秘书实务之信息工作案例
秘书实务之信息工作案例
案例1把定性分析与定量分析结合起来
近年来，XX县粮食企业因经营不善，亏损严重，去年亏损额达68万元。而且，全县粮食企业已无力偿还拖欠银行的1647.43万元贷款，银行也不再发放新的贷款，致使部分粮食企业被迫关门，职工工资也无法支付。到目前为止，该县粮食企业已有210名职工脱离单位，自我谋生，占职工总数的56.8%。但由于他们一无资金经商，二无田地务农，只能依附亲人维持生计。
[简评]
粮食销售价格放开后，粮食企业普遍经营困难，这是领导知道的。但困难到什么程度，领导不一定知道得很清楚。这条信息把定性分析与定量分析很好地结合起来，用具体的事例、数字说明问题，简洁明了，极具分量，得到了省委领导的重视。
案例2党政信息与新闻有别
“七一”前夕，XX厂党支部组织党团员和部分党的积极分子利用星期天的休息时间，在该厂印铁车间内砌了一个蓄水池、以缓解住在车间生活区的职工家属生活用水紧张的困难，以实际行动向党的75周年生日献礼。
[简评]
这是某厂向省一级信息部门报送的材料。其最大的毛病是分不清党政信息与新闻的区别，反映的事情过于零碎，缺乏全局意义。我们知道，新闻的服务对象是社会大众，很注意通过典型来引导社会风气和社会论，所以新闻宣传发的好人好事这方面的新闻较多。而党政信息的服务对象是党政领导，是为领导决策和指导工作服务的。这就要求我们向领导报送的信息不能太零碎，要有一定的广度和深度，使领导全局在胸，作出正确的决策。一般来说对高层领导决策意义不大。
案例3什么是“五个小”工程
XX县认真实施“五个小”工程，取得了初步成效。到目前止，XX乡已有122户实施“五个小”工程，饲养生猪9500头；家禽1.1万只；养鱼58亩；种植果树5000多株、竹子40多万蔸、金银花50多万株、各种杂木30多万棵。XX乡每户养本地鸡20只以上的有2400户，户养2头牛或5只羊以上的有2600户……
[简评]
这条信息没有交代必要的背景，上级领导看了一定会产生疑问：什么是“五个小”工程？为什么要实施这个工程？信息员不能认为自己懂了，领导就一定都懂，自已不懂的领导也肯定不懂。要站在信息接收者——领导的角度上考虑问题，凡是信息主体领导有可能看不明白的地方都要交代必要的背景。
案例4上报信息要简明扼要
3月24日，X县金矿劳动服务公司在运输途中丢失3桶氰化钠。该县公安机关一直抓紧对此案的侦查工作。至4月10日，已陆续找回两桶。事情的经过是：3月24日早上，该县XX乡哈哈砖厂一职工凌X上班经XX桥头，发现一青色圆桶，凌欲将其拉回家，恰被自称为县金矿职工的青年（姓名不详，等查）发现，想以500元买下，凌怕钱少吃亏而未成交，遂将铁桶拉回家中。至4月7日，凌将这桶氰化钠以1000元卖给某个体金矿（矿主姓名待查），矿主发现后即报县公安局，当即被查获。第二桶是在4月9日，该县在电视上发出了协查通告，县钢铁股份有限公司周某看到电视后回忆，并即到公安部门报告：3月24日，他在收购废钢铁时，有一人拉来一圆铁桶，与协查物相似，因该桶有毒物标志而未改购。4月10日，公安部门根据此线索，找到了那个人，经查验证实该铁桶是遗失的氰化钠。这桶氰化钠是此人于3月24日在XX市五里路段发现的。他拾起随车拉到钢铁股份有限公司出售，因未能卖出而运回家。
[简评]
这条信息对事件的过程交代得过于详细，显得太另罗嗦。高层领导不管具体破案，不需要了解查获这两桶氰化钠的细技末节，只需了解一个梗概。在写这类信息时一定要简明扼要，交代清楚事件的时间、地点、人物、起因、经过、结果这几个要素就可以了。这条信息可考虑改为：3月24日。X县金矿劳动服务公司在运输途中丢失3桶氰化钠。其中两桶氰化钠4月10日分别于XX至X县路段间为路人捡到，拾得人出售时，被人发现，报告公安机关，得以收回，另一桶下落尚未查明。
案例5 信息贵在新
今年以来，XX区各中小学校在传播科学文化知识的同时，采取灵活多样的方式，对学生进行爱国主义教育。各学校除了每周星期一坚持升国旗外，还经常组织学生学唱爱国主义歌曲，定期观看爱国主义影片，开展“学英雄人物，做优秀少年”活动。
[简评]
信息贵在“新”，要给人以启迪，或能使人警醒；不新就不成为信息。所以我们要注意反映两个文明建设中的新思路、新做法、新经验、新成效、新问题。不要用那种老生常谈，人云亦云的题材。这则信息反映的都是一些日常的例行工作，没有新意，对别的地方没有借鉴价值。试想，哪个学校不是这样做的呢？
案例6信息不同于文学作品
截至目前，XX县上空风和日丽。晴空万里，田野上农民正忙着田间管理，工厂里机声隆隆，机关、学校正欢度着愉快的假日，全县呈现出一派祥和的气氛。
[简评]
信息不同于文学作品，必须写实，不需要抒情；不必堆砌华丽的词藻，也不必讲究语言的幽默有趣。信息的语言应朴实、庄重、实实在在。这则信息描写成分过浓，给人一种华而不实的感觉。
案例7突出地方特色
1995年广西又有100万农业贫困人口越过温饱线。1996年是“九五”计划的开局年，也是扶贫攻坚关键的一年，又是“国际消除贫困年”。为做好今年的扶贫工作，广西区人民政府召开了扶贫工作会议，提出了今年扶贫攻坚的任务和措施。任务是：贫困地区农民人均增收200元以上，全区解决120万农业贫困人口温饱问题。主要措施：一是把任务分解落实到县、乡、村，逐级签订完成任务责任状，一级抓一级。二是以特困村为主战场，以解决贫困户为重点，集中人、财、物攻坚。各项扶贫资金向特困村的扶贫开发项目倾斜，为贫困农新风气创造稳定的解决温饱的条件。三是加大异地开发力度。在前几年完成5.7万特别困人口异地安置扶贫开发的基础上，今年再安排4万特困人口移民搬迁。同时，进一步建立健全劳务输出网络和培训基础，积极组织贫困地区劳动力合理、有序地转移，到有条件的地方进行开拓生产。四是进一步办好扶贫经济实体。目前，全区已有2537个扶贫经济实体，要进一步把它们办好，带动更多的贫困户脱贫。五是全面实施世界银行扶贫项目。六是建立扶贫攻坚激励机制。对一些脱贫条件成熟的贫困县，安排一定的扶贫资金，扶持发展投资少、见效快的短、平、快项目，鼓励提前脱贫。[简评]
广西有49个贫困县，其中属于国家重点扶持的县有24个，目前全区还有600万农业贫困人口没有跨过温饱线。怎样解决这部分人的温饱问题，是中央和自治区领导非常关注的。这条信息抓住了广西这方面特色，及时反映了广西1996年扶贫工作的主要任务和具体措施，任务明确，措施有力，结果被中央办公厅单条采用。
案例8上报信息的数据统计要科学
某地区遭受夏季特大洪水的袭击。在本省及兄弟省的支援下，发放给给灾民的衣物达178.94万件，夏秋两季灾民在穿衣裳问题已解决。但由于捐赠的衣物中，过冬的棉衣裳棉被所占比例很小，地委办公室为此给省委办公厅发了一条救灾信息，请求上级帮助解决灾民的过冬衣被问题。当时，仅知道棉被约占下发衣物总数的0.4%，棉衣、绒衣数量不详。为统计所缺棉衣被的数字，地委办公室信息科以已发放的178.94万件衣物为参照数，按每100件（套）衣物应配发棉被10床、棉衣20件的一般标准，主观地推测全地区灾民共缺棉被10万套，棉衣20万件。并且将这一数字用于信息的标题：XX 地区灾民过冬尚缺棉衣裳棉被30万件（套）。
信息发出后，省委领导非常重视，即批示有关部门将情况了解清楚后设法帮助解决。省民政厅接领导批示后，立刻部署该地区及其受灾各县的民政部门落实领导指示，采取措施逐乡、逐村地摸清今冬灾民穿盖情况，根据有无自救通力分类排队，逐户登2000床，绒衣4000件、绒裤2000件，棉衣1600件，拨款275万元，就可基本解决受灾群众过冬衣被的问题。
[简评]
该地委办公室关心灾民的生活困难，急灾民之所急，是得肯定的。但他们对事关重大的数字统计的方式是不客观、不科学的，是工作不认真不细致的表现。据民政部门的核实和多年的经验，在众多的灾民中，每家第户的情况是不一样的。那些经济状况好一点的，有自救能力，无须国家负担或可少负担。要了解全地区的情况，必须做深入细致的工作，不能坐在办公室按百分比推算。假如省委领导和有关部门仅仅根据该地委办公室的一条救灾信
息决策，不作进一步的调查，那就会给国家增加不必要的经济负担和影响全局的救灾工作。这种办事凭想当然的粗放的工作方式，对信息工作的危害是很大的。
案例9
秘书要遵守纪律
某地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上。凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发”。看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜了！”“不行，得想个办法。”
黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原稿换了个标题，内容的文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天，黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在哪里他受到了严厉的批评。
[简评]
黄科长为发信息而采用的方法极不可取。他的主要错误有三：一是不服从上级领导。对同一篇信息稿，发与不发，领导之间的看法和标准不一定是很一致的，但身为秘书人员绝不能去钻这个空子。既然秘书长已明确表态这篇信息不发，作为下级，黄科长应执行和服从。但他却在这一点上犯了错误。二是影响领导间的团结。黄科长绕过主要领导同志，隐瞒真相，将稿子改头换面后送副职领导审发，这是对领导的欺骗行为，尤其不可取。三是“自
我”意识太强。这是从事秘书工作的大忌，也是黄科长犯错误的最根本的原因。第一、第二点错误也来源于此。他表面上想的是信息稿的价值，实质上其内心深处想的是显示个人的才华，实现个人的价值，将个人的成绩、荣誉置于工作之上。没有当“无名英雄”的思想准备，是做不好秘书工作的。