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办公OA系统建设方案7.12

办公OA系统建设方案

北京云族佳科技有限公司---南京分公司

二○一六年七月

目录

1项目简介 (2)

1.1项目名称 (2)

1.2项目背景 (2)

1.3项目建设意义 (2)

2建设单位名称 (3)

3建设依据 (3)

4系统设计 (3)

4.1设计原则 (3)

4.2设计目标 (5)

4.3总体技术 (5)

4.4视觉设计 (6)

4.5总体设计 .................................................................................................. 错误!未定义书签。

4.6功能设计 (8)

5安全体系设计 (15)

5.1病毒防护 (15)

5.2数据库故障防范 (16)

5.3服务器硬件故障防范 (16)

5.4防火墙 (16)

6创新与特色.................................................................................................. 错误!未定义书签。7预期效益分析.. (16)

7.1社会效益分析 (16)

7.2经济效益分析 (17)

8实施进度 (18)

9系统概算 (18)

9.1项目总概算 (18)

9.2硬件设备概算 (18)

9.3软件系统概算 (18)

1项目简介

1.1项目名称

办公OA系统建设方案

1.2项目背景

随着信息化与工业化“两化”融合的不断深入,信息系统已全面融入公司生产、经营、管理和优质服务等各个方面。同时,由于技术、业务、管理体制变革等综合因素的演进推动,公司内部的信息系统往往处于频繁的动态变化之中,对于信息系统充分发挥实效提出了挑战,公司内部在一定程度上出现了信息系统实用化程度不高的现象,制约了运监业务的深入开展。

公司目前在管理上存在重多历史遗留问题,办公过程中数据不能共享,导致内部人员沟通不畅;缺少数据分析环节,资源不能充分利用等等问题。

为了公司日常管理高效并促公司管理水平提高,研发一款性能稳定、功能全面、使用方便、经济有效的办公管理系统是势在必行的。

1.3项目建设意义

对于企业来说,在这个信息资讯不断爆炸的现代社会,拥有一套整合企业内部和外部的各种人、财、物、信息资源,提升管理水平和办公效率,增强企业竞争优势的办公自动化系统,显得更加重要。

协同OA办公自动化系统,以高性能数据服务器和数据库管理系统为核心平台,以现代网络通讯技术为依托,覆盖整个行业的信息系统,以达到各项处理工作系统化,规范化,科学化和现代化。

项目的建设有利于加快公司发展的步伐。本项目的实施将有利于提升公司的形象,提高公司的管理能力,有利于公司又好又快可持续发展。因此,该项目建设是十分必要的。

项目的建设是当前进一步扩大内需,促进经济增长的需要。国务院常务会议布署了当前进一步扩大内需,促进经济增长的多项措施,其中加大互联网+建

设是重要措施之一。

综上所述,本项目的建设是必要的,也是必然的。

2建设单位

北京云族佳科技有限公司是互联网+软件众包领域的先驱者,公司拥有一支一流的技术、内容、品牌研发队伍及分布的国内一线大中城市的营销渠道,并和国内一线互联网巨头强强联手,旗下的“云沃客”互联网云工作众包平台帮助各种软件开发需求方、企业、创业者众包并运营软件开发工作和软件开发需求,并提供专业的基于互联网+的众包解决方案与服务。让云工作成为现实,让开发更简单。

3建设依据

1.我国发布实施“国家信息化发展战略”以来,经济建设得到了飞速发展。企业作为国民经济的基本单元,其信息化应用水平是国家信息化建设的关键,也是企业提高核心竞争力,与国际接轨的重要途径。

2.随着电子政务的蓬勃兴起,各级政府、学校、企事业单位普遍已经开始把提高审批效率,简化办事流程,推进网上审批作为电子政务建设的重要内容。

4系统设计

4.1设计原则

(1)稳定性

系统建设采用先进和高度商品化的软硬件平台、网络设备和开发工具。在进行系统设计、实现和测试时采用科学有效的技术和手段,确保系统交付使用后能持续稳定地运行。

(2)安全性

系统具有一定的容错能力,在用户误操作或输入非法数据时不会发生错误。

如在编辑等操作功能中,对于用户输入的错误信息系统能自动识别,并进行自动修复或提示用户重新输入。

系统外部安全:系统的安全性充分考虑网络的高级别、多层次的安全防护措施,包括备份系统、防火墙和权限设置等措施,保证政府部门的数据安全和政府机密;同时考虑系统出现故障时的软硬件恢复等急救措施,以保障网络安全性和处理机安全性。系统要形成相对独立的安全机制,有效防止系统外部的非法访问。

系统内部安全:在保证系统外部安全的同时,系统也能确保授权用户的合法使用。系统本身具有容错功能,包括出错提示、原因,并能自动或通过人工操作,使出错的系统恢复到正常状态。系统还提供严格的操作控制和存取控制。

系统运行安全:在逻辑上,系统具有抵御对系统的非法入侵的能力;在物理上,系统应保证不存在可能的单点故障,提供资源数据的备份能力。系统支持定期的自动数据备份和手工进行数据备份,能够在数据毁坏、丢失等情况下将备份数据倒回,实现一定的数据恢复。

(3)可维护性

维护方式:系统提供对系统自身的集中操作维护的功能,真正做到使系统能在数据损坏、丢失等情况下将备份数据倒回,实现数据恢复。

维护工作量:系统提供集中的、智能化的维护工具,尽可能减少手工维护工作量,确保系统的正常运行。

(4)易操作性

界面设计:系统提供美观实用、友好直观的中文图形化用户管理界面,充分考虑工作人员的习惯,方便易学、易于操作,含全菜单式处理和各种快捷键操作,保证多数功能一键到达。系统应以图形化的方式提供各种操作手段,充分发挥GIS以图形面对用户的特点,信息的表现方式更直观,效率更高,摆脱过去那种面对大量枯燥的表格、文字信息进行数据挖掘的状况。系统应提供即时在线联机帮助功能,随时对操作者遇到的疑难进行解答。

(5)可扩展性

功能扩展:为了满足用户今后系统扩容和扩大应用范围的需求,系统充分考虑从系统结构、功能设计、管理对象等各方面的功能扩展。

软硬件升级:系统充分考虑软硬件平台的可扩展性及软、硬件的负载平衡机

制。随着关键软件和硬件的发展以及管理功能的增加,系统具有灵活和平滑的扩展能力。关键软件和硬件的发展以及管理功能的增加,系统具有灵活和平滑的扩展能力。

(6)开放性

为了确保应用系统具有良好的互操作性和可移植性,系统的数据格式符合有关国家标准或行业标准。

(7)先进性

系统的设计中,在保证系统稳定的前提下,选用最新的开发软件。所选用的开发工具都是当今世界上具有领导地位的成熟产品,同时具有一定的互操作性,便于系统集成,将国际上软件领域最新的成果移植于本系统,在整体设计思想上,也具有一定超前性,一方面最大限度地保护用户的现有投资,另一方面,使系统具有较强的生命力。

4.2设计目标

平台建设具体目标是实现统一技术支撑平台、一体化采集、信息通信无障碍、统一的平台入口。

结合平台建设,配套完成相关运营应用规范,明确各功能对应的角色、权限、操作等,帮助工作人员更好的使用该平台完成日常工作,确保平台应用可以落到实处。

4.3总体技术

技术选型:前台展现使用JSP和Flex技术;后台服务端采用JAVA技术,JDK 版本为1.6,部分功能采用C/C++技术。

部署模式:整体采用一级部署,应用模块按需混合部署。

开发平台:整体基于J2EE开发平台开发。

操作系统:Linux Redhat 5.4以上、64位。

中间件:Weblogic 10版本以上(建议Weblogic10.3.6)。

数据库:业务处理类数据采用Oracle 10g或11g,实时监控类数据采用实时数据库。

4.4视觉设计

用户在日常工作中频繁的使用系统,长时间的面对屏幕,容易产生视觉疲劳,因此在主色调风格上选取较为柔和的偏暖的色调。同时界面中的视觉元素(如图标、背景色等)在配色上应避免产生强烈的对比,保证用户以一种轻松的心态完成操作。

根据业界发展趋势,系统整体风格更加偏向扁平化,减少色彩和光影对信息传递的干扰。保证用户能够快速的获取信息。

●分辨率

目前显示器均支持1024×768及其以上分辨率。为了保证不同分辨率下的界面的美观,系统支持最小分辨率为1024×768。作为B/S系统,需要为用户提供更多的界面内容,因此当显示器分辨率大于1024×768时,系统界面需要自适应。

为了避免界面在自适应分辨率时严重变形,界面设计和开发时,页面头部高度、左侧菜单的宽度保持固定尺寸,页面右下方主内容展示区宽高自适应。所有自适应板块内的布局结构均不发生改变,图标,文字大小亦不发生改变。

●系统界面宽度设定

系统界面应避免横向滚动条(具有放大、缩小功能的拓扑图除外)。

如下图所示反例:界面中出现横向滚动条,增加用户操作的步骤及时间。

办公OA系统建设方案7.12

在同一界面内禁止出现两条或两条以上竖向滚动条。如下图所示正例:

办公OA系统建设方案7.12

以用户需求分辨率为基础,满屏显示时应自适应所有分辨率。

分辨率尺寸设定

不同浏览器、分辨率下界面设计最大可视区域,如下表所示:

宽屏显示器分辨率有效可视区域(单位:px)

屏幕分辨率1024×768 1280×1024

IE6.0 1003(+21)600(+168)1259(+21)856(+168)

IE7.0/8.0 1003(+21)620(+148)1259(+21)876(+148)

Firefox2.0 1007(+17) 585(+183) 1263(+17) 841(+183)

IE9.0+ 1005(+19) 713(+55) 1261(+19) 969(+55)

说明:比如1024×768 px下IE7.0的可视面积是(1024-21)px×(768-148)px。

宽屏显示器分辨率有效可视区域1(单位:px)

屏幕分

辨率

1280×720 1366×768 1440×900

IE6.0 1259(+21

)552(+168

1345(

+21)

600(+168

1379(+21

732(+168

IE7.0/ 8.0 1259(+21

572(+148

1345(

+21)

620(+148

1379(+21

752(+148

Firefo x2.0 1263

(+17)

537 (+183) 1349

(+17)

585(+183

)

1383

(+17)

717

(+183)

IE9.0+ 1261

(+19) 665(+55) 1347

(+19)

713(+55) 1421(+19

845(+55)

注:标屏指4:3比例分辨率宽屏指16:9或16:10比例分辨率。

4.5功能设计

(一)个人办公

个人办公提供个性化的工作界面,方便用户处理日常的工作事务。

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1、个人设置

对一些信息进行个性化的定义。包括用户的个人资料、昵称、头像、菜单背景色、短信息提示音、系统登录修改密码设置等。

2、首页自定义

根据用户各自需求以及习惯,选择系统主页的布局格式,以及展示信息,提供对系统各项工作、资料、信息的直接显示和调用。

3、菜单自定义

每个用户可以根据自己的需求,添加、排序、还原、隐藏、删除、编辑菜单,创建个性菜单而不影响其他用户系统菜单。

4、菜单快捷组

定义好最常用的项目,实现快捷使用。

5、个人通讯录

个人通讯录属于个人使用,只有自己可以管理和查看。

6、常务安排

常务安排包括日程安排和日常事务以及今日常务。

7、工作日志

工作日志属于个人日志工具,具有日志权限者,可以新建、编辑和删除自己的工作日志和个人日志,只有自己可以查看和维护。

方便用户存放和管理自己的文件。提供多层文件夹的建立、修改和删除,文档查看、编辑、删除、共享、日志。

(二)企业管理

提供了极具价值的企业管理功能模块,规范企业对人、财、物、信息、流程等资源的管理。

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1、协作管理

协作区针对一项任务或者项目,临时组建一支团队进行任务的协作执行。特别适用于针对多人员、多部门、多角色的任务协作。同时再任务执行过程中,可以设定时间期限,任务的后台监控人员(即时了解任务进展以及给予指导),任务过程中需要和产生的文档,任务交流和协作过程中交流、建议的记录。

2、流程管理

可实现对企业各种工作流程的定义,业务数据或公文都可以通过“表单”来体现,具体的工作处理体现为流程的流转,提供流程提交,表单填写,附件上传,流程审批、协办、委办、办理时间限制,流程跟踪,流程图查看,流程到达提醒等强大功能。同时流程可以根据性质进行类别划分,方便易用。集成office文档在线编辑、公文套红、手写签名、电子印章等。

文档管理包括个人文档、功能文档以及共享空间的文件和网络图片。个人文档主要是用于自己查看或编辑的文档。公共文档主要用于管理公司文件,设置文件夹的查看权限、管理权限、新建权限以及下载权限。共享空间的文件和网络图片利于大家查看和下载。

4、行政管理

人事管理主要包括人事档案管理、工资管理及员工工作动态管理。

5、资产管理

包括固定资产参数设置、固定资产管理、固定资产查询、固定资产折旧等。

6、用品管理

办公用品管理包括入库管理、领用管理、批次管理以及办公用品管理。

7、车辆管理

对企业的车辆建立统一的信息库,并实时跟踪使用情况。包括车辆使用申请提交和审批,车辆申请分类管理,车辆使用情况查询,车辆维护记录添加和查询等功能。

8、销售管理

对企业的销售人员进行有效管理,业绩管理、销售任务管理、绩效管理等。

9、财务管理

财务管理主要满足企业收支状况等方面的管理,用途明确,使用很简单。财务软件它以图形化的管理界面

1.有助于会计核算的规范化,有助于带动财务管理乃至企业管理的规范化,

从而提升企业的管理水平,提高企业的效益;

2.提高会计核算的工作效率,降低会计人员在账务处理方面的工作强度,

改变“重核算轻管理”的局面。

3.减少工作差错,便于账务查询,等等。

可以申请会议,并将自己已申请的会议按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出,方便用户查询和管理自己的申请,同时被批准的申请具有短信提醒功能,并使每个人能够清楚查看自己需要参加会议情况。

11、商务管理

商务管理主要包括客户管理、销售管理及供应商管理。

12、计划管理

工作计划管理是提供给领导制订相应的工作计划,并设定发布范围。范围内的人员可接收工作计划并查看详细内容。

(三)实用工具

提供多种实用的办公辅助工具,增强沟通和办事效率,使办公更为便利、快捷。

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1、系统邮件

又分为内部邮件和Internet邮件。内部邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱管理。Internet邮箱在进行相关设置后,便可登录到邮箱管理页面。

2、系统短信

短信是其他消息传递的辅助手段,可以迅速的把消息即时“推送”给用户,

避免事务处理的延迟。短信又可分为PC短消息和手机短信,包括短信编辑、发送、群发、查看、回复、搜索、短信源查看、短信箱管理等功能。

3、公司论坛

可对讨论区的主题、所属部门、发贴方式、开放范围等进行设定,用户可就某个主题进行发贴、回复,并可对帖子进行排列、查询,查看精华帖子和积分榜等。

4、在线人员

查看系统中所有在线的员工,并且可以直接为在线人员发送内部短信和内部邮件。

5、投票调查

可以通过系统发布在线投票调查,即时对内部管理以及这个计划征求意见,提高意见的沟通,后台数据可以统计,提供决策数据。

6、网络硬盘

网络硬盘是针对在网络硬盘设置中设置的共享空间中的文件等内容根据允许权限进行相关操作。

7、图片管理

图片管理是针对图片进行浏览、下载、设置等操作。

8、生日贺卡

生日贺卡是根据在个性设置——个人资料中填写的个人出生年月来计算,由贺卡设置中设置的发送人向出生日期到来的人发送设置的贺卡。

9、使用向导

帮使用人员熟悉系统。

10、快捷查询

方便快捷查询新闻、个人文档、公共文档、内部短信、内部邮件、客户、工作流、人力资源等信息。

11、公共相册

将公司的各种图片资料归集到系统里面,方便员工查看。

12、收藏夹

方便用户收藏和快捷打开自己关注的网页,分为个人收藏夹和公共收藏夹。

(四)信息库

1、组织机构信息

可以查看本单位的单位信息和部门信息。

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2、人员信息

查看员工的信息及在线、外出情况。

3、RSS资讯

资讯订阅就是免费的网络报纸,免费的竞争情报!看到你关注的、每日最新的最全的信息!同时可以将信息放置首页显示,满足领导层每日关注新闻的需求。

4、新闻发布

可编辑新闻并可与office组件进行集成,进行新闻的发布、修改、删除、查询和评论等操作,查看新闻列表,包括标题、发布认、发布时间、点击次数、评论等。

5、公告管理

用于管理公告通知的发布。

6、公共通讯录

管理和查看企业的公共通讯薄,并可按联系人分组、姓氏索引、关键词查询

等。

7、我的助手

提供实用的信息以对企业的办公事务进行支持,包括电话区号、邮政编码、英汉查询、列车时刻、公交线路、法律法规、万年历、世界时间等。

(五)系统管理

系统管理可对一些基本的数据和应用进行配置。通过系统管理,企业可迅速的定义适合自身实际情况的办公应用。

办公OA系统建设方案7.12

1、组织机构管理

建立单位和部门信息,并建立上下级部门关系,形成企业的组织架构;在部门中添加、编辑用户信息;根据实际情况定义角色和权限,并赋给每位用户,使用户只能查看权限范围内的信息和执行相关操作,保证企业的管理规范。

2、角色权限管理

提供对角色的快速定义,并把系统内置的各种操作权限进行组合分配给相应的角色。当某个用户被分配角色的时候,他就自动拥有了角色所被定义的权限。

3、印章管理

设置word文档的电子签章图片,管理图片的使用人员及权限。用户可以自制属于自己的公章图片,放入系统进行个人文档的签名。

4、界面设置

自定义登录界面,设置浏览器窗口标题、主界面设置、底部状态栏置、登录界面图片设置等。

5、菜单设置

为系统管理员提供一个自定义菜单的界面,使公司系统能够按照需求和办公规划更改菜单的名称,以及根据公司的需要添加自定义模块,挂接在系统中。可以“编辑”菜单名称、新建新菜单、新建下级子菜单、更换功能模块。

6、系统日志管理

提供对用户登录系统情况、访问量的统计、对系统的操作记录进行查询和管理。

7、系统资源管理

可以设定每个系统角色占用系统存储空间情况,进行个人邮箱、个人文件柜的容量的限定。可删除指定时间段的旧短信、旧邮件,进行资源回收,以便优化系统占用的空间。

8、系统安全设置

用户可设定图形码,进行身份验证;还可设定密码,有效保证系统的安全。5安全体系设计

5.1病毒防护

服务器上必须安装病毒防护软件及防火墙,建立立体的病毒防护体系。病毒防护软件技术要求如下:

1)必须使用国际知名品牌厂家生产的病毒防护软件,具备技术先进的反病毒核心引擎,可有效查各种木马和病毒;

2)拦截所有已知的恶意软件和病毒,病毒库和恶意软件特征代码库必须能及时更新;

3)必须具备前瞻性防御功能,可以抵御任何类型的新威胁,保护系统免于受到尚未查明的恶意软件攻击;

4)具备分析病毒共同特征的能力,能检测到绝大部分病毒和可疑程序,并提供多种处理和清除办法;

5)可通过限制程序访问系统资源(文件,注册表项,外部驱动器,网络)控制安装在服务器上程序的功能;

6)具备自身保护能力;

7)支持多种操作系统。

5.2数据库故障防范

1)数据定期进行逻辑备份和物理备份。

2)备份策略采用每日增量备份、每周全库备份。

5.3服务器硬件故障防范

实现服务器的冗余配置,保证系统的高可用性。

5.4防火墙

根据系统数据架构设计要求,在关键接入点采用异构方式部署防火墙。防火墙应能实现以下主要功能:

1)对流经的信息进行扫描;

2)能关闭不使用的端口;

3)能禁止指定端口的通信;

4)能禁止来自特殊站点的访问。

6预期效益分析

6.1社会效益分析

我国环境承载能力已经达到或接近上限,推动形成绿色低碳循环发展新方式势在必行。无纸化会议系统既可以帮助企业节约纸张、履行环保责任。

本项目的建设对济结构调整、产业升级以及行业发展将起到积极推动作用,并能为地方增加税源,带动行业、商业服务、软件行业等有关行业经济的发展,

符合目前总体规划的要求,对促进城市经济繁荣、维护社会稳定具有积极的意义。因此,本项目社会效益显著。

6.2经济效益分析

协同OA融合了当前最流行的管理思想,即对工作流、信息流和知识管理的规范管理和增值利用,为用户提供了一个先进、高效的信息化工作平台。同时也降低管理成本,提高管理力度。对下属企业而言,降低工作内耗,提高工作效率。可以从软件和硬件两个反面来体现它的价值。

(一)软件方面

1、整合企业资源。通过网络技术将单位的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。实现各种资源的互相促进和增值,创造发展的最优环境,建立正规、科学、开放的制度和文化,保持行业协会旺盛的生命力,保证行业协会健康持续发展。

2、加快信息流通。下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员,无任何中间环节。公司员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层,便于及时发现问题、改进过程。下属企业可以在第一时间将企业工作情况和工作信息向上反映,还可以在网上轻松、直接的发言、交流,大大加快了信息的流通速度。

3、规范办公流程。建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制,使办公流程变得规范、有序,消除信息传递中的阻塞、延误、失真,不但提高了工作效率,还能大大提升工作执行力。领导层可以清晰、准确的了解事件的倾向性以做出正确的决策。

4、提高办事效率。有效协调各部门之间的协同工作问题,实现高效协作办公。员工能够清晰的查看到当前负责的各项任务状态以合理安排时间。可以快捷的在线发送文件、通知和留言,随时随地都能够在系统中快捷的查看各种资料,调阅并打印出来,省却了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。

(二)硬件方面

1、节约企业资源。大大节约了企业的人力、物力、财力。通过网络系统进行沟通协调,使不同地域的人集中在一起讨论办公,节约了企业的有限资源;通

过网络而不必再电话询问某个项目的进度,可以节省大量时间、精力和电话费;可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰,节约纸张、人力等办公成本。

2、性能好,硬件配置要求不高。协同OA办公系统集成了个人办公、企业管理、实用办公工具、信息库、系统设定等几十个极具价值的功能模块,具备智能流程设计、即时通讯、手机短信、office文档在线编辑、公文套红、电子印章等特性,非常适用于企业的日常办公。对用户硬件配置要求不高,并能普遍适用于多种操作系统之上,可最大限度保护企业在各方面的投入,极大的节省了用户的投资。

7实施进度

8系统概算

8.1项目总概算

8.2硬件设备概算

8.3软件系统概算