管理等活动的基本情况，它为高校的教育、科研工作提供素材和凭证，同时还具有文化教育功能，是高校最宝贵的信息财富之一，对学校和社会的发展起着重要的作用。信息化社会的到来，使得长期以来作为信息主要承载形式的档案存储介质发生了巨大的变化，主要表现在以纸张为介质的传统纸质档案正逐步向以磁盘、光盘等形式为介质的电子档案过渡。产生的大量电子档案如何归档管理是档案工作者所面临的全新课题。

关键词：高等学校电子文件档案管理

高校档案是高等学校从事教学、科研、党政管理及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是高校师生创造性劳动的结晶。随着信息化的发展，高校的办公自动化水平不断提高，内部产生了大量的电子档案，电子档案是指以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的数据资料，由此产生的电子档案已在高校档案中占有极大的比重。高校档案关系到学校发展的历史，是历史的积淀，更是见证事关学校发展重大事件的依据材料，关系到高校可持续发展的一个不可忽视的重要问题。而归档是档案管理的一个重要环节，工作中保证电子文件的齐全完整，充分发挥电子档案的作用，是许多高校的不足之处，本文就如何做好高校电子档案归档管理工作谈几点建议。

一、电子档案的特点

（一）电子档案具有快捷性和可塑性。

与纸质档案相比，电子档案具有存储体积小、检索速度快、方便远距离快速传递，可同时满足多用户共享等特点。利用计算机可直接进行文件的修改、收发传递，极大地提高了办文的效率。

（二）电子档案具有对设备的依赖性。

离开了计算机网络，电子档案就不能传递，不能直接阅读，因此，电子档案必须依赖于特定的软件和相应的硬件条件才能识别和利用。如果没有特定的设备和软件，那么电子档案很可能会失去利用价值。

（三）电子档案具有不安全性。