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EXCEL常用图表制作

1、EXCEL数据处理常用函数

(1)截取左边若干位字符,“Left”函数

举例:截取专利申请的年份

步骤1:输入函数“left”的单元格格式的“数值”为“常规”;

步骤2:在需要显示结果的单元格(譬如D3),输入“=left(C3,4)”;C3为申请日所在单元格,“4”表示截取前4位数字。

步骤3:下拉复制即可得到专利申请年份。

(2)截取右边若干位字符,“right”函数

(3)截取数据中的一部分,“MID”函数

举例:从申请号中截取专利类型

步骤:在需要显示专利类型的单元格(譬如D3)中输入“=mid(b3,7,1)”,b3为申请号所在单元格,“7”表示从第7位开始截取,“1”表示截取1位数字。

2、EXCEL中常用图表:

(1) 折线图-----用于表示变化趋势/走势

举例:各类型专利申请量走势图

步骤1:新建一列,利用LEFT函数,提取申请日

步骤2:新建一列,利用MID函数,提取专利申请类型

步骤3:选中申请日和申请类型这两列→插入→数据透视表→确定→将“申请年”拖到“行标签”下,将“专利类型”拖到“列标签”和“∑数值”下。步骤4:点击“插入”→选择“折线图”→“二维折线图”,即生成各类型专利申请量随专利年份走势图。

注:点击“∑数值”框里“计数项”右边的“下三角”符号,在“值字段设置”中,可以根据需要选择计算类型。一般的我们需要统计的是量,因此“计算类型”这里是“计数”。

(2) 饼图/环形图----用于表示份额/占比

举例:专利申请类型占比

步骤1:选择“专利类型”这一列→插入→数据透视表→确定→将“专利类型”拖到“行标签”和“∑数值”下。

步骤2:点击“插入”→选择“饼图”→点击生成的“饼图”,可切换至“设计”菜单栏,在“设计”中可选择图表样式→点击“格式”,在形状填充、形状轮廓、形状效果中可对生成的图进行颜色等的变化。

步骤3:右键点击生成的饼图→选择“添加数据标签”→右键选中已添加好的数据标签,在出现的菜单中选择“设置数据标签格式”→根据实际需要设置。

注:其他图形中添加数据标签以及图表样式等的设置与饼图中方法相同,以下不再赘述。

(3)条形图----常用于类别比较

举例:专利申请人区域分布

步骤1:选择“国省”这一列→插入→数据透视表→确定→将“国省”拖到“行标签”和“∑数值”下。

步骤2:将属于同一省份的各城市的申请数合并后,按降序排列

步骤3:选择排名在前几的(例如前5名)的数据→插入→选择“条形图”步骤4:选择垂直(类别)轴(即表示省份的纵坐标轴)→右键,设置坐标轴格式→选择逆序类别。

(4)柱形图---可用于表示各技术分支的申请量(适用于标引时无法标出技术功效

的情形);

举例一:某申请人的专利分布情况(此处以通源石油公司在一级技术分支的专利分布为例)

步骤1:筛选申请人“通源石油“的专利

步骤2:用LEFT函数从“技术分支”中提取一级分支(即提取第1位数字)

步骤3:利用EXCEL的筛选功能,统计出“通源石油”在一级分支中的文献量(由于同一篇专利文献可能会同时涉及两个或两个以上的技术分支,因此这里在统计时要去掉重复的)

统计如下表:

EXCEL常用图表制作

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表4 (合并表1~3,表1 + 表2 - 表3)

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步骤4:选择上面得到的表4 →插入→选择“柱形图”。

(5)气泡图---用于表示技术功效

举例:以射孔技术国内专利数据库为基础,作出一级技术分支的技术功效图

步骤1:用LEFT函数从“技术分支”中提取一级分支(即提取第1位数字)

步骤2:利用EXCEL筛选功能,统计出如下表所示的技术功效表:(表中数字的含义:eg,下表中“19”表示涉及一级分支“射孔器装置1”,技术效果是“节能减排”的专利文献数是19篇)

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步骤3:选择“插入”→“其他图表”→“气泡图”→在出现的空白框中点击鼠标右键,在右键菜单中点击“选择数据”,调出“选择数据源”对话框→点击“添加”,调出“编辑数据系列”对话框→

①“系列名称”用鼠标选择上表中的“射孔器装置1”,

“X轴系列值”选择上表中的技术功效“节能减排。。。增产”

“Y轴系列值”填写“={1,1,1,1,1,1}”(注意:这里数字的位数等于技术功效的数量,如果上表中技术功效有5种,那么这里应填写={1,1,1,1,1})“X轴系列值”选择上表中“射孔器装置1对应的数值”,或者填写“={19,23,82,113,108,100}

②“系列名称”用鼠标选择上表中的“电缆输送射孔工艺2”,

“X轴系列值”选择上表中的技术功效“节能减排。。。增产”

“Y轴系列值”填写“={2,2,2,2,2,2}”

“X轴系列值”选择上表中“电缆输送射孔工艺2对应的数值”,或者填写“={0,4,15,12,21,2}

③“系列名称”用鼠标选择上表中的“油管输送射孔工艺3”,

“X轴系列值”选择上表中的技术功效“节能减排。。。增产”

“Y轴系列值”填写“={3,3,3,3,3,3}”

“X轴系列值”选择上表中“油管输送射孔工艺3对应的数值”,或者填

写“={15,8,75,94,76,27}

步骤4:鼠标左键点选上述步骤3生成的气泡图,再点击右键,在菜单栏中选择“添加数据标签”,即出现数据标签(默认是Y值)→右键点击“数据标签”,选择“设置数据标签格式”,调出“设置数据标签格式”对话框→点选“气泡大小”(气泡大小即表示文献量),可根据实际需要点选标签位置(如“居中”)。步骤5:鼠标左键选择图表的画布→点击菜单栏中“布局”→选择“坐标轴标题”,“图表标题”即可加入横纵坐标和图表标题名称。

(6)X Y 散点图--- 用于表示技术生命周期

举例:以射孔技术国内专利数据库为基础,用散点图作出国内射孔技术生命周期图

步骤1:利用数据筛选功能筛选按年份筛选,统计出“申请量–申请人数量”

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步骤2:选择“插入”→散点图→“带平滑线和数据标记的散点图”→在空白图布中点击鼠标右键→“选择数据”,出现“选择数据源”对话框→“图表区域数据”用鼠标选择上表中“申请量和申请人数量”两列数据→点击确定,即生成散点图。

步骤3:右键点击生成的曲线,选择“设置数据点格式”,根据需要设置线型、颜色以及数据标记的形式。

步骤4:右键点击生成的曲线,选择“添加数据标签”→按需要将数据标签的文字改成该点坐标值对应的年份。

步骤5:在“布局”中选择“坐标轴标题”,添加横坐标和纵坐标。