事业单位档案管理中的电子档案管理探究

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事业单位档案管理中的电子档案管理探究

李皓婷 何秀娥

云南省煤炭地质勘查院

摘要：随着计算机科学技术的发展和国家“互联网+”政策的推广，我国事业单位档案管理模式也相应转变，传统的纸质记录模式已经逐渐转化为电子式的档案管理体系，并开始逐渐占据重要位置。事业单位将电子信息化管理用于档案管理后，提高了档案工作人员的工作效率，增长了保管时间，同时减少了档案的储存空间。

关键词：事业单位；档案管理；电子档案；管理；分析1导言

电子档案是指我们在工作、生活中经电脑处理和存储的具有保存价值的材料和载体的记录。众所周知事业单位的档案管理业务与其他性质单位有所不同，采用电子档案后，因其存储和管理与传统纸质档案的技术和方法不同，可以使事业单位的档案管理杂而不乱、繁而不碎、有条不紊，最终达到电子档案管理更好地为事业单位服务的目的。

2电子档案管理

现今，电子信息化管理已经普遍用于我国的大多数行政事业单位。首先，事业单位的档案管理者通过计算机录入需要的信息资料，然后计算机会对录入的资料数据进行处理，形成电子文本，再次，通过相应的软件将电子文本中的一系列内容整理成数据，最后形成方便保存的电子档案。事业单位采用电子信息化管理对档案进行管理后，工作效率大幅提升。不仅为档案利用者提供了方便快捷的查询途径，还有利于事业单位工作人员对档案进行系统化管理，同时还增进了事业单位不同部门之间的协调，为事业单位的高效快速工作奠定了良好的基础。

3事业单位档案管理工作中存在的问题3.1管理流程复杂，观念落后

传统的档案管理工作是一项琐碎繁杂的工作，重复劳动多，劳动强度大，由于档案管理人员在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐，档案管理工作的经验不足，专业知识和基本技能不高，在进行管理的过程中不仅耗时、耗力，档案管理者对立卷标准掌握的尺度不可能做到完全统一，会不可避免地出现一些失误，这都将影响档案管理的发展。可以说，由于思想观念落后，技术不完善，管理水平参差不齐，以及分析处理问题的基本能力上跟不上时代发展的需要，这都将影响到档案的利用价值。

3.2保存形式落后

纸质档案是传统的档案管理主要的保存形式，纸质档案保存的缺点是，纸张会随着时间的流逝逐渐损坏，不具备永久保存的优点，无论是图片、文字还是一些其它有价值的资料其保存形式都是落后的。

3.3亟需提高档案管理人员的综合素质

在档案管理发展过程中，对传统的档案管理而言，档案管理人员只要了解档案管理的基本概念，并熟悉档案管理流程，就可以进行档案的基本管理工作了。现今，对档案管理人员的综合素质要求也随着档案管理模式的创新和发展有了较大提升，这就亟需提高档案管理人员的综合素质。

4电子档案的优势

随着科学技术的进步，电子档案使档案管理向着无纸化办公的方向发展，其传递和使用大都是利用网络进行，避免了过去查阅档案时整卷提供利用的耗时耗力，减轻了事业单位的档案管理成本。现如今，自动化办公和电子档案管理的衔接，将手工直接建档的按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，

就可以随时进行查缺补漏，当档案收集不齐或要进行档案补漏时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就可以了，避免档案问题形成存积，为档案工作人员提供了快速检索、利用信息的途径，将档案人员从繁琐的档案整理工作中解脱出来，把有限的时间、精力放在提高自身的综合素质上，使电子档案在提供利用服务时，能够发挥更好的利用率。

5事业单位电子档案管理对策

5.1加大资金投入，提高档案管理水平

基础建设是保证档案管理质量的有效手段，而单位领导的支持对提高提升档案管理水平起着决定性作用，事业单位技术业务档案很大一部份是需要保密的，必须通过不断的创新，利用现代化设备和技术来对档案进行分类和保存。因此，要想让档案得到有效管理就必须加大经费投入，做好电子档案管理设施的基础建设和更新，档案管理部门应加强督促单位，加大资金投入，将必备的基础配套设施配备齐全，才能为电子档案的有效管理提供可靠的保证。

5.2利用电子档案对事业单位档案进行科学化管理。

电子档案可以降低人为因素在档案管理工作中的影响，提高工作效率，所以我们要利用电子档案对事业单位档案进行科学化管理，这就要求事业单位各部门一定要及时、准确提供各类资源信息，以保证电子档案信息资源得到充分利用。使档案管理工作走上了良性循环的道路。

5.3培养专业的档案管理人员

由于电子档案管理是利用现代科学技术手段对档案管理工作进行更科学、更规范的管理，达到提高工作效率和管理水平目的，所以要求管理人员遵守职业道德，熟悉信息技术，首先要加强对档案管理人员进行培训，使其尽快掌握现代化档案管理的技能，其次，管理人员要加强学习，更新知识结构，使自己成为一技多能的复合型人才，适应电子档案管理发展的要求，保证电子档案管理工作的稳定、延续。

5.4保证电子档案的安全利用

我们在发挥电子档案高效快捷，提高工作效率的优势时，要保证电子档案的安全利用。首先，要根据事业单位自身职能和单位档案的特点建立健全电子档案管理的规章制度，确保单位各部门对电子档案进行规范、科学、高效管理。其次，要对电子档案的收集、整理、审核、归档和保管等环节做出明确的详细规定，档案管理者及相关职能部门要对档案中的保密内容严格保密，禁止外流，并明确泄密后的所要承担的责任。最后，养成良好的安全体检、杀毒习惯，确保电子档案利用的安全。

6结论

事业单位想要加快档案管理发展的进程，档案管理就必须由档案保管和利用往信息管理、采集及服务的功能转变，采用电子档案管理，更好地让电子档案管理服务于事业单位，不断提高档案管理的效率和利用率。

参考文献：

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