谈供应商门户与SAP的流程优化

摘要：现如今，sap中的mm（物料管理）模块已经是一个成熟、稳定的模块了。从最基本的物料主数据、供应商主数据、信息记录到采购申请、采购订单的创建，再到库存的管理，无疑都是物料管理的基础，所以它也是最为基础的模块。

在sap物料的采购过程当中，采购物料的价格都是由采购员来维护的(或者由专门的部门来维护),且审批流程无法多样化，采购方式、服务等信息在sap中无法直观的显示出来。这就使得企业需要在系统外与供应商通过电话、邮件或者其他方式进行沟通，以便确定物料的价格、交期等一系列问题。所以巧妙的运用srm供应商门户系统能有效的解决这一系列问题，并且能节省大量的纸质合同和单据。

本文先介绍介绍几种采购方式，然后再从询价、审批、合同的创建、订单的创建、特殊的采购方式及基础数据的储存等几个方面来简单的说一下流程优化的一些看法。

采购方式

首先我们来了解一下现在市场上所常见的几种采购方式。

常见的采购方式大致分为以下几类：

1 协议采购

这是一种为了减少通用项目的重复招标，方便企业采购，降低采购成本的，提高采购效率的采购方式。企业对通用项目采购通过一次统一的公开招标，或根据以往的供应商绩效评估结果来选择特定供应商，与供应商定品牌、定价格、定服务、定期限定协议的签订协议合同。

2 定向采购

向指定供应商进行采购的一种方式，其实就是确定采购方向，一般包括：定产品、定品牌、定供应商。通常需要采购一次谈一次价格。

3 公开采购

顾名思义，公开向所有供应商发出采购需求，供应商分别报价，企业最终可以参考各个供应商所提供的的价格、交期、服务等信息来择优选取供应商。

4 配送采购

供应商根据商家需求送来物料，企业每隔一段时间，按照用量与供应商进行合同的签订，并进行结算。

流程优化

其流程顺序如下图所示：

供应商门户应根据用户所选择的采购方式、采购金额、紧急程度等来确定所需的采购流程，使流程最优化。

就询价来说，如协议采购，由于属于之前就和供应商签好的大的框架合同，价格都是确定的，所以只需要确认每批小合同的交期。因此，在流程当中发送的询价书不需要供应商再次报价，只需要供应商确认其交期就可以了，其中相关的领导审批步骤也可相对减少。

就审批来说，通常可以按合同的金额、数量等分为不同级别的审批，例如：10万以下需要部长审批，10万-50万需要主任审批，50万以上需要高管审批等。

就合同创建来说，由于公司的相关合同模板由证券法律的相关部门审核过，基本条款大同小异，有差别的仅仅是物料、数量、交期、付款条件、税率、运送方式等小差别。所以在门户系统中可以先定义好合同模板，当确定供应商后，再由系统自动根据所选择的供应商的报价书等信息生成合同。

就订单创建来说，如果每创建一个合同都向sap系统发送创建订单的命令的话，若合同较多，

工作时间内必定会造成服务器的负担。所以如果是紧急的合同，可以由用户手工创建，或者可以由系统在服务器空闲时间批量向sap创建。

就特殊的采购方式来说，如配送采购，可以将订单的创建放在合同创建之前，先在sap中创建订单，待供应商供货到位后，再在sap中对物料进行收货质检入库操作，等到需要结账的时候，门户系统会根据系统订单的收货数量来创建合同，经领导审批之后，再与供应商进行结算。

当读到这里的时候，可能有人会问了，供应商信息以及协议采购价格等信息是供应商门户系统是怎么样确定的呢？当然是事先维护好的！但是不是在门户系统里，而是在sap系统当中的供应商主数据和信息记录里面。所以，就基础数据的储存来说，在采购员选择供应商及发送询价书时，门户系统将根据采购申请当中的物料、采购组织以及采购方式信息在sap的信息记录查找符合条件的供应商，取出已定义的价格，并从供应商主数据中带出供应商的相关信息。

为什么不维护在门户当中呢？有这样几点好处:1.维护在sap中,可以让门户在创建订单的时候不需要在sap中创建供应商主数据或检查供应商主数据是否存在于sap当中，这样不仅可以加快操作的响应时间，而且节省了sap系统在反复检查时所消耗的系统资源。2.供应商主数据和信息记录可以与sap系统共用，避免了重复资源的浪费。因为这些数据不是仅仅为供应商门户提供的，他们的存在还将直接影响到采购订单的创建。3.数据在sap当中可以很方便的用bapi程序执行批量导入操作，便于关键用户对数据的维护。因此，将这些数据储存在sap当中能使整个系统具有较高的集成度，使两个平台间的资源数据高度共享，避免了资源的浪费。