大学计算机基础第5章办公软件

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掌握Word、Excel和 、 掌握 和 PowerPoint等常用工具 等常用工具 的基本使用技术。 的基本使用技术。
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第五章 办公软件
办公软件简介 文字处理软件 电子表格软件 演示文稿软件
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5.1 办公软件简介
在日常工作中所使用的应用软件称为办公软件。 在日常工作中所使用的应用软件称为办公软件。 目前，在我国最具代表性的办公软件有: 目前，在我国最具代表性的办公软件有 微软公司的 Office 金山公司的 WPS
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5.1 办公软件简介
一、微软 Office Office 是微软公司开发的一个集 是微软公司开发的一个集Word、Excel、 、 、 PowerPoint、Access、Outlook和FrontPage等多种 、 、 和 等多种 组件于一体的办公应用系统， 组件于一体的办公应用系统，是目前最为流行的 办公软件。 办公软件。 产品： 多代 Office 产品：Office 95→Office 97→Office 2000→Office XP→Office 2003→Office 2007 →Office 2010
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5.1 办公软件简介
二、金山 WPS WPS 是金山公司推出的国产品牌办公软件产品， 是金山公司推出的国产品牌办公软件产品， 文字、 表格、 包含 WPS 文字、WPS 表格、WPS演示三大功能软 演示三大功能软 件，对应于微软的 Word、Excel、PowerPoint。 、 、 。 系统上， 最早版本的 WPS 1.0 运行在 DOS 系统上，曾经是 年代初中期我国最流行的汉字处理软件。 上个世纪 90 年代初中期我国最流行的汉字处理软件。 自1999年以来也陆续开发了 WPS 2000、WPS 年以来也陆续开发了 、 2001、… 、 WPS 2005 、WPS 2007 、WPS 2010等 、 等 多代产品， 的同代产品竞争。 多代产品，以期与微软 Office 的同代产品竞争。 随着产品升级， 的功能、 随着产品升级，WPS 的功能、界面和操作方式已 越来越接近微软 Office。 。
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5.2 文字处理软件
5.2.1 基本操作 5.2.1.1 Word 的启动与退出 5.2.1.2 认识 Word 主窗口
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5.2.1 基本操作
5.2.1.3 使用帮助 菜单“帮助” “ 帮助” 菜单“帮助”→“Microsoft Office Word 帮助” 命令
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5.2.1 基本操作
5.2.1.4 文档的基本操作 一、新建文档 二、打开文档 三、保存文档 四、关闭文档 五、打印文档
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5.2.2 文档编辑
5.2.2.1 插入点的移动

鼠标方法 ① 首先单击或拖动滚动条使操作位置出现在 可见的文档编辑区中 ② 然后单击要操作的位置。 然后单击要操作的位置。 键盘方法如表
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5.2.2 文档编辑
5.2.2.2 输入文本 Word有两种文字输入状态，即“插入”和 有两种文字输入状态， 插入” 有两种文字输入状态 改写” “改写” 使用BackSpace键和 键和Delete键删除插入点字符。 键删除插入点字符。 使用 键和 键删除插入点字符 输入特殊字符：选择“插入”菜单的“符号” 输入特殊字符：选择“插入”菜单的“符号” 命令。 命令。 自动更正功能 段落生成与合并 自动分行与强制分行 插入文件
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5.2.2 文档编辑
5.2.2.3 文本的选定、复制、移动和删除 文本的选定、复制、 选定文本： 先选定，后操作” 一、选定文本：“先选定，后操作” 选定一个单词： 选定一个单词：双击一个单词 选定一个句子：按下Ctrl键的同时单击该句子 选定一个句子：按下 键的同时单击该句子 选定一行： 选定一行：单击相应位置的选定栏 选定一个段落： 选定一个段落：双击相应位置的选定栏 选定全部文档： 选定全部文档：三击选择栏 选定某一范围的连续文本： 选定某一范围的连续文本：鼠标拖放 选定矩形区域内的文本： 键 拖动鼠标 选定矩形区域内的文本：Alt键+拖动鼠标 选定不连续区域的文本： 选定不连续区域的文本：Ctrl键 键 撤消选定： 撤消选定：单击编辑区中任一位置或方向键
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5.2.2 文档编辑
二、剪切、复制和粘贴命令 剪切、 剪切” “剪切”命令将选定内容删除并放入剪贴板 复制” “复制”命令将选定内容放入剪贴板 粘贴” “粘贴”命令 将剪贴板的当前内容复制到插入 点位置 Windows剪贴板与 剪贴板与Office剪贴板 剪贴板与 剪贴板
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5.2.2 文档编辑
三、复制、移动和删除操作 复制、 复制操作：将选定内容复制到目标位置。 复制操作：将选定内容复制到目标位置。 移动操作：将选定内容移动到目标位置。 移动操作：将选定内容移动到目标位置。 删除操作：删除选定内容。 删除操作：删除选定内容。 鼠标拖放： 鼠标拖放：
使用鼠标左键进行拖放时，默认是移动操作。 使用鼠标左键进行拖放时，默认是移动操作。若同 时按下Ctrl键，则是复制操作。 时按下 键 则是复制操作。 使用鼠标右键进行拖放，释放右键后将弹出菜单， 使用鼠标右键进行拖放，释放右键后将弹出菜单， 以选择操作效果。 以选择

操作效果。
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5.2.2 文档编辑
5.2.2.4 文本的查找与替换 一、查找文本 示例： 示例： 如何组装电脑.doc” 文件 ① 打开 “如何组装电脑 查找“ ② 查找“CPU” 二、替换文本 示例： 示例： 如何组装电脑.doc” 文件 ① 打开 “如何组装电脑 电脑” 替换为“微机” ② 将“电脑” 替换为“微机”
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5.2.2 文档编辑
5.2.2.5 撤消与恢复 要撤消前一步操作，单击“常用” 要撤消前一步操作，单击“常用”工具栏的 撤消” 或按Ctrl+Z）。 “撤消”按钮 （或按 ）。 要恢复被撤消的操作，可单击“常用” 要恢复被撤消的操作，可单击“常用”工具栏 恢复” 或按Ctrl+Y）。 的“恢复”按钮 （或按 ）。
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5.2.3 基本排版技术
所谓排版， 所谓排版，就是按照一定要求设置文档的外观 Word支持“所见即所得”（即在文档编辑区的显 支持“ 支持 所见即所得” 示格式就是实际的打印格式） 示格式就是实际的打印格式） 文档排版分为3个层次 依次： 个层次， 文档排版分为 个层次，依次： 字符排版（或称字符格式化） 字符排版（或称字符格式化） 段落排版（或称段落格式化） 段落排版（或称段落格式化） 页面排版（或称页面格式化） 页面排版（或称页面格式化）
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5.2.3 基本排版技术
5.2.3.1 字符级排版技术 为一个或多个字符设置一项或多项格式属性 一、字符格式化方法 （1）使用“格式”工具栏 ）使用“格式”
（2）使用“字体”对话框 ）使用“字体” 如 X2
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5.2.3 基本排版技术
二、字符的常用格式属性 如宋体、楷体、黑体等 （1）字体 如宋体、楷体、黑体等 ） 常规、 加粗、 （2）字形 常规、倾斜、加粗、加粗倾斜 ） 使用TrueType技术 （3）字号 使用 ） 技术 红字、下划线、 （4）修饰效果 如红字、下划线、X2、X2 等 ） （5）字符的间距、缩放和位置 ）字符的间距、 三、其他特殊格式 工具”菜单中“语言”子菜单的“中文简繁转换” “工具”菜单中“语言”子菜单的“中文简繁转换” 命令。 飞马” 飛馬” 命令。如 “飞马” → “飛馬” 格式”菜单中“中文版式” “格式”菜单中“中文版式”子菜单的相关命令可 为文字加拼音（如颛(zhuān) 顼(xū)）、加圈、纵横 ）、加圈 为文字加拼音（如颛 ）、加圈、 混排等特殊处理
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5.2.3 基本排版技术
5.2.3.2 段落级排版技术 段

落是文本、图形或其他对象的集合， 段落是文本、图形或其他对象的集合，以段落标记 结束。 结束。 段落排版是指设置整个段落的外观，包括对齐、 段落排版是指设置整个段落的外观，包括对齐、段 落缩进、行间距和段间距等段落格式， 落缩进、行间距和段间距等段落格式，一般操作步 骤如下： 骤如下： （1）将插入点移至某段 ） （2）使用“格式”工具栏中的相关按钮；或者 ）使用“格式”工具栏中的相关按钮； 选择“格式”菜单中的“段落”命令。 选择“格式”菜单中的“段落”命令。
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5.2.3 基本排版技术
5.2.3.2 段落级排版技术 一、段落对齐方式 二、段落缩进
三、设置行间距与段间距
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5.2.3 基本排版技术
5.2.3.3 页面级排版技术 页面排版是指设计文档的整体外观，包括页面设置、 页面排版是指设计文档的整体外观，包括页面设置、 页眉和页脚、脚注和尾注、分节等。 页眉和页脚、脚注和尾注、分节等。 一、页面设置 选择“文件”菜单中的“页面设置”命令，设置： 选择“文件”菜单中的“页面设置”命令，设置： 页边距：正文区与纸张边缘的4个边距 个边距， 页边距：正文区与纸张边缘的 个边距，如图所示 纸张： 纸张：打印纸大小 版式：页眉、页脚与纸张边缘的距离， 版式：页眉、页脚与纸张边缘的距离，加行号 文档网格： 文档网格：设置是否使用网格控制每页的行数及每 行的字数等
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5.2.3 基本排版技术
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5.2.3 基本排版技术
二、页眉和页脚 页眉和页脚是指出现在页面的正文区上、 页眉和页脚是指出现在页面的正文区上、下边 界与纸张上、下边界之间的文字或图像信息， 界与纸张上、下边界之间的文字或图像信息， 如徽标、标题、作者、页码、日期等。 如徽标、标题、作者、页码、日期等。 选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令， 选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令， 进入页眉编辑状态。 进入页眉编辑状态。 编辑页眉或页脚时， 编辑页眉或页脚时，既可以像编辑普通文本那 样操作，也可以使用“页眉和页脚” 样操作，也可以使用“页眉和页脚”工具栏插 域代码” 如自动图文集、 页数、 入“域代码”（如自动图文集、页码 、页数、 日期或时间等）。 日期或时间等）。
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5.2.3 基本排版技术
三、脚注和尾注 脚注和尾注是对文档中特定对象的注释。 脚注和尾注

是对文档中特定对象的注释。 脚注和尾注都包含两个部分： 脚注和尾注都包含两个部分：注释标记和注释 文本。 文本。
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5.2.3 基本排版技术
四、分节排版技术 分节排版是指将一个文档分为几个不同的“ 分节排版是指将一个文档分为几个不同的“节”， 以便于在不同的“ 中使用不同的页面设置， 以便于在不同的“节”中使用不同的页面设置，如 不同的纸型、页边距或页眉页脚等。 不同的纸型、页边距或页眉页脚等。 分节技术特别适用于排版长文档， 分节技术特别适用于排版长文档，如一本几百页的 书稿，使不同章节具有不同的页面格式。 书稿，使不同章节具有不同的页面格式。 分节方法：选择“插入”菜单中的“分隔符” 分节方法：选择“插入”菜单中的“分隔符”命令
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5.2.4 格式重用技术
5.2.4.1 格式复制技术 一、分解式复制 复制操作的常规含义是对源对象的完整复制， 复制操作的常规含义是对源对象的完整复制，即 对源对象的文本及其格式的复制。 对源对象的文本及其格式的复制。 也可以只复制源对象的若干属性。例如： 也可以只复制源对象的若干属性。例如： 若只复制源对象的文本（不含格式）， ），则 若只复制源对象的文本（不含格式），则 可以使用“编辑”菜单的“选择性粘贴” 可以使用“编辑”菜单的“选择性粘贴” 命令，然后在“选择性粘贴” 命令，然后在“选择性粘贴”对话框中选 无格式文本”粘贴形式。 择“无格式文本”粘贴形式。 若只复制源对象的格式（不含文本）， ），则 若只复制源对象的格式（不含文本），则 可以使用“格式刷”工具。 可以使用“格式刷”工具。
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5.2.4 格式重用技术
二、格式刷技术 操作步骤： 操作步骤： （1）选定已设置格式的源对象 ） （2）单击“常用”工具栏中的“格式刷”按钮 ）单击“常用”工具栏中的“格式刷” （3）使用“格式刷”指针拖选要排版的目标对象 ）使用“格式刷” 复制格式多次：把第2步的单击操作改为双击操 复制格式多次：把第 步的单击操作改为双击操 例如， 作。例如，把 X2+Y2=Z2 格式化为 X2+Y2=Z2
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5.2.4 格式重用技术
三、复制段落标记 将一个段落的段落标记“ 将一个段落的段落标记“ ”复制到另一个段 落的段落标记“ 落的段落标记“ ”之前的效果是复制段落格 式。
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5.2.4 格式重用技术
5.2.4.2 样式

技术 一、基本概念 样式是用样式名表示的一组预先设置好的字符和段 落格式，使用样式具有提高排版效率、 落格式，使用样式具有提高排版效率、保证文档格 式一致性、格式易于修改等优点。 式一致性、格式易于修改等优点。 样式分为字符样式和段落样式两种。其中， 样式分为字符样式和段落样式两种。其中，段落样 式包括字符和段落格式，较为常用； 式包括字符和段落格式，较为常用；而字符样式只 有字符格式。 有字符格式。
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5.2.4 格式重用技术
二、应用样式 操作步骤： 操作步骤： （1）若对段落排版，则将插入点移至该段落；而若 ）若对段落排版，则将插入点移至该段落； 对文字排版，则选定该文字。 对文字排版，则选定该文字。 （2）在“格式”工具栏的“样式”下拉列表框中， ） 格式”工具栏的“样式”下拉列表框中， 选择所需样式
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5.2.4 格式重用技术
三、自定义样式 简单方法： 样式” 简单方法：在“样式”下拉列表框中直接创建新样 例如， 式。例如，把 X2+Y2=Z2 格式化为 X2+Y2=Z2 步骤： 步骤： 中的上标“ 。 （1）先选定文本“X2”中的上标“2”。 ）先选定文本“ 中的上标 格式”工具栏中，单击“样式” （2）在“格式”工具栏中，单击“样式”下拉列表框 ） 中的文字，使框中文字反白显示， 中的文字，使框中文字反白显示，再输入样式名 上标”），最后按回车键 最后按回车键。 （如“上标”），最后按回车键。 （3）把自定义样式“上标”依次应用于其他两个“2” ）把自定义样式“上标”依次应用于其他两个“
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5.2.4 格式重用技术
四、修改与删除样式 方法： 样式和格式”任务窗格中， 方法：在“样式和格式”任务窗格中，从“请 选择要应用的格式” 选择要应用的格式”区找到要修改的样式名并 单击该样式名右端的三角按钮， 单击该样式名右端的三角按钮，在弹出的菜单 中选择“修改”命令。 中选择“修改”命令。
若选择“删除”命令，则可删除指定的样式。 若选择“删除”命令，则可删除指定的样式。
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5.2.4 格式重用技术
5.2.4.3 模板技术 模板是定义文档基本结构的格式文件， 模板是定义文档基本结构的格式文件，用于创建新 文档。 文档。多个基于相同模板建立的文档具有相同的排 版格式。 版格式。 一、使用预定义模板 新建空白文档”使用“空白文档”模板， “新建空白文档”使用“空白文档”模

板，即 Normal 使用其他模板方法： 使用其他模板方法： 新建文档”任务窗格中，单击“ （1）在“新建文档”任务窗格中，单击“根据模板新 ） 区内的“通用模板”选项。 建”区内的“通用模板”选项。 （2）在弹出的“模板”对话框中，选择一个模板 ）在弹出的“模板”对话框中， （3）单击“确定”按钮 ）单击“确定”
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5.2.4 格式重用技术
二、自定义模板 自定义模板就是创建一个文件类型为“文档模板” 自定义模板就是创建一个文件类型为“文档模板” （即扩展名为 .dot）的模板文件 ） 两种创建方式： 两种创建方式： 新建模板：与新建文档类似 新建模板： 利用已有文档建立：先打开已有文档， 利用已有文档建立：先打开已有文档，然后 另存为”一个模板文件。 “另存为”一个模板文件。 自定义模板出现于“模板”对话框的“常用” 自定义模板出现于“模板”对话框的“常用”选项 卡中
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5.2.5 图文混排
图文混排是指在文档中既可以输入文本、 图文混排是指在文档中既可以输入文本、也可 以配置图形的排版技术，从而使文档图文并茂， 以配置图形的排版技术，从而使文档图文并茂， 内容更加直观、生动。 内容更加直观、生动。 根据来源不同， 根据来源不同，Word文档中的图形大致分为两 文档中的图形大致分为两 即外来图片和自绘图形。 类，即外来图片和自绘图形。
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5.2.5 图文混排
5.2.5.1 插入图片 3种方法： 种方法： 种方法 （1）通过 ）通过Windows剪贴板 剪贴板 （2）使用“插入”菜单中“图片”子菜单的“来自文 ）使用“插入”菜单中“图片”子菜单的“ 件”命令，插入一个图片文件中的图片。 命令，插入一个图片文件中的图片。 （3）使用“插入”菜单中“图片”子菜单的“剪贴画” ）使用“插入”菜单中“图片”子菜单的“剪贴画” 命令。 命令。
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5.2.5 图文混排
5.2.5.2 设置图片格式 设置方法 图片” “图片”工具栏
选择“格式”菜单的“图片”命令，打开“ 选择“格式”菜单的“图片”命令，打开“设 置图片格式” 置图片格式”对话框
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5.2.5 图文混排
一、设置文字环绕方式 所谓文字环绕，是指图片周围的文字分布情况。 所谓文字环绕，是指图片周围的文字分布情况。 主要有嵌入型、四周型、 主要有嵌入型、四周型、紧密型等文字环绕方 式。 设置方法：先选

定图片，然后单击“图片” 设置方法：先选定图片，然后单击“图片”工 具栏中的“文字环绕” 具栏中的“文字环绕”按钮 ，在弹出菜单中选 择需要的环绕方式
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5.2.5 图文混排
二、移动图片 两种方法： 两种方法： 把鼠标移至图片上方， 把鼠标移至图片上方，当指针变为可移动形状 时，就可将图片拖放至任何位置 。 打开“设置图片格式”对话框，在其“版式” 打开“设置图片格式”对话框，在其“版式” 选项卡中选择除嵌入型之外的任何一种环绕方 再单击“高级”按钮，打开“高级版式” 式，再单击“高级”按钮，打开“高级版式” 对话框进行精确设置。 对话框进行精确设置。
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5.2.5 图文混排
三、缩放与裁剪图片 缩放图片是指缩小或放大图片， 缩放图片是指缩小或放大图片，并保持原图整 体外观。 体外观。 裁剪图片是指隐藏图片的部分区域
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5.2.5 图文混排
5.2.5.3 自绘图形 通过“绘图”工具栏， 通过“绘图”工具栏，可以在文档中绘制图形 如自选图形、文本框和艺术字等）， ），也可以 （如自选图形、文本框和艺术字等），也可以 为图形填充颜色、制作阴影和三维等效果。 为图形填充颜色、制作阴影和三维等效果。
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5.2.5 图文混排
一、绘制图形 一般步骤： 一般步骤： 绘图”工具栏中，单击一个绘图按钮。 （1）在“绘图”工具栏中，单击一个绘图按钮。 ） （2）在画布上按下鼠标左键并拖动，松开后即可 ）在画布上按下鼠标左键并拖动， 绘制出图形 。 二、修饰图形 设置如下常用属性： 设置如下常用属性： 填充色 线条格式 阴影和三维效果
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5.2.5 图文混排
三、组合图形 操作步骤： 操作步骤： 按下Ctrl或 （1）选定需要组合的所有对象（注：按下 ）选定需要组合的所有对象（ 或 Shift键） 键 （2）鼠标右击选定对象，从弹出菜单中选择其 ）鼠标右击选定对象， 组合”子菜单中的“组合” “组合”子菜单中的“组合”命令 四、叠放图形 方法：鼠标右击某个对象， 方法：鼠标右击某个对象，从弹出菜单中选择 叠放次序”子菜单中的相关命令， 其“叠放次序”子菜单中的相关命令，如“置 于顶层” 置于底层” 于顶层”、“置于底层”等。
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5.2.5 图文混排
5.2.5.4 插入其他图形对象 一、插入艺术字 单击“绘图”工具栏中的“艺术字”

单击“绘图”工具栏中的“艺术字”按钮
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5.2.5 图文混排
二、使用文本框 插入文本框：单击“绘图”工具栏的“文本框” 插入文本框：单击“绘图”工具栏的“文本框”按 钮 文本框的特殊之处在于： 文本框的特殊之处在于：为用户提供一个独立于文 档其他正文的编辑、排版区域。例如， 档其他正文的编辑、排版区域。例如，设置一个与 整篇文档不同的文字方向。 整篇文档不同的文字方向。
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5.2.5 图文混排
三、输入数学公式 操作步骤： 操作步骤： （1）执行“插入”菜单的“对象”命令，选中 ）执行“插入”菜单的“对象”命令， “Microsoft 公式 3.0” （2）当插入点位置出现公式编辑区时，一般也自动 ）当插入点位置出现公式编辑区时， 弹出“公式”工具栏。 弹出“公式”工具栏。
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5.2.6 表格处理
Word提供“表格”菜单，以便建立、处理表格。 提供“表格”菜单，以便建立、处理表格。 提供 表格由若干行和若干列组成， 表格由若干行和若干列组成，处于行列交叉处 的小格子称为单元格。 的小格子称为单元格。
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5.2.6 表格处理
一、建立表格 （1）插入表格 ） 选择“表格”菜单中“插入”子菜单的“表格” 选择“表格”菜单中“插入”子菜单的“表格” 命令 单击“常用”工具栏的“插入表格”按钮 单击“常用”工具栏的“插入表格” 单击“常用”工具栏的“表格和边框” 单击“常用”工具栏的“表格和边框”按钮 （2）为单元格输入内容 ） 每个单元格内也允许输入文字、图形、 每个单元格内也允许输入文字、图形、甚至另 一个表格。 一个表格。
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5.2.6 表格处理
二、调整表格 （1）选定单元格、行或列 ）选定单元格、
（2）插入和删除行、列或单元格 ）插入和删除行、 （3）单元格的合并与拆分 ） （4）调整表格的行高和列宽 ）
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5.2.6 表格处理
三、设置表格属性 选择“表格”菜单的“表格属性”命令，设置： 选择“表格”菜单的“表格属性”命令，设置： 表格”选项卡中， 在“表格”选项卡中，可设置表格在页面中的 对齐和环绕方式。若单击“边框和底纹”按钮， 对齐和环绕方式。若单击“边框和底纹”按钮， 可设置表格和单元格的边框和底纹； 可设置表格和单元格的边框和底纹；若单击 选项”按钮，可设置单元格的边

距和间距。 “选项”按钮，可设置单元格的边距和间距。 选项卡中， 在“行”和“列”选项卡中，可以精确指定表 格的行高和列宽。 格的行高和列宽。
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5.2.7 其他常用功能
一、边框与底纹 为文字、段落、表格等添加边框或底纹， 为文字、段落、表格等添加边框或底纹，以示强调
操作步骤： 操作步骤： （1）先选定对象，然后选择“格式”菜单中的“边框 ）先选定对象，然后选择“格式”菜单中的“ 和底纹”命令。 和底纹”命令。 （2）在弹出的对话框中进行设置，并注意在“应用于” ）在弹出的对话框中进行设置，并注意在“应用于” 框中的应用范围（如文字、段落、表格等） 框中的应用范围（如文字、段落、表格等）
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5.2.7 其他常用功能
二、列表 列表是指连续多个段落（称为项目）的序列， 列表是指连续多个段落（称为项目）的序列，使用 列表可提高文档中分类性内容的可读性。 列表可提高文档中分类性内容的可读性。 建立列表的常用方法： 建立列表的常用方法：
1）先选定要作为列表项目的多个相邻段落 ） 2）单击“格式”工具栏中的“编号”或“项目符号”按 项目符号” ）单击“格式”工具栏中的“编号” 钮
要改变列表的编号或项目符号，使用“格式” 要改变列表的编号或项目符号，使用“格式”菜单 项目符号和编号”命令。 的“项目符号和编号”命令。
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5.2.7 其他常用功能
三、分栏 采用分栏排版技术，以避免文本行过宽或过窄， 采用分栏排版技术，以避免文本行过宽或过窄，从 而提高宽页文档的可读性。 而提高宽页文档的可读性。
操作步骤： 操作步骤： （1）先选定要分栏的段落或不选定，然后选择“格 ）先选定要分栏的段落或不选定，然后选择“ 菜单的“分栏”命令。 式”菜单的“分栏”命令。 （2）在弹出的“分栏”对话框中，指定要分栏的 ）在弹出的“分栏”对话框中， 栏数” 分隔线”等属性。 “栏数”、“分隔线”等属性。
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5.2.7 其他常用功能
四、自动生成目录 为了使用自动创建目录功能， 为了使用自动创建目录功能，在编排文档时要注 意使用以下技巧： 意使用以下技巧： 培养使用“样式” 培养使用“样式”技术的习惯 使用“文档结构图”窗格 使用“文档结构图”
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5.2.7 其他常用功能
四、自动生成目录 对于基于各级“标题”样式编排的文

档， 对于基于各级“标题”样式编排的文档，可使 用以下方法创建目录：使用“插入” 用以下方法创建目录：使用“插入”菜单中 引用”子菜单的“索引和目录” “引用”子菜单的“索引和目录”命令
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5.2.7 其他常用功能
五、宏 宏是隐藏在Word文档内部的程序代码。Word 文档内部的程序代码。 宏是隐藏在 文档内部的程序代码 提供宏机制的主要目的是便于高级用户编写宏 程序，以自动编排Word文档。 文档。 程序，以自动编排 文档 Word的宏功能非常强大，正因如此，有些宏程 的宏功能非常强大， 的宏功能非常强大 正因如此， 序被恶意编写，成为臭名昭著的“宏病毒” 序被恶意编写，成为臭名昭著的“宏病毒”。 为了便于用户编写Word宏程序，Word在“工 宏程序， 为了便于用户编写 宏程序 在 菜单的“ 具”菜单的“宏”子菜单中提供了一组可用于 编辑和执行宏程序的命令。 编辑和执行宏程序的命令。
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5.2.7 其他常用功能
六、修订文稿 第一步：审阅者修订。选择“工具”菜单的“修订” 第一步：审阅者修订。选择“工具”菜单的“修订” 命令使当前编辑文档处于“修订”状态。修改时， 命令使当前编辑文档处于“修订”状态。修改时， 将自动使用一些特殊标记指示被修订的内容
第二步：原作者接受或拒绝修订。使用“审阅” 第二步：原作者接受或拒绝修订。使用“审阅”工具 栏可接受或拒绝对文稿中的修订
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5.3 电子表格软件
5.3.1 Excel 基本知识 一、Excel 主窗口
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5.3.1 Excel 基本知识
二、工作簿（Book） 工作簿（ ） 工作簿是指Excel程序用来处理和存储数据的文 工作簿是指 程序用来处理和存储数据的文 为扩展名。 件，以 .xls 为扩展名。 在Excel中，创建、保存和打开工作簿文件的操 中 创建、 作方式与Word基本相同。 基本相同。 作方式与 基本相同
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5.3.1 Excel 基本知识
三、工作表（Sheet） 工作表（ ） 工作表是由若干行和若干列组成的一张表格， 工作表是由若干行和若干列组成的一张表格， 其中的行以数字1、 、 、 由上至下编号 由上至下编号， 其中的行以数字 、2、3、……由上至下编号，而 列以英文字母A、 、 、 由左至右编号 由左至右编号。 列以英文字母 、B、C、…由左至右编号。 每个工作表都有一个工作表名(或标签名 或标签名)并以按 每个工作表都有一个工作表名 或标签名 并以

按 钮形式出现在编辑区底端的工作表标签区中。 钮形式出现在编辑区底端的工作表标签区中。 其中，一个工作表名被反白显示， 其中，一个工作表名被反白显示，表示相应工 作表是当前工作表（或称活动工作表）， ），其内 作表是当前工作表（或称活动工作表），其内 容显示在编辑区中。 容显示在编辑区中。 当前工作表切换
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5.3.1 Excel 基本知识
四、单元格（Cell）与单元格地址 单元格（ ） 单元格是指工作表中的一个格子， 单元格是指工作表中的一个格子，是Excel用于 用于 保存数据的最小单位。 保存数据的最小单位。 单元格地址用于唯一标识工作表中的单元格， 单元格地址用于唯一标识工作表中的单元格， 由列号和行号组成。 由列号和行号组成。如: A2、C5、Sheet3!A2 、 、 五、单元格区域 单元格区域是指一组相邻的呈矩形区域的若干 单元格的集合
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5.3.2 工作表的基本编辑操作
一、选定单元格
的重要操作方式。 “先选定，后操作”也是Excel的重要操作方式。 先选定，后操作”也是 的重要操作方式 选定单元格的方法
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5.3.2 工作表的基本编辑操作
二、向单元格输入数据 （1）直接输入数据 ）
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5.3.2 工作表的基本编辑操作
（2）自动填充 ） 鼠标方式： 鼠标方式：
菜单方式：先选定填充区域，然后选择“编辑” 菜单方式：先选定填充区域，然后选择“编辑” 菜单的“填充”子菜单中的相关命令。 菜单的“填充”子菜单中的相关命令。
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5.3.2 工作表的基本编辑操作
三、编辑单元格 编辑单元格包括对单元格及其数据的操作。 编辑单元格包括对单元格及其数据的操作。
对单元格的操作包括移动和复制单元格、 对单元格的操作包括移动和复制单元格、插入单 元格（或行、 ）、删除单元格 或行、 删除单元格（ 元格（或行、列）、删除单元格（或行、列）等； 对单元格数据的操作包括复制和删除单元格数据， 对单元格数据的操作包括复制和删除单元格数据， 清除单元格内容、格式等。 清除单元格内容、格式等。
使用“选择性粘贴” 使用“选择性粘贴”命令只复制单元格内的特 定信息，如数值、公式、 定信息，如数值、公式、格式等
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5.3.3 工作表的基本格式设置
设置工作表格式的基本操作主要是指设置单元格的 格式和单元格内

的数据格式。 格式和单元格内的数据格式。 一、设置单元格内的数据格式 使用“格式”工具栏或“格式”菜单的“单元格” 使用“格式”工具栏或“格式”菜单的“单元格” 命令进行字体、字号、对齐等常用格式设置。 命令进行字体、字号、对齐等常用格式设置。
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5.3.3 工作表的基本格式设置
Excel会自动控制单元格数据的显示格式。也可 会自动控制单元格数据的显示格式。 会自动控制单元格数据的显示格式 单元格格式” 以使用 “单元格格式”对话框明确为单元格指 定常规、数值、货币、日期、时间、百分比、 定常规、数值、货币、日期、时间、百分比、 分数、文本和自定义等显示格式。 分数、文本和自定义等显示格式。
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5.3.3 工作表的基本格式设置
二、单元格的合并与拆分 单击“格式”工具栏中的“合并及居中” 单击“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮
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5.3.3 工作表的基本格式设置
三、为单元格设置边框和底纹 使用“单元格格式”对话框的“边框” 使用“单元格格式”对话框的“边框”选项卡
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5.3.3 工作表的基本格式设置
四、调整单元格的列宽和行高 使用鼠标或“格式”菜单的“ 使用鼠标或“格式”菜单的“列”或“行”子菜单
五、自动套用格式和样式 使用“格式”菜单中的“自动套用格式” 样式” 使用“格式”菜单中的“自动套用格式”或“样式” 命令，可以利用Excel提供的预定义表格排版方案 命令，可以利用 提供的预定义表格排版方案
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5.3.4 图表制作
一、图表概念 图表是对工作表数据的图形表示， 图表是对工作表数据的图形表示，能够直观地 反映出数据的对比关系及趋势。 反映出数据的对比关系及趋势。 图表组成： 图表组成：
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5.3.4 图表制作
二、使用向导创建图表 （1）首先在工作表中选定用来创建图表的数据区 ） （2）然后选择“插入”菜单的“图表”命令，启 ）然后选择“插入”菜单的“图表”命令， 图表向导”对话框。指定： 动“图表向导”对话框。指定： 图表类型 图表源数据 图表选项 图表位置
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5.3.4 图表制作
三、重新设置图表 先选定图表，然后使用“图表” 先选定图表，然后使用“图表”菜单中的相关 命令，可以为图表重新指定已在“图表向导

” 命令，可以为图表重新指定已在“图表向导” 中设置的选项，如图表类型、图表数据源等。 中设置的选项，如图表类型、图表数据源等。 四、编排图表 可以像处理图形对象那样缩放、移动、复制、 可以像处理图形对象那样缩放、移动、复制、 删除图表，也可以选择“格式”菜单中的“ 删除图表，也可以选择“格式”菜单中的“图 表区”命令为选定图表设置边框、 表区”命令为选定图表设置边框、填充色或其 他格式属性。 他格式属性。
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5.3.5 公式与函数
一、使用公式 公式是由运算符和操作数组成的式子。 公式是由运算符和操作数组成的式子。操作数可 以是地址、常量、函数等，而运算符可以是算术、 以是地址、常量、函数等，而运算符可以是算术、 比较和文本等运算符 输入公式时，必须以等号“ 开头 开头。 输入公式时，必须以等号“=”开头。如：
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5.3.5 公式与函数
二、单元格地址的3种形式 单元格地址的 种形式 （1）相对地址：如C2、D2。当公式被复制或移 ）相对地址： 、 。 动时， 动时，公式中的相对地址将发生变化
（2）绝对地址：如$C$2、$D$2 ）绝对地址： 、 （3）混合地址：如$C2、D$2 ）混合地址： 、
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5.3.5 公式与函数
三、使用函数 在单元格输入公式时，也可以使用Excel函数作 在单元格输入公式时，也可以使用 函数作 为操作数。调用形式如下： 为操作数。调用形式如下： 函数名(参数 参数1，参数2，参数3， 函数名 参数 ，参数 ，参数 ，?) 其中，函数名是某个Excel函数的名称，如SUM、 其中，函数名是某个 函数的名称， 、 函数的名称 AVERAGE等；而参数可以是数字、文本、地 等 而参数可以是数字、文本、 公式或其他函数等。 址、公式或其他函数等。 在单元格中输入公式常使用以下3种方式 种方式： 在单元格中输入公式常使用以下 种方式：
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5.3.5 公式与函数
（1）使用工具栏中的“自动求和”按钮 。如： ）使用工具栏中的“自动求和”
（2）使用“插入”菜单的“函数”命令。如： ）使用“插入”菜单的“函数”命令。
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5.3.5 公式与函数
（3）直接输入函数。例如，在一个成绩表中，要 ）直接输入函数。例如，在一个成绩表中， 根据成绩列出学生是否及格的情况
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5.3.6数据管理
一、数据清单 数据清单是指工作表中某个

特殊单元格区域所 构成的一个二维表。 构成的一个二维表。
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5.3.6 数据管理
数据清单具有以下特性： 数据清单具有以下特性： 第一行称为标题行，其他行称为记录行， 第一行称为标题行，其他行称为记录行，而每 列称为一个字段。 列称为一个字段。 每一记录行表示一条记录。 每一记录行表示一条记录。 每一记录常用于表示某个实体的相关属性。 每一记录常用于表示某个实体的相关属性。例 在图5.67所示的数据清单中，第3条记录表 所示的数据清单中， 如，在图 所示的数据清单中 条记录表 学号为2006003的学生姓名是李小敏， 成绩 的学生姓名是李小敏， 示：学号为 的学生姓名是李小敏 85分，在A班。 分 班
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5.3.6 数据管理
二、记录排序 记录排序是指根据指定字段（或称排序关键字） 记录排序是指根据指定字段（或称排序关键字）的 按升序或降序对数据清单中的记录进行排序。 值，按升序或降序对数据清单中的记录进行排序。 注意：排序后，尽管每条记录的位置可能发生变化， 注意：排序后，尽管每条记录的位置可能发生变化， 但每条记录中的各个字段仍然处于相同的记录行。 但每条记录中的各个字段仍然处于相同的记录行。
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5.3.6 数据管理
排序方法： 排序方法： 单击常用工具栏中的按钮
使用“数据”菜单的“排序”命令， 使用“数据”菜单的“排序”命令，可指定多个排 序关键字
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5.3.6 数据管理
三、记录筛选 筛选是指从数据清单中查找并显示满足一定条 件的记录。 提供两种筛选方法， 件的记录。Excel 提供两种筛选方法，即自动筛 选和高级筛选。 选和高级筛选。
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5.3.6 数据管理
（1）自动筛选 ） 先选定数据清单中的任意一个单元格， 先选定数据清单中的任意一个单元格，然后选 数据”菜单的“筛选”子菜单中的“ 择“数据”菜单的“筛选”子菜单中的“自动 筛选”开关命令，可使数据清单进入（或退出） 筛选”开关命令，可使数据清单进入（或退出） 筛选状态。 筛选状态。
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5.3.6 数据管理
（2）高级筛选 ） 操作步骤： 设置条件区； 先选定数据清单， 操作步骤：①设置条件区；②先选定数据清单，然 后选择菜单“数据” “筛选” “高级筛选” 后选择菜单“数据”→“筛选”→“高级筛选” 成绩表”数据清单中找出成

绩不低于80分 例：从“成绩表”数据清单中找出成绩不低于 分 的A班学生记录 班学生记录
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5.3.6 数据管理
四、其他常用功能 分类汇总：分类求和、 分类汇总：分类求和、求平均值等 数据透视表和数据透视图： 数据透视表和数据透视图：数据透视表是交互 式报表，可快速合并和比较数据； 式报表，可快速合并和比较数据；而数据透视 图则以图形形式表示数据透视表中的数据。 图则以图形形式表示数据透视表中的数据。
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5.4 演示文稿软件
演示文稿是组织、存放幻灯片的文档。 演示文稿是组织、存放幻灯片的文档。 5.4.1 基本操作 一、认识 PowerPoint 主窗口
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5.4.1 基本操作
二、演示文稿的创建、保存、关闭、打开 演示文稿的创建、保存、关闭、 PowerPoint文件的扩展名是 .ppt。 文件的扩展名是 。 三、处理幻灯片 处于幻灯片浏览视图方式时， 当PowerPoint处于幻灯片浏览视图方式时，可以 处于幻灯片浏览视图方式时 像处理普通图形对象那样，选定、移动、复制、 像处理普通图形对象那样，选定、移动、复制、 删除演示文稿中的一张或多张幻灯片。 删除演示文稿中的一张或多张幻灯片。 选择“插入”菜单的“新幻灯片” 选择“插入”菜单的“新幻灯片”或“幻灯片副 命令可为当前演示文稿添加一张新幻灯片。 本”命令可为当前演示文稿添加一张新幻灯片。
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5.4.2 编辑幻灯片
一、版式设置 版式是幻灯片中各种占位符的布局形式 占位符代表着一些待确定的对象（如标题、 占位符代表着一些待确定的对象（如标题、文 图片、表格等） 本、图片、表格等） 通过单击“幻灯片版式” 通过单击“幻灯片版式”任务窗格中的某个版 可改变当前幻灯片的版式。 式，可改变当前幻灯片的版式。
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5.4.2 编辑幻灯片
二、编排文本 文本占位符与文本框类似， 文本占位符与文本框类似，可以对输入的文本进行 字符级和段落级格式化。 字符级和段落级格式化。 三、添加对象 若幻灯片中有内容占位符， 若幻灯片中有内容占位符，则单击该占位符中央的 不同按钮可以插入表格、图表、剪贴画、图片、 不同按钮可以插入表格、图表、剪贴画、图片、组 织结构图和媒体剪辑等对象。 织结构图和媒体剪辑等对象。 使用“插入”菜单或“绘图” 使用“插入”菜单或“绘图”工具栏中的相关命令 直接在幻灯片中插入所需对象

。 直接在幻灯片中插入所需对象。 四、其他编辑操作 可对幻灯片中的大部分对象进行选定、缩放、移动、 可对幻灯片中的大部分对象进行选定、缩放、移动、 复制、删除等处理。 复制、删除等处理。
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5.4.3 设置幻灯片外观
一、设置幻灯片背景 使用“格式”菜单的“背景” 使用“格式”菜单的“背景”命令可以为幻灯 片设置背景色及其填充效果。 片设置背景色及其填充效果。
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5.4.3 设置幻灯片外观
二、应用配色方案 配色方案由背景、文本和线条、阴影、标题文本、 配色方案由背景、文本和线条、阴影、标题文本、 填充等颜色设置组成。 填充等颜色设置组成。 应用方法：选择“格式”菜单中的“幻灯片设计” 应用方法：选择“格式”菜单中的“幻灯片设计” 命令，显示“幻灯片设计”任务窗格， 命令，显示“幻灯片设计”任务窗格，然后单击 窗格上部的“配色方案”选项， 窗格上部的“配色方案”选项，再在窗格下部显 示的“应用配色方案”列表中选择一种配色方案。 示的“应用配色方案”列表中选择一种配色方案。
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5.4.3 设置幻灯片外观
三、应用设计模板 所有幻灯片都要使用设计模板， 所有幻灯片都要使用设计模板，而设计模板用于决 定幻灯片的主要版式、配色和背景。 定幻灯片的主要版式、配色和背景。 应用方法： 幻灯片设计”任务窗格中， 应用方法：在“幻灯片设计”任务窗格中，单击窗 格上部的“设计模板”选项， 格上部的“设计模板”选项，再在窗格下部显示的 应用设计模板”列表中选择一种设计模板。 “应用设计模板”列表中选择一种设计模板。
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5.4.3 设置幻灯片外观
四、母版 每个PowerPoint文稿都有母版，而母版包括字 文稿都有母版， 每个 文稿都有母版 占位符大小和位置、 形、占位符大小和位置、背景设计和配色方案 等模板信息。母版一般分为三种， 等模板信息。母版一般分为三种，即幻灯片母 讲义母版和备注母版。 版、讲义母版和备注母版。 使用“视图”菜单的“母版” 使用“视图”菜单的“母版”子菜单中的有关 命令，可以对母版进行修改。 命令，可以对母版进行修改。母版修改后将影 响所有使用该母版的幻灯片。 响所有使用该母版的幻灯片。
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5.4.4 幻灯片放映及设置
一、幻灯片放映 选择“视图”菜单中的“幻灯片放映”命令， 选择“视图”菜单

中的“幻灯片放映”命令，可 以放映当前打开的演示文稿。 以放映当前打开的演示文稿。 使用“幻灯片放映”菜单的“设置放映方式” 使用“幻灯片放映”菜单的“设置放映方式”命 可以指定以下三种放映方式之一： 令，可以指定以下三种放映方式之一： 演讲者放映（全屏幕） 演讲者放映（全屏幕） 观众自行浏览（窗口） 观众自行浏览（窗口） 在展台浏览（全屏幕） 在展台浏览（全屏幕）
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5.4.4 幻灯片放映及设置
二、为幻灯片添加动作按钮和超链接 添加动作按钮的方法：选择“幻灯片放映” 添加动作按钮的方法：选择“幻灯片放映”菜 单的“动作按钮”子菜单中的相关按钮命令， 单的“动作按钮”子菜单中的相关按钮命令， 然后单击幻灯片，并在自动弹出的“动作设置” 然后单击幻灯片，并在自动弹出的“动作设置” 对话框中为动作按钮设置跳转到上一张、 对话框中为动作按钮设置跳转到上一张、链接 到文档、播放声音或运行程序等动作。 到文档、播放声音或运行程序等动作。 使用“插入”菜单的“超链接”命令， 使用“插入”菜单的“超链接”命令，可为幻 灯片上的文本或图片对象指定一个超链接。 灯片上的文本或图片对象指定一个超链接。
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5.4.4 幻灯片放映及设置
三、设置幻灯片切换效果 幻灯片切换效果是指放映时整张幻灯片以什么动画 效果出现在屏幕上，如百叶窗式、展开式、 效果出现在屏幕上，如百叶窗式、展开式、收缩式 等效果。 等效果。 设置方法：使用“幻灯片放映” 设置方法：使用“幻灯片放映” 菜单的“幻灯片切换”命令， 菜单的“幻灯片切换”命令， 打开“幻灯片切换”任务窗格， 打开“幻灯片切换”任务窗格， 然后单击列表中的一种动态 效果。 效果。
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5.4.4 幻灯片放映及设置
四、为幻灯片设置动画 （1）应用动画方案 ） 方法：选择“幻灯片放映”菜单的的“ 方法：选择“幻灯片放映”菜单的的“动画方 命令，显示“幻灯片设计”任务窗格， 案”命令，显示“幻灯片设计”任务窗格，再 在窗格下部显示的“动画方案” 在窗格下部显示的“动画方案”列表中选择一 种动画方案。 种动画方案。
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5.4.4 幻灯片放映及设置
（2）自定义动画 ） 选择“幻灯片放映”菜单中的“自定义动画” 选择“幻灯片放映”菜单中的“自定义动画”命 可显示“自定义动画”窗格。在该窗格中， 令，可显示“

自定义动画”窗格。在该窗格中， 单击“添加效果”按钮， 单击“添加效果”按钮，然后从其级联菜单中选 择某种效果。 择某种效果。
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