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施乐公司案例分析

施乐公司案例

施乐公司主要从事各种复印机的生产、销售和租赁,同时,施乐公司还提供各种复印服务。这些复印机的复印工作效率及特征各不相同,相应的销售和租赁计划也各不相同。

每年,施乐公司都要对投放多少台各种型号的复印机用于公司提供的复印服务进行计划,并且要对收回多少台旧复印机进行计划。这些数据将为下一年的生产计划提供必要的信息。用于提供复印服务的各种复印机,即所谓的“服务基地”数量将影响参与提供复印服务工作的员工的人数、其需要的培训以及为这些基地服务所需的零配件存货的数量。这类服务基地的情况还将影响到施乐公司生产的易耗品的销售。

通过本案例的分析,你认为:

1.施乐公司中各个部门之间应该怎样进行沟通?在预算过程中,怎样对一

些关键的计划假设信息进行归集和共享?

(1)答:通过预算来进行沟通。预算可以分成三个阶段:预算编制,预算执行和预算考核。在每一个阶段中,都需要各部门间进行充分的沟通,以此来保证预算目标的实现。具体说来:

Ⅰ、预算编制:

企业编制预算,一般应按照“上下结合、分级编制、逐级汇总”的程序进行。首先,企业董事会根据企业发展战略提出下一年度企业财务预算目标,确定财务预算编制的政策,并由预算管理层下达各部门。然后,各部门结合自身特点提出详细的本部门财务预算方案上报企业财务管理部门。接着,企业财务管理部门对各部门上报的财务预算方案进行审查、汇总,提出综合平衡的建议,并将财务预算方案报预算管理层讨论。在此基础上,企业财务管理部门正式编制企业年度财务预算草案,提交董事会或总经办审议批准。最后,企业财务管理部门将审议批准的年度总预算分解成一系列的指标体系,由财务预算管理层逐级下达各部门执行。

在此过程中,需要“诚心”沟通:即要求从实际出发,客观地编制预算,反馈信息,不隐瞒事实,使编制的各项预算指标与企业实际相符,提高预测的精确性,为预算管理起好步。

Ⅱ、预算执行。

在预算执行过程中,预算调整是一个不可回避的问题。面对预算调整时,预算专职部门需作详尽的调查,仔细分析原因。其他各部门也要给予大力的配合,提供必要的资料,相互间释疑解惑,用心交流,降低信息的不对称性,得出科学合理的预算调整与否的结论,使公司在动态的经营环境中牢牢掌握主动权,获得更大的管理收益。

在此过程中,注重“用心”沟通:要求预算专职部门工作认真负责,一丝不苟,严格审核预算上报资料,善于发现问题,解决问题,确保预算执行有效。Ⅲ、预算考核。

企业主管部门需依据各责任部门对预算的执行结果,实施绩效考核,并以此作为制定下一年预算方案的依据。在此过程中,也不可避免地会发生考核部门与其他部门之间的沟通协调。考核部门需要按照公司预算考核的有关规定,对预算完成情况进行科学合理的计量。而被考核部门则需要提供真实可靠的数据。

在此过程中,强调“公心”沟通:要本着对企业负责的原则,事实求是的原则,公平公正,发挥绩效考核的功效。

(2)在预算过程中,通过公司内部的管理信息系统进行关键计划假设信息的收集与共享。

90年代后期,施乐公司率先建立起较为完善的知识管理信息体系,这一系统极大地便利了公司内部信息的传递与交流,从而为企业的竞争和发展注入了新的活力与动力。

从预算方面来说,首先,施乐公司建立企业内部知识库,用来实现企业内部知识的共享。知识库建立在企业的内部网络上,员工可以利用该系统阅读公报和查找历史事件,了解必要的预算信息,其他部门制定预算的历史数据、文献资料,本部门的历史预算资料、完成情况等信息,以便进行本部门的未来工作安排,系统还可以使员工在虚拟的公告板上沟通交流。该系统解决了公司内部知识共享问题。

同时,系统设立了“知识主管”,帮助了解各个部门的预算信息需求,督促各个部门提供其他部门需要的信息,及时更新信息,监督保证知识库内容的质量、深度、风格,并与公司的发展一致,促进知识的共享。由于知识涉及的范围大于

信息,知识主管的作用已大大超出信息技术的范围,进而包括培训、技能、奖励、战略等。

施乐公司还专门建立了名为“知识地平线”的内部网络。内部网络相比知识库更加动态化,网络包括员工自己的工作空间、企业的相关知识管理新闻、各个部门的最新预算制定和实施状况,还可以连接到知识库,搜索知识管理研究资料、发展趋势和最佳实践案例,其中也包括施乐职员已经做的工作和有关施乐公司的文章和案例研究。同时连接了与知识管理有关的15一20个站点,包括知识工作和知识管理站点、知识公司的站点等,便于公司在制定各个战略规划时吸收新的外界的观点和看法。

2.公司中较低层的管理人员,在整个预算过程中,应该扮演什么角色?

答:公司中较低层的管理人员,在整个预算过程中,应该扮演信息采集归纳、预算执行者、信息反馈者的角色。

①是预算数字的提供者,核算本部门的预算金额并将其准确上报顶头上司,逐级汇总。

②是信息的执行者,最基本的工作职责就是组织、协调,带领员工按时按量地完成本部门的预算目标。围绕自身的管理职责进行工作管理,在管理中起到上传下达、协调关系、解决份内问题、组织开展好工作的管理作用。不仅需要考虑坚决执行维护企业的决策,同时也要考虑下属的合理要求,