信息沟通控制程序

1. 目的

规范信息沟通程序，使相关信息及时有效地传递、交流、沟通，确保管理体系有效运行。

2. 范围

适用于公司内、外部对质量与食品安全管理体系有关信息及其它信息的传递、沟通和处理。

3. 职责

质量部负责统筹质量与食品管理体系相关信息的交流。

各部门负责工作范围内和对应相关方信息的收集、传递和交流。

3. 程序

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信息分类

质量与食品管理体系的信息沟通；其他信息沟通。

信息沟通的方式

口头、书面文件、会议、内部报刊、公告栏、网络或利用其他通讯及宣传工具进行沟通。

信息的内容

内部信息：

公司的质量方针、目标、经营方向、业绩等；

管理体系运行的情况、内审、管理评审、监督检查的反馈情况；

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体系运行中产生的信息（如不符合信息，重大事故、事故调查和处理信息，培训等）。

其他信息（如员工的建议等）

外部信息：

法律法规和其它要求的获得和更新；

网络信息的获取；

与政府机关职能部门的信息联络；

顾客的需求；

外部审核、检查、参观、访问；

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相关方投诉、抱怨和处理信息。

信息沟通的实施

内部信息:

A 由质量部组织，人力资源部负责将公司的质量方针、质量目标等以简报、标语等宣传形式公诸于众；管理体系运行过程中产生的各种信息由信息产生部门通过企业邮箱或其他相关邮箱传递到责任部门及其他相关部门且同时抄送总经理及副总以上人员；邮件内容应体现时间、信息内容、联系人、联系方式等；主要责任部门及其他相关部门在收到邮件时应在1个工作日内回复邮件并给出建议、处理意见。

B 紧急状态下的信息由信息产生部门使用最为快捷的通讯方式迅速传递到主要责任部门及相关部门、总经理以及有关的政府机关；

C 对不符合项实施纠正与纠正措施的部门必须在整改过程中将有关信息及时传递到相关部门；

各部门的应积极参加每周一的生产例会，沟通工作情况，解决存在问题，处理争议和纠纷；

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D 各部门内部可采取各种方式进行部门内部沟通。

外部信息沟通的实施：

A 销售部负责与顾客的沟通,负责接受客户投诉的受理，处理一级客诉问题并记录客诉内容及处理结果，以及顾客满意度的调查；

B 由质量部负责处理由销售部传递来的二级、三级客诉处理；质量部负责与食品类政府机构沟通；

C 由采购部负责与供方的沟通；

D 各部门自行收集、传递与本部工作有关的法律、法规和其它要求信息。

信息沟通的记录

在信息沟通过程中获取的信息，必要时填写《联络单》，并记录相关信息内容，由接收部门传递到主要责任部门，对主要责任部门必要时执行《纠正和纠正措施控制程序》，进行分析原因，及时采取纠正/纠正措施，信息沟通过程中形成的记录按《记录控制程序》执行。

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4 相关文件

《记录控制程序》

《与顾客有关的过程控制程序》

《采购控制程序》

《顾客满意度测量控制程序》

《内部审核控制程序》

《不合格品和潜在不安全控制程序》

《纠正和预防措施控制程序》

5.

质量记录

《联络单》