基层税务机关公文流转及征管资料归档制度
基层税务机关公文流转及征管资料归档制度
公文流转及征管资料归档制度
一、文件收、印、发
1、文件资料收发一律由分局（所）的综合科（股、室、组）负责，要指定专人负责收发文管理，收、发文件要做到及时，文件资料保存要求完整无丢失。
2、分局（所）长对批阅完毕需转发的文件，交由综合科（股、室、组）打（复）印并转发。
3、需以分局（所）名义上报或下发的文件，先由有关科（股、室、组）拟文，再经分局（所）长审核签发后，交由综合科（股、室、组）统一编号、打印、装订、上报或下发。
二、文件阅办
1、综合科（股、室、组）收到上级或外来文件，由文书进行登记、编号后，送分局（所）长，经分局（所）长传阅批示后，再送有关科（股、室、组）传阅。
2、各科（股、室、组）应将有关文件精神和分局（所）长批办意见传达到责任人员，并由科（股、室、组）长负责落实到位。文书负责督促文件阅办，并及时将阅办结果反馈给分局（所）长。
3、对于分局（所）长批示需具体落实的事项，由经办人员简要写明处理情况或附详细报告，送给分局（所）长审批。
4、每次传阅的文件，要在三天内传阅完毕。因出差等原因未能在规定的时间内传阅到文件的，由科（股、室、组）负责传达或向文书调阅。
5、文件阅办者，必须在传阅单上签名，并填写阅办意见、结果和时间。
三、税收征管资料范围
税收征管资料分为如下九类：
1、税务登记档案，是指在办理开业、变更和注销税务登记过程中形成的纳税人户管资料。
2、发票管理档案，是指分局（所）在进行发票管理过程中形成的户管资料。
3、纳税申报档案，是指分局（所）在受理申报缴纳或扣缴税（费、基金）过程中形成的纳税人，扣缴义务人的户管资料。
4、税款征收档案，指税款（费、基金）缴库、返还、缓交、减免过程中形成的纳税人户管资料。
5、税务管理档案，指上级主管税务部门下发的政策性文件或本单位形成的税务管理办法、制度，各项税（费、基金）征收清册，各种调查资料，民主评议资料，会议记录，工作总结等。
6、稽查工作档案，指稽查过程中形成的案件稽查资料，具体内容和管理要求按照《浙江省地
方税务局稽查系统档案管理试行办法》。
7、税务行政复议和应诉档案，指税务行政复议和行政应诉过程中形成的资料。
8、综合征管档案资料，包括计会统的各种报表、纳税户基本情况汇总表、查处税务违章报表、发票管理情况报表、个体私营经济、集贸市场税收征管情况年度报告表、个体税收定期定额汇总表、征管机构、征管人员情况汇总表等。
9、纳税申报档案、税款征收档案、综合征管档案中，属计会统工作档案的，其具体管理内容和要求按照财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》、《浙江省地方税务局税收会计核算实施办法》和《国家税务总局关于税收会计和税收票证档案保管期限的通知》规定执行。
10、上述未涉及的其他具有保存、利用价值的征管档案，如办税员的资格审核材料等。
四、征管档案的立卷和归档
1、档案除税务案件材料放在结案年立卷外，一般按日历年度进行立卷，不同年度的材料不应放在一起。企业户管资料原则上按户分册立卷，个体户管资料可按户分片分行业立卷；综合征管资料按表式、种类装订；行政复议和应诉资料应一案一册立卷；税务管理资料应按年度、问题、组织机构、文种等特征立卷；其他书面资料如专项工作等单独归档。
立卷档案应保持资料之间的历史联系，能反映纳税人的税务登记、发票购领使用、纳税申报、税款征收、税务违章检查等情况及该纳税人经济活动的基础面貌。
2、征管档案案卷的一般排列顺序是：案卷封面、卷内目录、卷内资料、备考表、封底。
（1）案卷封面包括目录号、档案卷号、分册号、企业名称、保管期限、形成年度、形成单位。
（2）卷内目录包括顺序号、资料名称、页号、备注，归档时要按顺序填写卷内目录。
（3）卷内文件材料应按一定顺序进行科学排列，并依次编写页码；同时，对密不可分的资料依次排在一起，即：批复在前，请示在后，正文在前，附件在后，印件在前，定稿在后。
（4）卷内备考表包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。有关备考表的内容，都应逐项进行填写；若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责。
3、征管档案立卷时原则上用计算机打印，若用毛笔或钢笔（碳素墨水）书写，字迹要求工整、清晰。
4、无论是当年资料或跨年度资料均由专门档案室或综合档案室（以下简称档案室）按年度进行归档。征管档案归档程序是：各征管部门对办理完毕的税收征管资料在经过简单整理后，于次月5日前完整地送交档案室，对特殊资料需要保管到年底的，应于年度终了后二个月内送交档案室。档案管理人员在接收资料时，应对各部门移送的即期资料的种类、份数以及每份页数进行认真查核验收（电子资料应进行试读），及时办理移交清册，发现资料短缺不全的，应督促经办人员补齐后才准予归档；平时按月或按季对征管资料进行整理归档，年度终了后
三个月内，会同有关科（股、室、组）对上年资料整理归档完毕。
五、征管档案的管理、利用和销毁
1、档案室应将本单位的征管档案存入专柜保存，实行统一管理，不得由各职能部门或个人分散保管。对所建征管档案的案卷，以分局（所）为单位编制案卷目录，以归档范围的排列顺序编制流水号，以便查找利用和检查核对。各归档案卷按不同门类、载体分别排列，排列方法应保持先后一致，不得任意变动。
2、档案室必须有专用库房和档案箱或柜架，并配有适当的防火、防尘、防潮、防光、防高温、防有害生物和防盗等设施。档案柜、架、箱均应编号，各种检索工具要集中存放，用后及时放置原处。
档案室内应设有《工作情况记事簿》，认真记载外来人员进出情况及档案异常变化等。外来人员未经领导批准，不得进入档案室，经准许时，要有专人陪同。
档案管理人员对各类档案特别是长期、永久卷要经常检查，如有破损或字迹失真的档案，应及时修补或复制。
3、征管档案的移交。对不具备保管条件的服务站或延伸申报点形成的税收征管档案，在保证案卷质量的前提下，按季向分局（所）档案室办理移交。移交时，需要有完整的案卷目录。
征管档案的移送。纳税人改变主管税务机关需要移交税收征管档案的，在纳税人办理注销税务登记后五日内移交给续管税务机关，并办理必要的交接手续。
4、档案室应配备与TaxFriend98广域网相连接的专用计算机，档案室管理人员应做好登记工作，并将所有纸质或非纸质记载的征管资料的有关名称、目录、编号、所属日期等内容录入计算机，以便于查询和管理。具体登记工作有：
（1）档案登记，就是对档案案卷数量、档案的收进、移出、整理、鉴定、保管利用、销毁等情况进行录入，记载它们的过程、现状和变化。
（2）各类档案要划分清楚、编号精确，并建立案卷目录登记簿、收进、移出登记簿、档案利用、借阅等各种簿册与案卷档案数量统计材料等。
5、征管档案的借阅、利用
（1）本单位人员到档案室查阅档案的，必须经过档案管理人员同意；外单位人员需查阅的，必须持有单位介绍信并经分局（所）长同意，方予接待；查阅人员应在《档案借阅登记簿》上登记查阅的内容和目的。
（2）查阅人员阅档时，应在档案室进行，阅档完毕后，应将档案亲自送交档案管理人员并将利用效果予以反馈，经档案管理人员清点、查对无误后，方可离去。
（3）查阅档案时只许查阅需要部分，不得随意翻阅，不准拆散原卷或涂改、抽页、勾划，更
不准损毁。档案原件不得外借，如因特殊需要摘抄、复制时，需征得档案室分管领导同意方可摘抄、复制，最后经管理人员审核、签字或盖章方为有效。
电子征管资料一律不得外借，借阅者若要复制，须办理必要的手续后，经档案室分管领导签字同意后，方可复制；复制操作由档案管理人员进行。
（4）档案室管理人员对查档内容、年份、用途、档案号逐项进行登记，对反馈信息定期进行整理，对利用档案所取得的社会效益和经济效益情况进行综合，并将这些利用效果和意见及时反馈给各有关部门，扩大征管档案的利用率。
6、税收征管档案的保密规定。档案管理人员要对经手的档案内容不外泄，不私抄，不将档案借给无关人员，不随意将档案带出档案室；借阅人员严格执行国家各项保密规定和纪律；如发现失、泄、窃密事件，要认真追查原因并及时上报分局（所）领导进行处理。
档案管理人员工作调动时，应认真办理档案移交手续。
7、征管档案的销毁。凡超过规定保管期的档案，档案管理人员应在每年第四季度填报“销毁档案清册”，说明销毁理由、原保管期限、数量等，报请分局（所）领导审核，分局（所）领导经初审后，应成立档案销毁鉴定小组进行鉴定，确认其超过保管年限或已失去保存价值的，集体签字准予销毁。销毁时，应指定两人以上监销，监销人员应在销毁清册上签字。
六、电子资料等非纸质档案的整理和存档
1、各分局（所）应确定一名人员负责将《浙江省地方税收征管信息系统》（MIS）中税收征管资料按月备份一次。在年度终了后30日内，应对每年度在《浙江省地方税收征管信息系统》中形成的各类原始税收征管数据，由计算机管理部门或相关部门会同档案室按类分别备份到软盘、磁带或光盘上，移交到档案室进行归档。
为节约资源和便于拷贝，原则上采用压编文件形式保存，每年由档案管理人员复制备份两份新备件，旧的统一销毁。
原则上每类备件为一个保管单位，档案管理人员应在每个备份件上注明卷标号码，用字母和数字表示磁盘的分类与编号的卷号、卷题名、文件起止年月等。
2、为确保各类电子税收征管资料的安全性，应把磁盘等存放在防静电防潮的专用电子资料柜中，管理人员每隔半年试读一次。
各征管部门的计算机硬盘中，由《浙江省地方税收征管信息系统》生成的征管资料，原则上应在硬盘上保留3年；保存期满需要删除的，应列出清册，报经分局（所）领导同意，指定计算机信息管理部门负责删除。
3、声像档案应单独存放卷盒、像册中，并用文字标出摄像或录音、录像的对象、时间、地点、中心内容和责任等。
七、档案的保管期限
档案的保管期限从档案所属年份的次年1月1日起计算分为永久、长期和短期三种。其中：永久为50年以上，长期为16年至50年（含50年），短期为15年以下（含15年）。原则上，税务登记档案应该永久性地保存；税务行政复议和应诉档案、综合征管档案（不包括计会统档案）应作长期性保存；发票管理档案、纳税申报档案、税款征收档案、税务管理档案、其他征管档案则作短期保存，其中除其他征管档案保管年限在3至5年外，一般不应短于10年。