信息系统的经济效益分析
信息系统的经济效益分析
【摘要】:本文分析了信息系统经济效益的重要意义，投资所面临的挑战，管理信息系统的成本以及信息系统经济效益的步骤和方法，最后谈了IT“黑洞”的成因。
【关键词】:信息系统,经济效益
引言
许多企业现在都建立了计算机信息系统，为企业研究市场、做出经营决策提供了各种数据信息。不少企业的信息系统运行良好，对促进企业发展发挥了很大作用。但有些企业所开发的信息系统并未得到充分利用，甚至遭到病毒侵害，出现了信息系统不能正常运行的情况。因此，对信息系统开展经济效益分析，提高信息系统的运行效率已迫在眉睫。
一、分析信息系统经济效益的重要意义
经济效益就是要以尽量少的劳动消耗和资源占用取得尽量多的符合社会需要的有用成果。它的一般概念可用如下公式表示：经济效益=有用成果/（劳动消耗+资源占用）。
信息系统的经济效益就是要以最少的系统操作人员、系统开发维护人员和设备，提供尽可能多的信息服务。对信息系统进行经济效益分析具有重要意义：1检查分析计算机的利用情况，使计算机设备能被充分利用。通过检查分析，可以让信息系统正常投入运行，各种设备得以充分利用，尽可能提高信息系统的经济效益。
2分析研究信息系统能否及时、准确地提供企业需要的各种信息。只有分析了各种情况及原因以后，才能采取有效措施，促使信息系统更好地满足企业不同的信息需求。
3检查分析信息系统的内部控制制度是否健全，是否得到了认真贯彻。企业在使用信息系统的过程中，一般应建立起组织开发控制、软硬件控制、安全性控制、系统数据备份和恢复控制、输入控制、输出控制等规章制度。检查分析制度
的建立和执行情况，能够及时发现管理中存在的问题，并及时采取相应的措施保证信息系统的正常运行。
4分析信息系统中各岗位的技术操作人员是否能各尽其才，才尽其用。通过分析，采取有效措施，充分调动信息系统中各岗位人员的积极性，促使他们提高工作效率，从而提高劳动生产率。
5通过分析、研究和探讨，开辟信息系统的新用途。目前，信息技术的应用已经渗透到了社会各个领域。因此，通过分析和研究，不断听取相关部门和人员的意见和建议，能够进一步拓展信息系统的应用领域，从而提供更多有用的信息，更好地为企业服务。
二、信息系统投资所面临的挑战
信息技术(information technology ,IT) 的飞速发展,促进了社会经济各领域的变革,旧的企业模式已不再适应新的经济环境,改造企业管理手段和实现企业管理信息化已成为提升企业竞争力的重要措施。计算机信息处理技术在20 世纪50 年代开始应用于企业管理,人们预期计算机信息处理技术可以促进企业管理规范化,大幅度提高管理效率和企业经济效益。事实上,计算机信息处理技术在企业的应用并没有给企业带来预期的经济效益。有调查显示:80 %～90 %的信息技术投资并未达到预定目标;80 %到位迟或超过预算;40 %以部分失败告终或最终放弃;不
足25 %完全符合了企业和技术的目标;只有10 %～20 %满足所有既定工作标准。
从宏观层面上看,各行各业在IT 方面都进行了大量的投资,尤其是一些高技术和竟争比较激烈的行业,但是投资收益并不乐观。根据美国的一项统计,在20
世纪80 年代,美国企业在IT 应用上投资了1 万亿美元。尽管投资巨大,但白领人员的生产率(在一定程度上衡量管理效率) 在整个80 年代实质上并没有发生变化。在1975～1985 年间,蓝领工人数量减少了6 % ,实际产出增长了15 % ,劳动生产率提高了21 %。但在同一期间,白领工人数量增长了21 % ,与实际产出增长15 %相比,生产率下降了6 %。这表明,企业在IT 应用上的巨额投资并没有达到预期目标。经济学家们称之为“生产率悖论”,而众多的企业则认为他们在IT 应用方面的投资掉进了“黑洞”。甚至连戴尔这样的跨国公司在花费了2 亿美元巨资和经过两年的努力后,也宣布取消它的ERP 系统。根调查,我国企业在应用MRP II 系统方面已投资80 亿元人民币,但是应用成功率不到10 % ,达到预期目标的更是寥寥无几。此外,还有一大批企业组织开发适用于自己的管理信息系统(MIS) ,成功者也是凤毛麟角,开发者称之为MIS“泥潭”。
一般而言,信息技术在企业中的应用可以提高企业的绩效。但是,企业对信息技术投资的不断增加,并没有为企业带来预期的收益,形成所谓的信息技术投入悖论:信息技术的投入没有根本提高企业的生产率;信息技术的投入没有达到企业预期的效益;信息技术的投入没有大幅度提高个人及部门的业绩。构造一个企业的信息系统不仅需要投入大量的资金,而且需要投入大量的人力,用几年的时间去开发建设。企业管理层面对的问题是:建设完成所需要的信息系统的成本是多少? 这种投资有收益吗? 如果有,收益又为多少? 企业面临着如何确定信息系统价值的挑战。
三、管理信息系统的成本
管理信息系统的建设、开发、维护呈现周期性特点,为了保证系统的功能,必须保证其开发、运行、维护费用,以促进企业生产、经营活动的持续运转。一般
而言
,管理信息系统的成本由下列四项构成。
(一)硬件成本
硬件成本是指购置计算机系统(包括服务器、通信设备、终端设备等)的一次性购置费用或租赁费用。这些设备按固定资产形式管理,以折旧的方式摊入成本。这种分摊以各应用部门对硬件资源占用的情况进行分配,它包括对主机外部存贮器、通信设施和线路的占用,以及对终端和其他外部设备的占用等。设备折旧的期限按照计算机的估计寿命来确定。在具体计算管理信息系统硬件成本时,可利用结构化方法完成系统硬件成本的测算,根据系统不同阶段、不同部门对硬件功能的要求,分别测算系统各不同部分硬件成本,再采用自下而上,逐级汇总,得到系统硬件总成本。
(二)软件成本
软件成本包括外购软件和自行开发软件所需的费用。国外一些企业的财务管理中把管理信息系统软件成本列入“无形资产”一类,与有形资产的效用与处理方法相似。我国一些单位直接将开发或购买软件时花费的资金作为软件成本的依据。在具体计算系统软件成本时,可采用代码行技术L =（a + 4 m + b）/6计算出整个系统所需的工作量,利用模型方法E = 5. 2 ×( KLOC)的0. 91次方完成系统软件成本的核算。
(三)维护与维修成本
这种工作的成本可根据经验作一般的预算估计。对用户而言,类似于预提成本。理论上也可按一定时期的实际发生额来核算, 但这会造成成本较大的波动, 不利于系统开发者和用户双方的控制与管理。在具体核算信息系统维护与维修成本时,可根据企业财务报表内容,测算出企业信息系统维护与维修成本。
(四)运行成本
管理信息系统在交付用户后, 管理信息系统操作、运行及人员费用。这部分费用主要有系统运行中发生的各项易耗品的损耗,如打印纸、墨粉等及人员的管理费用。信息系统运行成本是保证整个信息系统正常运行不可或缺的, 在具体计算这部分成本时,也可借鉴企业财务报表内容完成信息系统运行成本的计算。目前,随着信息处理技术的不断发展和进步,管理信息系统的总成本趋势是系统硬件成本所占比重逐步下降,软件成本及服务成本的比重逐步上升。
四、分析信息系统经济效益的步骤和方法
对信息系统的经济效益进行分析，既可以对企业的整个信息系统进行全面分析，也可对其中某个子系统进行局部分析，还可以分析某项信息的经济效益，甚至就信息系统的某个方面进行专题分析。
（一）分析信息系统经济效益的步骤
分析步骤要根据分析的目的、要求及规模大小而定。一般来说，信息系统经济效益分析可分成三个阶段进行：
1准备阶段。这一阶段的主要工作有：○1明确信息系统经济效益分析的目的、范围，制定分析计划；○2组织人员学习有关知识；○3收集资料，力求分析资料详尽具体；○4审核资料，保证资料正确适用。
2分析阶段。这一阶段要根据各项考核指标进行计算和分析。其主要工作有：○1运用各种方法，进行初步评价；○2分析主次轻重，找出主要矛盾；○3针对薄弱环节，提出改进建议。
3总结阶段。这一阶段的主要工作有：○1对照规程、标准，做出全面评价；○2整理工作底稿，编写分析报告；○3总结经验教训，呈报分析报告。
（二）分析信息系统经济效益的方法
凡有利于信息系统经济效益分析的传统经济效益分析方法都可以采用。根据信息系统的特点，还可以采用以下的方法：
1检查系统日志法。信息系统在运行过程中，会自动在计算机硬盘上形成各种运行的日志文件，如计算机的开工时间，操作人员进行过哪些操作，使用者通过计算机浏览过哪些网站等。这些日志文件对分析十分有用，分析人员要认真调阅研究。
2实地观察法。对于信息系统的操作人员是如何工作的、计算机是如何运作的、数据信息是如何输入的等问题，分析人员只有到现场去实地观察、才能了解到真实情况，并根据所掌握的第一手资料进行分析，进而才有可能查找出真正的原因。
五、IT“黑洞”的成因分析
毫无疑问,IT 应用提高业务处理效率的潜能是存在的,但问题是如何才能释放这种潜能。这需要我们分析IT 应用失败的主要原因。企业信息化的实质是实现业务与管理的精细化。首先,信息化的目的是为了实现业务管理的优化、运营效率的提升以及竞争力的提升,而不是为了技术而使用技术。其次,信息化的对象是业务运营与管理控制。因此,信息技术只是信息化的手段、载体和实现形式,其真正目的还是实现企业的业务经营与管理目标。如果业务管理基础薄弱,再先进的IT 系统也没有用武之地。由于业务流程不清,管理架构不明,企业在实施IT 应用系统时肯定会遇到许多障碍,从而导致系统实施陷入旷日持久的拖延状态。因为这些是IT 应用系统的基础,无法回避或绕开;而让系统实施人员来解决业务流程与管理体系优化的问题,是不现实的。所以,不以业务和管理为本,单纯由信息技
术部门驱动信息技术项目
,或者业务部门参与不足、领导支持不到位,是IT“黑洞”形成的根本原因。同样,如果没有业务和管理的优化,即使运用再先进的IT 系统都会导致效果不佳。实践表明, IT应用没有释放其潜能的重要原因就是企业在应用信息技术时,总是沿用旧的或业已存在的方式做事,而不是注重工作应该怎样做;没有根据IT 带来的新变化重组业务流程,然后考虑应用IT 手段来辅助实现它。办公自化系统的应用就是一个很好的例子。应用办公自动化信息系统梦想“无纸化办公”,其结果导致更多的纸张被使用。不管报告是否有价值,报告愈来愈多,格式愈来愈漂亮。人们不惜花数天时间去写报告并绘有精美的图表等以期待高一级管理层对自己工作的认可或批准。因为在办公自动化软件上修改文字和图表实在太容易,以致人们一遍又一遍地进行修改完善,以期得到管理层的欣赏。其根本问题就在于处理办公事务的流程和方式没有改变。
在应用IT 为顾客提供服务方面,也经常存在一些问题。运用计算机信息处理技术直接模拟手工业务处理方式和处理流程,将会对很多不合理或无效的工作(也许手工业务处理方式下必须存在) 进行计算机自动处理,由于人们必须按照计算机的要求工作而不是按照顾客的要求办事,从而有可能导致工作效率不如手工方式。在应用计算机信息系统以后,人们才认识到对原有业务流程进行一些改变是有益的,但为时已晚,通常都是因为要改变计算机信息系统的成本太高和太费时间而被搁置。改变各部门原有工作流程、协调各部门间的协同工作方式阻力重重;虽然应用了计算机信息系统,但原有的手工业务处理模式难以更新;信息一致性与共享机制难以形成;原有业务处理流程与计算机信息处理流程间的矛盾难以解决;员工素质难以大幅度提高,团队精神难以形成。所有这些障碍导致计算机信息系统难以正常运行,一些企业最后不得不放弃计算机信息系统而恢复手工作业,
有些企业即使勉强保持系统运行,但偏离了原有的预期目标。业务流程重组的本质在于根据新技术条件下信息处理的特点,以事物发生的自然过程寻找解决问题的途径。业务流程重组不仅是市场竞争的需要,而且也是信息技术及其应用发展的结果。企业信息化建设的发展,不仅改善了人的工作环境,提高了工作效率,而且扩大了人们思考问题的范围,提高了解决问题的能力。它使业务流程各个环节联系更紧密,过去被分解得支离破碎的流程融为一个整体。信息网络使各个部门交织在一起,淡化了职能部门之间的界线。提出业务流程重组概念之前,人们从实现自动化的角度应用信息技术。从EDPS、MIS 到DSS ,无非是利用信息技术为现存的管理构架服务。然而提出战略信息系统概念以后,尤其是业务流程重组概念的提出和实施以后,工作重点则要转变到重塑管理构架了。信息技术真正的能力不在于它使传统的工作方法更有效率,而在于它使企业打破了传统的工作规则,并创造新的工作方式,这正是业务流程重组的核心内容。业务流程重组不等于自动化,它关注的是如何利用信息技术实现全新的目标,是如何用新的信息技术“做好当前和过去没做过的工作”。为此,需要研究新的开发方法,创造性地应用信息技术。要充分认识信息作为战略性竞争资源的潜能,创造性地对现有业务流程进行分析,找出现有业务流程中存在的问题及产生问题的原因,分析每一项活动的必要性,并根据企业的战略目标,采用关键成功因素法等,去发现正确的业务流程,如在信息技术的支持下,有些工作可以合并,组织管理层次可以减少,有些工作可以取消等。信息技术是业务流程重组的推动力。正是信息技术的发展与应用,使企业能够打破陈旧的制度,创建全新的过程模式。业务流程与企业的运行方式、组织的协调合作、人的组织管理、新技术的应用与融合等紧密相关,因而,业务流程的重组不仅仅涉及到技术,也涉及人文因素,包括观念的更新、流程的重组和组织
的重构。信息技术的应用是业务流程重组的出发点
,也是实现业务流程重组最终目标的手段,业务流程的重组与信息技术的有机结合,是提高信息系统开发投资收益、节省信息系统运行成本、提高信息系统经济效益的关键所在。
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