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会议流程规范

会议流程规范

一、适用范围

1、凡本公司组织的各类综合性和业务性会议、研讨会、专业会议、座谈会议、培训会议(以下简称会议)等,均适用本流程规范。

2、综合性会议由行人部负责,业务性会议由对口业务部门负责,其他部门配合。原则上“谁主办、谁负责”,特殊情况由领导统一协调安排。

二、会前工作规范

1、明确会议方案。组织会务人员,明确工作职责。主办部门负责制订详细的会议工作方案。

2、发出会议通知。书面会议通知包括会议名称、内容、时间、地点、与会人员范围,着装要求等。书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员,如OA系统、电子邮箱等,如有必要可另行电话通知参会人员。会议前一天电话与会人员确定是否收到通知。

3、编排会议日程。编排好会议程序,制定注意事项。

4、会务筹备。

?会场:根据会议类型、参会人数的数量及会议所用设备、价格等确定会议

室,设计、布置方案。

?印刷制作:会议日程、宣传资料(单页、海报、手册)、会议凭证、横幅、

水牌、席卡、签到表、请柬等。

?设备:投影仪、便携式笔记本、背景板、展架、舞台灯光、摄影器、录音

笔、显示器、激光笔、音响设备、互联网、插线板等设备。

?车辆:按实际情况进行用车安排。会议期间保证车辆的及时使用,行人部

负责安排车辆的使用。

?用品:签字笔、A4白纸、资料袋、笔记本、曲别针、订书机、水果点心、

矿泉水等。

?礼品:根据要求制定。

?用餐住宿:根据与会人数、与会人员级别、会场位置、价格、风味来确定

用餐地点;根据参会人数、级别、价格、条件来确定住宿地点及房间标准。

备选餐厅:小南国、咸亨/金陵人精菜馆/小金鹰、新杂志/大家乐

总经理级住宿酒店及房间布置标准:大床房(如凯铂、金鹰),布置标准:准备

欢迎卡、洗漱用品和水果(人均不超过70元)

经理级住宿酒店及房间布置标准:标准间(如世纪缘、议事园、中山大夏),布

置标准:准备欢迎卡、洗漱用品和水果(人均不超过50元)

员工级住宿酒店及房间布置标准:周边经济型酒店(如七天,如家),布置标准:准备欢迎卡、洗漱用品和水果(人均不超过20元)

?订票: 询问需要参会人员是否需要订返程票,如有需要帮助其定好返程票。

5、会场布置。

?悬挂标语横幅、张贴指示牌、PPT背景等。

?调试好会场的投影仪,将相关资料拷贝到位。

?安排与会人员座次,设置发言席,摆放席卡、话筒,并保证音响效果。

?确定会议桌摆放形式,明确划分会场区域,并明确告知与会者。

?将会议资料袋在会议前摆放在坐席上,放置签字笔和A4白纸。

?保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

?会场入口处有醒目的引导水牌

6、食宿安排。综合性会议由行政部门负责,业务性会议由行政部门或主办部门负责。

7、会前协调。综合性会议由行政部门负责安排。各类业务会议由主办部门负责安排,其他部门协助配合。主办部门在会议前检查、协调、落实好会务筹备工作。

三、会中工作规范

按照会议流程规范分工责任要求,各相关部门做好以下工作:

1、会前准备。准备好会议所需要的会议资料,会议用品。

2、会前检查。会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场条幅、背景、灯光、音响、摄影摄像设备、投影仪、展板、席卡、茶饮等。

3、会议招待。发放会议资料、食宿安排、车辆使用等接待工作。

4、机场、车站接站。专人负责机场,车站的接站服务。

5、安排就座。按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。来宾的行李包(或笔记本包)注意要放在椅子或其他上面,应避免直接放置在地上。

6、核实人员。落实与会人员是否到齐,签到表签到,确认未到场人员未到原因。

7、维持会场秩序。会议开始前5分钟,与会人员入座就绪,无关人员离开会场。

8、会议服务。安排专人负责茶水服务。

9、会议记录。会议组织人员应准备好各项会议记录工具,如相机、摄像机、录音笔等,以便于在会后做好会议总结工作。

10、其他。参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。会议时间较长时,可适当安排中途休息时间。

11、组织照相。

四、会后工作规范

主办部门要做好以下工作:

1、检查会场,带回剩余材料、席卡。整理出席签到情况。

2、提前安排车辆。会议根据与会人员离会时间安排好接送车辆。

3、信息整理。会议记录、领导讲话、代表发言、摄影图片等资料的汇总、整理。

4、文件的清退、收集、归档。

5、宣传报道。报送与会议精神有关的信息和新闻图片,进行报道。

6、会议相关费用的结算工作。

五、会议流程制定

会议流程规范

会议流程规范

会议流程责任分工表

会议流程规范

注:此表仅供参考,各部门可依据具体情况进行相应增减。

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