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沟通方案

如何与采购人进行有效沟通

1)首次接受前的沟通。

了解采购项目的货物型号、配置、服务要求、付款方式、采购预算、资金来源等等项目的基本情况。

我司应了解的采购人的基本情况,包括:(1)单位性质、隶属部门;(2)预算外收入来源;(3)年初政府采购预算安排资金情况;(4)财务会计机构及工作组织;(5)其他与签订政府采购合同相关的事项。

2)签订政府采购合同时的沟通。

主要包括签约双方的名称、目的、事项、采购项目清单、签约双方的责任和义务、完成采购业务的时间要求、采购后货物的验收责任、采购项目收费、违约责任、签约时间。

对于采购项目要求、采购预算、资金来源等,我司也需要在签约前与采购人进行沟通,并在协商一致的基础上签订合同书。

3)编制采购计划时的沟通。

在编制采购计划时,我司应当就以下事项与采购人沟通:采购人资金情况及其项目的最新要求;新的法规或制度对采购工作的影响;采购项目所需的专业或行业资料;采购项目所需的专业或行业技术人员。

2、采购实施阶段的沟通事项

(1)采购预备阶段。

这一阶段,我司应就以下事项与采购人进行沟通:

1)采购计划中确定的需要采购人协助的工作,如某些专业设备的技术参数的确定、相关专业信息、专业人才信息等。

2)采购人对有关事项的解释、声明及提供的其他信息。

如对某些设备采购中的特殊规定、付款方式的声明以及其他在采购过程中遇到的专业技术上的问题的解释等等。

3)征询行业专家或。

我司在采购之前,应提出或提醒采购人对相关规格要求咨询评标专家或。例如依据电脑市场的主流配置和市场行情,针对使用对象、使用范围和资金状况,制定适中合理的技术参数,使主板部件、CPU容量、内存容量、LCD显示屏、显示卡和液晶投影仪等有关配置相吻合,既不能不够用,也不能配置过高,造成浪费。尽管电脑产品更新换代很快,但相对于绝大多数用户来说是有一个过程的,尤其是用于信息化教育的电脑及多媒体设备。需要进行办公、制图、教学等用途的教职工PC配置要高些,中小学生用机,一般都是大众标准配置即可。这样的沟通可以有利于节约采购资源,把有限的资金发挥最大的效益。

(2)采购实施阶段。

1)我司应就投标人应具备的资格、应提供的相关技术证明文件等与采购人进行沟通,确保响应文件的有效性、完整性和真实性。明确采购响应人的授权书和身份证明、营业执照、税务登记证明,以及与采购项目有关的生产、经营、设计、安装方面的许可证、产品质量体系认证书等材料,投标产品的技术资料包含主要零部件的参数、产地、技术优特点、使用寿命、产品授权经营证书、信誉、业绩等证明资料,必要时还应有对产品新技术、节能、低噪、稳定、安全等方面的阐述。

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