物业管理档案分类

物业管理档案分类文档编制序号：[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]

档案资料分类

物业管理档案分类编制方案

物业管理档案分类编制方案 为加强规范物业管理档案科学化、标准化、现代化管理，特制订以下编制方案 1术语 类目：是档案分类的基本单位，是构成档案分类的主要成分，用以表示某一类档案的概述 类号：是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序。 2、类目设置“ 1）设8个一级类目（详见后表），37个二级类目。 2）—级类目、二级类目按本“方案”规定设置 3）三级和三级以下类目由物业管理公司根据实际情况自行设置。 3、标识符号： 1）本方案采用阿拉伯数字编号制 2）上位类目和下位类目代码之间用“。”隔开，案卷号与上位类目之间有“ 隔开。 4、编号结构形式： 编号结构形式采用五段制，编号由左到右排列，各段均用阿拉伯数字表示，一至四段之间用“。”隔开，四至五段之间用“一”隔开 第一段：为卷宗码 第二段：为一级类目代码，用“1-8 ”表示。 第三段：为二级类目代码，用“ 01-08 ”表示。 第四段：为年度码，用四位阿拉伯数字表示。 第五段：为案卷流水码。

物业管理档案编号结构: X ? X ? XX ? XXXX — XXX 例 I I III II I 1 1 01 200 — 001 0 第 物 业 物 业 2 0 第 号 管 管 0 份 卷 理 理 0 卷 宀 宗 类 文 件 年 宀 宗 5、保管期限一 短期：15年 长期：50年 永久：地籍产权终止日 卷 一 二 年 宀 宗 级 级 度 码 类 类 码 目 目 代 代 码 码 卷 宀 宗 流 水 码

物业管理档案一级类目分类编号表 （一）物业管理档案类目代号表

（一）物业管理档案类文件材料归档范围及保管期限表

物业档案资料移交

物业档案资料移交 在实施物业管理之前，发展商应向管理公司移交关于物业的各类资料： 一、综合资料 1、项目土地使用合同、红线图、立项文件、工程申报批建文件及计划批准文件。 2、建设许可证、工程建筑报建表。 3、工程招、投、定标书。 4、上级机关的决议、决定、批示等工程重要会议纪要和指导性文件。 5、征地批文、协议书（合同书）、红线图。 6、初步设计方案、设计鉴定审批文件。 7、施工合同、施工许可证、施工执照（复印件）、开工报告、施工量放线图表记录。 8、单项工程质检监督委托书、成果报告、单项工程竣工验收证书。 9、工程勘测资料：地质图勘察报告、地形、地貌、控制点、永久性水准点的坐标位置图、水文、气象、地震等设计基础材料。 10、竣工验收会议文件及质量评审材料、竣工报告、竣工验收证书。 11、工程决算书、三算表。 12、消防设施验收合格证。 二、土建资料 1、主体隐蔽工程验收记录。 2、图纸会审和设计修改变更及联系单。 3、事故处理记录。 4、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位及各种观测记录（长期）。 5、原材料产品及重要构件出厂证明、试验报告、材料换审批单、试件试验报告（长期）。 三、给排水、消防资料 1、开、竣工报告及中间交工验收证明书。

2、图纸会审及设计修改变更通知。 3、事故处理及探伤记录。 4、隐蔽工程验收记录。 5、材料构件出厂证明及材料代换审批单。 6、管线标高、位置、坡度、测量记录。 7、试水、闭水试压试验记录。 8、设备调试记录。 9、管线清洗、通水、消毒记录。 四、电气资料 1、开、竣工报告及中间交工验收证明书。 2、图纸会审及设计变更通知。 3、事故处理及探伤记录。 4、隐蔽工程验收记录。 5、防雷电阴接地实测记录。 6、引下线焊接记录。 7、材料构件出厂证明及材料代替换审批单。 8、绝缘电阻测试、试验记录、试运转记录。 9、空调资料、动力、通讯、有线电视资料。 五、施工图 1、总平面布置图（包括综合系统图）。 2、建筑施（竣）工图。 3、结构施（竣）工图。 4、给排水、消防施（竣）工图。 5、电气施（竣）工图。 6、空调施（竣）工图。 7、智能化系统施（竣）工图。 8、通讯施（竣）工图。

物业档案员岗位职责

物业档案员岗位职责 物业档案资料管理具有动态性，因此必须建立动态管理机制凡是管理程序的各个环节，有关人员都要进行及时性、经常性、完备性的动态记录。下面是的物业档案员岗位职责，希望对大家有帮助！ 一、负责公司文件资料的归档、保管、借阅等档案管理工作。 二、负责对有保存价值的各种文件、音像制品、图表等文件、资料，进行编目、立卷等工作。 三、正确掌握档案管理的方针、政策，熟悉公司档案管理业务，能担任公司档案管理专业的业务指导，解决业务工作中的一般问题。 四、对库存档案有系统的了解，能根据承办人提供的线索，及时查找所需的档案。定期清点档案资料，对于借出档案及时催还归卷。 五、对于未按期上缴的档案资料，及时与有关部门联系催要。 六、妥善保管档案，确保档案安全，防止档案失散受损。按档案管理期限，对于过期档案资料，按规定手续注消或封存。 拓展：物业管理档案的概念与分类 （一）档案的定义 档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。简单地说，档案是清晰、确定的原始记录性信息。 （二）物业管理档案的含义

物业管理档案是指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。 此定义包括两层含义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。如在工程竣工验收之前，施工图纸是正在使用的文件，既非原始记录，也非档案。工程竣工验收后，经过归档保存后的施工图纸，以及其所记载的设计内容就是该项目的历史原始记录，即档案。 （三）物业管理档案的内容 物业权属资料、技术资料和验收文件 业主、物业使用人的权属档案资料、个人资料 物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录 物业服务企业行政管理 物业管理相关合同资料等。 （四）物业管理档案的分类方法 1．年度分类法 年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。 特点：按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅利用档案。 2．组织机构分类法

档案分类整理制度

档案分类整理制度 一、整理分类的定义及方法 整理分类是建立物业类档案基础的重要工作，是由物业管理公司或下属管理处将收集的资料按四类常见档案的类型区分、归类整理，组成物业管理公司内部所需保存的档案。同时根据所售或租物业的特点，按一户一档的办法，为每幢物业的业主或租户建立相应的档案。每售出或租出一套物业，预立卷工作同步进行，总卷与一户一档的整理归类工作也要同步开展。 二、收集归类，整理成卷 这里所说的收集的档案资料，是物业管理公司需要总体掌握的资料，然后按部门、内存、年度顺序整理成为物业管理公司所需的若干大类总卷宗。 1.业户档案资料。 （1）购房合同及身份证的复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主公约、验房单等。 （2）业主详细资料登记表。 （3）家庭人员登记表。 （4）业主房屋维修档案。 （5）缴费情况一览等。 2.工程技术档案资料（含产权）。 （1）规划图纸、项目批文、用地批文。 （2）建筑许可证、投资许可证、开工许可证。 （3）拆迁安置资料。

（4）竣工总平面图。 （5）地质勘查报告、开（竣）工报告、图纸会审报告。 （6）工程合同、工程预决算。 （7）工程设计变更通知。 （8）竣工图：单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等；工程及地下管网竣工图。 （9）房屋、消防、燃气竣工验收证明书。 （10）主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同、证书。 （11）水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料。 （12）砂浆、混泥土块试压报告。 （13）绿化工程竣工图。 （14）各类房屋清单。 （15）出售房屋的产权范围或成本核算清单。 （16）公用设施设备及公共场地清单。 （17）未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期。 （18）产权方面的资料。 （19）其他工程技术资料。 3.服务档案资料。 服务档案，一般又可细分为业户服务档案、装修档案、维修档案、治安交通管理档案、设备设施管理档案、绿化清洁管理档案、社区文化档案等资料。 （1）业户服务档案：业户意见调查、统计结果；业户接待记录；业户投诉及处理记录；回访记录等。

物业服务资料业主档案管理方案

物业服务资料业主档案管理方案为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性，规范业主档案的保管与跟踪工作，特制订本管理方案。 一、资料或档案的收集与保存 首先，在物业接管移交时，要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次，业主入住、进行房间调配阶段，业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料，都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。 二、资料或档案的整理与分类 所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后，按类别进行装订并整理成册，做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同，管理内容可以分类为以下几类。 1.工程技术资料：包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。 2.业主及各办公部门档案：包括业主及各办公机构详细资料登记表，进出小区人员登记表，业主、各办公机构房间的维修档案等。其中，业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、

经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。 3.装修档案：包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。 4.维修资料：包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。 5.业主反馈信息：包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。 6.本部门员工管理资料：包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。 7.行政文件资料：包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。 三、资料或档案的归档 对于所有分类整理好的信息资料，工作人员必须进行归档保存。 1.档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制，使储存方式多元化，尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存，便于查找。同时，还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化。 2.对本单位利益影响较大的档案应加密保存，使此类档案在

物业公司档案管理分类表

物业公司档案管理分类表

8.档案类目分类 一级类目编号备注 行政管理类 1 2 人力资源管理 类 财务管理类 3 品质管理类 4 物业前期介入 5 类 6 物业承接验收 类 7 业主入伙管理 类 8 顾客关系管理 类 工程管理类9 10 公共秩序管理 类 环境管理类11 8.2行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存一级类目二级类目文件材料归档基本范围保存

类号类目 名称 类 号 类目名 称 期 限 1 行政 管理1-1 组织机 构 1 公司章程、验资报告、 注册资料 长 期 2 股东会文件、董事会 文件、监事会文件 长 期 3 机构变革记录、公司 大事记 长 期1-2 证照管 理 1 证照原件 长 期 2 证照申办资料 长 期 3 证照使用记录 3 年 4 证照变更记录 长 期 5 证照年检记录 长 期1-3 印鉴管 理 1 印鉴制作、变更、废 止记录 长 期 2 印鉴使用记录 3 年

文件材料归档基本范围 存 期限 类号 类目名称 类 号 类目名称 1 行政管理 1-4 行文管理 1 内发文件、外发文件、行文审批记录 长期 2 外来文件及归档记录 长期 3 请示、报告、函件 长期 4 介绍信、授权书、委托书以及各种证明等 长期 1-5 合同管理 1 标准合同范本 长期 2 各类合同、协议原件及评审记录 长期 3 各类合同、协议的执行记录 长期 1-6 会议管理 1 各类会议记录、纪要和会议签到记录 长 期 2 会议决议处理记录 长期 1-7 采购管理 1 物资需求计划和采购计划 3年

文件材料归档基本范围 存 期限 类 号 类目 名称 类 号 类目名称 2 采购比价记录 3年 3 物资验收记录 3年 4 供方评价记录和合格供方名录 3年 1-8 库房管理 1 物资出入库记录 3年 2 库存物资台帐 3年 3 库存物资盘点记录 3年 4 库存物资月报表 3年 1-9 物资管理 1 固定资产、低值易耗品和员工个人台帐等 长期 2 办公设备、设施和工机具维修保养记录 1年 3 物资盘点、调拨、转让、报损记录 长 期

物业管理服务档案管理方案

第部分物业管理服务档案管理方案 第一节档案资料管理方案 随着建筑设计高科技专业化的发展，信息成为管理资源中的重要因素，为此思兰雅苑物业管理的档案建立与管理，必须采用先进的管理技术，通过档案的集中化、有序化、信息化的科学程序，对物管区域内所有物业管理与服务项目，从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件等，都建立相应的管理档案，并牢固树立档案管理财务观、资源观和服务观，使档案材料的管理真正为管理服务。 档案资料管理，设档案管理员一人，有一定档案资料管理经验，精通电脑操作，工作责任心强。 一、档案资料管理运作流程 收集——整理——归档——利用 1、档案资料的收集： （1）设立档案资料室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由专职档案管理员，建立相应的管理制度，对所有的档案资料进行严格管理。 （2）资料的收集，坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道；规划设计到工程竣工验收的全部工程技术，维修资料；物业构成的方面，到房屋主体，公共设施，小到一树一木全有详细的资料。 2、资料的分类整理：收集的所有信息资料，统一由档案管理员

集中整理、分类。整理的重点是去伪存真，根据资料信息的来源，内容，表现形式的特点，做到条理清晰，分类合理。 二、档案资料的分类 三、资料的归档管理 （1）归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类与保存。根据实际需要，思兰雅苑的资料归档由管理处保存，如：录像带、胶卷、照片、图景等档案按不同的业务性质编号，造册，编辑并分柜保存，运用计算机的先进管理手段，尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。 （2）档案的出室、入室都有严格规定，出室必须具备资格的人员经登记后方可借出，入室时，须由专人检查，如有破损，立即修复，

物业档案的整理5.3

第三节物业档案的整理 、物业档案全宗的划分 物业公司是专门对已建成投入使用的房屋及其附属设备设施、相关场地实施专业化管理 , 并为物业业主和使用人提供多方面、多层次的有偿服务和良好的居住和工作环境的独立核算、自主经营、自负盈亏、具有独立法人资格的经济实体。 根据档案全宗构成的三个条件 , 物业公司产生的全部档案应当构成一个物业档案全宗。物业公司自成立之日起 ,就是一个新的立档单位 , 在其基本职能没有发生重大改变 , 只是职能或工作范围的扩大或缩小、内部机构的调整等情况下 ,其变化前后形成的档案仍属于一个全宗。如 , 物业公司属下的其中一个管理处因业务原因要移交给另外一间物业公司管理 ,部分档案因此也移交出去 , 但这种情况并不影响原物业公司全宗。管理处（小区）属物业公司的派出机构 , 其所产生的档案不能构成一个全宗 ,而属物业公司全宗的一部分。在该管理处（小区）转出时 ,将有关本公司全局的档案复印一份存档,如党群工作、经营管理、行政管理、财务等档案；原件及仅关系小区管理的档案可一并移交给下一间物业公司 , 成为下一间物业公司全宗的一部分 , 如住户档案、基建档案、物业维修档案、物业房产档案等。但是 , 遇两间以上物业公司因发展需要而进行合并 , 其合并前后的档案应划分为两个以上全宗 , 即合并后产生的档案是一个全宗 , 合并前各物业公司所形成的档案各自为一个全宗。如：甲公司成立于 1990年, 乙公司成立于 1992年, 由于两公司因业务发展需要于 1999年进行合并,这样就存在三个不同的全宗,即1990?1999甲公司全宗、1992?1999乙公司全宗和1999年新公司成立后的全宗。 、全宗内物业档案的分类 （一）分类的含义和要求 1.分类的含义 全宗内物业档案分类是指按照物业档案来源、时间、内容和形式的异同, 把物业管理公司的全部档案分成若干类别 , 并组成体系 , 以利整理、保管和利用的过程。 为便于全宗内档案分类工作的进行 , 应编制一份分类大纲（分类方案）作为档案分类工作的依据。所谓分类方案 , 亦称分类大纲 , 是指标列各个类目的名称 , 表示全宗内档案分类体系的纲要。类目, 是档案分类表的构成单元 , 是在性质上或特征上具有共同属性的档案的总称。分类方案编制后不是一成不变的 , 在具体操作过程中可根据实际情况加以修正和补充。 2.编制分类方案的基本要求 （1）分类应该体现客观性 ,即从物业档案形成的特点和物业档案成分的实际出发 ,按照文件在物业公 司或各管理处（小区）管理活动中原来形成的联系进行分类, 最大限度地保持全宗内档案文件之间的历史 联系。 （2）分类应该具有逻辑性 , 即在构思分类体系时 , 应该有统一的分类标准和明确的类属关系。分类方案中同级的各类地位相等 , 内容上相互排斥、不能相互包容。 （3）分类应该具有实用性 , 即便于保管、检索和利用。要选择适合物业管理档案分类的最优分类方案。 （4）分类应该具有发展性 , 即在档案类目的具体设置上 , 不仅要考虑到现有的档案情况 , 还要进行科学预测 , 充分估计到可能出现的新类目 , 使档案分类类目的设置留有合理的扩充发展的余地。事物是不断发展 的 , 物业公司的业务范围也会不断的扩大 , 公司职能也会不断的加强 , 随之产生的档案也将不断的丰富。在编制分类大纲时 , 应充分认识这一点 , 给类目留有一定的发展空间。 （二）分类的作用 物业公司管理着一定规模的物业 , 业务范围广 , 设置的机构众多 , 各部门产生的档案纷繁复杂 , 如果不按照档案之间的异同或联系把它们区分成若干类别 ,就无法立卷、保管和利用。再者 ,在新的形势下 , 档案机制必须深入到日常的业务工作中去 , 对全宗内的档案进行分类 , 可以指导业务部门的文件材料按类别积累、归档。因 此 , 全宗内物业档案的分类就显得非常重要。 （三）编制分类方案的指导文件 物业公司属于非生产型的企业。在编制物业公司的分类方案时, 可参照国家档案局制定的《工业企

第二节物业档案的收集

第二节物业档案的收集 物业档案的收集工作就是按照物业管理的有关规定，依据物业管理档案归档范围，通过一定的方法将 物业管理机构各部门和个人手中有保存价值的档案(包括文字、图表、录音、录像、磁盘等)集中到物业档案 管理机构(档案馆、室)的过程。物业档案的收集是实现物业档案集中管理的重要内容和基本措施。 档案收集工作的方法分为接收和征集两种。作为物业公司档案机构，接收本公司文书处理部门和业务部 门按规定应当归档的档案是其基本收集方法。征集是档案部门按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关 文献的活动。物业公司一般不存在征集这一方式。 通过收集工作，建立数量充足、种类齐全、质量优化的馆(室)藏档案，是物业公司档案室存在和发展的 物质基础，是输出物业档案信息，为社会实践服务的前提条件。 因此，物业档案的收集工作在物业档案管理流程中占有非常重要的地位，有了物业档案的收集工作，便 有了物业档案管理工作的开始。 物业档案是由物业管理文件材料经立卷整理、归档转化而来的。物业管理文件材料的形成、积累工作的 直接影响到物业档案的完整性、准确性、系统性。 一、物业管理文件材料的形成 (一)物业文件材料的形成 物业管理文件材料是物业管理档案的物质基础，物业档案情报价值和凭证价值的大小不但取决于档案收 集是否完整、齐全，而且取决于物业管理文件材料的形成是否规范、科学。没有规范、完整的物业管理文件 ，就不会有规范、齐全的物业档案，更谈不上物业档案的整理，保管也就失去了意义，利用价值当然大打折

扣。 从档案的收集、整理、保管、利用等角度出发，文件材料形成过程非常关键，因此，我们必须在物业管 理工作中注入档案工作机制，以便形成既符合物业管理需要，又符合档案工作要求的物业管理文件材料。 物业文件材料产生于物业管理公司各业务环节的每个运作过程，每一环节都产生相应的文件材料。 1.物业的接管验收材料： (1)房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清册及表格。 (2)技术资料，包括竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面 图、平面图、房屋及设备使用技术资料。 (3)接管资料，包括验收合格凭证、物业完好情况、接管文件。 2.住户(租户)入住材料： 装修申请表、入住通知书、住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料。 3.物业租赁材料： 租赁合同、租赁审批材料、物业权属证明材料、房屋安全鉴定材料、同意出(转)租文件、委托书、公证 书、证明、报告、分户图。 4.物业维修材料： 维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、安全鉴定书、材料单。 5.物业行政管理、党群工作材料： 公司组织沿革、党支部会议文件、党政领导办公会议文件、公司机构设置文件、党政工作计划、总结、 党员花名册、团支部会议文件、共青团工作计划总结、团支部建设文件、团支部成立、活动文件、团组织关

物业管理部工作方案

XX公司物业管理部工作方案 虎门 XX投资有限公司下设职能部门物业管理部，是负责统筹 XX公司属下全资企业物业的全面管理工作，并对其参股企业物业的协助管理工作。为加强各企业的规范化管理，完善目前物业管理各项工作，促进企业发展壮大，提高经济效益，物业管理部拟制定如下工作方案，并根据各企业的经营实际情况，进一步完善工作方案。 一、建立档案 1、对 XX 公司管辖的企业、物业进行建档，全面掌握企业、物 业的情况，并进行分类管理。 2、制定各类走访、巡查、检查记录表格、建档造栅。 3、对上级部门下发的文件、属下公司的往来文件、会议记录、 总结、计划等建档保存。 二、日常工作事项 1、做好与属下企业的沟通协调工作，摸清现时属下企业的资源 情况，包括人员情况、设备、设施等资源情况，根据实际需要进行合理调配使用，实现资源共享。 2、对由物业管理部直接管理的出租物业，实行每月两次巡查； 空置物业每月进行一次巡查，对发现的问题及时整改记录。 3、对下属全资企业的物业实行每月一次全面巡查，对部分经营 性质复杂、安全隐患较大的物业实行每月两次全面巡查工作；对参股

类企业的物业原则上每两个月进行走访巡查一次，有需要时可每月巡查一次。对发现的问题督促其及时整改，并跟踪整改情况，需要大整改的及时上报公司商讨解决。 4、参与和配合安全部门、集团公司的安全综合检查工作。 5、做好每次走访巡查工作的登记备案。 6、做好物业修繕工作，对细小的物业、设施维修工作原则上由 各企业具备相关能力的人员进行维修，大宗维修必须聘请相关资质单位进行维修施工，并合理控制好维修费用。 7、做好物业出租的各项工作，对由物业管理部直接管理的物业 做好到期续租工作；空置的、到期不续租的、违约迁走的物业做好卫生、修复必要设施及招租等工作；对属下企业的物业出租做好监督管理工作；掌握好目前市场上的租金水平，合理调整租金，提高经济效益。 8、完成公司交给的其他工作。 三、日常检查内容 1、治安情况：相关企业、物业位置及周边的治安情况，企业、 物业的防盗工作情况，安全保卫工作等。 2、建筑物结构安全情况：检查建筑物的内、外墙面是否存在剥落、露根、移位等安全隐患；楼顶、墙面是否存在渗漏，是否存在违章加建等情况。 3、经营情况：了解物业的出租情况，租户缴纳租金情况、用工 情况，发放工人工资情况，是否合法经营等情况。

物业管理服务档案管理方案

物业管理服务档案管理方案 第一节档案资料管理方案 随着建筑设计高科技专业化的发展，信息成为管理资源中的重要因素，为此思兰雅苑物业管理的档案建立与管理，必须采用先进的管理技术，通过档案的集中化、有序化、信息化的科学程序，对物管区域内所有物业管理与服务项目，从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件等，都建立相应的管理档案，并牢固树立档案管理财务观、资源观和服务观，使档案材料的管理真正为管理服务。 档案资料管理，设档案管理员一人，有一定档案资料管理经验，精通电脑操作，工作责任心强。 一、档案资料管理运作流程 收集——整理——归档——利用 1、档案资料的收集： （1）设立档案资料室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由专职档案管理员，建立相应的管理制度，对所有的档案资料进行严格管理。 （2）资料的收集，坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道；规划设计到工程竣工验收的全部工程技术，维修资料；物业构成的方面，到房屋主体，公共设施，小到一树一木全有详细的资料。

2、资料的分类整理：收集的所有信息资料，统一由档案管理员 集中整理、分类。整理的重点是去伪存真，根据资料信息的来源，内 容，表现形式的特点，做到条理清晰，分类合理。 二、档案资料的分类 档案资料 外来档案 内部档案 验 住 房 装 规 户 其 屋 修 划 收 及 竣 他 维 管 家 档 工 档 修 理 庭 案 资 案 档 档 档 料 案 案 案 业 业 主 主 车 保 日 机 意 投 消 辆 安 常 日 绿 电 见 诉 防 管 服 服 常 化 设 调 回 管 理 务 务 维 管 备 查 访 理 记 管 管 修 理 管 分 记 档 录 理 理 档 档 理 析 录 案 档 档 档 案 案 档 档 案 案 案 案 案

物业公司档案管理分类表

期 8. 档案类目分类 8.1 档案一级类目表 一级类目 编号 备注 行政管理类 1 人力资源管理类 2 财务管理类 3 品质管理类 4 物业前期介入类 5 物业承接验收类 6 业主入伙管理类 7 顾客关系管理类 8 工程管理类 9 公共秩序管理类 10 环境管理类 11 8.2 行政管理类档案二级 一级类目 类目表及档案归档范围和保存期限 二级类目 类目名 类号 称 类号 类目名称 保 文件材料归档基本范围 存 限 行政管 1 理 1 行政管理 1-1 组织机构 长 1 公司章程、验资报告、注册资料 期 股东会文件、董事会文件、监事 长 2 会文件 期

期 一级类目 二级类目 类目名 保 文件材料归档基本范围 存 类号 类号 类目名称 限 称 长 3 机构变革记录、公司大事记 期 长 1 证照原件 期 长 2 证照申办资料 期 1-2 证照管理 3 证照使用记录 3 年 长 4 证照变更记录 期 长 5 证照年检记录 期 1-3 印鉴管理 长 1 印鉴制作、变更、废止记录 期 2 印鉴使用记录 3 年 1-4 行文管理 内发文件、外发文件、行文审批 长 1 记录 期 长 2 外来文件及归档记录 期

期 一级类目 二级类目 类目名 保 文件材料归档基本范围 存 类号 类号 类目名称 限 称 长 3 请示、报告、函件 期 介绍信、授权书、委托书以及各 长 4 种证明等 期 长 1 标准合同范本 期 1-5 合同管理 长 2 各类合同、协议原件及评审记录 期 长 3 各类合同、协议的执行记录 期 1-6 会议管理 各类会议记录、纪要和会议签到 长 1 记录 期 长 2 会议决议处理记录 期 1 物资需求计划和采购计划 3 年 1-7 采购管理 2 采购比价记录 3 年 3 物资验收记录 3 年 4 供方评价记录和合格供方名录 3 年 1-8 库房管理 1 物资出入库记录 3 年

物业资料业主档案管理方案

物业资料业主档案管理方案 物业资料与业主档案管理方案 为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性，规范业主档案的保管与跟踪工作，特制订本管理方案。 一、资料或档案的收集与保存 首先，在物业接管移交时，要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次，业主入住、进行房间调配阶段，业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料，都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。 二、资料或档案的整理与分类 所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后，按类别进行装订并整理成册，做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同，管理内容可以分类为以下几类。 1.工程技术资料：包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置

资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。 2.业主及各办公部门档案：包括业主及各办公机构详细资料登记表，进出小区人员登记表，业主、各办公机构房间的维修档案等。其中，业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。 3.装修档案：包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。 4.维修资料：包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。 5.业主反馈信息：包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。 6.本部门员工管理资料：包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。 7.行政文件资料：包括相关值班及检查记录、有关财务

物业档案管理5.1

第五章物业档案管理 第一节物业档案管理概述 一、物业档案的概念 (一)档案的前身 档案来源于文件，文件是档案的前身。一切档案都是在文件使用完毕或办理完毕后转化而来的。 “文件”广义指组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料，是人类记录、传递和贮存信息的一种工具。一份文件产生后有一段时间的现行效用，这时被称为“现行文件”。这一段时间过后，其现行效用消失，但仍有查考价值，便称为“历史文件”，经过系统化、有序化的整理，组成案卷继续保存。在很多场合，“历史文件”被认为是“档案”的同义词。 在国外档案学界，多用“……的文件”或“……的文献”等以“文件”为上位概念的提法来定义档案。国际档案理事会主持编纂的《档案术语辞典》(1984)将档案描述为“由那些形成他们的人或由他们的职能继任者为了自己利用的目的或因为他们的档案价值，经过挑选或未经挑选的、由某个适当的档案馆永久保存的非现行文件”。而对“文件”则解释为“由一个团体、机构、组织或个人在履行其法律义务时或在各种具体事务活动中形成或收到和保管的记录信息，不管其形式和载体如何。” 在我国档案界，以“文件”为属概念也是档案定义的一种主要模式。何鲁成所著的《档案管理与整理》(1937)是我国档案学形成时间内容比较系统的一本书，其中指出：“文件未必一一归档保存，唯须长期保存而留待参考者方可作为档案，其中包括机关内所收入及发出之公布的意思表示之文件及附件。” (二)档案的定义 “档案”一词在我国始见于明代，但最经常被引用的出处是清康熙十九年(1680年)的《起居注》。该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。’” 我国对档案学的研究从本世纪二三十年代开始。至今，全国档案界对档案一词的定义多有论及，提法各异。何鲁成在《档案管理与整理》中写道：“档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书。”1960年第一期《档案工作》杂志社论中写道：“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保存价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料(包括技术、影片、照片、录音带等等)。”1985年国家标准局发布的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》中档案定义为“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”1996年7月5日修正公布的《中华人民共和国档案法》从法的角度规定了档案的范围： 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等

物业项目档案、资料管理的内容

物业项目档案、资料管理的内容物业项目档案、资料管理的内容提要：所收集的档案资料，根据其、内容、形式，进行集中整理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索 其它精品 物业项目档案、资料管理的内容 1、资料的收集 资料的收集坚持”多、内容广”的原则。从物业管理的实际工作出发，扩大信息资料的，从建筑规划到工程竣工；从建筑物本体维护到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。 2、档案资料的分类 所收集的档案资料，根据其、内容、形式，进行集中整理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。 移交资料 项目资料名称 规划资料 1．项目批准文件 2．用地批准文件 3．投资许可证、建筑许可证、开工许可证 4．拆迁安置资料 5．房地产平面图 工程技术资料

1．竣工图、总平面图，建筑、结构、设备及附属工程及隐蔽工程的全套图纸 2．地质勘查报告、工程建设投标文件 3．工程合同及竣工报告 4．工程预决算 5．图纸会审记录 6．工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录） 7．隐蔽工程验收签证 8．沉降观察记录 9．竣工验收证明书 10．钢材、水泥等主要材料的质量保证书 11．新材料、构配件的鉴定合格证书 12．水电气、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书 13．砂浆、混凝土试块试压报告 14．供水、供气、空调的试压报告 15．园林绿化图纸和清样 16．设备清单、设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意事项、说明，质保书和保修单 17．工程监理报告 日常物业管理档案、信息资料 项目资料名称 物业资料--物业基本资料、分区资料、商业网点资料、娱乐设施

物业公司档案管理规定

公司档案管理规定 为加强公司的档案管理，保证档案收集、整理、存放、保护和利用各环节规范、有序，根据国家档案管理相关规定，结合公司实际情况，特制订本规定。 一．档案工作管理机构 档案工作实行统一领导、分级管理、分级查询的原则。公司行政人事部作为档案工作主管部门，统一领导各部门档案工作，制订档案管理规章制度和工作标准，并负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查。各部门应设置专（兼）职档案管理人员，负责本部门的档案管理工作。 公司档案主管部门：行政人事部 公司档案监管人员：行政主任/总经办秘书 公司档案管理人员：行政人事部行政助理 各部门档案管理人员：各部门文员、行政人事助理、结算员 二．档案工作管理职责 档案工作是管理的基础性工作，各部门要高度重视，确保档案工作所必需的条件，全体员工都有维护档案完整和安全的义务。 （一）公司档案监管人员职责 1．贯彻执行国家物业管理相关的档案法规，制定公司档案工作管理制度和工作标准并贯彻执行。 2．负责对公司各部门的档案工作进行指导、监督和检查，一年组织2次对各部门及公司档案检查。 3．定期接收各部门上交的电子档案及目录等，并进行整理、分类、保管、统计等工作。 4.组织各部门专（兼）职档案管理人员进行业务学习和培训。 5．执行保密制度，确保档案的安全。

（二）公司档案管理人员职责： 1.严格执行档案管理有关规定，．定期接收各部门上交的档案、目录等，并进行整理、分类、保管、统计等工作。 2.做好各类档案的接收、整理、建帐、建卡、保管、统计等工作。检查、 3.验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合相关档案工作规范。 4.编制各类档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，做好档案的查阅、借阅和催还工作。 5.做好档案库房的管理 6.严格执行保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，确保档案的安全。 7.有权督促有关部门和人员按归档要求及时移交文件材料；有权拒绝接收不符合要求的文件材料；有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案；有权拒绝无关人员进入档案库房。 8.公司档案管理人员变动时，须办好档案的清点、移交手续后，方可办理离岗手续。 （三）各部门档案管理人员职责 1．严格执行档案管理规定，切实做好部门文件材料的收集、积累、整理、保管、保护、统计等基础工作，检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合相关档案工作规范。 2．认真履行所属部门档案工作的指导、监督和检查职责，定期向行政人事部上交部门档案（含电子档案）、目录等。 3．编制各类档案的检索工具，做好档案的查阅、借阅和催还工作。 4．做好本部门档案柜的管理。

物业公司管理系统档案管理系统分类表.doc

实用标准文档 8.档案类目分类 8.1 档案一级类目表 一级类目编号备注行政管理类 1 人力资源管理类 2 财务管理类 3 品质管理类 4 物业前期介入类 5 物业承接验收类 6 业主入伙管理类7 顾客关系管理类8 工程管理类9 公共秩序管理类10 环境管理类11 8.2 行政管理类档案二级类目表及档案归档围和保存期限 一级类目二级类目 保存 文件材料归档基本围 期限类号类目名称类号类目名称 1 公司章程、验资报告、注册资料长期 1-1 组织机构 2 股东会文件、董事会文件、监事会文件长期 3 机构变革记录、公司大事记长期 1 证照原件长期 1-2 证照管理 2 证照申办资料长期 3 证照使用记录 3 年

文件材料归档基本围 期限类号类目名称类号类目名称 4 证照变更记录长期 5 证照年检记录长期 1 印鉴制作、变更、废止记录长期 1-3 印鉴管理 2 印鉴使用记录 3 年 1 发文件、外发文件、行文审批记录长期 2 外来文件及归档记录长期 1 1-4 行文管理 行政管理 3 请示、报告、函件长期 4 介绍信、授权书、委托书以及各种证明等长期 1 标准合同本长期 1-5 合同管理 2 各类合同、协议原件及评审记录长期 3 各类合同、协议的执行记录长期 1 各类会议记录、纪要和会议签到记录长期 1-6 会议管理 2 会议决议处理记录长期 1 物资需求计划和采购计划 3 年 2 采购比价记录 3 年 1-7 采购管理 3 物资验收记录 3 年 4 供方评价记录和合格供方名录 3 年 1 物资出入库记录 3 年 1-8 库房管理 2 库存物资台帐 3 年 3 库存物资盘点记录 3 年

物业管理服务档案管理方案

物业管理服务档案管理 方案 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT

第部分物业管理服务档案管理方案 第一节档案资料管理方案 随着建筑设计高科技专业化的发展，信息成为管理资源中的重要因素，为此思兰雅苑物业管理的档案建立与管理，必须采用先进的管理技术，通过档案的集中化、有序化、信息化的科学程序，对物管区域内所有物业管理与服务项目，从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件等，都建立相应的管理档案，并牢固树立档案管理财务观、资源观和服务观，使档案材料的管理真正为管理服务。 档案资料管理，设档案管理员一人，有一定档案资料管理经验，精通电脑操作，工作责任心强。 一、档案资料管理运作流程 收集——整理——归档——利用 1、档案资料的收集： （1）设立档案资料室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由专职档案管理员，建立相应的管理制度，对所有的档案资料进行严格管理。 （2）资料的收集，坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道；规划设计到工程竣工验收的全部工程技术，维修资料；物业构成的方面，到房屋主体，公共设施，小到一树一木全有详细的资料。

2、资料的分类整理：收集的所有信息资料，统一由档案管理员集中整理、分类。整理的重点是去伪存真，根据资料信息的来源，内容，表现形式的特点，做到条理清晰，分类合理。 二、档案资料的分类 的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。 （2）档案的出室、入室都有严格规定，出室必须具备资格的人员经登记后方可借出，入室时，须由专人检查，如有破损，立即修复，并视情追究有关人员的责任。档案管理员需及时收回在外的文件资料，严防丢失。 （3）档案管理环境必须做好三防工作，即防火、防潮、防变质。 四、档案资料的运用：充分发挥档案资料的储存和使用价值，所有管理处资料，如住户资料、装修资料、财务状况等，随时可以查阅调用，便于工作的监察和检查。 第二节住户档案管理

物业管理档案资料分类

物业管理档案资料分类

档案资料分类 类别资料内容 前期移交资料工程建筑产权资料: A．项目批准文件；B．用地批准文件；C．规划许可证；D．施工许可证；E．拆迁资料。 基 础管理前期移 交资料 工程建筑技术资料： A．竣I图一一包括总平面、建筑、 结构、设备、附属工程有隐蔽管 线的全套图纸； B．地质勘察报告； C．工程合同及开、竣工报告；

D．工程预决算； E．图纸会审记录； F．工程设计变更通知及技术核定单位(包括质量事故处理记录) G．隐蔽工程验收签证； H．沉降观测记录； I．竣工验收证明书； J．规划综合验收证书； K．钢材、水泥等主要材科的质量保证书； L．新材料、构配件的鉴定合格证书； M．水、电、通、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书；

N．砂浆、混凝土试块试压报告；O．供水、管道煤气的试压报告。 接管验收资料A．固定资产交接证明； B．物业项目验收交接表；C．物业项目验收记录； D．物业项目验收单项(综合)报告；E．移交清单。 基 础管理专业化 管理 A．公司简介； B．公司组织机构； C．公司营业执照； D．公司税务登记； E．公司法人代码书； F．公司资质证书； G．管理处组织机构及人员分布图；

H．管理处办公场所产权证明。 管理合同资料A．前期物业管理协议；B．物业管理委托合同。 基金管理资料A．维修基金的建立、管理、使用相关管理规定； B．维修基金使用申请审批表。 公众制度资料A．筹备成立期间的资料；B．房屋使用手册；C．管理（业主）公约。 业主管理委员会资料A．筹备成立期间的资料；B．物业管理实施方案。 管理目标及实A．争创物业管理“示范住宅小区” 规划；

物业企业档案指南

和平区物业企业档案整理指南 和平区档案局编制 2007年7 月

物业企业档案整理指南 一、档案整理的标准文件 1、文书档案按照《归档文件整理标准》（DB12/T127-2001） 2、基建、设备档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000） 3、会计档案管理办法（财会字［1998］32号） 4、照片档案管理规范（GB/T11821-2002） 5、磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-1995） 6、企业职工档案管理工作规定（劳力字［1992］33号） 有关标准，进行规范化的整理，制作检索工具。 二、整理原则 遵循文件形成规律、保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 三、分类方案的编制 根据本企业档案内容和数量编制档案分类方案。 就我们这些企业可参照《天津市物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》制定分类方案。大类为11个，在每一个大类下按照文件材料归档范围及保管期限表者之若干个二级类目；部分二级类目下设置三级类目。（见附表一） 四、文书档案的整理方法与要求（即党群、行政、经营、物业管理四类档案的整理） 采用单份文件整理方法进行整理。 1、件的确定原则 （1）企业文件材料原则上每份自然件为一件。 （2）正文（正本）与定稿为一件。 （3）正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。 （4）正文娱文件处理单为一件。 （5）转发文与被转发文为一件。 （6）报表、名册、图册等每本（册）为一件。 2、文件材料归档年度的确定 （1）计划、总结、合同（协议）、统计等材料归入文件内容针对的年度。 （2）请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。 （3）跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。 （4）会议文件归入会议的开幕年度。 3、文件材料保管期限的划分 企业文件材料保管期限按照永久、长期（15-50年）、短期（15年以下）花粉。具体到每份文件的保管期限请参照《天津市物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》。 4、文件材料的排序 在分类方案的第二级类目下，先按年度分开，在年度下按照不同保管期限进行排列。也就是二级类目的每一项一年内的文件分别依永久、长期、短期从1排序顺序。 文件材料排列需要注意的几方面问题 （1）同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照时间结合时间和重要程度排列。 （2）不同级别类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。 （3）文件处理单在前，文件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。 （4）处理材料结论性材料在前，依据性材料在后。