某分公司费用管理制度

宁波分公司费用管理制度

为使公司各项费用的使用和报销能够严格按照总公司《营销管理财务大纲》的要求执行，杜绝奢侈浪费，发扬勤俭节约的作风，特制定本制度。

第一章费用管理办法

分公司本部费用包括：分公司本部人员的工资及奖金、房租、通讯费、交通费、税金、广告促销费、客服日常费用、差旅费、办公费用、招待费、运费（不包括由办事处到终端所发生的运费）、车辆费及其它由本部发生的费用。

一、通讯费用管理

第一条：通讯费是各部门、各办事处因工作需要而发生的电话费和手机费。

第二条：凡享受通讯费报销的人员须确保24小时全天候开机或提供有效的通讯方式，如发现无法联系，取消当月通讯费报销，并罚款20元；员工须将有效

通讯方式报本部门及公司综合部，变更号码须2日内通知综合部，否则不

予报销当月话费。

第三条：通讯费在限额内据实报销，超出部分自理；话费报销单以备案号码为准。第四条：通讯费报销时间为次月15日以前，逾期不再报销。若确有需要在15日以后报销的，需说明原因并在财务部费用会计处备案。

第五条：各部门、办事处话费实行每月清算，固定话费超过部分由行为责任人承担，无责任人的，从部门和办事处奖金中扣除（公司本部可查记录，从私人电

话的话费中扣除）。

通讯费使用标准

二、业务招待费管理

第一条：业务招待费是指公司各部门、各办事处因业务工作需要而发生的餐费、礼品费等。

第二条：业务招待费的发生必须是因业务工作需要，且发生后对改进和完善工作有一定积极作用。

第三条：业务招待费必须是单位行为而非个人行为。

第四条：业务招待费在发生前必须先填写《业务招待费申请表》，经部门经理、财务总监和分公司经理批准后才可执行，特殊情况可预先电话报告分公司经理

和财务总监后补申请。

第五条：除网络商、大客户、工商、税务等特殊合作伙伴外，原则上平均每人每餐不得超过50元，特殊情况需报经总经理批准。

第六条：各办事处招待费用应在办事处费用限额以内控制使用。

招待费审批表

三、广告费管理

第一条：各办事处广告费用均按照权责发生制的原则核算分公司的广告费用。

第二条：单项5000元以下（不含5000元）的广告合同须有分公司经理和财务总监批准的《广告活动审批表》后方可签定合同。合同均要求一式三份，财务、

企划、对方单位各执一份。

第三条：单项或同一事项累计5000元以上（含5000元）50000元以下的合同须有由大区批准的《广告活动审批表》后方可签订合同；合同均要求一式三份，

财务、企划、对方单位各执一份。

第四条：广告公司在按合同内容制作好广告物料后，由企划部负责到库房办理入库手续；由库管核实数量、开具入库单并登记物料台帐。

第五条：向办事处下发宣传物料时，企划部必须提供广告物料签收单随同货物一同前往。

第六条：办事处在核对所收物料同签收单无误后，由办事处主任和财务主管签字确认后随同当月费用报销单一同寄到分公司费用会计、由费用会计进行登记

后转交企划员统一整理。

第七条：各办事处在申报由本办事处自己制作的宣传物料、门头、灯箱及形象店的专用品时，须上报详细的费用预算表。

第八条：办事处发生的所有广告宣传促销费用，不得从自己的日常费用中支付，全部由公司统一拨往制作单位。

第九条：办事处必须建立物料台帐，用以登记公司下发的本办事处要求制作的各种物料的收发存。

第十条：办事处申请制作的灯箱门头，须将照片上报企划部或由企划部实地验收，否则对办事处主任一次处以罚款500元，并限期一周内补齐手续，否则加

倍处罚。

第十一条：分公司统一制作的宣传物料和通过媒体投放的新闻稿按实际使用量计入该办事处费用。

第十二条：公司企划要求办事处上报的《专柜进程汇总表》、《设立专柜申请表》、《设立专柜协议》等表格的责任人为办事处主任。如该办事处不能按时上报将

按公司具体规定对其进行处罚。

四、出差费用管理

第一条：出差是指公司在职人员依照公司安排离开日常办公区域外出办理业务、开会、学习等因公事项。

第二条：凡公司人员因公出差，应本着事前审批的原则，出差前将自己出差理由、地点、时间报直接上级批准，并填写出差申请表，由主管上级签字后方能

出差。未经批准的，外出所产生的一切费用由个人自理，外出期间按旷工

处理。

第三条：公司任何人不得乘坐飞机，特殊情况经报大区市场总监和财务专员批准方可乘坐，同时，公司人员一律不得乘坐火车软卧及豪华游轮。

第四条：市内交通费指公司工作人员因公外出离开本职工作岗位，但仍在本职工作区域内办理相关事宜而乘座出租车、公交车产生的交通费用。

第五条：部门经理实行限额交通费补助额度为50元/月，如无特殊情况，不得再报交通费。

第六条：办事处主任、业务经理和流动促销员在所辖区域内办事，每人每月以150元的额度限额实报。业务人员离开所辖区出差的实报实销，但需在票据上

背书注明日期及出差事由，并在返回后三个工作日内报销完毕。办事处财

务主管、客服主管在辖区内办事、离开所在辖区出差的实报实销，但需在

票据上背书注明日期及事由，并在返回后三个工作日内报销完毕。

第七条：其他人员在市区因公办事，原则上不得报销出租车费，确有特殊情况，需经严格审批，并在票据上背书注明日期及原因。

第八条：如工作区域内需带货而增加的费用，需写明原因并由直接上级签字，按货运费报销。

第九条：出差住宿费标准

一、分公司本部人员

原则上办事处有住宿条件的应住在办事处，不得发生住宿费用，如有特殊情况，在发生住宿费用之前要向分公司经理或财务总监电话申请。

额度：

1、部门经理住宿费平均每晚不得超过80元，省内无出差补贴，省外每人每

天补助30元。

2、其他人员住宿费平均每晚不得超过40元，省内无出差补贴，省外每人每

天补助30元。

二、办事处人员

1、办事处所在地一律不得发生住宿费用。

2、办事处主任住宿费平均每晚不得超过65元，省内无出差补贴，省外每人每天

补助30元。

3、其他人员住宿费平均每晚不得超过40元，省内无出差补贴，省外每人每天补

助30元。

出差申请表

五、办公用品及固定资产等申购管理

第一条：办公用品是指与工作有关的在日常使用中会逐渐消耗的或单位价值较小（一般为50元以下）各类日常用品。

第二条：办公用品一律不得自行购买。若因特殊情况需临时购买，需经综合部审批。第三条：各部门每月预先统计下月所需的办公用品，按部门汇总报综合部，由综合部统一采购，再由各部门填写《办公用品领用单》统一到综合部领用。

第四条：固定资产及低值易耗品是指单位价值在50元以上且使用期限较长（一般在两年以上），在使用过程中不会被损耗的物品。

第五条：固定资产及低值易耗品必须先申请并填写《固定资产申购表》，由分公司经理及财务总监批准后报大区及总公司审核。

第六条：所有的办公用品及固定资产和低值易耗品每个部门每月只能申购一次，且必须于每8日前将汇总表交至综合部，否则不予采购。

六、水电费限额管理

第一条：本着既要防暑降温，保障员工的身体健康，又要节约公司的费用成本的原则，特核定各办事处的水电费额度：

第二条：各办事处在此额度内所用的水电费根据正规的水电费发票实报实销，超过该额度的水电费由各办事处分清责任人自行承担。

第二条：办事处的水电费，包括办事处所在地及办事处客服。

七、住房补贴限额管理

第一条：房贴补助对象需符合下列条件：

1.户口不在宁波市区

2.在宁波市区无自购房，且租房居住

3.公司本部正式员工（不包括促销员）

第二条：符合房贴发放条件的员工需到综合部备案，凭租房发票在限定额度内报销，超过额度部分自理，限额内实报实销，节约部分不予补贴现金。如房租是

一季度或几个月一付的，应于期末一次报销，不得提前报销。

第三条：房贴发放标准：部门经理300元/月，宁波办事处主任200元/月，其他员工150元/月。

第二章费用报销管理

一、报销管理

（一）报销规定

第一条：在实现费用报销时，须按财务规定粘贴报销单与有效单据，经本部门经理、费用会计审核、财务总监、公司经理审核后，费用会计方可制单。

第二条：有借款者，应主动告知所借款项，由出纳开具收款收据直接冲帐；需付现金的，由费用会计将凭证交与出纳作为付款依据。

第三条：报销人员凭费用会计打印的凭证及附件到出纳处报销领款后，必须在现金支付凭证上签字确认。

第四条：现金报销时间为平常为将审核无误的报销单据交于费用会计的三个工作日内，由出纳统一支付。月末结帐日前4天不予报销现金。

第五条：市内交通费原则上不予报销，如确需报销时必须每张票据后面注明时间、去向及事由。

第六条：市内交通费用须当月报清，以公司每月月底最后一天为当月截至封帐日期，逾期不再报销。

第七条：通讯费报销时间为次月15日以前，逾期不在报销。

第八条：出差费用报销时限为返回后3日内，持相关票据至财务办理报销手续，逾期报销者只报费用的50%。

第九条：出差费用须每返回一次立即报销，不允许多次累计报销。

第十条：各项费用报销时经办人必须提供符合财务要求的正规票据，不能提供者，一律不予报销，其借款将从个人工资、奖金中扣除。

第十一条：所报销的票据不得涂改，必须有收款单位盖章，付款人必须为公司全称或简称，不得以一种票据替代另一种票据。

第十二条：各部门、办事处当月固定电话费如果超标，则从责任人的工资中扣除，若无责任人的，则从该部门或办事处当月奖金中扣除。

（二）报销细则

第一条：报销票据粘贴必须符合财务规范要求，整齐划一，以利于装订，报销单内不得有订书针、大头针之类的金属物，否则财务有权拒绝报销。

第二条：报销金额应在费用申请表中所列申请金额以内，超额部分不予报销。

第三条：报销业务招待费票据须与《业务招待费申请表》中填写的招待地点、时间相一致，并将经批准的《业务招待费申请表》附于报销单据后面。

第四条：差旅费报销单上车票的日期与时间必须与《出差申请表》中填写的出差地点、时间相一致，并将批准的《出差申请表》附于报销单据后面。

第五条：当月费用必须当月报清；以公司每月25日为当月截至封帐日期，逾期不再报销。

第六条：费用票据须分类列清各项发费用发生金额，例如车辆发生的费用报销时须将油料费、过路费、住宿费等分三张票据粘贴。

(三)报销流程

第三章费用审核管理

根据内部控制制度要求，结合本公司实际情况，现将费用报销单据审核操作细则规定如下：

1.报销人填单要求：必须按财务部关于报销时限要求及时报销；报销单据必须是

税务或财政部门认可的正规合法单据；必须按费用发生明细分类填列时间、地

点、事由，报销人（须证明的必须有证明人）；必须按财务部单据粘贴要求粘贴；

业务实际发生人为报销人和填单人，填单人与业务实际发生人不一致的按贪污

处理。因单据违规或未按财务部要求填制的报销单，不得报销，责任由报销人

承担。

2.办事处财务主管审核要求：业务是否真实发生；单据是否符合税务要求；时间、

地点、事由、报销人，填列是否完整（须证明的必须有证明人）；单据粘贴是否

合规；数量加计是否正确；是否符合报销标准；是否符合关于报销事宜的有关

规定。

3.办事处主任审核要求：是否经财务主管审核；业务是否真实发生；是否符合报

销标准。

4.费用会计复核要求：是否经办事处主任和财务主管审核；单据是否符合税务要

求；单据粘贴是否合规；数量金额加计是否正确；报销时限及项目是否合规。

5.财务总监审批要求：相关人员是否已审核；业务是否真实发生；报销人与业务

发生实际支出人是否一致；单据是否符合税务要求；时间、地点、事由，或证

明人填列是否完整；是否符合报销标准；报销时限及项目是否合规。

6.分公司经理审批要求：相关人员是否已审核；业务是否真实发生；报销人与业

务发生实际支出人是否一致；是否符合报销标准。

第四章借款管理

第一条：公司员工在办理公司领导同意的各种业务时，可到财务借款。

第二条：需借款的员工应填写借款申请单，经部门经理批准后报分公司经理和财务总监审核，5000元以上的还需报大区审核。

第三条：差旅费借款一律支取现金；办公用品、固定资产及促销礼品等不在现金支出范围内的一律登记支票领用本。

第四条：借款实行前帐不清，后帐不立原则。跨月借款不清者将从当月工资中全额扣除。

第五条：支票必须在3个工作日内到财务部核销，超过一天罚款50元。

第五章其他规定

第一条：以上各条例由各部门经理及办事处负责人监督本部员工执行，发现违规对责任人及直接上级一并处罚（最低50元）。

第二条：本制度解释权最终归属宁波波导明州电子有限公司总经理办公会议。

宁波波导明州电子有限公司

2004年3月11日