4.6成品油零售管理业务流程
一、业务目标
1 经营目标
1.1 获得最佳零售利润。
1.2 扩大市场份额。
1.3 保证资产安全,降低货款回笼风险。
1.4 保证现金安全及时上缴。
2 财务目标
2.1 核算规范,保证销售收入及应收账款的真实、准确
完整。
3 合规性目标
3.1 油品价格符合国家有关规定。
3.2 油品计量符合国家有关规定。
3.3 油品质量符合国家有关规定。
3.4 经营性证照符合政府部门的有关规定。
二、业务风险
1 经营风险
1.1 付油设备突发故障,使销售过程无法确认,导致收入
损失。
1.2 付油数量不足、服务不规范,导致信誉丧失。
1.3 安全事故,导致停业。
1.4 不恰当的压价销售,导致毛利损失。
1.5 收款与付油量不符,导致收入损失。
1.6 对赊销客户的信用等级评估失真、赊销估算协议条款
不完备或履行协议不当,导致货款不能及时回笼或
损失。
1.7 货款失盗,导致现金资产的流失。
1.8 库存商品不足、品种不全造成脱销,导致市场份额丧
失。
1.9 保管不善,导致商品超耗或变质。
1.10 加油站电子货币支付系统发生故障,导致客户账户信
息失真,影响股份公司声誉。
1.11 加油站其他附属设施出租不规范,导致其它收入流失。
2 财务风险
2.1 虚增或截留收入。
2.2 多记或少记应收账款。
2.3 销售收入计算错误。
3 合规风险
3.1 违反国家价格政策或法规,受到处罚。
3.2 计量不准确或计量器具检定过期,受到处罚。
3.3 油品质量不合格,受到处罚。
3.4 经营性证照不符合政府部门的有关规定,导致停业或
被处罚。
三、业务流程步骤与控制点
1 持证上岗
1.1 加油站站长和计量员要持证上岗,资格证由省(市)
分公司颁发。
2 需求计划
2.1 加油站计量人员(站长) 将库存和出库情况上报二次
物流中心(配送中心)。二次物流中心(配送中心)
统一组织资源配送。
2.2 对独立核算(或联营、参股)加油站实行商品进货结算
制;对非独立核算加油站进货实行商品内部移库制。
3 接卸入库及日常库存管理
3.1 接卸。接卸工作由承运驾驶人员和计量人员共同负
责,按照《卸油程序检查表》流程完成卸油作业。
计量人员按照罐车实际计量数填制《加油站进油核
对单》,由承运驾驶人员和计量人员双方签字确认后
接卸。运输损耗在定额范围内互不找补,定额损耗
由加油站承担;出现超定额损耗由承运驾驶人员签
字确认实际数量,由承运单位承担超耗损失。
3.2 数量管理。加油站站长和计量人员是加油站数量管
理责任人;记账人员、计量人员不能由同一人担任
(年销售量较小、员工人数较少的小站经地市公司
经理批准后除外)。
建立计量器具、储油罐、加油机(流量表)档案,
并定期校检,确保计量精度符合管理要求。
3.3 质量管理。加油站站长是本站油品质量责任人,加
油站计量人员是兼职质量管理员。汽、柴油的运输
必须专车专用。接卸操作过程中,确保接卸品种和
库存品种相一致,杜绝混油事故发生。储油罐定期
进行清洗,油罐清洁度符合油品质量要求。
4 价格执行
4.1 省(市)分公司(区外销售公司)价格领导小组(经
理任组长)依照股份公司下达的调价通知,按照浮
动率,结合当地情况,制定各地市零售执行价格。
4.2 加油站严格按规定的价格执行。实行中国石化加油
卡联网的加油站由各公司卡管中心价格调整操作人
员按要求进行调价操作;没有实行加油卡联网的加
油站接到调价通知后,按规定的时点,上级部门组
织人员准时抄录加油机(流量表)的泵码数,由加
油站站长签字确认。调整后的单价及时公示。填制
调价当日的《加油站销售日报表》时,依据原始凭
证按不同的单价分段填写升数和金额。
5 加油与销售
5.1 加油人员根据顾客加油凭证的品种、规格、数量付
油。
5.2 加油站每班营业终了,加油人员将负责的加油机(流
量表)泵码数与收回的各种付油凭证(包括检视泵
回罐数、修机走空数、油品质量检测抽检数)核对
一致后,填制《加油站交接班表》,由交接双方当值
班长签字认可,记账人员(会计、收款人员分离设
置的由双方签字)签字监交。如交接时发生短缺,
由当班责任加油人员承担。
6 结算与收款
6.1 现金付款售油:加油站统一配备投币式保险柜,保
险柜固定安装。保险柜钥匙和密码分开保管。加油
站按管理办法的要求规范使用。客户加油后,加油
人员根据加油量收取销售款,及时将销售款投入投
币式保险柜。每日交接班时现金收入数与《加油站
交接班表》现金付油数相等。当地没有银行的海上、
内河网点以及偏远的加油站点,每三天必须将销售
款解缴指定银行账户或上交上级分公司收款部门,
并由收款人签收;其他加油站销售款必须当日解缴
指定银行账户或上交上级分公司收款部门,并由收
款人签收。未交款之前,交由收银员负责保管,放
入专用保险柜中,站长监管。财务人员定期抽查加
油站,监控资金上缴情况,核对交款凭证,确保资
金及时足额上缴。
6.2 预收货款售油:客户在加油站上级分公司指定地点
交纳预付款后,办理相应加油凭证。加油人员接到
有效加油凭证后付油。
6.3 赊销售油:由地市公司(或聘请社会中介机构)按照
省(市)分公司(区外销售公司)信用政策,根据
客户的资金、购买、信用等状况,实时监控客户资
信,建立客户信用动态档案。地市公司零售管理部
门、财务部门根据客户信用动态档案及客户需求,
拟定客户具体信用限额和时限,按规定权限审批。
公司与购油结算协议清款责任人签订《货款回笼责
任书》。在落实清款责任人后,与客户签订《购油结
算协议》,并商定加油凭证。客户在指定加油站加油,
按协议规定付款结算。加油站分户建立由专人记录
的《购油结算协议客户登记账》,加油时,加油人员
严格执行《购油结算协议》。
7 销售日结
7.1 记账人员以《加油站交接班表》为依据,结合《加
油站进油核对单》和计量员检尺的同期油罐库存数,
填制《加油站销售日报表》、《加油站付油日报表》,
由加油站站长签字确认。记账人员凭此登记《加油
站库存商品明细分类账》、《加油站油品分罐保管登
记账》。
7.2 城区及有条件的非城区加油站当日报送《加油站销
售日报表》、《加油站付油日报表》和交款凭证;地
处偏远、交通不便的加油站点,除当日电告营业情
况外,每周至少报送一次《加油站销售日报表》、《加
油站付油日报表》和交款凭证。
8 财务记账
8.1 独立核算加油站,必须按照股份公司内部会计制度
等有关规定设立独立核算体系;非独立核算加油站,
由上级分公司统一核算。
8.2 【非ERP】财务人员根据加油站上报的《加油站销
售日报表》、《加油站付油日报表》和交款凭证,及
时复核后按股份公司内部会计制度进行账务处理,
会计凭证需经不相容岗位人员稽核。
【ERP】按照《ERP系统运行及应用规范》,将加油
站销售数据导入ERP系统。财务人员根据《加油站
销售日报表》、《加油站付油日报表》和交款凭证,
复核系统内数据,并进行相关账务处理。会计凭证
需经不相容岗位人员稽核。
9 月末盘点
9.1 月末结账时,地市公司业务部门负责人或授权有关
人员,会同加油站管理人员,对加油站账面商品数
量、实物数量、购油结算协议款回收等情况,进行
盘点。加油站记账人员根据《加油站油品分罐保管
登记账》填制《加油站商品盘点月报表》,由加油站
站长、计量人员签字确认库存数量及“损溢分析”,报
数质量管理部门审核,经地市公司分管经理批准后,
凭此单登记《加油站库存商品明细分类账》、《加油
站油品分罐保管登记账》中“核销损溢”栏。定额损耗
至少每季度核销一次。超定额损耗部分按存货盘亏
处置权限进行审批。
10 营销分析
10.1 地市公司至少每月召开营销分析会议,分管经理和相
关职能部门及片区经理参加,分析当期销售情况,
提出改进意见,制定完成下月零售经营目标的营销
措施,并形成书面记录。
11 加油站管理
11.1 加油站新建、收购、改造须经各级零管部门予以确认。
加油站规划、选址、设计、验收、证照办理及交付
使用等环节须由各级零管部门予以确认。
满足加油站登记证申领条件的新增加油站,分公司
基建部门须及时向油品销售事业部办理申领手续;
零售管理部门须及时办理登记证变更手续。
加油站关闭、拆除时需由油品销售事业部批复同意。
加油站附属设施招商(出租),按油品销售事业部相
关规定执行,加油站负责现场管理。
11.2 省(市)分公司(区外销售公司)按照《中国石化加
油站特许经营管理办法》规定做好特许加油站的发
展、规范清理与日常监督管理。特许加油站的发展
须由油品销售事业部审批。
四、相关制度目录(制度后标号为《内控手册配套规章
制度汇编》目录索引号)
1 关于印发《中国石油化工股份有限公司内部会计制
度(2006年)》的通知(石化股份财[2006]508号)
----1.6.11
2 关于印发《中国石油化工股份有限公司加油站管理
规范》的通知(石化股份销[2003] 453号)
----1.14.4 3 关于印发《中国石油化工股份有限公司加油站账册
表单(试行)》及开展培训的通知(石化股份销零
[2002]37号)----2.14.1
4 关于印发《中国石化加油站特许经营管理办法》的
通知(石化股份销[2006] 97号)----1.14.3
5 关于下发《销售企业水上加油站规范管理工作标准
(试行)》的通知(石化股份销零[2006]320号)
----2.14.10
6 ERP系统运行及应用规范(试行)----2.10.1
7 关于下发《加油站统计管理办法》和办理加油站登
记证的通知(石化股份销发[2004]460号)
----2.14.13