会议室管理办法

会议室管理办法

第一条为加强中心会议室管理，保障会议室的合理使用，充分有效利用会议室资源，使中心行政工作科学化、制度化，特制定本办法。

第二条申请使用会议室需提前在办公室登记，以此提高工作效率。

第三条公司会议室统一由办公室归口管理。会议室大致位置和名称如下：

1.办公区二楼大会议室

2.办公区二楼小会议室

第四条会议室使用顺序及原则：

（一）第一会议室确保中心主任办公会、月度通气会、党委会、办公会的优先使用；

（三）预定部门有优先使用权；

（四）中心及各部门对外活动的使用；

第五条会议室使用程序

（一）预定者需先行在办公室查询会议室的空闲情况，并登记会议室使用申请；紧急情况使用会议室，须提前电话通知办公室准备；

（二）会议室管理员按照预定单要求，提前10分钟安排做好会议环境、仪器设备、会议服务的安排工作；

（三）预定者按照预定时间、地点使用会议室。

第六条会议室使用部门应当遵守以下规定

（一）应当根据会议规模和情况合理申请会议室，原则上办公室不受理部门组织的5人以下的会议室申请。为保障不影响他人，任何部门（员工）未经预定，不得私自使用会议室资源。

（二）预定会议后，因故会议变动、放弃使用，原则上应在预定使用前30分钟通知办公室，以避免会议室资源的浪费。

（三）会议应严格控制在预定时间内，超时使用必须在（四）自觉保持会议室内卫生，正确使用和维护仪器设备，未经办公室审批，不得擅自改变、损害会议室墙面、地面和顶棚，使用会议室后，应及时切断电源。

（五）会议结束后及时撤除横幅、会标和粘贴物及废弃物。

（六）任何部门及个人不得擅自搬动或挪用会议室配置的设备，如桌、椅等物品，若确需借用，请与办公室联系办理借用手续，事后及时归还。

第七条各部门对于因使用不当造成会议室内配备的设施或仪器设备损坏者，经检查确认后，按实际价值实施赔偿并对相关责任人进行惩处。

第八条本办法由办公室负责解释。

第九条本办法自颁发之日起实行。

会议室使用管理制度

会议室使用管理制度

会议室使用管理制度 第一章总则 为了规范公司的会议管理，加强会议室的合理利用并对其进行有效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好，提高会议管理工作效率、会议质量，确保公司各项目会议的顺利召开，特制定本管理办法。 第二章适用范围 第一条会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门培训及重要来宾接待等工作使用。 第二条本管理办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。 第三章会议的类型及使用原则 第三条公司会议类型有公司办公例会、日常工作会议、重要来宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等。 第四条会议室使用原则： 一、会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；临时情况使用各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商调整使用，但不可影响后续其他预约情况； 二、会议组织部门根据会议类型、参会人员级别和参会人数提前到前台填写《会议室预约登记表》预约会议室；涉及接待重要来宾或专题会议等重大会议时，应填写《会议接待需求表》； 三、如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政部负责人，根据实际

情况协调会议室使用，事后补办有关登记； 四、部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由行政部另作安排； 五、如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。 第四章会议准备 第五条会议组织部门应根据会议类型、与会人员级别等内容，提前到行政部指定人员进行登记预约，涉及重大会议时，应填写《会议接待需求表》，经行政部审批。 第六条所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导都应该做好充分准备工作，以便会议高效、有序进行。 第七条会议组织方或人员的会议前需要准备以下内容： 一、明确会议主题、会议主持人、会议时间、明确参会人员，准备会议议程表、会议资料及签到表，并且指定人员进行会议纪要； 二、涉及接待重要领导或贵宾的会议，需要提前与行政部确认该贵宾或领导的住宿、行程、用餐等安排及相关费用等事项； 三、会议通知由会议组织方或人员发布。 第八条行政部会议前必须根据会议类型及会议组织方需求，需要准备以下内容：

机关事务中心会务管理办法

机关事务管理中心会务管理办法 机关事务管理中心目前接管的会议室有:市政府大楼(301、302、310、319、贵宾室)；123市民服务中心大楼（310、406、606、8楼阶梯会议室、8楼视频会议室）。为了更好的服务市委、市政府领导的会务接待工作，特制订如下会务管理办法。 第一条会务人员要服从领导，听从分配，工作尽职尽责, 避免纰漏; 第二条因个人行为对会务工作造成不良影响的,给予公开批评或罚款，特别严重者直接调离岗位; 第三条会议室服务员接到会议通知后,要提前进行相关会议准备，参照《机关事务管理中心会议室服务流程及标准》、《机关事务管理中心会议室服务员接待细化标准》，高标准完成会务接待工作; 第四条爱岗敬业，忠于职守，不迟到早退，电话24小时开机，及时接听,随叫随到; 第五条会务人员要合理的使用会议室备品,并对备品的使用情况详细掌握,做到勤俭节约，不足及时申请补充; 第六条会务人员要政治思想好、品行端正、作风正派,不背后谈论领导的言行举止; 第七条会务人员爱护设备设施，发现问题及时上报，

如没有解决要再次上报、多次上报直到问题解决; 第八条负责会务工作的科室人员要提前到达会场，做好会议前的服务监管工作，会议结束后检查好各项善后工作的落实情况; 第九条严格执行卫生消毒制度，对茶具等用品做到一会一消毒; 第十条学习消防知识，掌握各种消防器材的使用，发现安全隐患，及时上报，共同做好防火、防盗、防漏水等工作，保证会议安全; 第十一条会议室钥匙指定专人谨慎保管,及时开关; 第十二条会议室服务员有事需向科室负责人请假报备，不得私自出现串岗、脱岗、离岗现象； 第十三条未尽事宜、另行通知。

公司会议室使用管理规定

XXX 集团总部会议室管理使用规定 为加强公司会议室科学化管理、规范化使用，确保各类会议顺利有序召开，提高会议室利用率，特制定集团总部会议室管理规定如下： 一、会议室基本情况： 二、会议室安排： 由行政部统一负责。各部门如需借用会议室，提前一天向行政部提出申请，告知会议人数、会议时间、会务联系人等基本信息，并在签字认可（见附表）。若各部门会议与公司临时性重要会议发生冲突时，须保证公司级会议优先使用；部门之间会议发生冲突时，由各部门之间自行协商解决；外单位借用召开会议与公司或部门会议发生冲突时，须保证客户方使用优先。使用方如因故取消会议，须及时通知综合办公室取消会议室安排。 三、会议室准备：由办公室按会议要求提前做好会议室内设施设备、会务方面的准备工作，室内保持干净整洁，桌椅排放整齐，按会议需要备好茶杯及饮用水。会议室内席卡摆放及座次的安排由会议使用方负责。外单位借用本公司会议室，由借用方负责席卡座次安排，本公司不提供会议用品，若借用方须摆放会标、席卡、鲜花、水果等，可由办公室代办，费用由借用方支付。 四、会议室设备实施：会议室的照明、空调、投影、音响等设备使用管 会议室名称 主要设施 容纳人数 会议室使用规范

理由办公室专人负责，如若使用投影仪、音响设备，应提前通知办公室做好调试、试用准备。使用人员应爱护会议室的会议室设备设施，不得损坏公物，会议室配置的设备、桌椅未经许可，不得随意搬动挪作它用。会议结束后，及时通知办公室检查会场，关好电脑、投影仪、门窗、空调、灯光等设备，待办公室会务人员查看后方能离开。如因与会者使用不慎而造成的损失，由使用者承担。 五、会议室卫生：会议期间应保持整洁；会议结束后，使用部门应及时清理会场，所移动过的桌椅等设施还原，保持会议室整洁如初。 六、会议室管理：办公室会务管理员须严格执行会务管理各项规章制度，努力做好服务及协调工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。 附表：会议室使用登记表 序号使用时间会议名称会议地点会议人数申请部门申请人备注

会议室使用管理制度

会议室使用管理制度 1、目的： 为加强公司会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，现结合公司实际情况，特制定本制度。 2、范围： 公司所有大、小会议室。 3、管理制度： 3.1会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方。会议室由资源管理中心行政部（以下简称行政部）统一管理，负责会议卫生、使用调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。 3.2为了避免会议时间发生冲突，各部门使用会议室需提前一天通知行政部后勤主管，如有需要行政处协办的事项需提前注明，以便行政处根据情况做好相关协调安排。 3.3会议室使用需遵循领导优先，先报备先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。 3.4如需使用会议室设备（电话会议、音响、投影仪等），应提前一天通知到后勤主管提前调试准备，确保会议顺利进行。 3.5各部门在会议期间爱护会议室设施、设备，保持以议室整洁卫生，用完的展示产品或电源线等及时归位。严禁未经同意擅自拆卸会议室设施、设备，如有发生对责任人考核50元，并立即归还或恢复原状。 3.6 会后使用部门负责关闭投影仪、空调、照明等电源，将椅子及时归位，关闭门窗，垃圾自行带走。未关闭电源造成浪费的按运行时间发生的费用计算责任者应承担的损失并加罚20元。

3.7如发现设备故障和公物损坏应通知后勤主管，以便及时修理。 3.8未经允许，任何部门与个人不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到后勤主管许可。借用完毕后，需及时归还，丢失的照价赔偿。 编制：审核：审批： 办公室 2016年12月青山埋白骨，绿水吊忠魂。

公共教室会议室管理办法

附件： 山西农业大学公共会议室和公共教室管理办法 为进一步规范学校公共会议室和公共教室的使用，提高学校资源使用效益，特制定本办法。 一、公共会议室 （一）管理单位 公共会议室是指由学校统一管理和维护，主要用于全校性会议、学术交流、文化活动的会议室。公共会议室的管理单位要定期保养和维护会议室的设备，定期清扫室内卫生，保证会议室干净、整洁，要做好会议室的调配使用、室内安全、设备调试、会议服务等工作。 1.三号楼会议室由党委办公室负责管理。 2.八号楼会议室由校长办公室负责管理。 3.其他公共会议室由后勤管理处负责管理。 4.如有新增公共会议室，由学校明确管理单位。 （二）使用范围

公共会议室的日常管理和调配，遵循分类使用的原则。 1.图书馆学术报告厅、实验大楼博远堂、实验大楼报告厅主要用于全校性学术讲座、学术论坛等。 2.实验大楼会议厅主要用于校领导或各处室、各院部负责人主持的会议。 3.教学管理楼第一、第二会议室主要由教学管理楼内相关部门使用，其他单位也可申请使用。 （三）使用要求 1.公共会议室的使用遵循“先登记先使用，先紧急后一般，先全局后部门”的原则。遇有学校紧急和重要会议，已登记使用会议室的单位应予避让。 2.使用单位应在预约时间到达会议室，超过30分钟未到达会议室，视为自动放弃，会议室可另作安排。 3.使用单位自行负责会场安排、人员接待、会议记录等，会议室管理单位工作人员可以协助。 4.任何单位在使用会议室期间，应保持会议室整洁，爱护会议室的设备设施，严禁私自接拉电源和移动设备。 5.会议室使用结束，应将所有移动过的室内设备还原，关好门窗，关闭电源，确保安全。

会议室使用及管理制度

精品文档 会议室使用规范及管理制度 为规范会议室的使用及管理，为各种会议提供充分的后勤保障和接待服务，特制定本制度。 一、使用程序 1、使用会议室前，需向办公室预约登记，并说明使用时间 等情况，由办公室统筹并公示会议安排。 2、使用会议室前，由使用部门提前布置会议室，必要时办 公室可提供协助。 3、使用会议室期间，使用部门要在会议室门前自觉将告示 牌调整为“会议中”，室内物品设施使用方法见背页“会议 室使用须知”。如需其他帮助可致电88888888。 4、会议结束后，使用部门负责将会议室恢复原状，并将告 示牌调整为“空闲”。 二、管理制度 1、办公室负责定期检查会议室，并督促清洁人员每天上、 下午上班前对会议室进行清理。 2、使用部门和与会人员要爱护室内公物，保持室内清洁， 不得随意将会议室用品带走或挪作他用，损害公物照价赔偿。 3、会议室使用后，使用部门需关闭灯、空调，擦净白板， 清理垃圾，摆放用水，摆正座椅，将会议室恢复到使用状态。

会议室物品摆放标准见背页。 三、本制度自2013年12月起施行。 . 精品文档 图一： 会议室使用须 ①本会议配有会议张1个、白个，空台一般摆放位置如图可会议需要调整位置 ②进门右手处放有现有的类宣传折方便接待时使请联系办公室用如已用完，图二投影③会议如需使用电脑设备，请向办公室借用④电源插座及网线位于会本会议室设有同时桌下ooooooWIF（用户名密码999999纸巾及相关遥控⑤饮用水备摆放在会议桌中间黑色处备用的饮用水放在进门右处。图三：请自觉注各部门使用后并理桌面的空水瓶等垃圾将会充摆放饮用水等物品以备下室恢复使用前状态请使用如确无时间整理办其他同事处理或联系办室 .

会议室使用及申请管理规定

会议室使用及申请管理 规定 Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】

会议室使用及申请管理规定为进一步加强对公司各会议室管理和使用。明晰会议室使用流程。推动公司的办公自动化程序，提高办公效率，公司综合事务部与信息化部就实现会议室申请OA自动化制定了会议室使用申请流程。现将会议室管理、使用作如下规定： 一、会议室使用管理规定 1、公司现有4个会议室，分别为大、中、小和“多功能”会议室。各单位若使用会议室，需提前通知公司综合事务部，统一安排；特别是各分公司在安排各地业务人员回公司前，要首先到综合事务部了解会议室使用情况,然后再选择用会时间。 2、根据参会人数合理选择会议室。 大会议室 35人 中会议室 30人 小会议室 10人 多功能会议室 60人 3、使用会议室若遇冲突，由综合事务部依照轻重缓急的原则协调解决。各部门要配合、服从综合事务部的安排。 4、会议室内严禁抽烟。各单位使用会议室前，由综合事务部负责清理现场，然后移交使用单位，离场时要通知综合事务部验收，若发现用会单位有 抽烟现象，一烟头罚款50元，依次类推，由综合事务部监督，各单位负责人负责执行。

5、保持会议室整洁。不随地吐痰，不乱扔纸屑并随身带走自带杂物等。 6、爱护室内设施。不要在桌椅上乱涂乱划。若有损坏由用会单位承担维修费用。 7、会议所需白板笔、饮水杯，请各单位内勤人员到综合事务部领取。 8、若需投影仪、笔记本电脑，由各单位内勤到综合事务部签字领取，妥善保管使用，完毕后，立即交还综合事务部，以免影响其他部门使用。 二、会议室使用申请流程及有关规定： 1、综合事务部负责会议室的使用申请、审批工作。 2、各单位如需要使用会议室时，需提前2天，在OA办公自动化系统会议室申请项上填写使用申请。综合事务部不再接受电话和派人预约会议室的申请。 3、使用会议室的单位，直接登陆OA办公自动化系统，正确、真实的填写申请会议室的相关内容，如：申请使用会议室的单位、申请人、申请会议室类型、与会人数以及所需设备、会议时间等,然后提交，等待审批。 4、综合事务部根据实际情况予以安排。未经许可任何部门和个人不得随意占用会议室，以免预约会议室的单位无法正常使用。 5、综合事务部必须在申请使用会议室单位发出会议室申请后3小时内回复申请。

会议室管理规定

会议室管理规定 目录 第一章总则 第二章会议室的管理和使用 1、会议室基本情况 2、会议室使用须知 3、培训教室使用须知 4、电教室使用须知 第三章会议室的申请 1、会议室例会管理 2、会议室征用范围 3、会议室的申请使用 4、会议室的设备使用规定 5、会务服务 第四章会议室的管理条款和流程

第一章总则 为加强会议室管理，提高会议室使用效率，规范会议室服务，合理安排各类会议，特制定本管理规定。 第二章会议室的管理和使用 各会议室由总裁办公室——综合事务部统筹协调安排使用，并负责室内卫生清洁、植物更换、设备设施维护保养等各项日常管理工作。 一、

二、会议室使用须知 1、会议室内的与会人员应自觉遵守相关管理规定，未经允许，不能随意移动 室内设施，随意开关和调试电子设备设施； 2、与会人员进入会议室后，应自觉维护环境卫生，严禁将任何食品、饮料等 带入会议室，禁止随意乱丢纸屑、垃圾，严禁在桌、椅、墙上刻、画、涂、写； 3、会议召开期间，会务人员应根据现场情况随时调整相关设备，保证会议的 正常进行； 4、会议结束后，使用部门应及时清理会场，带走会议材料，并及时通知会务 人员检查会场，关好门窗、空调、灯光等设备，未尽上述事宜如造成设备 和物品损坏或丢失的，则由使用部门承担相应赔偿责任并上报行政差错； 5、各部门使用放映厅时，应自行负责各项会务服务，使用完毕后自行完成放 映厅的基本清洁，通知会务人员及时检查设备，关闭音响、视频设备，关 闭全部设施设备电源，由会务人员安排对现场做深度清洁； 6、各部门申请使用放映厅时由会务人员按照“先申请先使用”原则进行安排， 出现使用冲突时，部门间应本着重要、紧急优先使用的原则协调使用；7、如果有长达2小时以上的终端会议召开，为确保各区域会议连接畅通，请 在每2小时休息时间断开5-10分钟后重新连接； 8、所有会议结束后必须立刻通知会务人员，由会务人员对会议室进行整理整 洁，确保下一次会议正常使用； 9、禁止任何部门私自占用会议室，经发现后将全公司严厉通报，所有需求部 门使用会议室前必须征得会议室管理部门的同意后方可使用；

共享会议室使用规则

共享会议室使用规则 This manuscript was revised on November 28, 2020

共享会议室使用须知及注意事项 为进一步加强会议室的规范化管理，确保会议室合理有效的使用，充分发挥其作用，提高空间利用率。魔办空间现对会议室的使用作如下规定： 一、使用须知 第一条：共享会议专门用于召开会议，接待来宾，培训员工以及举办活动的场所。会议室由魔办空间运营中心统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。未经允许不得擅自使用、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。 第二条：会议室实行提前预约制度。为避免会议发生冲突，各公司使用会议室，需提前1天通知魔办空间运营中心，重要活动需提前一周预约。临时召开的紧急会议需使用会议室时，应及时向魔办空间提出申请并在会后进行补办相关登记。钥匙在魔办空间运营中心处领取。请各位在登记处留意所需借用的时间段是否已经被借用，以免造成不必要的麻烦。在各公司借用时间发生冲突时，原则上以登记表上登记顺序判定，或由各公司之间协商解决。 第三条：会议室在使用时请保持内部的整洁，在使用完毕后对会议室进行必要的清扫，复位桌椅，关闭电灯，不允许在使用会议室后有脏乱的情况的发生。一经发现，取消该借用公司（借用人）使用会议室的权利一个月。 第四条：申请使用会议室时，需填写《会议室使用申请单》，说明会议相关情况。比如明确使用时间、参加会议人数等，如有需要魔办空间运营中心协助办理的事项需提前注明，以便运营中心根据情况做好相关协调安排。具体请参考附件1。 二、注意事项

第一条：应在所预约时间达到会议室，并开始使用，若长时间未到，则会议室使用权由运营中心另作安排。 第二条：如公司临时取消申请，再需使用时，需重新申请，公司以及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时间使用，但若紧接的时间段内已经安排了其他公司使用，超时的公司必须离开会议室，终止使用该会议室。超时间使用的公司需在会议后补交超时所产生的费用并填写表单，详情请参考附件2。 第三条：与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿，任何公司和个人不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。 第四条：会议结束后，使用人进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源，相关人员及时整理会议场地，如发现设备故障或公物损坏及时报至魔办空间运营中心，及时维修，确保其他会议的准时进行。并向魔办空间运营中心交还钥匙。 第五条：会议室活动结束后，由使用公司对会议室进行清扫和整理，将移动的桌椅及时放回原位，以方便其他公司使用。请各位在离开会议室时带走自己的随身物品，若因遗落而丢失或被清理，魔办空间将不承担任何责任。 三、会议室使用的计费标准 会议室使用时间上午9点-晚上6点，仅白天开放；根据企业租赁面积大小，赠送免费使用时段，每天可免费使用一次，赠送免费时段不可以隔天累积使用，2小时之内免费，超出部分，按100元/小时计费，不足1小时的，按1小时计。 请各企业自觉遵守会议室各项规定，配合运营中心工作人员管理。 杭州魔办科技有限公司总经理办公室 2018年6月1日附件1：

会议室使用管理制度95185

会议室使用管理制度 1. 目的 为了加强会议室的管理，做到合理使用，有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用，提高会议室的利用率，特制定本规定。 2. 范围 本规定适用于中心各会议室管理。 3. 职责 3.1 办公室负责公司会议室的安排和管理，保证室内整洁卫生，设施完好。 3.2办公室负责会议室的钥匙，会议室设施、卫生等管理。 4. 内容 4.1 会议室仅限于本公司用于举行会议，接待访客、商务研讨，招聘等工作，各部门安排的各种会议、工作需提前登记，由办公室负责安排时间，避免发生时间冲突。未经允许不得擅自使用，如特殊情况需借他人使用，需通过申请经办公室同意方可。 4.2 各部门因公使用会议室，原则上须提前一天需填写《会议室使用申请表》报备办公室，会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。由办公室协调安排后，方可在公司前台处领取钥匙，并使用会议室。 4.3 各部门在使用会议室时，不得在会议室吸烟、大声喧哗，以免影响到其他同事正常办公。 4.4 各部门在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保持会议室的整洁，用完后所有设备放置原位。会议室配置的影音设备由行政部负责监

督管理，各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的，须追究当事的相应责任。 4.5 会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部同意任何人不得拿出会议室或作为他用。若确因需要借用，必须征得办公室同意后方可动用，事后归还原处。 4.6 凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排，办公室协助提供会议用品（包括茶叶、水果、面巾纸等），不得在会议室内随意乱贴乱画。 4.7 会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由会议室原则上由使用部门负责，办公室协助指导使用。若主办会议部门要求悬挂会标，专题会议后应将会标立即撤销；若有其他特殊性要求，需提前申报，经办公室同意后，方可进行。 4.8 行政部按每周会议安排表提前准备好会议室，及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排，安排清洁人员做好会议室整洁工作，保证桌椅排放整齐，地面干净整洁。并按会议需要备好茶杯，饮用水，会后及时打扫清理。 4.9 会议结束后，使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理和物品整理，并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，并及时将会议室钥匙退回公司前台文员处，并由人员核查使用后物品状况。如因与会人造成的损失将追究使用人的责任。 4.10 行政部要每天做好会议室场地及消防安全、设备检查工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。

会议室使用管理办法

会议室使用管理办法 第一节实施目的 第1条.为了加强公司会议室的管理，提高使用效率，规范公司会议室使用流程，保障会议室的有效使用和公司重要会议的正常举行，特制定本管理办法。 第二节定义 第2条.公司会议室是指标有“会议室”字样的大会议室，其他部门内部用的会议室及两个小会客室不含在内，以下内容里简称：“会议室“。 第三节适用范围 第3条.会议：公司会议、部门会议、项目会议等各类会议； 第4条.接待：销售客户接待、供应商接待、其他等各类接待工作； 第5条.培训：公司和部门组织的各类培训； 第6条.活动：公司或者部门组织的可以在会议室内举行的小型活动； 第7条.招聘：公司招聘业务需求时应用。 第四节会议室使用规定 第8条.公司会议室由人事行政部统一管理，负责使用登记与调度，以及会议室的设备物品管理等相关事宜。 第9条.为保障公司会议室的正常使用，会议室空闲时间不做他用。未到人事行政部登记使用，任何部门和个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。 第10条.因会议室是公共场所，为了您和他人的身心健康，故会议室所有时间段禁止吸烟。 第11条.会议室实行提前预约登记制度，相关人员（部门）使用会议室，需提前登记使用事由、人数、使用时间、申请人等信息后方可使用。 第12条.会议室使用需遵循领导优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；如遇紧急情况可先通知人事行政专员，协调先行使用，事后补办有关登记。 第13条.会议室使用优先级：公司会议 > 部门会议 > 预先登记会议 > 临时登记会议 第14条. 一般性会议需提前一天填写《会议室使用登记表》登记申请，以便总体协调；每周或者每月固定的例会时间、例行使用会议室，只需每年初填写《固定例会使用登记表》登记备案一次，不必重复申请。如相关人员（部门）临时取消会议的，则再需使用时仍按流程重新登记才能使用。 第15条.相关人员（部门）应在登记的预约时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，人事行政部有权对会议室的使用权另作安排。 第16条.相关人员（部门）应按预约时间使用完毕，不许超时使用。如需延长使用，请及时通知人事行政专员，在不影响其他会议的情况下可以延长使用时间；如在紧接的时间段内已安排了给其他相关人员（部门）使用，超时使用的相关人员（部门）必须离开该会议室，终止使用该会议室。 第17条. 会议室使用期间，使用的相关人员（部门）需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为。 第18条. 会议室使用结束后，使用的相关人员（部门）应进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源，关好门窗离开会议室。 第五节会议室登记使用流程 第19条.人事行政部每周五将下周的《会议室时间安排表》张贴至会议室门口，未安排会议的时间均可登记使用； 第20条. 预约会议室登记前，部门或个人可查看会议室门口会议室使用登记表或者到人事行政专员处来查询会议室的使用状况； 第21条.部门或个人确认会议时间后，到人事行政专员处填写《会议室使用登记表》，由人事行政专员签字确认； 第22条. 部门或个人在登记的时间范围内按规定使用会议室，并在会议期间将门把手上的牌子处于“会议中”的字样，以防打扰； 第23条. 会议结束后，使用人员请在离开会议室时勿忘携带自己的随身物品，并将门把手上的牌子处于空白状态； 第24条.如会议室使用时需延时，请申请人在会议预约时间结束前向人事行政专员报备登记并协调会议室使用时间。 第六节惩罚措施 第25条.会议室使用期间吸烟经发现核实后，吸烟者本人罚款50元/次，其部门领导罚款100元/次； 第七节相关表单 第26条.《会议室使用登记表》

公司会议室管理制度

公司会议室管理制度 为了正确、规范的使用视频会议系统，提高会议举办的效率及质量，发挥会议室作用，给员工创造一个良好的办公环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际情况，对会议室的管理作如下规定。 第一章管理部门及管理职责 第一条公司会议室由公司行政部管理，各项目会议室由各项目行政部管理。 第二条公司行政部职责： （一）负责公司例会的通知； （二）会议室的安排与协调； （三）负责公司例会会前物资的准备； （四）负责公司例会的会议记录； （五）保证室内整洁卫生、设施完好。 第三条在例会结束后，及时起草会议纪要，并向会议召集人落实上次例会跟踪事项报告，一并发至各部门经理和高管的邮箱。 第二章会议室使用规定

第四条为了避免会议室使用时发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前一天由向公司行政部提出申请，填写会议室使用登记表，以便统一安排。 第五条临时召开的紧急会议需要使用会议室时，要及时通知公司行政部并在会后完善登记。 第六条如遇公司紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，公司会议优先于部门会议，部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则协商解决。 第七条各部门申请使用会议室时，需明确使用设备、使用时间、参加人数、以及与会后与行政部门检查交接会议室的人员等。 第八条除公司会议特别要求提供糕点、水果、茶水等会议物资，其余会议一律不予提供；部门会议中需要准备糕点、水果、茶水等由会议组织部门自行准备，公司行政部在紧急情况下可协助准备，但费用由各部门自行协调。 第九条会议室使用期间，请爱惜会议室的设备设施，使用部门需保持会议室的整洁，不允许有乱丢垃圾、乱扔纸屑等；请不要在桌椅上写画、敲击和刻画，请不要改变会议室设备、家具的位置，爱护会场设施（包括：麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等），使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、白板、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调，并通知行政部行政文员共同检查交接，

最标准的会议室使用管理办法

会议室使用规定 一目的 为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定： 二定义 会议室指的是1008室的1个大会议室和1个小会议室。 会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，不做其它用途。 三会议室使用规定 1、2个会议室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内 设备物品的管理； 2、部门或个人需要使用会议室时，需提前一天向人事行政部提出申请并填写《会议室使 用申请表》，经人事行政部准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经人事行政部 负责人同意。 3、使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可 以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。 4、按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政 部不负责协商，由使用者自己协商。 5、遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情 况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。 6、部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室 的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。 7、部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通 知行政部，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或 个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。

8、任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私 自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。 9、会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。 10、会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等 会议需求，前台接待员可以协助。 11、会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫 生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时 关闭电源、空调。 12、如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。 四程序 1、申请流程 1)部门或个人到前台接待员处查询会议室的使用状况； 2)部门或个人向前台接待员申请并提出使用会议室的大小的要求； 3)前台接待员根据部门或个人的申请需求作出安排，并记录在《会议室使用登记 表》； 4)前台接待员将《会议室使用登记表》张贴在会议室指定位置处； 5)部门或个人按时间使用会议室。 2、使用流程 1)部门或个人按会议室使用规定使用会议室； 2)部门或个人自行指定人员安排会务工作。 3、交还流程 1)部门或个人使用完毕后，前台接待员检查会议室，发现不按规定使用的，及时要 求部门或个人改正； 2)如部门或个人不改正，前台接待员应及时上报人事行政部经理协调； 3)如部门或个人拒绝改正，人事行政部经理将出处罚通告，对部门或个人作出处罚。 会议室使用流程：

会议室使用管理规定

联商行字〔2010〕第27号 会议室使用管理规定 第一条为规范会议室的使用，制定本规定。 第二条会议室主要用于办公会议、工作交流、来宾接待及其它活动。 第三条行政人事中心负责会议室内部设施维护、卫生保洁以及使用安排等日常管理。 第四条各部门使用会议室，需填写《会议室使用申请单》,注明计划使用时间、使用人数、需用设备等报行政人事中心，经统一协调后，方可使用会议室。 使用人数少、时间短，不需要投影仪、电脑、麦克风等设备的，经行政人事中心同意可免填申请单。 第五条使用人在使用过程中，必须服从行政人事中心的安排，爱护会议室设备设施，不得在墙面及桌椅上随意张贴、涂写，不得乱扔废纸等杂物，保持会场地面、台椅干净整洁。注意举止文明，不得大声争吵，禁止在会场斗殴。若不慎造成设备施损坏，应及时向行政人事中心报告，分析原因，明确责任。 第六条不得将会议室的设备设施搬出会议室，若确需借用，须征得行政人事中心经理同意，用后归还原处。 第七条会议室使用完毕后，使用部门负责把所用设备设施收拾妥当，与行政人事中心办理查验及交接手续后切断电源，关好门窗。 第八条对于未按规定要求使用会议室的部门，行政人事中心有权提出批评。不当使用或故意造成设备设施损坏的，行政人事中心可处以罚款或要求赔偿。 第九条本规定由行政人事中心负责解释，自公布之日起执行。《会议室使用管理规定》（联商行字〔2010〕第4号）文件同时废止。 附：《会议室使用申请表》 （此页无正文）

佛山市南海区联诚投资发展有限公司 二○一○年六月一日 主题词：行政会议室管理规定 抄报：罗执董、总经理、执董办 抄送：商业地产各部门

附件一： 佛山市南海区联诚投资发展有限公司 会议室使用申请单

公司会议管理规定参考

公司会议管理规定 一、目的 为保证会议质量，提高会议效率，制订本管理规定。 二、适用范围 公司各类会议及会议室、教室的管理与使用。 三、会议管理 ㈠会议分类及组织 1、公司级大型会议：如战略发布会、职代会、股东会、目标咨询会、干部民主评议总结会等涉及范围较广、人员较多的会议，需提前与总经办沟通并制定会议通知，经主管副总批准后公司公告通知内下发、召开。 2、公司级例行性会议：如公司经理例会、子公司例会、月度绩效会、安委会、营销委员会、人力资源委员会等凡明确会议主题并形成文件的会议，除经理例会无需申请定期召开外，其它会议需提前预约会议地点及人员，并在公司OA系统“行政办公”版块内的“会议申请”中进行申请。 3、跨口会议：指涉及三个跨口单位及以上人员参加的，需在会议室或教室召开的用时在20分钟以上的会议，需提前预约参会人员和会议室，填写《 *** 跨口会议审批单》（见表一），经主管副总批准后挂至OA系统“行政办公”版块内的“会议申请”中。 4、部门会议：各口例会、部门例会、班前班后会及临时性会议，按照内部会议要求执行。 5、外部会议：与公司相关联的行政单位、企业单位等邀请公司人员参加的各类会议或公司需租用公司外部会议室组织的培训、学习、会议等（如：

经销商会议、封闭式培训、学习等），按照通知及应邀要求执行。 ㈡会议控制 1、会前 ⑴会议需要汇报、评审的材料、方案等内容，组织单位必须提前3天以内部邮件的形式发送给参会人员进行熟悉，并结合总经办确保在召开会议前将纸质材料分发到与会人员手中； ⑵组织单位应明确会议主题及议程，确认参会人员名单，严禁无关人员“陪会”。 2、会中 ⑴会议按谁组织、谁记录、谁跟踪落实的原则，组织单位需落实到会人员情况，指定记录人员，负责会议的记录，并在会议过程中处理好时间控制、协调会议分歧等问题； ⑵参会领导工作布置要明确“工作内容、责任单位（责任人）、配合单位（配合人）、完成时间、考核单位、完成标准”等内容； ⑶会议记录人需条理清晰、准确的记录会议内容。 3、会后 ⑴组织单位整理的会议纪要应保证内容准确，并与责任单位（责任人）沟通、确认后下发执行。 ⑵公司级例会必须在次日下班前下发《会议纪要表》（见表二），其它跨口会议纪要按照《 *** 会议纪要表》（见表三）格式下发。 ⑶参会人员会后要向相关人员传达会议精神。 ⑷会议组织单位应加强沟通和信息反馈，定期跟踪验证布置工作的完成情况直至结束。 4、会议资料保存

会议中心会议室租用合同

会议室租用合同 甲方：石家庄石房置业培训学校 乙方： 根据《中华人民共和国合同法》及其它相关法律、法规之规定，在自愿平等、协商一致的基础上，甲、乙双方就乙方租用甲方会议室的相关事宜签订本合同。 一、租用地点 乙方租用的甲方会议室位于石家庄市槐安东路与雅清街交口，西美五洲大厦23层_________________ 厅。 二、租用期限 1、自20—年—月—日________ 时起至20—年—月—日—时止。 2、会议室租用全天的实际使用时间为8:00 —18:00，租用半天的实际 使用时间为8:00-12:00 或14:00-18:00 或19:30-22:30 ;乙方应在上述时段内使用。 3、乙方实际使用会议室的时间不足半天的按半天收费标准计算，超过半天不足一天的按全天收费标准计算。 4、如乙方对会议室的实际使用时间超出本合同约定时间的，每超出 一小时加收 _______ 元租金。 三、租用用途 乙方租用甲方会议室用于 _____________________________________ 。

四、租金支付 1、乙方向甲方支付的租金共 _____ 元整（大写Y ____________ 元） 保证金共1000 元整（大写Y ________________ 元）。 2、合同履行过程中实际发生其它的费用为：____________________ 3、乙方在签订本合同之日一次性向甲方支付全额保证金和其他实际费用，租金在乙方离开会议室之时一次性结清。 4、超出本合同约定时间的会议室加时租金；对会场、公共区域及其附属配套设施、设备损坏的赔偿费；各种违约金、损害赔偿金等全部费用在乙方离开会议室之时一次性结清。 5、保证金可直接抵扣上述费用及租金，多退少补，在乙方离开会议室之时一次性结清。 五、甲方权利义务 1、甲方在本合同约定的租用期限内向乙方提供场地，并提供照明、投影仪、幕布、话筒、音响、白板、演讲台、休息区等基本使用条件。 2、乙方要求甲方提供其他服务的，甲方视具体情况尽力予以协助，但有权收取相关费用，具体数额及标准甲乙双方另行协商确定。 3、甲方有权对乙方使用的会议室及乙方的使用方式进行监督管理，如乙方行为违反法律法规规定、合同约定、大厦物业管理规定或产生其他不良影响，甲方有权视情况劝阻、制止、单方解除合同。 4、甲方有权根据本合同约定向乙方收取会议室租金、保证金及其他实际发生的费用。

会议室管理及使用要求1

关于会议室管理及使用的规定 各楼层会议室管理员：大家好！ 总经理办公室为保证公司各会议室资源能够得到合理利用、调控和规范管理，从10月份开始，每周公司会议室管理员将不定期对产业园各会议室的卫生保洁情况及设备完好情况进行巡检，并定期进行沟通协调，请各位管理员积极配合，共同加强会议室管理工作，使之规范化、标准化。 现对会议室的管理及使用做出如下规定： 一、会前申请使用审核原则 1.一般部门内部会议实行同层申请，遵循优先预定原则； 2.申请信息需填写完整，便于会议室管理员审核及协调（如会议的主题、名称、会议时间、出席人员等，相关会议室管理员有义务提醒申请人填写完毕才给予批准使用）； 3.如遇客户接待、项目验收等重要外部会议与已定内部会议相冲突时，管理员需协调相关申请人，建议内部会议改用其他会议室或延期，同时可与其他楼层会议室管理员相互协调。 二、会中督促申请人规范使用，批准后短信提醒。 1.请申请人提前半小时找管理员拿钥匙，布置会场； 2.请申请人提前十五分钟调试相关设备； 3.请申请人爱护会议室设备，会后及时清理桌面、复位座椅并保持白板清洁； 4.请申请人会后主动关闭设备电源并锁门，及时将钥匙归还给管理员保管。 5.会议室需实行锁门管理。会议室管理员需与申请人说明以上规定，如会议室使用者没有遵守规定，管理员有权口头进行批评指正；如累计出现三次违规行为，管理员有权不批准该申请人申请会议室。 三、会议室日常管理工作规范： 1.管理员每天上班利用五分钟时间对自己所管辖的会议进行自检，每月向公司会议室管理员反馈意见（见附表）。 2.如有会议室管理员工作调动、离职等需及时告知公司会议室管理员马磊，对会议室管理人名册进行更新。

会议室中心管理办法

会议中心管理办法 为了规范各会议室的使用，提高工作效率，保证会议室使用的时 效性，更好地为人大机关服务，特制定以下使用办法： 一、会议室概况及设备配置情况共有会议室三十一个，分办公区会议室和会议区会议室两类，其中办公区会议室七个，即五楼第一会议室、会议室、四楼扩大会议室、三楼多功能厅、会议室、二楼东会议室、贵宾室；会议区会议室二十三个，即中心、中心贵宾室（一）、中心贵宾室（二）、主席团会议厅、中心三楼东侧会议室、中心三楼西侧会议室、12 个县（城区）厅会议室、部队厅会议室、 会议楼第一会议室、会议楼会议室（1）、会议楼会议室（2）、多功能会议厅。 二、会议室使用原则 1、中心贵宾室（一）、中心贵宾室（二）、办公楼一楼贵宾接待室：处级以上领导会见贵宾和客人用，或处级以上领导指定召开的小型会议及接待用。 2、三楼会议室：召开会议用，或副厅级以上领导指定召开的小型会议及接待用。 3、三楼多功能厅：200-300 人会议及讲座用。 4、人民中心：600 人以上会议或演出用。 5、县（城区）厅及部队厅、会议楼会议室（1）、会议室 （2）、第一会议室、多功能会议厅：各类视察、大会分组讨 论点等 6、五楼议厅：召开及办公厅干部职工学习等。

7、四楼扩大会议室： 8、五楼第一会议室： 三、会议室使用办法 1、办公区的五楼第一会议室、会议室、四楼扩大会议室、三楼多功能厅、会议室、二楼东会议室、贵宾室，各部门如需要使用，需向办公厅行政接待科进行使用预约，由行政接待科统一进行协调安排，并书面告知管理处做好各项会议的前期准备工作。 2、使用会议区会议室需向办公厅行政接待科进行电话预约后，填写会议室使用通知单。 3、使用会议室需提供横额、鲜花、欢迎牌、投影仪设备、录音等服务项目，需在会议使用通知单上说明。并由办公厅行政接待科统一进行采购制作。 四、会议室日常管理 会议室的日常管理由管理处负责，为确保会议的正常召开，管理处要确保在会议召开之前，将会议室清洁干净，对会议室的设备、家具要定期进行检查，发现问题及时通知相关部门进行维修、保养，会议期间根据情况派服务员为会议服务。会议室的音响设备由管理处负责日常的管理维护，如音响、家具、墙地面等设备设施损坏需要更换的，由该会议室对应的县（城区）人大负责进行采购更换。会议室的设备一概不外借，以确保会议室能够正常使用。会议室的使用部门要爱护会议室的设备、家具及其它公共设施，发现问题及时与管理处办公室联系，以确保会议室的正常使用。 五、会议室对外使用原则 办公区会议室原则上一概不对外，会议区会议室（除主席团会议

共享会议室使用规则

共享会议室使用须知及注意事项 为进一步加强会议室的规范化管理，确保会议室合理有效的使用，充分发挥其作用，提高空间利用率。魔办空间现对会议室的使用作如下规定： 一、使用须知 第一条：共享会议专门用于召开会议，接待来宾，培训员工以及举办活动的场所。会议室由魔办空间运营中心统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。未经允许不得擅自使用、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。 第二条：会议室实行提前预约制度。为避免会议发生冲突，各公司使用会议室，需提前1天通知魔办空间运营中心，重要活动需提前一周预约。临时召开的紧急会议需使用会议室时，应及时向魔办空间提出申请并在会后进行补办相关登记。钥匙在魔办空间运营中心处领取。请各位在登记处留意所需借用的时间段是否已经被借用，以免造成不必要的麻烦。在各公司借用时间发生冲突时，原则上以登记表上登记顺序判定，或由各公司之间协商解决。 第三条：会议室在使用时请保持内部的整洁，在使用完毕后对会议室进行必要的清扫，复位桌椅，关闭电灯，不允许在使用会议室后有脏乱的情况的发生。一经发现，取消该借用公司（借用人）使用会议室的权利一个月。 第四条：申请使用会议室时，需填写《会议室使用申请单》，说明会议相关情况。比如明确使用时间、参加会议人数等，如有需要魔办空间运营中心协助办理的事项需提前注明，以便运营中心根据情况做好相关协调安排。具体请参考附件1。 二、注意事项

第一条：应在所预约时间达到会议室，并开始使用，若长时间未到，则会议室使用权由运营中心另作安排。 第二条：如公司临时取消申请，再需使用时，需重新申请，公司以及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时间使用，但若紧接的时间段内已经安排了其他公司使用，超时的公司必须离开会议室，终止使用该会议室。超时间使用的公司需在会议后补交超时所产生的费用并填写表单，详情请参考附件2。 第三条：与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿，任何公司和个人不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。 第四条：会议结束后，使用人进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源，相关人员及时整理会议场地，如发现设备故障或公物损坏及时报至魔办空间运营中心，及时维修，确保其他会议的准时进行。并向魔办空间运营中心交还钥匙。 第五条：会议室活动结束后，由使用公司对会议室进行清扫和整理，将移动的桌椅及时放回原位，以方便其他公司使用。请各位在离开会议室时带走自己的随身物品，若因遗落而丢失或被清理，魔办空间将不承担任何责任。 三、会议室使用的计费标准 会议室使用时间上午9点-晚上6点，仅白天开放；根据企业租赁面积大小，赠送免费使用时段，每天可免费使用一次，赠送免费时段不可以隔天累积使用，2小时之内免费，超出部分，按100元/小时计费，不足1小时的，按1小时计。 请各企业自觉遵守会议室各项规定，配合运营中心工作人员管理。 杭州魔办科技有限公司总经理办公室