用excel快速打印学生通知单

用Excel快速打印学生通知单

每个学期结束，我们都要下发学生通知单，平时我们都是复印好大量的通知单，在成绩出来后一个一个的填写学生成绩。其实，我们可以使用电脑的批量打印功能进行批量打印，通常我们进行打量打印的方法是使用Word中的“邮件合并”功能，这种方法跟批量打印证书的方法一种，在沧源教育网的“远程教育”栏目中有一篇“扫盲提高培训结业证书打印方法”，大家可以参考。这里我介绍的是使用Excel来打印学生通知单，它比Word的邮件合并功能的优势在于，在同一个通知单上，可以打印多个数据表中的数据。

一、准备工作

1、设计成绩表和通知单

我这里使用了团结小学的成绩通知书为例。

具体请看实例，这里的截图只是一部分，图中行楷字体部分是要填的内容（不同学生不相同）。

从上图中我们看到，他们的成绩通知单中要求有期中和期末考试成绩，还有缺课情况和老师评语，所以我在同一个工作薄中建了三张表，分别是“期中”、“期末”和“通知单”。

我们看到在期末成绩表中多了“缺课”、“旷课”和“评语”，这主要是根据通知单中的要求设计上去的。教师在期末考试前就把各个学生的评语填好，成绩出来就不用耽误时间了。

2、输入公式

（1）在期末成绩表（也可以是期中成绩表）中选中所有的学生姓名，并在上方的“名称框”中输入“姓名”后按回车（下图）。

（2）转到“通知单”表，选中“尊敬的”后一个单元格，从菜单“数据”——“有效性”打开“数据有效性”窗口，在“有效性条件”中的“允许”选择“序列”，“来源”中输入“=姓名”。这里的姓名就是刚才定义的。确定后，在学生姓名处就可以通过下拉列表选择要打印的学生姓名了。

以上两步不是必须的，只是为了打印时输入名单方便，如果省略，在打印成绩单时学生姓名不用选择，而是直接输入。

（3）选中其中成绩中的“语文”单元格，输入如下公式“=VLOOKUP($B2,期中!$B2:$L50,2,0)”。公式中第一个参数“$B2”是上面的学生姓名单元格，第二

个参数“期中!$B2:$L50”是期中

成绩表中相应的数据区域，第三

个参数“2”是指从语文成绩从“姓

名”开始后的第几例，如果是数

学成绩，则这里用“3”以此类推，最后一个参数是“0”。

用这一方法，分别将其他要填数据的位置输入公式即可。

二、使用方法

成绩录入完后，在要打印成绩表时，只要在“成绩单”表中学生姓名处单击下拉按钮，选择要打印的学生姓名，就可以点打印进行打印了，打印时，选择一个学生打印一个，比起用Word中的邮件功能来说，缺点就是要选一个学生打印一个，不能一次全部一起打印，优点是可以同时打印多个表中的数据。

具体使用请参看实例。