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档案室管理规范

1.0目的:对公司具有保存价值的文件、资料进行合理有效的存档与管理。

2.0适用范围:凡是公司内部已经办理完毕的、具有保存价值的文件、资料均

应存入档案室统一管理。

3.0权责区分:

3.1部门文件管理员负责对本部门文件、资料的收集整理并按规定时间交档案

室保存。

3.2档案室管理员负责接收各部门档案,并对档案的保存、借阅、销毁等进行

统一管理。

4.0作业流程图

5.0作业程序

5.1公司档案分类及保存要求详见附件《公司档案分类及保存要求》,各部门

需参照附件要求按时将部门档案资料交档案室保存。

说明:附件未列及但部门主管判定需交档案室保存之资料部门可随时申请缴交

档案室。

5.2档案编号方式

5.2.1为方便档案室管理和部门查询,所存档案室文件均采用二级编码格式,

即一级目录和二级目录。一级目录即档案室查阅的编号,由档案室管

理员编制,是按一年内发生的每类文件为最小单位,加上档案存入区

域编制而成。 编号规则如下:

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5.2.2为最小单位。编号规则如下:

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注:秘密文件请单独存档,各部门文档编号方式同5.2.2。交于档案室时档案袋右上角注明“秘密”两字。档案室管理员需将秘密档案放

置在有锁的文件柜内。

5.3档案缴交流程

5.3.1部门档案缴交流程

5.3.1.1按照5.1附件所列,对于缴交的各类资料,部门文件管理员直接将

《部门文件缴交资料目录》发于档案室管理员(电子目录),再缴

交资料至档案室。

注:部门文件管理员需按《公司档案分类及保存要求》及时缴存需

归档文件,如不及时缴存,第一次警告,第二次直接公告本人并记

入KPI考核,部门主管负连带责任。

5.3.1.2缴交文件应为原件,如部门需保存原件,缴交复印件的需部门主管

审批。缴交至档案室的资料需按类别用牛皮纸袋封装,档案袋正上

方需粘贴档案目录。

5.3.1.3档案室管理员在收到档案后,首先要检查资料目录与实际内容是否

相符,文件有无破损或字迹不清状况。核对无误后双方于《部门文

件缴交资料目录》签字确认,档案室管理员按照一级目录编号,并

存入档案室已划定区域。“秘密”档案由档案室单独存档。未申请不

得借阅。

5.3.1.4《部门文件缴交资料目录》作为档案室接收资料的原始记录,须永

久保存,不得损毁。

5.3.2档案室档案保存要求

5.3.2.1 归档的资料应为原件,若因故无原件的需说明后归档复印件,复

印件要清晰可辩。

5.3.2.2非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。具有永久、长期保存价

值的电子文件,必须形成一份纸质文件说明一并归档,归档资料的

载体和字迹应符合耐久性要求。外文资料若有汉译文的两者一并归

档,无译文的附简要说明后归档。

5.3.2.3 档案室管理员需将档案室内存放的同一年的文件资料按类别分类

统计在《档案室存档文件目录》中,并按年归档同类文件,便于查

找。

5.3.2.4 资料一般一式一份。重要的、使用频繁的和有专门需要的可增加

份数。

5.3.2.5文件资料归档后不得更改。

5.3.2.6档案室要保持干燥、整洁,防火防潮。档案室管理员需定期打扫档

案室卫生,检查档案室资料有无损坏。部门缴交之资料需及时归档。

5.4档案借阅及复印流程

5.4.1借阅/复印文件需填写《资料借阅申请单》,借阅保密等级为“一般”的

文件时,由部门主管签字;借阅保密等级为“秘密”的文件及公司重要

证件,商标及相关资料,特证,行标,企标等,须由借阅部门主管及总

经理签字。

5.4.2借阅人将已签核之《资料借阅申请单》交于档案室管理员,由档案室管

理员于申请单上盖“日期章”(借阅日期以日期章上日期为准),“秘密”

文件须再加盖“秘密章”,登录《档案借阅/复印登记表》后交于借阅人,借阅人在登记表中签字确认。《资料借阅申请单》一式两份,一份档案室

管理员保存,一份放置在借阅文件的存档处,以示文件去向。

5.4.3借阅时间:各部门借阅期限一律为三天,如借阅时间超过三天,请在总

经理审批《资料借阅申请单》时注明,如申请人未能按期归还,按照情节

轻重,予以警告,小过,大过的惩处。

5.4.4各部门不得出现未加盖收发室日期章的保密文件或资料。

5.4.5借阅人于归还时在《档案室借阅/复印登记表》中签名以示归还。

5.4.6《资料借阅申请单》、《档案借阅/复印登记表》由档案室保存备查,

保存期限为1年。

5.5档案销毁流程

5.5.1档案室管理员按照5.1附件《公司档案分类及保存要求》所列存档期限

对档案室文件资料进行保管。

5.5.2每年3月份档案管理员需对以前年度档案室资料存档情况进行总结汇

报,对于超过保存期限资料,需填报《质量记录/文件销毁申请单》,并

附《销毁档案清单》,呈报部门主管及总经理核准后进行销毁。

5.5.3部门主管需核对所附明细与实际需销毁资料是否符合。销毁资料要有人

监督,资料销毁后档案室管理员需在销毁清册上注明“已销毁”字样和

销毁日期,并由监销人签字确认。

5.5.4资料销毁后,档案室管理员在《部门文件缴交资料目录》中记录文件、

资料的处置记录。

5.5.5未经同意,任何人不得擅自销毁任何档案资料。

5.5.6《文件销毁申请单》保存期限为一年,《销毁档案清单》保存期限为五年。

5.6 档案保密制度

5.6.1档案室管理员必须执行保密制度,查取档案一律由档案管理人员进行,

非档案管理人员严禁自行翻找。

5.6.2严格执行档案借阅制度,未经批准不得擅自提供“秘密”级档案。

5.6.3借阅者只能查阅自己所需内容,不得翻阅、摘抄其它内容,须保持案卷

整洁,不得涂改,折迭、拆卷、抽换、污损,违者视情节轻重进行处理。

5.6.4对因特殊情况借出去的档案,要跟催于限定日期内回收,监督其使用情

况。一旦发生失泄密事件,及时上报部门主管,并视情节轻重进行处理。

6.0引用文件

7.0质量记录:

7.1《部门文件缴交资料目录》

注:

(1)此表记录了各部门定期缴交之各类资料。

(2)一档案袋填写一张目录,黏贴于档案袋外,经部门文件管理员、部门主管与档案室管理员确认后签名移交,同时将电子目录发于档案室管理

员,缴交后不得任意涂改,一经发现,立即惩处。

(3)表格需及时更新,一旦有资料缴交,即需立即填至此表,并填上更改日期,并由部门文件管理员交付部门主管审核后,交予文管中心。

(4)各部门文件管理员需按照格式填写,并依《档案室管理规范》规定编码,一级编码由档案室管理员填写、二级编码由部门文件管理员填写。

(5)如为秘密件,请于类别栏中注明。

7.3《档案室存档文件目录》

7.4《资料借阅申请单》

7.5《资料借阅/复印登记表》

7.6《文件销毁申请单》

7.7《文件销毁清单》

8.0 附件

8.1《公司档案分类及保存要求》

盛年不重来,一日难再晨。及时宜自勉,岁月不待人。

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