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采购作业指导书

一、目的:

通过对采购过程进行有效控制,确保产品的原(物)料、零件、包装材料的品质、价格、交期与数量能满足本公司的要求,以最低的库存保障生产的畅通。

二、采购的种类:

根据物料的用途,物料采购可分生产性物料采购(原/辅材料采购)与非生产性物料采购(办公用品、劳防用品、机物料消耗品、设备、量/器具、模具与样品等的采购)两种类别。

三、物料采购审批流程

1.生产性物料订购审批流程

采购员根据业务部门的《制造通知单》及《生产计划》、《生产BOM表》、《技术BOM 表》制定《物料需求表》;送交仓库填写库存状况后结合最低订购量、安全库存量确定订购数量;由采购员依据《物料需求表》编制《物料订购单》予资材部经理批准采购。

《物料需求表》应包括制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、单耗、需用量、库存量、订购量、需求时间、制造单位等资料。

2.非生产性物料请购审批流程

办公用品、劳防用品由使用部门编制《__月办公用品、劳防用品使用计划》,经部门经理、总经理审批,审批后交仓库汇总并清查库存,结合安全库存量填写《请购单》;机物料消耗品等由使用部门填写《请购单》经部门主管复核,总经理审批。审批后交资材部经理安排采购员编制《物料订购单》,经资材部经理审批后由采购员安排采购。

3.设备、量/器具、模具的审批流程:由直接指导或从事该项工作的人员填写《请购单》,经部门主管审核,总经理批准后交采购部制定采购计划采购。

4.样品试制物料的审批流程:如技术部生产样品需用某种物料,公司未有此物料或为新增物料时,由技术部人员填写《请购单》及图纸资料,经部门主管审核,总经理批准后交资材部经理,由资材部依元件规格资料要求寻找供应商采购。

四、询价、比价、议价、定价作业

1.本公司所有物料采购必须向经公司认可后的合格供应商购买,设备、器具以有信誉、有能力之生产厂商为询价对象。

2.比价、议价:采购人员在合格供应商中选择两家以上厂商进行询价,以利于比价作业进行,并从中挑选在品质、价格、交期与服务等方面符合公司要求的厂商;采购人员与厂商议后,将比价、议价结果报资材部经理。如客户指定要求或特定技术时,不受此限。

3.议价过程必须明确交货周期、日产能、是否有最低订购量要求及最低订购量、品质标准、价格条件、包装要求、货款支付周期等。

4.定价:资材部经理依据议价结果选择合适的供应商,签订《采购合同》及《物料定价表》经资材部经理审核、总经理批准后实施。

5.涉及技术性的图纸或公司提供的样品,资材部必须同外协厂签订技术保密协议,以保障公司利益。

五、《物料订购单》的开立、分发与变更

1.所有原(物)料的采购必须采用本公司的《物料订购单》,《物料订购单》一式四份,一份由采购存档,一份由财务结算,一份由仓库收货及进度跟踪,一份供应商存档。

2.采购人员在确认供方能够满足本次采购要求下填写《物料订购单》,并明确供应商名称、制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、需用量、库存量、订购量、交货时间、品质要求等,若采购要求需附图纸、检验标准、包装要求、样本或其它文件,应在《物料订购单》上注明所附文件的识别方式。

3.已下达的《物料订购单》如遇客户订单变更需修改或取消,必须在供应商未正式生产前通知供应商,否则供应商有权不予接受修改内容。如供应商已投产需测算数量及金额,报业务部与客户协商处理。订单修改后须编制新的《物料需求表》及《物料订购单》并注明“修改”字样,或注明原单号作废字样,取消并收回已经分发的《物料需求表》、《物料采购单》(含部分修改或全部修改);订单取消亦同。

六、采购物料的交期控制

1.采购人员在《物料订购单》发出后要与供应商联系确认交期与数量并回传确认函,急单采购要将约定交期回复需求部门,并建立《采购台帐》,在采购各个阶段以电话、传真形式联络供应商,跟催交期,如有异常不能按既定交期交货时,应以书面形式,注明"异常原因"及"预定交货日期",呈资材部经理核示后转送需求部门,依需求部门意见拟订对策处理。

2.仓管人员应根据《物料订购单》提供原(物)料到位的数量与质量信息,提醒采购人员未按交期到货的信息,以利及时处理物料采购时出现的一系列异常。

七、验收及入库

1.采购物资到厂后,供应商将《送货单》交仓管员,由仓管员引导供方将物资存放在待检区。供应商《送货单》必须注明我公司《物料订购单》单号及订购数量、送货数量等信息。

2.由采购员和仓库管理员在一个工作日内依《物料订购单》对检验物资进行验证。验证内容包括:物料名称、型号/规格/颜色/材质、产品包装、标识、数量等,数量按抽样比例进行量测,遵照孰少孰准严则按比例进行扣除。验证合格后开具《送检入库单》在二小时内通知检验人员进行检验。检验合格后由仓管员依照定置管理进行归位摆放,并依《送检入库单》及时填写《存货吊卡》和登记《存货计数帐》;检验不合格需退货的填报《验退单》办理退货手续。

3.入库数量与订购数量必须相吻合,严格执行入库数量上浮比率标准,超出部分填写《验退单》通知采购人员予以退回供应商处理。如供应商确需寄存于我司仓库等待订单的,由仓管员在《厂商寄存物料登记簿》上登记。并将寄存物料按定置管理摆放,并做好标识;交货数量未达订购数量时,以补足为原则,但不影响订单生产,有利降低库存积压的由仓库主管复核,经资材部经理同意,可免补交,短交如需补足时,仓管员应通知采购部门联络供应商处理。

4.由于品质不符合规定标准,但不影响顾客要求,或经过返修和挑选能达到规定标准的特采或降级物资,采购人员应与供应商联系退换或返修,如由我公司特采或降级处理,采购和仓管人员应跟踪该批物资对我公司的费用影响,并通知供应商对该批物资进行折价或补偿处理。

5.《送检入库单》须依据《物料订购单》、《送货单》或《发票》载明供应商名称、订购单号、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、订购数量、送检数量、入库数量、单价、金额、备注,《送检入库单》经仓管员、检验员、仓库主管签字后将结算联、财务联连同送货单、发票交采购人员。

6.采购人员对照《物料订购单》、《送检入库单》、《发票》、合同、定价表进行核对,核对无误后交采购经理复核并同时登记《采购台帐》核销采购订单,复核后转交财务办理入帐手续。

八、采购费用的报销

采购人员依据采购合同约定的付款周期到期办理《付款申请书》,经财务核对无误后交资材部经理、总经理审批,审批后交财务出纳付款,并在《采购台帐》中记录。确认出纳付款后在《采购台帐》中冲销应付款项。

十一、报表的填报

采购人员依据采购台帐每月底报送《采购月报表》及《应付帐款余额表》,报送相关部门人员(财务、总经办、资材部经理)。

十二.存档

采购人员应对《制造通知单》、《生产计划表》、《生产BOM表》、《技术BOM表》《物料需求表》、《物料订购单》、《请购单》、《送检入库单》、《验退单》、《采购合同》、《报价单》进行分类整理,按时间序时顺序装订成册存档一年。

采购员岗位职责

1. 采购管理制度、采购作业流程、委外加工作业流程的执行与完善。

2. 新增供应商的寻访、调查,并组织相关部门进行评估、审查。

3. 对合格供应商资料进行整理、归类,建立同类材料供应商资讯档案。

4. 对供应商进行询价、比价、议价,并将相关资讯(交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等)报资材部经理。

5. 市场行情的调查、动态资讯收集、整理,并汇报资材部经理,以便及时调整采购策略。

6. 依业务订单适时、适品、适量的采购,并跟催采购进度,确保订购物料按时、按量、保质送达我司仓库,协调销售、生产的有效进行。

7. 订单变更与撤消、品质要求变更与供方之间的及时信息传递,确保供方满足我公司之需求。

8. 与供应商采购异常、退、换货、补偿事宜的处理,确保我司利益。

9. 加强与供应商的沟通与联络,确保货源充足,供货质量稳定,交货时间准确。

10. 谁采购谁负责到底原则,办理采购入库、发票整理与核对,采购台帐、报表的编制和帐务核对与付款申请的报批手续。

11. 在现有供应商基础上不断寻求新的供应商,以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围。

12. 采购资料(如图纸、样品、检验标准、包装要求等向供应商的提供、变更与回收,并建立采购“外发文件资料登记表”。

13. 供应商资料、合同报价、物料订购单、发票、入库单的整理、分类与归档。

14. 认真完成上级主管交办的其它事宜。

15. 做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德,做到诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识,提高业务工作能力的敬业精神。

一、目的

为有效地掌握供应商的品质、价格、交期、配合度,使得采购、生产制造能有效地进行。

二、范围

适用于组织对供应商的选择及评定工作。

三、定义

供应商:零件供应商、委外加工品协作厂商以及提供各项服务公司的统称。

四、权责

1.资材部:负责供应生产所需的原(物)料、零件、托外加工品、包装材料的供应商的找寻、调查与洽淡;负责联络相关部门进行供应商评估;负责合格供应商的管理。

2.品保部:负责评估及考核供应商的品质状况、品质控制能力。

3.技术部:负责评估及考核供应商的产品制程能力、生产技术是否符合本公司的品质要求。

4.总经理:负责核准合格供应商名册的登记与撤销。

五、采购原则

A、B类物资必须从已确认合格供方和潜在供方中采购,特殊情况(如无合适供方且急需)下,可从他处采购,但须经资材部经理批准,事后补办有关程序。A、B类物资的供方一般定点在二家或二家以上。

六、生产性物资分类规定

按质量特性和物资的价值综合考虑,分为三类。

1.A类:对产品性能、可靠性、安全性、寿命、经济性等有直接重大影响且资金占用率大的物资。

2.B类:对实现产品的某些功能有一定影响,如可能导致产品性能下降,故障上升且资金占用率较大的物资。

3.C类:可能会对产品质量的次要辅助功能造成轻微影响且资金占用率小的物资。

七、流程图:

流程职责单位相关说明表单

供应商

寻访、调查

资材部供方企业调查表

相关部门

组织对

供应商评估

NO 资材部/品保部供应商考察记录表

技术部/相关部门供应商样品确认报告书

合格供应商

申请及核准

NO

资材部/相关部门供应商管理卡

总经理

登记

资材部部/相关部门合格供应商名册

供应商考核

资材部部/品管部供应商考核表

相关部门

合格供应商

撤销及核准

资材部合格供应商名册

总经理供应商管理卡

撤销登记

资材部供应商考核不合格通知单

相关部门合格供应商名册

存档

资材部品质记录管理办法

相关部门

八、提出候选供方名单

1.产品开发中新材料、新零件的采用。在已有供方无法满足要求情况下,由技术部、营销部、资材部等出新的供方名单。

2.生产发展、产量增加已有供方无法满足产能要求或本公司自制能力不足情况下,由资材部、生产部提出新的供方名单。

3.现有供方质量能力无法满足公司要求情况下,由资材部、技术部、品保部提出新的供方名单。