OA系统管理制度
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OA 系统管理制度
文件编号：CWQM-2016 版 本： 生效时间：2016-1-12 控制状态： 使用部门：
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批准: 日期:
2016-1-12 发 布 江苏**（集团）有限公司 买卖合同
2016-1-12 生 效 发布
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公司 OA 系统使用管理制度
一、总则
1】为提高公司的整体运行工作效率，保障信息传递的流畅性、准确性和高效性，同时结合 公司的实际，特制定本制度。
2】公司办公自动化系统（以下简称 OA）管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立 起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上无纸化办公和信息资源共享，同时 也是有效降低企业管理成本的有效工具。OA 系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公 司办公整体管理水平的重要手段。
二、组织职责
OA 系统运行中，公司各部门各负其责，协同配合。各职能部门职责如下： 行政部 1】行政部是公司 OA 系统的归口管理部门主要职责为： 2】负责制定 OA 系统建章立制、运行监管、安全维护等； 3】负责 OA 系统核心工作流程设计、修改； 4】负责 OA 系统各职能部门工作流程设计输入的审核； 5】负责确定、监管 OA 系统核心工作流程参与人员的权限设置； 6】负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转状态； 7】负责工作流程的归档、提供查询； 8】协助 HR 培训分支组织操作培训； 9】协助公司各职能信息搜集、提取的需求； 10】负责对系统内的保密设置进行定期检查。 11】负责 OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，服务器的日常管理维护。 12】负责系统用户注册、注销等管理； 13】负责 OA 系统软件的开发升级及数据备份； 人力资源部
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页眉内容 主要职责如下： 人力资源部负责为 OA 系统提供现行组织机构设置，用户的流动信息。职责如下： 1】负责现有用户、新增用户的权限审核； 2】负责提供用户（变更或注销）信息提报至行政部； 质检部 主要职责如下： 1】负责公司及部门规章制度、文件 OA 系统签发版本编写标准的制定； 2】负责 OA 系统签发文件、制度版本号、文件号的统一汇编工作； 3】负责 OA 系统签发文件、制度原件的受控、归档等文控工作，不得出现遗失、借阅记录 不清、责任部门的现象。 其它职能部门 主要职责如下： 1】各职能部门有 OA 账户的每日上班须第一时间打开 OA 系统，进行文件审阅、批复工作； 2】各职能部门有 OA 账户的若出现出公差的情况，必须用手机下载 OA 客户端，OA 文件批 复效果必须是跟在公司时效性一致； 3】各职能部门根据实际情况需要更改 OA 流程的，需按照 OA 流程更改流程报批后交由行政 部统一更改。
三、OA 文件及流程管理要求
1】公司各部门发出、报送的各类 OA 文件（含通知、申请、报告、报表等信息）原则上统一 采用公司 OA 系统发出，发出部门必须负责督促整个 OA 流程及时实现闭环，时效性必须符合以 下条款。
序号
流程类型
批复时效
管控办法
考核对象
1
部门内未涉及分管领导
8 小时
超出负激励 50 元
未批复者
2
部门内涉及分管领导
24 小时内
超出负激励 30 元
未批复者
3
发出文件涉及总经理
48 小时内
超出负激励 10 元
未批复者
4
文件指令督办部门
批复结束 24 小时内
主观原因超出负激励 100 元
指令未执行者或 部门
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5
文件指令督办部门
批复结束 24 小时内
客观原因超出执行者或部门必 须予以邮件回复
累计不得超出 3 次，反正负激励
20 元
由文件发出部门提报绩效考核 发现有舞弊现
6
OA 指令执行异常通报
异常发生点 主管处按制度处理，监管由质 象，舞弊部门负
检部负责不定期抽查
激励 100 元
2】遇特殊情况或紧急事件（来不急走 OA 流程）的如销售接待费用等，有 OA 流程发起部门 负责人以电话、短信方式报领导审批后补 OA 流程，并将手机短信截图作为附件一并传送；
3】电子公文与纸质公文具有同等效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各部门 申请报批后由行政部提取正式文件；
4】在 OA 上发布的文件各相关部门会签结束后，由文件发起部门。
四、登陆规范 1】系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定
期更换。多人共用一台计算机，如暂停 OA 办公需及时注销或退出 OA 系统，以免他人介入工作 环境；
2】登陆 OA 系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取 信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。
五、安全保密 1】OA 系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得冒用他人账号，
不得干扰其他用户和破坏系统服务。 2】未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看 OA 系统中的内容，
更不许下载受控的内容； 3】发生泄密的情况，将按制度及保密规定追究相关人员责任且处罚权归属公司行政部。
八、不良记录 为强化 OA 系统的健康运行，发挥其有效作用，实施考核管理。
1】对未按规定及时回复的由发出部门进行记录报人力资源部，按月进行公布，列入考核，对 造成工作受到影响的将予按以上“表格”规定考核；
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