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档案移交(收)登记簿

档案移交(收)登记簿
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移交人(签字):接收人(签字):

移交人(签字):接收人(签字):

公司档案管理制度及流程 (最新)

公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室: 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通; 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员: 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室; 2.定期向办公室移交本部门档案; 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料; 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理: ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅: ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出; ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级; ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续; ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏; 5.档案销毁: ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围: ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等; ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、

公司档案管理制度及流程60992

公司档案管理制度及流程 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室: 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通; 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员: 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室; 2.定期向办公室移交本部门档案; 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料; 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办 公室移交。 3.档案资料的日常管理: ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅: ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出; ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级; ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续; ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏; 5.档案销毁: ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围: ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等; ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、

档案收集归档的通知

档案收集归档的通知

关于档案收集、归档的通知 各部门: 为了加强对我公司档案的科学管理,规范档案的整理和归档,防止重要信息资料流失,满足我公司在证据、责任和信息等方面的需求,为我公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、DA/T 42-2009《企业档案工作规范》规定,综合管理部对各部门现存资料的收集、归档工作特作如下通知: 一、文件材料归档范围: (一)反映我公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的,对我公司各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料; (二)我公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料; (三)我公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料,非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料;社会中介机构出具的与我公司有关的文件材料; (四)有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对我公司各项活动具有查考价值的文件材料。 二、文件材料的分类 (一)文书档案按目前部门设置情况,分党委、工会、综合管理部、人力资源部、财务资产部、质保部、经济运行部、技术中心、科

技部、营销部、产品制造一部、产品制造二部、产品制造三部、产品制造四部、产品制造五部等部门,文件归档时,按以上部门分成大类,每大类再按《文书档案收集目录》(附件一)的内容分为若干案卷。 (二)科研档案按科研项目分大类,每个项目按阶段分为若干案卷:1准备阶段、2试验阶段、3总结鉴定阶段、4成果和奖励申报阶段、5推广应用阶段 (三)基本建设档案按建设项目分大类,每个项目按类别分为若干案卷:1文字、2土建、3工艺、4电气、5给排水、6仪表、7热工、8采暖通风冷冻 (四)设备档案按设备类型分大类,分为:1.测试类、2液压机类、3挤出类、4滚压类、5浸渍类、6注射机类、7炉及烘箱类、8压缩机类、9空调类、10泵类、11混合类、12机床类、13仪器仪表类、14 起重类、15运输类、16其它类、17计算机、复晒印机类、18有关项目用的设备仪器。一台设备的资料整理为一个案卷。 (五)会计档案按类别分为:0凭证、1账册、2报表、3工资、4其它。 (六)声像档案按类别分为:1奖状、2照相、3磁带、4光盘 (七)质量记录按部门分为:1产品制造一部、2产品制造二部、3产品制造三部、4产品制造四部、5产品制造五部。 三、归档要求及规定 (一)归档原则: 凡属我公司归档范围的文件材料,行文日期在2016年12月31日之前的,必须按规定向我公司综合管理部移交,实行集中统一管理,

集团分公司档案移交规定

档案移交规定 为了加强档案管理工作,有效保护和利用档案,根据集中统一管理和分散管理相结合的原则和公司实际情况,特作如下规定: 一、档案保管部门 (一)集团文档中心负责保管集团公司和投资开发公司文书档案、实物档案、电子档案,财务档案,工程档案,各公司重要档案。 (二)集团人力资源部负责保管人事、劳动关系方面的档案。 (三)集团财务部负责保管近三年的财务管理及会计档案。 (四)大观商城、望江油脂厂、长江建司、物业公司等下属公司由文档中心甄选重要档案,其余由各下属公司办公室集中保管。 二、归档范围及时间 (一)集团财务部:财务部应将保存超过三年的财务档案,整理登记造册后于每年五月前移交文档中心。 (二)集团审计法务部、市场营销部、行政管理部:每年第一季 度将前一年度工作形成的重要的文件材料收集、整理后列出清单,文 档中心甄选出具有长远保存价值的档案。资产管理部应将单位价值在 2万元以上(含2万元)的固定资产盘存、登记,文档中心归档。 (三)工程部、成本管理部:根据工程进度,分阶段收集整理、移交。每半年移交一次。工程项目验收结束后6个月内所有相关资料全部移交文档中心。 (四)投资发展部:随时将取得的重要的各种批复、许可证、方案移交文档中心。 (五)实物档案:领到证书、奖状、奖杯时应先交给文档中心拍照或扫描,进行登记,然后放置三楼荣誉室。 (六)电子档案:社会工作部负责收集、整理反映公司主要职能活动的照片、录音带、录像带等;信息中心负责重要软件的备份、电

子设备的维护资料、网站更新等资料集中整理保存到光盘或U盘上, 在次年的第一季度内移交集团公司。 (七)各下属公司将公司的成立、变更资料,公司章程及修订案、股权转让资料,各下属公司房产证、土地证,大型固定资产的相关资料,重大项目(如改造、兼并、招投标)的相关资料,于每季度初移交集团公司文档中心。 三、档案移交程序 移交过程中须填写移交清单,并由交接双方分别签字确认,由集团下属公司行政部经理或部门经理监交。移交清单一式三份,交接双方及监交人各存一份。 四、档案验收 各下属公司档案工作必须有专人管理各公司档案员应按相关规定立卷、归档,编制〈〈档案总分类目录》〈〈卷内目录》,填写〈〈档案借阅登记表》。以及按规定移交档案至集团文档中心集团公司将每年不定期抽查各下属公司的档案。主要看档案工作是否有专人管理,档案是否建立目录,是否有应上交而未上交集团公司的档案。

档案移交通知

附件一 源通公司 关于2014年度档案材料收集移交的通知 公司所属单位: 随着企业的发展,档案材料不断增多,为了完整的保存公司在生产经营中形成的档案材料,将各类原始件存入档案室(入档后如有用原始件的请持批单到档案室借阅),为企业的发展做好服务,现要求各部门将2014年度的档案材料按时向公司档案室移交,具体事项如下: 一、移交的范围及要求: 1.公司办公室 (1)外部来文:凡与我公司有相关的具有保存、利用价值的资料,按照收文登记表上的顺序和名称填表移交。 (2)公司内部文件:按照发文(红文、便文、监督通报文)登记表的顺序和名称填表移交,不得缺号。 (3)本年度公司获得的荣誉证书、奖牌等实物档案由公司办公室做好登记利用完后填表移交。 (4)公司办公会议、大事记、组织机构沿革等材料,整理填表移交。 (5)基建项目立项、设计、施工、竣工等全过程直接形成的文件、图纸、合同和协议等相关资料整理填表移交。 (6)将公司的重要会议、庆祝活动、领导视察等重大活动形成的照片、等资料整理填表移交。

(7)其他公司业务中形成的合同、协议等资料整理填表移交。 (8)安全保卫、法律事务形成的文件材料及时填表移交。 2.党委工作 (1)外部来文、公司内部关于党务工作的文件按照收发文的登记表的顺序和名称整理填表移交。 (2)党务工作的其他的材料:如党委会议、总结、报告、批复、党务工作材料、党务工作事迹、党的群众路线教育实践活动总结、精神文明建设等材料整理填表移交。 3.工会工作 (1)外部来文和公司内部发文,按照收发登记表的顺序和文件名称整理填表移交。 (2)涉及到工会工作的会议材料、职工培训、文体宣传、女工、计划生育等工作中形成的材料整理填表移交。 4.设备处 将公司购置设备合同、说明书、合格证图纸等所有随机资料在调试好设备后将资料整理好及时移交;在能源管理、环境保护中形成的材料整理填表移交。 5.营销处 产品销售合同、用户反馈信息及市场调研等方面的材料,整理填表移交。 6.供应处 物资采购合同、协议、调拨记录及市场调研等资料,整理填表移交。

档案收集归档的通知

关于档案收集、归档的通知 各部门: 为了加强对我公司档案的科学管理,规范档案的整理和归档,防止重要信息资料流失,满足我公司在证据、责任和信息等方面的需求,为我公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、DA/T 42-2009《企业档案工作规范》规定,综合管理部对各部门现存资料的收集、归档工作特作如下通知: 一、文件材料归档范围: (一)反映我公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的,对我公司各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料; (二)我公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料; (三)我公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料,非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料;社会中介机构出具的与我公司有关的文件材料; (四)有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对我公司各项活动具有查考价值的文件材料。 二、文件材料的分类 (一)文书档案按目前部门设置情况,分党委、工会、综合管理部、人力资源部、财务资产部、质保部、经济运行部、技术中心、科

技部、营销部、产品制造一部、产品制造二部、产品制造三部、产品制造四部、产品制造五部等部门,文件归档时,按以上部门分成大类,每大类再按《文书档案收集目录》(附件一)的内容分为若干案卷。 (二)科研档案按科研项目分大类,每个项目按阶段分为若干案卷:1准备阶段、2试验阶段、3总结鉴定阶段、4成果和奖励申报阶段、5推广应用阶段 (三)基本建设档案按建设项目分大类,每个项目按类别分为若干案卷:1文字、2土建、3工艺、4电气、5给排水、6仪表、7热工、8采暖通风冷冻 (四)设备档案按设备类型分大类,分为:1.测试类、2液压机类、3挤出类、4滚压类、5浸渍类、6注射机类、7炉及烘箱类、8压缩机类、9空调类、10泵类、11混合类、12机床类、13仪器仪表类、14 起重类、15运输类、16其它类、17计算机、复晒印机类、18有关项目用的设备仪器。一台设备的资料整理为一个案卷。 (五)会计档案按类别分为:0凭证、1账册、2报表、3工资、4其它。 (六)声像档案按类别分为:1奖状、2照相、3磁带、4光盘 (七)质量记录按部门分为:1产品制造一部、2产品制造二部、3产品制造三部、4产品制造四部、5产品制造五部。 三、归档要求及规定 (一)归档原则: 凡属我公司归档范围的文件材料,行文日期在2016年12月31日之前的,必须按规定向我公司综合管理部移交,实行集中统一管理,

银行综合办公室档案管理办法

银行综合办公室档案管理办法 (一)总则 第一条为加强分行综合办公室档案工作的科学规范管理,有效地保管、利用档案,维护档案的完整与安全,充分发挥 档案信息资源的效用,使之更好的为我行的各项工作服 务,根据《中华人民共和国档案法》,结合综合办公室工 作实际,制定本办法。 第二条本办法所称档案是指本部门在各项实践活动中形成的各种有保存价值的文件、记录、报表、合同、协议、图纸、 照片、声像等历史记录,按不同形式或载体分为纸质档 案和电子档案。 第三条纸质档案主要包括:基建档案、实际工作中签订的合同、协议、图纸等。 第四条电子档案主要包括:纸质档案扫描的图片、有保存价值的音像资料等。 第五条档案工作是综合办公室条线的一项重要工作。办公室工作人员应把日常工作和业务活动中形成的有保存和利用 价值的各种形式和载体的材料及时收集、整理、归档, 作为考核工作质量的标准之一。 第二章档案组织架构 第六条档案管理实行统一领导、集中管理原则,确保各类档案的安全与完整,实现有效利用。

第七条综合办公室需配备政治上可靠、事业心强、熟悉档案业务,能够胜任档案工作的业务人员,并保持相对稳定。 档案管理人员要刻苦钻研档案管理业务,不断提高业务 素质,尽职尽责地开展档案工作。 第八条综合办公室档案管理员职责 (一)接受总行行长办公室的指导和监督,落实总行 行长办公室布置的各项工作。 (二)做好需归档文件和材料的收集、整理、归档工 作。 (三)积极提供利用、掌握档案利用的情况,总结档 案利用的经验、提高档案管理水平。 (四)严格执行党和国家保密制度,维护档案的完整 与安全。 (五)对超过保管期限的档案,严格按照我行档案制 度规定上报总行行长办公室,申请销毁。 (六)负责日常档案库房管理及档案设施的维护工作。 第三章档案室的设立 第九条综合办公室设立档案室,负责档案的日常管理工作。 第十条档案装具根据库房条件可设置密集架或档案柜。数量要求能够存放三年以上存量档案,同时应该考虑将库房留 出一定空间存放封存档案。 第十一条档案室应配备温湿度计、除湿机、消毒仪器、计算机

档案管理制度及流程2

档案管理制度及流程 目的:建立公司档案立卷、归档、整理、利用、销毁等程序,确保公司档案完整、齐全、有效利用。 1、档案定义及审批权限: 1.1档案:档案是指公司从事经营、管理工作中形成的,对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。 1.2借阅:本流程所指借阅为广义借阅,包括查询、借阅、复印等利用方式。 1.3档案管理部门:指行政人力部,项目公司办公室 1.4档案分级定义: 1.4.1一级档案:保密等级为一级,对公司经营或风险价值影响重大的档案资料 1.4.2二级档案:保密等级为二级,对公司经营或风险价值影响较大的档案资料 1.4.3三级档案:保密等级为三级,对公司经营或风险价值影响一般的档案资料 1.5档案使用审批权限: 1.5.1总经理:审批一级档案使用申请。 1.5.2行政人力部:分管领导审批二级档案使用申请及档案的跨部门使用。项目公司经理:审批项目公司保管的一级和二级档案使用申请及档案的跨部门使用。 1.5.3申请人部门经理:审批三级档案使用申请。 1.6行政人力部:负责编制《公司档案分类分级管理目录》及档案管理要求;负责档案资料的分类、归档、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理,包含公司收发的各类文件、公司重要会议纪要等;监督、检查各类档案的管理情况,对各部门的档案管理提供指导。 2.1档案分类分级 2.1.1行政人力部提出档案分类分级及归档管理要求,明确档案的分类、保管方式、期限、移交责任部门和密级等,编制《公司档案分类分级管理目录》,

经行政人力部分管领导审批后,发各部门和项目公司执行。 2.1.2档案种类包括,但不限于: 2.1.2.1制度性文件:各项规章制度、管理办法等; 2.1.2.2会议性文件:股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议形成的材料、会议记录、会议纪要等; 2.1.2.3计划性文件:企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等; 2.1.2.4证件性文书资料:法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等; 2.1.2.5汇报性文书资料:企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导相关发言及汇报材料等; 2.1.2.6声像资料:外出学习、考察或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、影像资料等; 2.1.2.7题赠性资料:上级领导、友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。 2.1.2.8技术性资料:各类工程图纸、竣工资料、验收资料等。 2.1.3公司档案管理人员负责对各自保管的档案资料进行编号。 2.1.4保管期限:根据国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》,分为永久、长期、短期三种。永久为50年以上,长期为15-50年,短期为15年以下。 2.1.4.1永久:凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。 2.1.4.2长期:凡是反映本公司一般工作活动,在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。 2.1.4.3短期:凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料,列为短期保管。 2.2档案归档

办公室工作交接表

办公室工作交接表 日常工作范围 一、人力资源部 (1)员工招聘、面试工作; (2)员工入职手续办理: 1、通知入职时间,入职办理所需资料(一寸相片一张;身份证、 健康证、社保、住房公积金卡、技能证书以及最高学历复印 件一份;招商银行借记卡复印件一份并告知财务(如未办理 招行银行卡请通知其在15号之前前去办理并告知银行账 号)。 2、填写入职登记表; 3、签订劳动合同(劳动合同在一个月内签订) 4、下发员工手册、工牌、工衣、工花、工鞋等; 5、培训员工手册、日常行为规范制度等; 6、领员工到相应部门报道。 (3)员工转正: 1、下发转正审批表; 2、表格让部门主管交给员工或直接给到员工; 3、员工填写完后交主管签字; 4、交总经理签字; 5、交人力资源部归档; 6、下发转正通知书; 7、薪资方案培训,员工签字; 8、通知财务部门。 (4)考勤统计:(考情在10号之前必须交到财务处) 1、下载每月考勤记录; 2、根据考情异常统计每月请假、加班、补种情况并将每个人考 情打印后让其核对; 3、核对无误后统计在考勤汇总表里并要求签字确认; 3、相关的考勤表格归档。

(5)员工关系处理:员工与员工之间,部门与部门之间的协调,员工离职的沟通。 (6)员工离职手续的办理: 1、离职申请表; 2、离职交接单(工作、物品交接、宿舍)。 (离职申请表位置:) (9)会议、培训安排,签到,会议记录整理下发; (10)员工档案归案及管理; (11)员工健康体检安排; (12)员工生日礼物安排;(每月初安排当月生日员工生日礼物并提交申请。花名册位置在)(13)员工活动;(一年二次外出) (14)员工行为规范、规章制度的监督; (15)宿舍管理; (16)员工花名册变更修改。 (花名册位置在) 二、行政部: (1)采购: 1、日常用品; 2、办公用品; 3、美容日用品; (每月采购一次,可根据库存情况适当的采购并在采购前填 物料采购清单,及时做好入库登记。) (2)物资、产品入库、出库(每周星期一统一出货),统计产品进出情况。 (3)物资、产品的盘点(每月盘点一次:包括物资、毛巾)(4)相关文件的编写、下发、归档(如活动方案、价格表、通知、补充等文件) (5)打印、复印资料、传真收发。 (5)相关表格的管理、归档。 (6)合同管理(如:供应商、房屋租赁等)。

合同档案移交登记表

合同档案移交登记表清源集团 合同(资料)移交登记表 合同(资料)移交登记表 清源集团档案室制 二0一三年十月 合同(资料)移交登记表 合同(资料)移交登记表 合同(资料)移交登记表 合同档案管理制度 一、合同档案管理原则

本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和,其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本,以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料,都必须及时归档,个人不得擅自留存。这是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段,通过对合同的档案管理,可以保存与合同有关的相关证据材料,一旦发生纠纷,可以及时运用档案记载的内容,依法维护单位的权益。二、合同档案管理办法 为进一步加强合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定合同档案管理制度。 1、合同档案由市场中心集中统一管理,以确保档案的完整和有效利用。 2、市场中心负责统筹、协调、组织、、保管和合作方的所有合同文档。 3、分别建立健全合同文档的形成、积累、、归档工作体系,由合同管理员负责合同文档管理。

4、合同管理人员要尽心尽责发挥作用,按要求建立完善合同管理台账。签订完的合同要及时归档,做好登记。凡归档的合同文件材料必须是原件。 5、保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。 6、加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,合同文档分类编号,编制合同统计清单。 7、应根据实际需要编制合同档案检索工具,以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 8、做好合同管理的保密工作,未经许可不能擅自借阅、外带归档合同。因工作需要须借出查阅合同文本,须经集团领导签字同意后,方可办理相关借阅手续。以复印件形式借出,督促借阅人员按期归还合同。合同原件无特殊情况不能外借。 9、合同文档的保存条件要有防火、防潮等措施,以确保合同文档的安全。

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